時間：2023-05-31 08:34:58
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財務檔案管理對于企事業單位的發展具有非常重要的信息提供的作用?，F代是屬于信息化的時代，一切信息的整合利用都有助于企事業單位的發展。財務檔案可以完整、長久的保存下來，可以為以后的工作所需，也可以幫助企事業單位規范化發展。
一、財務檔案管理存在的問題
在企事業單位中，很多管理階層都忽略了對財務檔案的管理，管理意識薄弱，無法正確的認識財務檔案管理的重要性。每個企事業單位的財務信息都是很繁瑣，信息量很大的，因此，保存起來是一項工作任務很重的工作，但是，由于每個單位負責管理財務的人員有限，加上財務檔案的整理歸類是一項繁瑣的工作，因此，工作人員會忽視。造成對檔案管理的意識較為薄弱，對檔案對于企事業單位發展的重要性認識不足，導致有些檔案可能被損壞或丟失。
其次，企事業單位的財務管理人員的個人專業水平以及自身修養不高。由于財務檔案管理與會計共組相聯系，因此，多數企事業單位的財務檔案管理工作是由一些會計來負責的，會計缺乏專業知識，自身的業務水平也不高，對于檔案的管理較為模糊，并不能夠做到歸類整理，只是大概范圍的整理。這樣容易導致對財務檔案資料查找不方便，資料整理容易分類錯亂。
最后，財務檔案管理不規范，設施不完善。企事業單位對于財務檔案管理沒有形成一個專門的管理機構，由專門的檔案管理人員有序的管理，而是對財務檔案管理者方面工作處理的較為隨意，對財務檔案管理沒有形成專業管理人員裝訂、整理、歸類、查詢。目前，企事業單位的財務管理屬于整理的屬于會計管理，歸類的屬于其他辦公室人員管理，查詢的可能是另一個部門的，這樣就容易形成分散化、不規范化，在查找的時候較為麻煩。財務管理設施的不完善，財務管理的不規范化，以及無專門機構，造成財務檔案管理工作的整體質量和效果都大大降低。
二、規范財務檔案管理的方法簡析
（一）提高對財務檔案管理的認識
企事業單位想要很好的提高對財務檔案管理的水平，首先需要提高單位管理階層對財務檔案管理的重視性，提高他們對檔案管理的認識，了解其對單位發展的重要作用。管理階層人員應該積極完善單位對財務檔案的網絡管理，這樣可以有效方便的尋找有用信息。除了建立規范的管理網絡，管理層還應該制定規范、有效的規章制度，將財務管理工作納入單位重要工作環節，明確分配好每一個檔案管理工作人員的職責，從而提高財務檔案管理的有效性。
（二）提高財務檔案管理人員的自身素質和修養
企事業單位的財務檔案管理的工作人員一般都是非專業的管理人員，提高管理層對財務檔案管理的認識是提高檔案管理水平的第一步，其次還需要提高管理人員的自身素質和修養。企事業單位在招聘一些檔案管理人員時，需要考慮其專業知識水平、自身素質修養，檔案管理人員在不斷豐富自身專業素質的同時，還得不斷提高自身修養，提高自身工作能力，能夠更好的管理好財務檔案。單位還應該定期的對這些檔案管理工作人員進行多途徑的培訓，采取多形式的方式對管理人員進行專業知識上的提升，提高管理人員的實際工作水平和自身能力，提高他們對自身工作的保密管理，端正工作作風和工作態度。
（三）設置專業機構，管理財務檔案
企事業單位設置專門的管理機構，讓專業管理人士對財務檔案進行管理。對專業的財務檔案機構制定有效的規章制度，使得檔案管理能夠更加規范化，將對財務檔案管理納入部門的工作考核中，實行目標制，通過將對財務檔案管理的成果與自身的總體工作成果相結合，用這種方式來實行獎罰制，利用這種獎懲機制來提高管理人員的工作積極性，促進管理人員不斷的提高自我工作水平，提升自我修養，規范財務檔案管理機構的有效性發展。提高財務檔案管理的工作的積極性。
（四）建立專門的庫房，保管好檔案信息
財務檔案信息對于企事業單位的發展具有決定性的影響，在企事業單位的發展過程中也是必不可少的有效利用資源。由于每個企事業單位的財務管理檔案都非常的珍貴和重要性，因此，單位應該建立專門的庫房，保管好檔案信息，以便檔案遺漏、缺失、損壞等問題出現。企事業單位的財務檔案信息是永久性可利用資源，是單位發展的重要信息資源，因此，在保管方面要做到防潮、防濕、防盜、防霉等等方面的問題，并且對庫房的管理采取嚴格的規章制度，規范化管理，不可讓別人隨意進出。保證財務檔案管理的完好保存，可以做到檔案資料隨時為其使用外單位所利用。
（五）加強財務檔案信息化處理
現當代屬于信息化社會，互聯網快速發展，信息管理開始依附于互聯網。企事業單位的財務檔案信息較多，數據較為混亂，分類不同，尋找起來相對麻煩。因此，財務檔案管理應該利用互聯網，將財務檔案信息化處理，這樣可以便于管理人員對財務檔案的有效歸類和管理，節省時間，節約人力資源。便于加快財務檔案管理的數據庫建設，形成專業化建設，形成資源共享，網絡之間相互傳遞，服務更加便捷化。
三、結語
隨著時代的發展，國家和企事業單位的經濟開始快速發展，經濟的發展為企事業單位帶來了更多的機遇，也帶來了更大的挑戰。優化財務檔案管理的管理方式，大力培養專業知識豐富，自身工作能力較高的專業檔案管理人員，提高整體財務檔案管理水平，有助于提高企事業單位及其他個本門的有效發展。盡快實行財務檔案信息傳遞的網絡化，使用的便捷化，以及服務的更加現代化。
參考文獻：
[1]房潔.高校財務會計檔案管理中存在的問題及解決辦法[J].山東省青年管理干部學院學報，2006（3）.
一、職業技術學院加強財務檔案管理的作用
職業院校的財務檔案管理包括了院校財務開支的全部活動資料，是整個財務工作的具體反映和寫照。因此，高校的財務檔案保存可以作為日后研究院校財務狀況的重要憑證，對日后工作人員找尋資料也提供了方便的途徑，大大促進了高校的經濟管理。對于有些財務管理中的問題分析，院校財務檔案中的資料可以作為重要的參考，為事件處理提供可靠地數據資料，節省工作時間，提高效率。還有一些財務分析的工作，需要使用之前的財務檔案，此時數據保存完善的檔案就會發揮重要作用。
對于職業技術學院的財務開支，難以避免會有些問題的出現，挪用公款、支出不合理都是很可能出現的，為了避免這種情況的發生，加強職業技術學院的財務管理也是一種有效的途徑。對財務開支情況進行記錄，能有效的減少不正常財務開支情況的發生，從而加強職業院校的經濟管理。
通過分析職業高校的財務檔案還可以為工作人員工作質量的評定提供參考，在分析過程中，院校財務支出的具體情況都會體現出來，對于各項支出和領導者的決策是否合理，都能夠很明顯的體現出來。而且，職業技術學院通過建立完善的財務檔案管理體系，對于管理過程中的不足和缺陷都能及時發現，并且得到解決，促進財務管理的科學化、完善化。
在職業技術學院教學過程中，一些與經濟管理相關的專業，都需要大量的實踐和案例，與理論教學相結合，促進教學工作的提高。而本職業院校的財務檔案剛好可以作為教學的參考和依據，將實際引用到教學過程中，既為教學提供了大量的真實案例，又促進學生的能力提高，一舉兩得。
二、目前職業院校財務檔案管理中存在的問題
（一）對財務檔案管理重要性意識不夠
通過之前簡述，可知對職業技術學校來說，財務檔案管理有著重要的地位和作用。但是在大多數職業院校中，對財務檔案管理的重視性都不高，一般只重視財務工作的開展，對于具體的證明、數據并不重視，只要求有簡單的證明就可以了，并沒有將檔案管理工作落實到位。在之后的數據、資料整理過程中，大都只使用了財務工作中的簡單數據，并沒有將整個過程的數據收集完整，導致即使檔案管理工作開展落實后，整個資料檔案都并不完整，達不到預期的效果。
對檔案管理工作的重視不夠，從根本上來說，是由于領導者的重視不夠，在職業技術學院中，主要原因就是由于學校管理者對于檔案管理工作的重視不夠。由于管理者不重視該工作的開展落實，所以具體的工作人員更難以將管理工作很好的落實到位。在初期的財務開支證明時就缺乏統一的規范要求，在之后收集資料時，數據也就難以完善。
（二）財務檔案管理工作不夠規范
相關工作人員缺乏專業的知識技能是造成檔案管理工作不規范的主要原因之一。對于財務檔案管理工作，沒有統一的要求，不同的工作人員有不同的處理方法，造成檔案管理工作的秩序混亂，影響檔案管理工作的質量。其次，職業技術學院中沒有設置專門的檔案管理機構，很少有專門負責財務檔案管理的工作人員，大都是由其他職能的工作人員，更容易造成管理工作中的不完善問題。而有些職業院校中，雖然有專門的管理機構，但是由于各部分之間的權責劃分不明確，并且缺乏專業的知識技能培訓，難以對管理工作統一約束。除此之外，資源配置情況也是影響職業技術學院財務管理工作的重要原因，沒有具體的檔案存放地點，信息數據沒有具體的收集、保存途徑，即使工作人員有較好的職業素養，也難以將工作規范完善。
（三）缺乏統一的要求和標準
我國高校的財務管理工作發展較晚，目前還沒有統一的規范標準，所以職業技術學院在財務檔案管理工作中更是難以達到預期要求，將財務檔案管理的有益作用完全發揮出來。有部分職業技術院校雖然對財務檔案管理制定有一定的要求，但是都只在小范圍或者自己學校里實行，并沒有擴展到整個行業，沒有形成有規范的行業標準。
三、規范職業技術學院財務檔案管理
（一）加強職業技術學院財務檔案管理的意識
出于財務檔案管理的重要性，和目前職業技術學院財務檔案管理的意識不強，要重點落實增強職業技術學院對此管理的意識。職業院校要在充分意識到財務檔案管理的重要性的前提下，改變之前對財務支出證明和資料收集的不重視情況，致力于完善院校財務檔案管理體系。先從領導者抓起，引導院系領導者認識財務檔案管理對學校財務支出和日后工作的重要性，建立注重學校財務檔案管理的意識。在學校領導者的帶領下，增強管理工作人員的重視，從而保證學校財務檔案管理工作的重視程度提高和工作的落實，促進職業技術學院的財務開支科學化，促進職業技術學院的經濟管理水平提高。
（二）提高管理人員的專業素養
專業的管理人員不僅能提高財務檔案管理的效率，而且還能保證工作開展的有序和質量，因此，提高職業技術學院的管理人員具有重要意義。財務檔案管理不是單純的一項管理工作，對于工作者還有一定的專業要求，才能保證工作的高效率和高質量。對于從事財務檔案管理的人員應定期的進行技能培訓，保證管理人員的專業能力，同時將要求和標準及時傳授給工作人員及時落實到工作中。對于提出要求的落實情況對管理人員進行考核，保證財務檔案管理的工作人員的專業素養達到標準，保證財務檔案管理能隨著發展不斷進步。
（三）健全院校檔案管理制度
每個職業技術學院，要設立專門的財務檔案管理機制，促進財務檔案管理體系的完善。對于財務檔案管理的支出證明，規定要有詳細的數據說明，既是為了之后檔案收集的便利，也是為了保證職業技術學院的財務支出合理，避免財務問題的出現。在之后的數據收集階段，要將各種資料收集完善，保證數據的真實性。職業學院在建立管理機制的前提下，對于各部門的分工，也要劃分明確，將各個階段的具體工作劃分到部門或者人員，保證每項工作都有專業的負責人。除此之外，對于財務檔案管理過程中需要的資源也要配置到位，檔案存放需要的空間、信息處理需要的計算機等其他資源，都要滿足工作人員的需要。將各部分都要落實完善，保證整個職業技術學院的財務檔案管理制度完善，促進財務檔案管理工作的正常運行。
（四）提高財務檔案管理的信息化
隨著科學技術的發展，目前我國的網絡信息化技術逐漸完善，人們的工作和生活都離不開網絡信息，對于職業技術學院的財務檔案管理工作，也要與時俱進，將計算機網絡技術運用到檔案管理工作中來。相比傳統的財務檔案管理的各種紙質資料，使用網絡技術之后，各種財務檔案管理工作將更加簡便快捷。特別是在進行數據整理保存的階段，信息化的手段將大大提高工作效率。因此，在新時期，職業技術學院財務檔案管理的信息化是發展的必然趨勢。
關鍵詞：財務檔案管理；財務管理；企事業單位
中圖分類號：F253文獻標識碼： A
一、現階段財務檔案管理工作的基本狀況
隨著經濟社會和信息技術的發展，檔案管理工作在我國各個行業也迅速發展起來，各個社會機構也對檔案的管理更加重視。諸如檔案室或史志室等檔案保存和管理部門也逐步被加大投入力度。而在傳統保存和管理的基礎上，信息技術和網絡管理等高科技方式在本工作中的逐漸成熟也為單位檔案保存管理和利用效率的提高做出了極大的貢獻。但是在實際情況中，財務檔案的管理始終是一個受重視不足的工作。除了一些重視文化存留與延續的大型企業會對財務檔案管理進行專人專地的管理和研究之外，大部分社會機構對于財務檔案的重視和正確認識都是不足的。這就導致本單位的財務管理檔案的歸檔、鑒定和利用不及時，對于本單位的經濟活動的記錄來說是一種嚴重的資源浪費。
二、財務檔案管理方存在各方面的問題
1、財務檔案管理意識淡薄
財務檔案工作是保存歷史、服務現實，承上啟下的一項重要工作，但在當前各單位財務工作人手少、工作繁雜、檔案管理經費又較為緊張的形勢下，對財務檔案工作的重要性認識不足、重視不夠，存在應付思想。檔案資料的收集、整理往往被忽視，以致單位形成的一些重要合同及文件等資料散失、霉變；有的甚至將一些資料據為己有，在工作調動、崗位調整、離退休時一并帶走。
2、財務檔案沒有專人負責
除一些大型企業設有專門的財務檔案管理人員外，大部分企業機構缺乏對財務檔案的重視和正確認識，對于財務檔案的管理責任不明晰，該歸檔案部門管理還是財務部門管理不明確，出現了亂堆亂放的現象。歸財務部門存放的，年久丟失損壞的較多；歸檔案部門存放的，分類不明確，沒有按會計流程編號，查找費時費力。
3、會計檔案內容不全、不規范
應歸檔的會計檔案不但包括各種憑證、賬簿、報表，還應包括納稅申報表及稅務的其他材料，各種票據的領用使用登記簿，財務人員移交清單及交接登記簿，會計電算化磁盤拷貝及光盤，各種經濟合同、資產評估報告，借款合同及抵押合同，驗資報告、審計報告及各種內部審計報告等。而大部分單位只將憑證賬表等歸檔，對于一些重要的應永久性保存的合同卻不整理，以致多年后查無實據。
4、檔案室的設施不完善
有的企業沒有設專門的檔案室，有的企業將財務檔案與其他檔案混放同柜，還有一些企業檔案室條件差，以致有些檔案潮濕、污損，也沒有配備一些專用設備，國家規定的《檔案法》中的防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光的“七防”要求相差甚遠。
5、管理制度不健全
多數財務檔案管理部門沒有系統的規章制度，日常工作無章可循，基本上憑經驗辦事，可隨便借閱，有些檔案保管期限不明確。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規范。
三、提高財務檔案管理水平的措施
1、加強財務檔案管理組織建設
1.1單位應高度重視財務檔案管理工作，并把財務檔案管理納入單位組織架構體系，并配備主要領導主抓并負責財務檔案管理的領導工作。
1.2根據單位的實際情況，配備專（兼）職人員負責處理日常的財務檔案文件的接收采集、整理分類、建檔歸檔工作，并做好財務檔案的日常管理、調閱服務和登記備案工作。
1.3提高檔案管理人員的素質，是提高財務檔案管理水平和質量的組織保證，財務檔案管理隊伍人員的素質能力構成要與財務檔案管理工作的要求相適應，并保持人員隊伍構成的相對穩定。
1.4單位應適時的組織相關工作人員的財務檔案管理方面的后續教育，多途徑、多形式的參加各種專業學習與培訓活動，以不斷的更新和提高工作人員專業素質與能力，適應和跟上時展的步伐。
2、強化責任，大力提高財務檔案管理制度的執行力
良好的財務檔案管理制度只有真正貫徹落實到企業財務檔案管理具體工作當中才能發揮其作用，才能體現出制度規范對財務管理工作及企業經營管理的價值。要想真正將財務檔案管理制度落到實處，在工作當中應該注意以下幾點：第一，加強財務檔案管理制度的執行監督，一方面針對教育培訓的實施情況，企業應該要求財務負責人會同相關管理部門對參與培訓的相關管理人員進行嚴格的考核，另一方面，應該在制度中明確監督處罰的措施，定期檢查財務檔案管理有關人員的檔案管理工作，要求檔案管理人員必須嚴格按照法律的規定做好財務檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復制、銷毀應該嚴格遵守企業的財務檔案管理規定。第二，將財務檔案管理納入到績效考核當中，企業在績效考核當中，應該將財務檔案管理作為績效考核的重要內容，除了對相關管理人員的工作作出評價和獎懲之外，將考核的結果與管理人員的薪資待遇掛鉤。第三，企業負責人應該帶頭執行財務檔案管理制度，樹立良好的榜樣，用自身的行為去影響其他的人嚴格遵守財務檔案管理規定。
3、實現財務檔案管理部門的專業技術水平與能力提升
企事業單位的檔案管理人員應當適時開展專業技能與綜合素質方面的培訓與指導，目的是為了促進財務檔案管理工作的效率提升。在進行培訓的過程中，應當形成獎勵機制，對從事該項工作業務能力突出和綜合素質較高的員工進行獎勵，激發員工的工作熱情。相應的監督管理的開展能夠提高其檔案管理工作的合理性，盡量減少疏忽，提高財務檔案管理水平，提高檔案的可利用價值。
4、搞好數據挖掘和整理，建好數據庫，并及時采集動態數據
檔案信息的數字化是整檔案管理信息化的基礎，其他的一切工作都建立在此基礎之上。實現檔案管理的信息化，必須向數字化、信息化檔案管理轉變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數據采集源泉和基地，是數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地。必須建立企業財務檔案數據庫，可以按企業財務檔案的內容分類建立若干個主要的數據庫，如按標準制度、原始憑證、會計賬簿、指標文件、工作資料等建立幾個主要基本數據庫。數據庫一經建立，立即著手數據的錄入，將本單位的財務檔資料及時錄入電腦。
5、加強財務檔案管理信息化建設，提高現代化管理水平
在當今，信息化成為推動社會進步、促進社會生產力高速發展的驅動力之一。以電子計算機技術、網絡通訊技術為基礎平臺的電子商務、電子政務、無紙化辦公等信息化管理建設在社會的各個領域迅猛展開，并對人們的工作、學習和生活行為方式日益產生重大的變革與深遠的影響，并業已產生出巨大的社會效益和經濟效益。
財務檔案管理信息化是現代信息管理系統的重要子系統，也是衡量一個單位管理水平的重要標志之一。我們不要把財務檔案管理信息化建設簡單地看做是經濟資源的投入與負擔，財務檔案也是經濟主體的重要資源之一，以史為鑒、把握未來，可以為單位重大的決策提供有價值參考和依據，具有很大的社會價值和經濟價值。充分挖掘和合理使用各種檔案資源，同樣能夠產生出可觀的效益。
6、財務檔案管理由專人負責
對于一些小型企業可由一名財務人員?；蚣媛氊攧諜n案的管理工作，但出納人員不得兼任此項工作。由財務人員做這項工作，能很好的把握財務檔案工作中的細節，能按會計工作流程序時地將會計檔案整理成冊，不易造成編號混亂，利于查找。如企業檔案不是很多，也可由財務人員將財務檔案整理歸檔后，統一交由檔案室分別歸柜存放。
負責財務檔案整理的人員除了熟悉財務的處理流程外，還應學習檔案管理知識，參加上一些檔案部門組織的業務培訓，這樣才能不斷提高自身水平，將財務檔案管理工作做得更好。
7、加強硬件設施建設
不斷加大財務檔案管理硬件投入，配備了專門的檔案柜、計算機、滅火器、濕度計、干燥劑、檔案憑證專用裝訂機、切紙機等專用設備，原則上應有專門的財務檔案室，如企業規模小可統一歸入一個檔案室，檔案室應由專人管理，外人不得入內，檔案室內應通風好，保持干燥整潔，這樣才能為財務檔案規范化管理奠定堅實的基礎，為提高財務檔案管理水平的提高提供保障。
結束語
財務管理工作中充分加強檔案管理工作的力度，不斷提升財務檔案管理水平是當今社會經濟環境中企事業單位得以發展的內在保障。企事業單位的發展離不開相應的經濟支持，資金環節的暢通和相關數據會計資料真實、完整對企事業單位的管理有效具有重要意義。因此，規范財務檔案管理，能有效提升財務管理水平，實現企事業單位的管理效能，實現經濟效益提升。
參考文獻
一、事業單位財務專項資金檔案管理的意義
財務專項資金檔案管理的重要意義主要體現于四個方面：一是響應了國家法律的號召，嚴格貫徹執行《檔案法》、《會計檔案管理辦法》及《會計法》等，這對國家相關單位提升依法治檔水平具有重要意義;二是有效的提升了事業單位工作效率，在經濟新形勢下，單位資金管理逐漸呈現出復雜化、多維化的特征，且網絡經濟的滲透使得傳統簡明化的檔案管理辦法逐漸在子系統與細節處理方面呈現出一系列問題;三是益于單位管理者更準確、快速的做出決策，清晰、如實的歸檔可以使得管理者快速獲得決策的一手資料，更益于財務計劃制定、預算編制、財務問題提煉、糾正等;四是檔案管理的細分化、信息化、嚴格化更便于各部門工作人員快捷的查找歷史資料，獲取有效信息。因此，無論從國家政策層面，還是單位內部利益層面，檔案管理均具有深遠意義。
二、事業單位財務專項資金檔案管理現狀
(一)檔案管理傳統化
互聯網經濟下，檔案管理也需要實現網絡化。但目前許多事業單位尚未實現檔案管理現代化模式，未能與數字化信息技術相接軌。這種傳統化主要表現為系統信息化和財務人員信息化兩方面：一是檔案管理方式過于陳舊，個別單位仍然沿用上世紀90年代的手工記賬、整理、歸檔方式，且仍采用紙質檔案形式，這樣既不安全，又占用庫存成本，部分單位雖然采用微機操作，但缺少輸出設備;二是檔案管理人員老化，信息技術要求單位人員必須具有現代網絡技術操作能力，而當前的事業單位檔案管理通常是準退休人員，這在一定程度上導致單位難以實現財務人員信息化。
(二)監管片面化
監管是單位防范檔案管理風險最直接、有效的手段之一。但事業單位當下呈現出三方面不足：一是監管設備落后，在大數據智能時代仍然采用手工簽字的事后監管方式，顯然已經落后于部分違規手段;二是違規代價小，公款私存現象近幾年雖然加大了懲罰力度，但仍局限于任中監管，未延伸至任后;三是監管主體只是財務部門或審計部門，難以形成監管的長效化、常態化，甚至財務部門或審計部門作后，監管不能起到任何作用。
(三)專項資金使用不規范
事業單位中有兩種專項資金使用不規范現象：一是白條抵庫現象，這就使得財務賬面金額大于實際庫存現金，在一定程度上導致賬實不符，難以入檔，尤其此類現象發生在跨會計年度期間，檔案管理更加復雜;二是公款私存現象，主要表現為?？钆矠樗接煤蛯？钆矠槠渌椖坑茫@直接導致會計檔案賬證、賬實、賬賬均不一致，甚至出現跨項目入賬，使得檔案管理難度呈現幾何級增加。
三、規范和加強事業單位財務專項資金的檔案管理策略
(一)搭建與維護信息管理平臺
信息系統平臺搭建主要著手于財務人員信息化和業務處理信息化兩方面。首先，單位必須招聘年輕財務人員，實現新老交替，強化財務人員網絡意識、法律意識、責任意識;部門領導必須重視檔案交接、保存、銷毀環節，嚴格把控管理信息系統登錄權限，同時必須保障電子賬簿與紙質賬簿雙管齊下，這益于保障檔案安全;定期培訓單位老員工，加大繼續教育力度，強化檔案管理服務能力和信息應用能力，專業上鼓勵老員工帶新員工，信息系統操作上鼓勵新員工帶老員工。其次，單位必須加大信息技術投入，加快實現單位內部各部門間的信息共享、線上信息傳遞、實時獲取信息，增強電子檔案、電子賬簿在部門內部的傳遞、使用頻率;強化內部信息技術風險防范意識，組織開展部門信息科技治理、信息科技風險管理、信息安全、信息系統開發以及測試和維護、信息科技運行、信息科技外包等方面內部控制，建立健全風險狀況的防范機制。
(二)創新監管機制
檔案管理的規范與強化需要借助監管機制的創新，這主要體現于三種機制創新：一是科技監管機制創新，積極拓展和提高計算機在檔案管理監管領域的應用和使用層次，搭建業務數據平臺，實現會計、稽核信息系統與檔案管理信息系統之間的數據傳輸與對接，促進各類業務數據的共享與監測，加快監管信息系統建設，完善業務分類監管模型，通過數據+模型分析的數據化監管模式，查找線索、確定重點、精確范圍，實現實時監控、動態監控。
二是聯動監管機制創新，實施重大項目聯動監管機制，在部門間充分實現橫向、縱向的協調配合，共享監督成果，一方面建立檢查聯動機制，強化檔案管理、會計、審計等各部門間的溝通交流，有效整合各自資源優勢，共同參與項目檢查，形成監督合力;另一方面建立監管與業務部門間檢查成果的相互反饋機制，實現有效的互補。
三是違規機制創新，以經濟審計為切入點，推進監督全覆蓋。積極穩步推進經濟責任審計工作，使經濟責任審計從離任審計向任中審計，從事后監督向事中、事前監督的轉變，實現審計監督的常態化、長效化，促進部門領導主動作為、有效作為。一方面單位必須建章立制，夯實基礎，另一方面要把握重點，有的放矢。以檔案流程設計為主線，突出重點機構，以風險為導向，突出重要環節，對不同部門歸檔時間、準確性、分類有效性配以相應的評價標準，強化違規機制的目的性和針對性。
(三)建立健全檔案管理及其相關工作領域制度
檔案管理制度的強化和規范涉及的不僅僅是檔案管理部門，它還涉及到各類業務部門。因此，必須建立健全相關部門的管理制度。主要著手于以下三方面：一是專項資金管理制度，建立專項資金反饋制度，有結余或未投入項目的專項資金必須上交，將專項資金用于固定資產購置、工程項目改造等，必須統一按照單位會計制度進行核算、核銷;二是積極落實《檔案管理辦法》，設計檔案歸檔流程，會計等相關部門自覺對信息分類，嚴格記錄檔案查詢、入檔、銷毀等環節，且一切記錄均要按照單位制度進行備份;三是規范檔案管理程序，檔案管理的移交、存檔、銷毀等必須在部門領導監督下進行，如果存在只交接內容、沒有明確義務與責任的情況，則要對監督領導、交接人員一并處罰。
企業檔案資料越來越要求記錄的標準化。所謂檔案要標準化，是指檔案所使用的名詞術語、著錄、代碼代號、標引語言乃至于檔案的整理、統計、鑒定、格式等方面的標準化。這些標準化的要求，可以對檔案進行分門別類，有利于甄別管理檔案，也有利于檔案的長期性保存。目前，許多企業已開始朝著標準化邁進，有的企業還為此專門組織定期的員工培訓和學習。從企業檔案管理的現行機制來看，大多企業已經在努力做到規范化、標準化，已不再受傳統模式的桎梏。但是，時展的腳步從未停止，相對于經濟形式而言，檔案管理規范化的發展還是緩慢的，而且，企業對檔案管理的認識還不夠、對本企業基層的檔案缺乏管理、還缺乏具有專業知識的檔案事務人員。檔案管理規范化不僅僅需要管理設備、技術手段的規范、先進，還需要管理者的高素質、高認識、高水平。時代在發展，企業在進步，企業的工作人員也必須與時俱進，具備適應時代和企業發展的能力水平、個人素養。如今，企業檔案管理的門類不再單一，甚至還越來越多，越來越復雜，加上檔案管理已經借助于信息化手段統籌管理，這些都要求檔案管理者必須具備檔案管理的專業知識，并能熟練應用檔案管理系統。所以，企業要為此付出的努力還應是持續的。不能只是走走形式，做做樣子，只有真正將行動落到實處，才能收到真正的效益。
二、檔案管理規范化對現代企業管理的重要性
1.檔案管理規范化對企業人員管理的重要性
說到檔案管理，企業的人事檔案首當其沖，它是其重要組成部分。人事檔案可以集中反映企業人員的詳細信息，包括員工的自然情況、學習、工作經歷、獎懲情況、歷史背景等。企業用人必須要依據人事檔案提供的基本信息來衡量人才所適應的工作崗位。人才是企業良性發展的基石，而檔案管理是發掘人才、開發人才的基石。沒有一套規范的檔案管理系統將會極大的限制企業發展，降低市場競爭力，也會流失已有的人才，給企業帶來無法彌補的損失。千金買骨可能會引來人才但是不一定會留住人才。有著規范的、優異的、有發展的檔案管理模式的企業才是一個有吸引力的企業。
2.檔案管理規范化對企業財政管理的重要性
規范化的檔案管理可以集中整合企業財務狀況軌跡，為企業高層管理者提供企業業務分析的依據，從而有利于科學規劃企業未來發展方向，為企業可持續發展貢獻力量。另外，規范化的財政管理下，企業每一筆財務賬目都分門別類、清楚明確，可以減少財務糾紛，挺高工作效率，有利于企業的制度化管理，同時又對外樹立了企業良好的形象。
3.檔案管理規范化對企業業務發展的重要性
從企業業務發展角度看，規范化的檔案管理有利于企業管理層更加及時、全面的掌握和分析企業的生產、經營狀況，以便抓住時機調整生產、經營策略，做出科學的判斷。企業檔案雖然記錄的是企業過去的運營資料，但卻是企業未來發展的依據。它在很大程度上決定著企業業務的拓展、對持續提高企業的管理效率具有深遠影響。所以，為了企業自身的長足發展，使它在市場競爭中更加具有不敗的競爭實力，必須做好檔案的規范化管理。
三、結語
隨著中國科學技術的飛速發展，信息技術已成為社會發展的必要技術。檔案信息管理是企事業單位檔案工作的重要組成部分。它在檔案管理中得到了廣泛的應用，起到了很好的作用。近年來，檔案管理建設逐漸由傳統模式向現代模式轉變，向數字化邁進。同時，財務會計檔案信息管理要與現代先進的信息技術體系相結合，實現檔案信息資源的科學有效管理，提高企事業單位的工作效率。在一定程度上，也有利于檔案管理的規?；?。但是，在財務會計檔案管理的具體轉型和發展中還存在一些問題需要解決。只有克服這些障礙，才能不斷推進財務會計檔案信息化建設的進程，使財務會計檔案信息化建設能夠在長期信息化建設中得到充分發展。
2財務會計檔案信息化建設意義
檔案信息來自兩個方面。狹義的檔案信息是檔案內容的信息統計；廣義信息是檔案信息與政治、經濟、社會、文化等各方面相結合的信息。會計檔案信息化建設直接影響到企事業的檔案管理，其技術起著非常重要的作用，會計檔案信息化建設的過程，實際上是對先鋒的檔案管理工作發展的單位，經技術檔案找到對策。
3財務會計檔案信息化建設的基本發展趨勢
（1）會計檔案管理內容趨于數字化。數字化檔案管理，首先確保數字檔案館的內容，在以前的條件下傳統的檔案管理數字化的管理模式，他們的工作內容也有很大的變化，除保持會計檔案以紙質文件保存，圖片主要以圖紙和照片形式、視頻信息主要是以電影的形式進行數字管理，打破傳統檔案館的形式，開始過渡到數字形式。
（2）會計檔案管理方式趨于技術化。對會計檔案管理形式的變革是基礎的改變，在數字檔案管理中，要求相關的管理人員，必須能夠熟練操作和使用計算機來解決相關問題。對會計檔案提出數字管理要求，主要是在計算機和網絡的世界，將會計檔案管理方法與現代主流文化的結合的產物。
（3）會計檔案管理信息化發展，在目前這個大數據時代中，在多數年輕專業技術人員的里，有一定的認識基礎。這對推進其的廣泛發展起到了很大的推進作用。會計檔案數字化管理的主要特征是多元化的協助單位的發展，為其提供決策支持和建議。
4.財務會計檔案信息化建設及管理工作中出現的問題
4.1管理規范化程度低。
我們國家缺乏統一的文件管理規范和標準。一些企業比事業單位的文件管理水平要更高。另外，工程的文件管理存在著地區之間、單位之間的差異，部分地區甚至有的地方都充分有效地記錄，文件信息資源沒有統一建設的問題，嚴重妨礙文件管理工作的發展和完善。
4.2財政支援不足。
財務會計檔案管理信任化建設需要充分的資金支持，只有專業的軟硬件設備才能為財務會計檔案信息化建設提供相關的基礎設施支持，提供會計資料管理的環境條件。但是，在實際工作中，財政資金對這塊的資金補助是非常缺乏的，這對財務會計檔案信息化建設帶來了極大的困難。
4.3對財務會計檔案信息化建設管理的重要性認識不足。
一些企事業單位的會計檔案管理人員對會計檔案管理的信息化認識并不充分，對會計資料數字化、信息化的現代管理模式的理解不到位，以及內部控制制度的缺失。相關管理人員對財務會計檔案管理形不成一個全面、有效的業務，在一定程度上對財務會計檔案管理工作造成了阻礙。
4.4缺乏專業人才。
財務會計檔案管理的新式建設對專業知識和工作人員要求比較高，不僅要求相關人員具備扎實的會計基礎知識與足夠的工作經驗，還要精通辦公自動化的相關操作。但是目前，會計檔案管理信息建設專門人員相對較少，缺乏一定的管理和專業工作經驗，對會計資料信息化沒有幫助。
5加強財務會計檔案管理及其信息化建設的措施
5.1將財務會計檔案信息化管理規范化
目前我國對于會計檔案信息化管理方面沒有完善的制度出臺，各個地區間、單位間的具體會計檔案信息化管理工作也存在個體差異，主要表現就是沒有規范化。會計檔案信息化管理在實際上還存在許多漏洞。建立完善統一的工作規范、會計檔案信息化管理，不僅有助于企事業單位提高工作效率和資源利用率，而且從根本上保證會計檔案管理的質量。事實上，在將紙張信息轉換成數字信息的過程中，技術人員不僅需要輸入和掃描文件，而且還包括提交和存儲等具體的工作程序。項目的每一步都需要行業標準的具體細節，這是會計檔案信息管理和建設的必由之路。
5.2加強會計檔案信息化管理基礎設施建設。
加強會計檔案信息化管理基礎設施建設，首先要增加這塊資金的投入。只有解決好資金來源問題，企事業單位的財務會計檔案信息化管理工作才有可能有更進一步的發展。同時，只有充分認識其重要性，確保獲取可靠的軟硬件設施的專項資金，才能保證檔案館的有序發展。此外，為了保證軟硬件基礎設施的正常運行，我們必須加強計算機網絡平臺的建設和完善，利用先進的信息和多媒體技術，建立和完善會計資料檔案管理網站，實現信息資源的有效共享。
5.3，提高對會計檔案管理信息化建設的認識水平。
有關單位、各部門、管理干部要不斷提高自身的責任意識，建立有效的財務會計檔案信息化管理責任制，使會計檔案信息建設工作有序有序進行。
5.4，加強會計信息管理人員的財務管理培訓。
財務會計檔案信息管理人才的培養是整個項目的核心。沒有相關專業人員，任何項目都沒有意義。從人才引進入手，定期對會計檔案管理人員進行關于相關信息建設培訓，加強其認識會計檔案信息化管理的重要性，加強宣傳工作，加強對檔案管理模式轉變的認識。提高財務管理人員的信息素?|和信息操作水平。在實際操作過程中，應該認識到信息管理是一個不斷改進和優化的過程，而信息檔案工作者是這一過程成功運作的關鍵。因此，在實際的工作過程中，單位應培養具有財務會計檔案管理和計算機背景的技術人員，以適應信息化建設的需要，為財務會計檔案的管理提供技術支持。隨著科學技術的發展，財務會計檔案管理信息化建設也成為一種趨勢。信息技術在數據處理和數據存儲方面的優勢越來越受到人們的歡迎。通過信息技術的實施，不僅可以提高工作效率，而且有利于財務管理，促進單位長遠發展。
第二條規范化建設單位要建立健全財務管理制度，包括：現金銀行存款管理制度、財務開支審批制度、資產臺賬制度、債權債務管理制度、票據管理制度、會計檔案管理制度、“一事一議”籌資籌勞制度、土地補償費監督管理制度、轉移性資金收支管理制度等。
第三條為推動農村集體財務管理規范化建設健康有序開展，加強對農村集體財務管理規范化示范單位管理，制定本辦法。
第四條本辦法適用于進行農村集體財務管理規范化建設的村集體經濟組織、代行村集體經濟組織職能的村委會及實行村會計委托的鄉鎮會計核算中心等單位（以下簡稱規范化建設單位）。
第五條規范化建設單位要建立健全內部控制制度，特別是對土地補償費監督管理、“一事一議”籌資籌勞、村級債務管理、轉移性資金收支管理進行重點控制。
第六條規范化建設單位要建立健全財產清查制度，定期對資產、負債進行清查，年終進行全面資產清查。
第七條規范化建設單位必須建立健全民主理財、民主監督制度，成立民主理財小組，明確理財小組職責，制定民主理財辦法，召開民主理財會議。
第八條民主理財小組的成員應按規定程序產生，認真履行職責，要對民主理財小組成員定期進行財會知識培訓。
第九條規范化建設單位必須建立健全財務工作流程，所有經濟活動手續必須齊全。
第十條規范化建設單位必須按期編制財務報表，按要求向部、省、縣報送相關報表及材料。
第十一條規范化建設單位必須設立專門的會計檔案柜（室），加強對會計憑證、賬簿、報表、資產臺賬、財務計劃、經濟合同、財務公開底稿等文字材料以及電子數據等檔案管理。
第十二條規范化建設單位要建立健全財務公開制度，及時進行財務公開，公開的內容要真實、全面。群眾普遍關心和重大經濟業務或事項發生要逐項逐筆公開。
第十三條規范化建設單位必須接受各級農村經營管理部門（以下簡稱農經部門）的審計監督，提供真實、準確的資料，并及時公布審計結果。
發生下列事項，要進行專項審計：
××村干部任期屆滿和離任；
××土地補償費及其他轉移性資金的收支；
××發生數額較大的一事一議籌資籌勞的項目；
××其他重大的經濟活動。
第十四條規范化建設單位必須實行統一電算化管理，使用農業部認定或監制的符合新《村集體經濟組織會計制度》標準的農村財務會計電算化管理軟件，建立健全電算化內部管理制度。
第十五條規范化建設單位要定期組織對財會人員有關財會知識、政策法規、電算化管理等知識培訓。
第十六條農業部及?。▍^、市）農經部門對“全國農村集體財務管理規范化示范單位”實行動態管理，定期進行考核抽查。示范單位出現下列情況之一的，取消其“全國農村集體財務管理規范化示范單位”稱號，收回其稱號牌匾。
××因財務問題造成農民上訪，經核查屬實的；
××不及時進行財務公開或進行虛假公開的；
××主理財小組成員未履行職責的；
××民主理財民主監督無法正常開展的；
××審計發現重大財務問題的；
電子環境下，計算機是財務檔案的重要工具，必須利用專業的軟件和系統來保證管理的質量。電算化環境下財務檔案需要重視的問題，主要有以下幾個方面：
1.針對外部的管理問題。首先，在管理中因為計算機的網絡化，應提高其傳輸與操作安全性，一方面應提高口令的安全性，不僅僅要設置開機密碼也應對某些訪問權限進行口令和安全密碼的設置，以保證電子財務檔案被訪問時的安全。同時應建立多級權限制度，即在檔案讀、寫權上設置多級權限，不同的工作人員對檔案的訪問與讀寫都有其特定的權限，不能越權對檔案進行訪問與改寫等。還應建立電子表格對歸檔檔案進行統計，進行系統化管理，方便外部對數據庫訪問并查詢相關信息。其次，對電算化系統的安全性進行強化。網絡的安全是保證數據傳輸的重要基礎，電算化中財務檔案已經與網絡相結合，所以必須提高其數據的安全性。另外，還需借助計算機安全技術，如防火墻，隔離電子計算機系統與外部訪問區，使電子檔案系統相對獨立。限制外部非法訪問對電子檔案的干擾。也需要對數據進行加密或者限制訪問權限，對網絡安全進行強化，以防止意外數據故障、惡意破壞對數據的影響，導致數據丟失或者錯誤。最后，是對病毒的控制措施。在計算機系統中病毒是影響計算機安全的重要形式。所以在電算化環境中為了保證計算機系統的安全與數據安全必須及時對殺毒軟件病毒庫進行升級，才能更好地進行全面防護。
2.內部管理的問題。第一，應強化歸檔制度。管理人員應充分地學習電算化的管理知識，使之明確管理特征。強化計算機會計檔案的保管作用。對各種文件的歸檔應健全制度，明確各種檔案與數據的歸檔要求，以及標準文件，讓各種數據與文件歸檔都按照規范與標準執行，從而保證檔案管理的規范性。同時相關部門也應配合檔案管理的制度，設置管理規范，并嚴格對制度與規范的執行情況進行檢查， 一旦出現問題應進行必要的責任追究。還要對管理規范在執行過程中出現的問題進行分析，動態化地對制度進行調適。第二，強化對數據備份的管理。在電算化環境下，數據往往是實時化出現的并被保存的，而因為計算機特性，如果出現故障則會導致數據丟失，所以在財務檔案管理中應進行實時化的備份處理，在賬務管理與報表系統中都應明確實時化備份的要求，即根據財務數據的不同性質進行備份，而整體數據的備份不應少于每年12次。經過備份的數據應存放在固定的硬盤中，并進行封存，并妥善保管，保證其不會受到外部環境的影響而出現物理性損壞。第三，檔案的保存要求。財務電子檔案在保存中應選擇質量較高且穩定的存儲介質，因為介質的質量會直接影響數據保存的質量，也會影響數據的調用與再處理，所以只有質量穩定的介質才能保證檔案質量。管理人員也應對存放時間較長的“檔案”進行定期的維護，及定期復制以保證檔案的安全與完整。第四，在工作中也要對紙質檔案進行妥善保存。在電算化環境下，所有的數據也是從紙質文件和憑證中獲得的，所以每天要登記與打印的不僅僅是現金記賬文件，也包括銀行存款日記賬，做到日清月結。如果因為打印或者條件限制，所形成的現金與銀行賬目可以利用活頁定制為賬冊進行保存。而對于一般的賬目應做到清楚分類并進行檔案化管理，并按照月、季、年進行分類與匯總，并對其電子檔案進行標記。第五，應培養和設置專門的檔案管理人員和職位。前面分析電子化檔案管理不僅僅需要人員具備財務知識也需要其具備一定的計算機知識，應注意的是不能由出納人員兼職。其崗位的責任有，按照制度與規范向會計電算化系統的各個崗位人員催收相關的電子數據與報表。進行歸類與存檔，并填寫存檔的記錄表格；負責保存計算機檔案與系統檔案等，實現對電子數據的系統化管理，方便查詢與處理；保證財務檔案的安全性。不能擅自對數據進行導出與寫入。系統管理制定明確的權限。限制管理人員的權限，保證直接管理人員對檔案的安全性負責，不會因為自身的權限而導致內部出現舞弊問題。所有的檔案讀寫過程都應進行備案，進行登記與記錄，保證文件改動是在權限范圍內。同時，在財務檔案管理工作中，檔案人員要提高專業素養，不斷提升自身的檔案管理水平。
（作者單位：云南省德宏州人民醫院）
