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緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇學(xué)生學(xué)籍檔案管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
對于學(xué)生的高校學(xué)籍檔案而言，是一份極為重要的資料，同時也是記錄在校每一位學(xué)生學(xué)習(xí)情況、社會實踐以及體現(xiàn)他們德、智、體美等多方面的重要資料和原始數(shù)據(jù)。可是就目前而言，在我國高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理過程中，依然存在很多問題有待解決，本文就根據(jù)實際情況，從歸檔、整理、收集以及轉(zhuǎn)遞等四方面入手，對當今學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作進行闡述。
【關(guān)鍵詞】
高校學(xué)生；檔案；管理；策儀
就學(xué)生學(xué)籍檔案而言，其中包括了學(xué)生的總成績、學(xué)籍卡片、學(xué)生名冊、學(xué)生變更資料、獎勵材料以及畢業(yè)生材料等等，它是衡量學(xué)生在校期間總體表現(xiàn)和日常學(xué)習(xí)情況的一個重要數(shù)據(jù)。當學(xué)生的學(xué)籍檔案被收集整理好之后，需要經(jīng)過歸檔到最終的保存。可是，在這一系列繁雜的過程中，由于學(xué)籍檔案種類較多，且形式多變，所以在整體的轉(zhuǎn)遞、保管和利用過程中時常出現(xiàn)各種各樣的問題，所以，我國高校必須加倍重視學(xué)籍檔案管理工作，確保學(xué)籍檔案管理工作的整體質(zhì)量。
一、學(xué)籍檔案所具有的作用
（一）學(xué)籍檔案具有憑證作用
正如之前所說，高校學(xué)生學(xué)籍檔案可以真實有效的反映出一個學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)的基本情況、社會實踐以及體現(xiàn)他們德、智、體美等多方面，學(xué)籍檔案自身同樣具備真實性、可靠性以及準確性等特點，它可以客觀的反映出高校學(xué)生整體思想素質(zhì)以及品德表現(xiàn)。除此之外，站在物跡特點的角度上講，學(xué)籍檔案還將學(xué)生的成長情況等資料記錄在內(nèi)，是學(xué)生將來就業(yè)、升學(xué)或者留學(xué)的根本憑證。
（二）學(xué)籍檔案具有參考作用
除了上述內(nèi)容之外，學(xué)籍檔案還詳細記錄了學(xué)生的轉(zhuǎn)學(xué)情況、退學(xué)情況、升學(xué)情況以及品行的優(yōu)劣等等，為學(xué)校以及將來的用人單位提供了學(xué)生更加詳細的個人資料，方便學(xué)校或今后的用人單位更加全面、細致的了解每一位在校學(xué)生的整體情況，為學(xué)生綜合素質(zhì)等各方面提供參考。學(xué)籍檔案同時也是社會選拔、培養(yǎng)、教育、上任人才的一個重要依據(jù)。
（三）學(xué)籍檔案具有評估作用
一個學(xué)校的辦學(xué)理念是否能適應(yīng)社會需求，是否能夠幫助社會培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的人才，早已成為一種衡量高校辦學(xué)水平的重要指標。而學(xué)籍檔案則有學(xué)生就業(yè)方面、招生方面的內(nèi)容，可以切實有效的反映出該學(xué)校生源的多少、各門專業(yè)受歡迎程度以及畢業(yè)生的就業(yè)傾向等等。對于學(xué)籍考核以及管理而言，則可以真實有效的反映出一個學(xué)校的教育質(zhì)量以及教學(xué)水平，是評估教學(xué)、專業(yè)的一項重要內(nèi)容，同時通過這些評估也可以直接看出一所學(xué)校的好壞。
（四）學(xué)籍檔案具有人才信息庫的作用
對于學(xué)校而言，其最終目的還是為了向社會輸送更多優(yōu)秀人才，而眾多的學(xué)籍檔案則可以組成一個強大的學(xué)生資料數(shù)據(jù)信息庫，這種數(shù)據(jù)庫可以有效的為將來用人單位提供學(xué)生的各種數(shù)據(jù)以及基本信息，方便用人單位選拔適合本單位的人才，與此同時，學(xué)籍檔案可以有效地發(fā)揮出人才信息庫的作用。
二、當今我國學(xué)籍檔案現(xiàn)存的缺陷
（一）正是因為學(xué)籍檔案的特點，決定了管理方面的困難
對于學(xué)籍檔案工作而言，其自身具備很多特點，例如：首先，學(xué)生接受的教育形式相對復(fù)雜，其中有學(xué)歷教育，但同樣也存在非學(xué)歷教育。而單從學(xué)歷教育上講，又分成了脫產(chǎn)學(xué)習(xí)以及業(yè)余學(xué)習(xí)等等。非學(xué)歷教育則指的是成人教育、證書教育以及單科教育等。其次，學(xué)籍檔案的收集、轉(zhuǎn)遞以及歸檔等過程復(fù)雜，所花時間也相對較長。正是因為學(xué)籍檔案的種類較多，且歸檔難度較大，所在管理上難免出現(xiàn)困難。
（二）學(xué)籍檔案管理渠道較多
現(xiàn)如今，我國很多高校在學(xué)籍檔案管理這一塊都有多種渠道，例如教務(wù)處只負責學(xué)籍的變更以及成績變更；學(xué)生處只負責學(xué)生的獎懲情況；學(xué)生在日常學(xué)習(xí)生活中所參與的活動以及重大事件都是由輔導(dǎo)員負責，正是由于這樣的原因，致使學(xué)籍檔案在收集和整理過程中造成了極大不便。
（三）高校領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員對學(xué)籍檔案管理工作不夠重視
就從我國來看，現(xiàn)在還有少數(shù)部分的校領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理者對學(xué)籍檔案工作不夠重視，因為對于學(xué)籍檔案而言，其發(fā)揮的作用通常都是隱性的、潛在的，很少涉及到經(jīng)濟利益，因此并沒有得到校領(lǐng)導(dǎo)或管理人員的重視。
三、提高學(xué)籍檔案策儀
（一）讓學(xué)籍檔案受到足夠重視
對于學(xué)籍檔案管理人員而言，尤其是教學(xué)管理部門以及黨政部門等，要切實提高學(xué)籍檔案工作的認知度，加強學(xué)籍檔案管理工作，使高校學(xué)籍檔案發(fā)揮出自身應(yīng)有的作用。
（二）不斷對學(xué)籍檔案進行規(guī)范化管理
要想切實做好學(xué)籍檔案管理工作，那么就應(yīng)當加強學(xué)籍檔案的管理制度，使其逐漸走向規(guī)范化。要對在校每一位學(xué)生的學(xué)習(xí)成績以及學(xué)籍進行“文檔一體化”管理。根據(jù)規(guī)律統(tǒng)一編訂學(xué)生的學(xué)號，嚴格遵循學(xué)號唯一性原則，杜絕重號情況發(fā)生。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)高等教育統(tǒng)一招生錄取名單，對剛?cè)鐚W(xué)的新生進行一一核對，確保資料與個人準確無誤。除此之外，還應(yīng)當使學(xué)籍異動管理逐漸規(guī)范化，對每一位學(xué)生實行嚴格的考勤制度，確保不會有“在籍不在學(xué)”的情況發(fā)生。最后，要根據(jù)教育部頒發(fā)的電子注冊文件中的各項要求，對滿足畢業(yè)要求的畢業(yè)生進行畢業(yè)證書電子注冊號。
（三）當學(xué)籍檔案被錄入進計算機之后，要做好應(yīng)有的安全防范工作
現(xiàn)如今，隨著信息化時代的到來，計算機已經(jīng)成為了我們?nèi)粘＾k公中必不可少的一項重要設(shè)備。當學(xué)籍檔案管理工作逐漸實現(xiàn)自動化過程中，我們一定要嚴加重視學(xué)籍檔案保密工作。當學(xué)籍檔案入網(wǎng)之后，一定要對利用者進行權(quán)限設(shè)置，因為學(xué)籍檔案一檔被錄入進電腦之后，將不存在筆跡、字跡特征等特點，如果被篡改將很難查證。所以學(xué)籍檔案管理者要對檔案使用者進行權(quán)利限制，從根本上確保學(xué)籍檔案的安全性。
參考文獻：
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關(guān)鍵詞：高校；留學(xué)生；學(xué)籍管理
中圖分類號：G271文獻標識碼：ADOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2011.11.023
文章編號：1672-0407(2011）11-057-02收稿日期：2011-11-6
隨著國際間教育交流規(guī)模的日益擴大和我國高等教育質(zhì)量的提高，來華留學(xué)的人數(shù)近年來快速增長，越來越多的外國留學(xué)生選擇在我國接受教育。隨著外國留學(xué)生人數(shù)的不斷增加，外國留學(xué)生學(xué)籍檔案的管理工作也變得日趨重要起來。留學(xué)生學(xué)籍檔案管理與國內(nèi)學(xué)生學(xué)籍檔案管理有相似之處，但是由于外國留學(xué)生教育的特殊性，留學(xué)生學(xué)籍檔案的管理與一般的高校教學(xué)檔案還存在一些差別。如何科學(xué)、規(guī)范地管理外國留學(xué)生學(xué)籍檔案，并加大開發(fā)利用的力度，是新時期高校檔案部門所面臨的一個重要問題。
一、外國留學(xué)生學(xué)籍材料的特點
外國留學(xué)生在整個留學(xué)期間形成的文件材料，既有外事管理文件的屬性，又具有教學(xué)管理文件的屬性，同時，還有其區(qū)別于外事類和教學(xué)類文件的自身特點，而這些文件的特點是由留學(xué)生自身來源的廣泛性和所學(xué)專業(yè)的多樣性所決定的。留學(xué)生學(xué)籍材料呈現(xiàn)出多樣性的特點：
1.由于外國留學(xué)生來源范圍的不斷擴大和來源地區(qū)的廣泛，留學(xué)生學(xué)籍材料呈現(xiàn)多樣性的特點。因為各個國家制度不同，外來留學(xué)生所提供的申請材料中的個人履歷材料的數(shù)量和內(nèi)容均不同。以我校2010年畢業(yè)的外國留學(xué)生為例：留學(xué)生遍及六大洲，49個國家。其中以亞洲留學(xué)生最多，占72％：非洲次之，占18％；歐洲、美洲較少，各占5％；大洋洲僅1人。
2.由于外國留學(xué)生學(xué)歷層次和學(xué)制不同，使外國留學(xué)生學(xué)籍材料內(nèi)容多種多樣。如，目前我校外國留學(xué)生按學(xué)歷層次分為博士、碩士、本科生、進修生、漢語言生、中文短期生等層次，相對應(yīng)的學(xué)制也分為博士、碩士生學(xué)制三年：本科生學(xué)制四年（醫(yī)科五年），進修生和漢語言生分春、秋班，學(xué)制半年至兩年，中文短期班是寒、暑假班，為期也只有一到六周的時間。博士、碩士、本科留學(xué)生會形成從申請到畢業(yè)的一整套留學(xué)生學(xué)籍材料；而進修、語言和中文短期班的留學(xué)生形成的留學(xué)生學(xué)籍材料僅局限為留學(xué)名冊、留學(xué)階段證書。
3.由于外國留學(xué)生到我國留學(xué)時選擇專業(yè)分散在所在高校的文科、理工科、醫(yī)科等的各個院系，使留學(xué)生學(xué)籍材料形成呈現(xiàn)分散性的特點。
4.由于外國留學(xué)生的留學(xué)資金來源不同，使留學(xué)生學(xué)籍材料中的審批材料的數(shù)量和內(nèi)容也不同。留學(xué)資金來源有國際組織資助留學(xué)、中國政府資助留學(xué)、本國政府資助留學(xué)、學(xué)校間交換留學(xué)、自費留學(xué)等。
二、外國留學(xué)生學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀
（一）外國留學(xué)生學(xué)籍管理部門不統(tǒng)一，造成留學(xué)生學(xué)籍材料階段性不完整
高校留學(xué)生一般由留學(xué)生管理部門和教學(xué)部門多重管理，而且管理職能上互有交叉，這就造成了留學(xué)生學(xué)籍材料形成的分散，因而給留學(xué)生材料的完整收集帶來了很大困難。同時，留學(xué)生學(xué)籍材料形成時間跨度大，需留學(xué)生畢業(yè)時突擊整理，集中歸檔，容易造成某一階段銜接不善，文件散失，因而收集不全。
（二）外國留學(xué)生學(xué)籍材料歸檔范圍局限，組卷方法不適宜當前留學(xué)生學(xué)籍材料特點，影響檔案的管理和利用
1994年《高校檔案實體分類法》頒布以后，高校的留學(xué)生檔案一直按照《高校檔案實體分類法》中的歸檔范圍和方式歸檔。在實體分類法中，外事類檔案下設(shè)五個二級類目，外國留學(xué)生檔案被設(shè)置為其中的一個二級類目。因為當時外國留學(xué)生數(shù)量不多，所以歸檔范圍相對教學(xué)類的學(xué)籍檔案的歸檔范圍少得多，組卷方法也相對簡單。
近幾年來，隨著留學(xué)生數(shù)量的增加，留學(xué)生產(chǎn)生的文件材料也越來越多，內(nèi)容也不斷得到豐富，原有的歸檔單位已顯得過于籠統(tǒng)和簡單，已無法體現(xiàn)和適應(yīng)當前留學(xué)生學(xué)籍材料的特點。比如，有的留學(xué)生由于一些客觀原因，需要休學(xué)、離校、復(fù)學(xué)等，會跨年度產(chǎn)生各種手續(xù)類文件材料；有的留學(xué)生由于不能適應(yīng)課業(yè)的難度，會產(chǎn)生轉(zhuǎn)系、轉(zhuǎn)專業(yè)、降級等相關(guān)材料。這樣，部分留學(xué)生的學(xué)籍文件材料相對會有很大增加和不同，歸檔范圍也應(yīng)適當加以完善和補充。
（三）外國留學(xué)生學(xué)籍檔案電子化程度低，影響外國留學(xué)生學(xué)籍檔案的開發(fā)利用
教育部在2007年頒發(fā)、試行了《普通高等學(xué)校外國留學(xué)生新生學(xué)籍和外國留學(xué)生學(xué)歷證書電子注冊試行辦法》，該《辦法》規(guī)定了對普通高等學(xué)校外國留學(xué)生接受學(xué)歷教育的新生學(xué)籍和外國留學(xué)生學(xué)歷證書統(tǒng)一實行電子注冊，建立外國留學(xué)生學(xué)歷從入學(xué)到畢業(yè)的完整信息，供外國留學(xué)生和有關(guān)機構(gòu)網(wǎng)上查詢。有的高校這一工作剛剛起步，還遠遠不能適應(yīng)留學(xué)生檔案查詢需要，還有待于完善和實施。
三、改善外國留學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的對策
（一）全程管理，加強收集
收集工作是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，關(guān)系到外國留學(xué)生學(xué)籍檔案的管理和利用。針對高校負責管理留學(xué)生的部門多且交叉、留學(xué)生日常管理和教學(xué)管理分開的特點，檔案部門應(yīng)扎扎實實地加強協(xié)調(diào)工作，做好不同階段收集工作的合理銜接，做到檔案的收集與文件的全程同步管理。即檔案部門主動、積極深入到留學(xué)生所涉及的外事管理部門和教學(xué)單位進行專業(yè)的檔案收集指導(dǎo)，做到經(jīng)常收集與集中收集相結(jié)合、定期收集與常年收集相結(jié)合、主動送交與上門收集相結(jié)合，以確保留學(xué)生學(xué)籍檔案的齊全完整。如，高校檔案管理部門應(yīng)從外國留學(xué)生入校后開始對留學(xué)生的文件材料收集、積累、歸檔工作進行具體指導(dǎo)；然后全程負責并協(xié)調(diào)整個留學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間所設(shè)部門、院（系）的文件的采集；最后，留學(xué)生畢業(yè)時，再指導(dǎo)外事留學(xué)生部門對已收集積累的文件材料進行整理立卷。這樣，才能保證留學(xué)生學(xué)籍檔案齊全完整。
（二）健全和完善外國留學(xué)生學(xué)籍檔案的歸檔范圍
針對來華留學(xué)生數(shù)量和類別的不斷增加，所形成材料日益豐富的特點和發(fā)展趨勢，高校檔案部門應(yīng)根據(jù)利用需求，不斷補充健全留學(xué)生學(xué)籍檔案的歸檔內(nèi)容。以我校為例，歸檔范圍明確列出學(xué)生在教學(xué)流程中形成的各個階段材料，并增加了錄取通知書、護照復(fù)印件等反映學(xué)生個人信息比較完整的一些材料。
（三）合理改進組卷方法，便于留學(xué)生學(xué)籍檔案的保管、利用
目前，留學(xué)生學(xué)籍材料立卷仍沿用外事類管理性文件的橫向組卷方法，如以“外國留學(xué)畢業(yè)生登記表”為立卷單位，按年度橫向組卷，顯然這樣的組卷方法不利于查找利用，已無法滿足和適應(yīng)當前日益變化的形勢。針對這種情況，可以借鑒教學(xué)類學(xué)籍檔案以人為單位的組卷方法， 把留學(xué)生學(xué)籍文件材料按留學(xué)生畢業(yè)年度，以留學(xué)生個人為立卷單位，縱向組卷。這樣的組卷方法可以系統(tǒng)、規(guī)范地立卷歸檔，同時方便留學(xué)生學(xué)籍檔案的保管和利用。
（四）拓展外國留學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理，積極探索網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)
摘要：從高等院校教育人才培養(yǎng)的目標來看，學(xué)生管理和學(xué)籍管理將有新的內(nèi)涵。學(xué)生學(xué)籍檔案管理具有一定的特征，而高等院校的教育也具有特殊性，這也就使得學(xué)籍檔案管理工作顯得尤為重要。因此高等院校需要就學(xué)生學(xué)籍檔案的管理采取一些措施，如：管理人員專業(yè)化、管理手段信息化、檔案管理整理規(guī)范化、檔案利用規(guī)范化、強化領(lǐng)導(dǎo)機制。
關(guān)鍵詞：高等院校；學(xué)生學(xué)籍；管理
高等院校學(xué)生在校的各方面情況一般都是記錄在學(xué)籍檔案，學(xué)生在校時，學(xué)校教務(wù)處負責整理和保管學(xué)籍檔案，學(xué)生離校后，學(xué)籍檔案的整理和保管工作就交由學(xué)生所在單位人事部門負責，也可以交由學(xué)生所在地人才中心負責，學(xué)籍檔案既記錄了學(xué)生在校時的成績考核，又記錄了學(xué)生參與各種涉外活動情況，除此以外，還有學(xué)生在校遵守的紀律表現(xiàn)以及綜合相關(guān)老師的評價等都記錄在案。根據(jù)高等院校學(xué)籍檔案的內(nèi)容，學(xué)校和各個用人單位不但能掌握學(xué)生的基本情況，而且可以了解學(xué)生的社會能力。因此，管理好學(xué)生學(xué)籍檔案，不僅有利于保障學(xué)生的身心健康和合法權(quán)益，還有利于國家利益的維護以及教育質(zhì)量的保障。
一、學(xué)籍管理的內(nèi)涵
1.學(xué)籍，實際上也可以說是對學(xué)生在校時期的整個過程的記錄。而學(xué)籍管理的過程，是指建立學(xué)生學(xué)籍檔案的過程。學(xué)籍檔案管理可分為三大過程：第一，招生、學(xué)生報到、新生注冊、發(fā)放學(xué)生證；第二，記錄學(xué)生成績和其補考情況，處理學(xué)生的休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)以及復(fù)學(xué)等事宜；第三，獎勵以及處分，進行畢業(yè)證書的辦理以及發(fā)放。完成學(xué)籍檔案管理的整個過程會耗費較長時間，但這個過程能夠客觀并整體反映出學(xué)生在校時的各方面表現(xiàn)，包括德、智、體等方面。
2.高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的特性
首先是應(yīng)用性 。在高等院校里，就其教育人才的培養(yǎng)模式、培養(yǎng)目標以及任務(wù)而言，它主要以一線中急需的技能型應(yīng)用型人才為培養(yǎng)方向，因此，高等院校的學(xué)生學(xué)籍檔案，不僅要把普通高校學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活情況以及成績考核記錄下來，還要記載學(xué)生的黨、團材料。另外，在學(xué)生檔案里，不僅僅只有學(xué)生專業(yè)技能檔案和藝術(shù)素養(yǎng)檔案具有應(yīng)用性，還有綜合素質(zhì)考核檔案等其它學(xué)生檔案也具有應(yīng)用性，綜合來看，學(xué)生檔案具有應(yīng)用性這一特點，這一點是尤為重要的。
其次是多樣性 高等院校的生源復(fù)雜，主要有三年制普高生、五年一貫制高等院校生以及“ 3+2”轉(zhuǎn)入學(xué)生。另外，高等院校還有許多來自省外各個地區(qū)的優(yōu)質(zhì)生源，生源地區(qū)的文化以及其它各方面存在差異，導(dǎo)致高等院校的學(xué)生檔案也具有多樣性。
最后是周期性 在高等院校里，一批畢業(yè)離校學(xué)生帶走學(xué)生檔案的同時，又會有一批新生檔案注入，因此，學(xué)生檔案幾乎每年更替一次。再加上高等院校教育具有學(xué)制短、流動性強、穩(wěn)定性差的特點，學(xué)生檔案管理的周期性就尤為明顯。
二、高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的重要性
1.學(xué)生學(xué)籍管理工作的目的是提供利用。學(xué)生在就業(yè)、參軍、考級考證、入黨、資助等時候往往需要用到學(xué)籍檔案，學(xué)籍檔案管理工作的重要性不言而喻，因此有效利用學(xué)籍檔案也成了整個工作的重中之重。從某種程度來看， 高等院校教育也可以說是就業(yè)教育，對學(xué)生就業(yè)及創(chuàng)業(yè)而言，學(xué)籍檔案的管理工作尤為重要。
2.高等院校教育目的在于培養(yǎng)高素質(zhì)人才，其學(xué)院教學(xué)與教育的整個過程都被記錄在了學(xué)籍檔案中，因此，學(xué)籍檔案管理工作對于實現(xiàn)高等院校教育人才培養(yǎng)目標，以及保障教育質(zhì)量與水平而言具有重大意義。把產(chǎn)學(xué)研相結(jié)合進行教育當高等院校教育的陽光大道，也是必走之路，把服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟，凸顯產(chǎn)業(yè)特色作為辦學(xué)的方向，把工學(xué)結(jié)合作為教學(xué)模式的同時還應(yīng)結(jié)合校企合作模式，通過學(xué)籍檔案工作可以把凸顯綜合素質(zhì)并凸顯技能鍛造的教育過程記載下來。可見，學(xué)籍檔案管理對于教學(xué)評估有較大的作用，它能夠直觀地反映教學(xué)質(zhì)量和教育水平。
3.學(xué)籍檔案記載著一個學(xué)生在校時的各方面情況，幾乎就如一張名片，一張好的名片有助于學(xué)生的就業(yè)，因此，對于促進高等院校的畢業(yè)生就業(yè)這一程度而言，學(xué)籍檔案管理工作也比較重要。再加上目前科技信息化水平已經(jīng)達到一個高度，用人單位對人才檔案也隨之提出了更高的要求，逐漸轉(zhuǎn)向于電子信息檔案，用人單位考察畢業(yè)學(xué)生往往會參考學(xué)籍檔案。而于學(xué)生而言，就應(yīng)該不斷完善自己，以通過重重考核。
三、高等院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中的不足
隨著高等院校的擴招，在校學(xué)生的增多，高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的問題也越顯得重要。但是遇到的問題也越來越突出。具體主要體現(xiàn)在以下幾點：
1.學(xué)籍檔案管理工作人員態(tài)度不認真
學(xué)生在校期間的各方面情況通通記錄在了學(xué)籍檔案中，學(xué)籍檔案也因此成為了用人單位用人時的考慮因素。但在學(xué)籍管理過程中，會出現(xiàn)相關(guān)工作人員工作馬虎的情況，主要表現(xiàn)在填寫太隨意，字跡潦草，內(nèi)容不統(tǒng)一，評價不客觀等方面，從而導(dǎo)致原始檔案喪失真實性與完整性，實現(xiàn)不了學(xué)籍檔案原本的作用。
2.學(xué)生對個人檔案的意識性不強
學(xué)生沒有意識到個人檔案的重要性，對待個人檔案不認真，在填寫自己情況，字跡不公正，總結(jié)不認真，三言兩語地應(yīng)付完，典型的是在寫思想與生活表現(xiàn)時，不僅內(nèi)容太片面，而且表述都有問題，甚至還會出現(xiàn)錯別字。另外，在畢業(yè)離校后，由于不大在意學(xué)籍檔案的保管，可能會造成檔案丟失。
3.電子檔案管理不到位
目前，計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正在快速發(fā)展，學(xué)籍檔案的管理逐漸傾向于信息化與系統(tǒng)化，因此，對于學(xué)籍檔案的管理提出了更高的要求，僅僅利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)學(xué)籍檔案顯得比較落后。但是，目前的情形是，相對于電子檔案而言，大多數(shù)高校更為傾向于紙質(zhì)檔案，導(dǎo)致學(xué)籍檔案容易丟失。
四、加強高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的具體措施
學(xué)生檔案管理具有一定的特殊性，并且是尤為重要的一項工作，為此，可以采取傳遞檔案制度化、管理逐步現(xiàn)代化、檔案人員專業(yè)化、檔案材料規(guī)范化、強化領(lǐng)導(dǎo)力量和責任意識管理這“五化”對策，從而促進高等院校完成人才培養(yǎng)目標和教育目標。
1.深刻體會學(xué)籍檔案的重要性。
學(xué)生學(xué)籍檔案記載著學(xué)生的重要信息，全體師生都應(yīng)該意識到其重要性。一方面，對于學(xué)生學(xué)籍管理的工作人員，應(yīng)該建立相應(yīng)的考核機制，并提供給他們專業(yè)培訓(xùn)的機會，實現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍管理工作的價值。另一方面，學(xué)校應(yīng)帶動其它各個部門參與管理工作，使得學(xué)籍檔案管理工作取得更好的效果。
2.加強學(xué)籍檔案工作管理規(guī)范化
學(xué)籍檔案管理工作主要是整理學(xué)生在校期間的各種材料，提供學(xué)籍檔案的利用。學(xué)籍檔案管理工作是一個動態(tài)的過程，要求這個過程標準、規(guī)范并科學(xué)，為了使得學(xué)籍管理工作達到這一水平，實現(xiàn)學(xué)籍檔案的價值，確保學(xué)生身心健康成長，素質(zhì)全面發(fā)展，需要建立一套完備的學(xué)籍檔案管理制度來規(guī)范整個工作過程。
3.加強學(xué)籍檔案信息化。
如今，網(wǎng)絡(luò)與計算機幾乎已經(jīng)進入了家家戶戶的生活與工作，學(xué)籍檔案管理越來越趨向于信息化。學(xué)籍檔案管理工作也應(yīng)與現(xiàn)代靠攏，對學(xué)姐檔案信息化管理引起重視，強力支持管理信息化。高校學(xué)籍檔案管理部門可以利用網(wǎng)絡(luò)來創(chuàng)建一個信息平臺，把學(xué)生的學(xué)籍檔案整理好并存放在這一信息平臺上，為個人或單位查詢資料提供方便。
4.強化學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)。
一方面，學(xué)籍管理人員自身應(yīng)該努力完善自己。在業(yè)務(wù)上，學(xué)籍管理人員應(yīng)該努力加強自己的工作能力，不僅要擅長實踐操作，還應(yīng)努力學(xué)習(xí)理論知識，牢牢掌握專業(yè)技能，不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力；在思想政治上，檔案管理人員應(yīng)認真學(xué)習(xí)黨的路線、方針以及政策，做到愛崗敬業(yè)，并認真學(xué)習(xí)工作相關(guān)法律，樹立正確的人生觀與世界觀。另一方面，學(xué)校不僅要努力做好學(xué)籍管理人員的思想工作，穩(wěn)定情緒，多給予他們一些生活上與工作上的關(guān)心，以使他們能夠?qū)Ｐ摹⑻嵉墓ぷ鳎€需要加強對學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進一步提升他們的業(yè)務(wù)能力，同時提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)。
5.做好學(xué)籍檔案管理工作， 提供滿意服務(wù)
目前，學(xué)籍檔案管理在畢業(yè)階段進行得有些雜亂無章。學(xué)生在即將離校時，往往需要轉(zhuǎn)走檔案，新生入校時會轉(zhuǎn)進檔案，此時工作會顯得比較繁重，因此有一套專門的程序來規(guī)范學(xué)籍檔案的流動，并不能隨意轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出，盡量在畢業(yè)時就安排好檔案的進出，以避免工作扎堆。一方面要服務(wù)于學(xué)校。學(xué)籍檔案有助于學(xué)校各項工作的進行，學(xué)校辦學(xué)離不開學(xué)籍檔案管理，做好學(xué)籍檔案管理工作有助于學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的提高。學(xué)籍檔案可以為學(xué)校提供查詢服務(wù)，學(xué)校通過查詢部分學(xué)籍檔案，可以大致總結(jié)出某一階段的教學(xué)水平，從而制定出有針對性的教學(xué)檔案，以期辦學(xué)水平再上一個臺階。技師院校的學(xué)籍檔案還能夠起到招生宣傳的效果，生源的數(shù)量以及各專業(yè)的招生人數(shù)、畢業(yè)生分配去向及社會對其給予的評價等在學(xué)籍檔案里有所記載，學(xué)校在實施招生計劃時，可以適當?shù)亟栌眠@些內(nèi)容，做好招生宣傳，吸收優(yōu)質(zhì)生源。另一方面學(xué)籍檔案要為學(xué)生服務(wù)在畢業(yè)離校后，學(xué)生會經(jīng)常需要用到學(xué)籍檔案，以下是需要利用學(xué)籍檔案的幾種主要情況：
一是辦理繼續(xù)深造時 如今，就業(yè)難問題愈演愈烈，因此，專科學(xué)生傾向于升本，本科學(xué)生忙著考研或留學(xué)。在這種情況下，這些學(xué)生申請報名時往往需要用到學(xué)籍檔案，因為無論你申請的是哪所學(xué)校，它們都需要了解你的相關(guān)資料，如：原就讀學(xué)校蓋章的高考成績和大學(xué)時期的成績，畢業(yè)證明以及學(xué)位證明。而如果是出國留學(xué)，國外的一些學(xué)校除了需要以上的資料以外，通常還需要了解學(xué)生更為全面的信息，如：學(xué)生在原就讀學(xué)校的思想政治表現(xiàn)、紀律表現(xiàn)以及學(xué)校推薦信，這些都離不開學(xué)籍檔案。
二是辦理免修課程 有些學(xué)生可能會出國深造，而在國外的學(xué)校學(xué)習(xí)的某些課程可能會與原就讀學(xué)校的課程重復(fù)，也可能與某些學(xué)生自修或自考時的課程相同，這種情況下，學(xué)生可以申請免修課程，而申請免修課程需要學(xué)生在原就讀學(xué)校的該門課程的成績證明，這就需要從學(xué)籍檔案里面查詢。
三是補辦畢業(yè)證明書。
部分學(xué)生未保管好畢業(yè)證，導(dǎo)致畢業(yè)證丟失時，需要進行重新辦理，而補辦手續(xù)需要一些材料，如：錄取證明、成績單、畢業(yè)證號。
另外學(xué)籍檔案要為社會服務(wù)。一方面，社會往往會從學(xué)生的政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)以及身體素質(zhì)來考察他們，而這些考察因素都要通過查詢學(xué)籍檔案來了解，而且學(xué)籍檔案可以使造假文憑無所遁形，因此，通過學(xué)籍檔案可以辨別人才，挑選真正人才。另一方面，對于學(xué)生而言，學(xué)籍檔案也是學(xué)生人際交往與就業(yè)的一張名片，以便于學(xué)生更好地向社會推薦自己。
五、結(jié)語
總之，學(xué)生學(xué)籍管理就是一項比較復(fù)雜的工作。因此，為了提升此項工作的質(zhì)量，確保學(xué)籍檔案的真實性與完整性，從而充分實現(xiàn)其服務(wù)價值，工作人員一方面需要不斷創(chuàng)新，不斷改進工作方法，使之與現(xiàn)代化接軌，另一方面，工作人員還應(yīng)該深刻認識到此項工作的重要性，增強責任意識，明確工作職責，專心、熱情地投入工作。（作者單位：湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院）
參考文獻：
關(guān)鍵詞：人才培養(yǎng)目標 學(xué)籍檔案 學(xué)生學(xué)籍管理
高職教育以培養(yǎng)高素質(zhì)技能型人才為己任。構(gòu)建現(xiàn)代職業(yè)教育體系的切入點是實現(xiàn)中高職銜接，尤其是在招生與考試制度、課程與教材體系、專業(yè)教學(xué)標準、教育教學(xué)過程、人才培養(yǎng)模式、教師培養(yǎng)培訓(xùn)、不同層次交際間合作、教育質(zhì)量評價體系、行業(yè)指導(dǎo)和企業(yè)參與體系、實訓(xùn)條件技術(shù)水平等方面實現(xiàn)緊密銜接。顯然，對于大批升格或合并的高職院校來說，學(xué)生管理工作和學(xué)生學(xué)籍管理必須服務(wù)于高職教育的人才培養(yǎng)目標。以人才培養(yǎng)目標為視角，創(chuàng)新學(xué)生學(xué)籍管理機制成為新的課題。
1 高職學(xué)生學(xué)籍檔案管理的特征
1.1 應(yīng)用性 從人才培養(yǎng)模式、目標和任務(wù)去看，高職院校主要培養(yǎng)一線中急需的技能型、應(yīng)用型人才，這必然決定了高職院校學(xué)生檔案，除了主要記載普通高校學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活情況、成績材料，以及黨、團材料之外，更加重要的是學(xué)生專業(yè)技能檔案、藝術(shù)素養(yǎng)檔案、綜合素質(zhì)考核檔案等集中反映的應(yīng)用性為主的檔案特征。
1.2 多樣性 延安高職院校的生源主要由三類學(xué)生構(gòu)成：即三年制普高生、五年一貫制高職生、“ 3+2”轉(zhuǎn)入學(xué)生。而且，高職院校出于多種考慮，紛紛從省外生源市場爭奪優(yōu)質(zhì)生源，使得學(xué)生的來源地更加豐富。生源地區(qū)的多樣性和差異性決定了高職院校檔案的多樣性。
1.3 周期性 高職院校學(xué)生檔案除了隨高考招生而來又隨著學(xué)生畢業(yè)就業(yè)而走的學(xué)生檔案的特征之外，又因其學(xué)制短、流動性強、穩(wěn)定性差，使得周期性的特點更為突出。
2 學(xué)生學(xué)籍檔案管理的重要性
2.1 學(xué)籍檔案的利用是整個檔案利用工作的關(guān)鍵 檔案工作的靈魂是提供利用。主要為學(xué)生就業(yè)、參軍、考級考證、入黨、資助等提供學(xué)歷證明或在校情況。學(xué)籍檔案管理工作就顯得尤為重要。某種意義上講，高職教育就是就業(yè)教育，學(xué)籍檔案及其利用對學(xué)生就業(yè)及創(chuàng)業(yè)攸關(guān)重要。
2.2 學(xué)籍檔案工作是驗證高職教育人才培養(yǎng)目標和教育質(zhì)量和水平的關(guān)鍵 高職教育是以培養(yǎng)一線所需的高素質(zhì)高技能人才為目標任務(wù)，學(xué)生學(xué)籍檔案記載著在校期間學(xué)院教學(xué)、教育過程。高職教育必須走產(chǎn)學(xué)研結(jié)合，以服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟，凸顯產(chǎn)業(yè)特色的辦學(xué)路子，工學(xué)結(jié)合、校企合作成為主要的教學(xué)模式；凸顯綜合素質(zhì)，凸顯技能鍛造的過程教育和過程記載。因此，學(xué)籍檔案工作記載教學(xué)教育過程，驗證著教學(xué)質(zhì)量和教育水平，成為重要的考核評估依據(jù)。
2.3 學(xué)籍檔案工作是為高職院校畢業(yè)生就業(yè)搞好服務(wù)的關(guān)鍵 學(xué)籍檔案就如人際交往的一張“名片”，名片效應(yīng)往往產(chǎn)生事半功倍的效果。隨著科技信息化水平的提高，用人單位對人才檔案需求趣向電子化發(fā)展。要求更高，畢業(yè)生要實現(xiàn)自己的價值，就要經(jīng)受社會的考驗和挑選。學(xué)籍檔案記載的所有內(nèi)容，是用人單位必須考察的材料。提供的材料越充實，得到的保障就越有利。
3 服務(wù)人才培養(yǎng)目標的高職學(xué)生學(xué)籍檔案管理的舉措
針對學(xué)生檔案管理的特征及重要性，采取“五化”對策，即強化領(lǐng)導(dǎo)力量和責任意識管理、檔案人員要專業(yè)化、檔案材料要規(guī)范化、傳遞檔案要制度化、管理逐步現(xiàn)代化，以期有助于高職人才培養(yǎng)和教育目標的實現(xiàn)。
3.1 人才培養(yǎng)目標引領(lǐng)，強化領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用 學(xué)生檔案是全面反映院校培養(yǎng)教育學(xué)子，提高其綜合素質(zhì)的第一手資料，是校方舉薦畢業(yè)生升學(xué)就業(yè)的權(quán)威性材料，也是學(xué)生走出校門，參與社會工作的重要依據(jù)。誠然，沒有堅強的具體領(lǐng)導(dǎo)，就沒有持久的強有力的工作措施。院校領(lǐng)導(dǎo)與全體教職工都要強化學(xué)生檔案意識，自覺支持做好、做精學(xué)生檔案工作。首先，院校要把學(xué)生檔案管理工作納入議事日程，納入職能部門的目標管理，把學(xué)生檔案建設(shè)當作院校一項重大的基礎(chǔ)性工作常抓不懈。在布置、檢查、總結(jié)學(xué)生管理工作的同時，要布置、檢查、總結(jié)學(xué)生檔案工作。其次，“業(yè)精于勤而貴于專”，要在學(xué)工部編配懂業(yè)務(wù)、會管理的負責人專門分工管理檔案隊伍管理和檔案建設(shè)工作，非常必要和重要。第三，要認真落實當前檔案管理中專職人員、經(jīng)費、設(shè)備等幾個急需解決的問題，做到人員落實，目標落實，責任落實，經(jīng)費到位，設(shè)備到位。
3.2 檔案管理人員要專業(yè)化 任何事業(yè)的振興，關(guān)鍵在于人才；沒有專業(yè)人才，就沒有專業(yè)化創(chuàng)新，更不會創(chuàng)造出專業(yè)化成果。檔案員落實到位，可采取送出去、請進來的辦法。對學(xué)生管理部門的有關(guān)人員和檔案員進行專業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)基本知識，掌握檔案管理與現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)容和手段，取得檔案員資格證書后方可上崗。對專職檔案員，要列入保密人員系列，要嚴格制度，明確職責，實行目標管理，誠心實意為生服務(wù)，在實踐中不斷提高管理水平。通過培訓(xùn)組建起一支覺悟高、作風硬、業(yè)務(wù)精，比較穩(wěn)定的檔案隊伍。
3.3 檔案材料整理規(guī)范化 在檔案專業(yè)隊伍組建的同時，院校學(xué)工部要依據(jù)學(xué)生檔案收集整理之總體工作量，作出詳細計劃安排，集中力量，統(tǒng)一時間，統(tǒng)一目標，統(tǒng)一要求，對現(xiàn)存學(xué)生檔案進行一次徹底的收集整理。應(yīng)由學(xué)工部協(xié)調(diào)各系部領(lǐng)導(dǎo)具體負責，以專職檔案員為中心，配合班主任、輔導(dǎo)員嚴格按照檔案管理中的有關(guān)規(guī)定，限期高質(zhì)量、高水平地完成學(xué)生檔案重新收集整理，徹底改變學(xué)生檔案“散、亂、差”局面，為今后檔案管理的現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)。具體設(shè)想是：檔案材料要完整（涵高中材料）；事實要真實；評定要公正；紙張要統(tǒng)一；書寫要規(guī)范；字跡要工整。除傳真件需復(fù)印存檔外，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。特別是學(xué)生所參與的各種社會實踐材料，學(xué)生優(yōu)秀模范材料，處分材料和等級證書、資格證書、競技獲獎證書、發(fā)明創(chuàng)造證書等復(fù)印件，建議應(yīng)全部列入收集歸檔范圍。學(xué)年度班主任、輔導(dǎo)員鑒定要根據(jù)學(xué)生實際，盡量能真實地反映出各個學(xué)生的正能量和德、智、能、績特點。檔案材料整理基本結(jié)束后，要按時序裝入正規(guī)檔案袋，填寫封面目錄，做到內(nèi)外名稱一致，順序一致。一定要經(jīng)校方組織專門人員認真驗收、認同，最后交由專職檔案員，按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一管理。從此，按年度階段性收集整理，妥善保管和傳遞利用等。
3.4 檔案利用傳遞要制度化 經(jīng)驗教訓(xùn)我們，檔案傳遞千萬不能馬虎。稍有不慎，就會釀成難以彌補的損失或困難。凡需調(diào)出、轉(zhuǎn)入的學(xué)生檔案，必須嚴格按照保密制度規(guī)定的程序進行。如填寫傳遞單-填寫轉(zhuǎn)檔登記-嚴密包封-通過機要傳遞-檢查收存回執(zhí)-回執(zhí)來退的應(yīng)在一月之內(nèi)及時催查。一定要注意接收單位是否具備文件規(guī)定的“縣（處）級以上的組織人事部門或縣級（含縣級）以上人才交流服務(wù)中心”等具有管理檔案資格的機構(gòu)。若用人單位不具備保管條件的，應(yīng)送所在地的人事部門所屬的人才交流服務(wù)中心保管。這樣，可有效避免檔案傳遞中檔案丟失現(xiàn)象的發(fā)生。在前面所述中，重新收集建檔中，對畢業(yè)生檔案中能夠體現(xiàn)其德、智、能、績的綜合材料，如學(xué)生成績表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生實習(xí)鑒定等最基礎(chǔ)性的材料，可搞一式兩份，其中一份存檔，另一份存放于學(xué)生的學(xué)籍檔案中。便于個別學(xué)生檔案丟失后，作為重新建檔的依據(jù)。同時也可有效地避免或杜絕個人利用重新建檔之機，做假材料、開假證明，涂改材料等事件的發(fā)生。
3.5 管理手段現(xiàn)代化 任何事業(yè)如逆水行舟，不進則退。當前已進入信息現(xiàn)代化時代，隨著職教事業(yè)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)革命也為院校學(xué)生檔案建設(shè)手段現(xiàn)代化提供了可靠保證。面對學(xué)生檔案數(shù)量增大，項目增多，質(zhì)量要求趨高，流動方向多樣化、流動速度加快，存放時間變短，就業(yè)方式多元化，投寄單位眾多等特點，原有的學(xué)生檔案建設(shè)與管理手段顯然已不適應(yīng)巨變的形勢。加快推進院校學(xué)生檔案建設(shè)與管理手段的現(xiàn)代化，確實成為時代之要求，改革創(chuàng)新之必須。院校應(yīng)舍得投資，與時俱進，充分利用現(xiàn)有之人才、設(shè)施，搶抓機遇，創(chuàng)新工作，以生為本，追求卓越，逐步實現(xiàn)學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化。
總之，學(xué)生檔案管理工作是院校管理工作的重要組成部分，是一項十分繁瑣、量大面寬的基礎(chǔ)性工作。“始于至誠、終于至善”。通過強化指導(dǎo)、責任問究，組建專業(yè)隊伍，專業(yè)培訓(xùn)，重視收集整理，傳遞建制，手段現(xiàn)代化等科學(xué)開創(chuàng)工作，緊貼高職人才培養(yǎng)目標，切實發(fā)揮學(xué)生學(xué)籍檔案的重要作用。
參考文獻：
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關(guān)鍵詞：職業(yè)學(xué)院；學(xué)生檔案；管理；策略
中圖分類號：G718 文獻標識碼：B文章編號：1672-1578（2015）04-0033-01
隨著國家對職業(yè)院校的重視，職業(yè)院校無論從招生規(guī)模還是學(xué)校管理等方面都面臨著新的形勢和要求，特別是管理理念和手段的發(fā)展，也給職業(yè)院校管理帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。而學(xué)生檔案管理工作本身就是一項涉及社會機構(gòu)多個方面的服務(wù)性工作，尤其是高職院校的檔案管理，更是涉及學(xué)生個體和高校整體的重要工作，不管是學(xué)生的學(xué)歷認證、考評、就業(yè)，還是未來的晉級和提干，都離不開學(xué)籍和檔案，所以這是一項關(guān)乎學(xué)生現(xiàn)在和未來的重要工作，作為學(xué)生學(xué)籍檔案管理的主要負責人的輔導(dǎo)員要緊跟時代步伐要求，積極改革創(chuàng)新，為學(xué)生檔案管理服好務(wù)。
1.加強對學(xué)籍檔案管理工作的重視
隨著社會發(fā)展和用人單位對高校畢業(yè)生要求越來越高，對畢業(yè)生鑒定的一個最重要也是最直觀的方法就是看畢業(yè)生的學(xué)籍檔案情況，高職院校的學(xué)籍檔案充分體現(xiàn)了學(xué)生在校的實際表現(xiàn)情況，所以占據(jù)院校管理工作的重要地位。輔導(dǎo)員作為學(xué)生學(xué)籍檔案管理人員，要充分認識到自身工作的重要意義，正確認識學(xué)籍檔案管理對院校順利發(fā)展的重要性，而且要認識到當前信息技術(shù)等手段的影響，以及學(xué)生社會實踐、頂崗實習(xí)等非在校或非考試內(nèi)容等新形勢，對學(xué)生學(xué)籍檔案管理帶來的新變化和新要求，積極提高自身管理素養(yǎng)，采用科學(xué)合理的方式管理檔案，并有效利用，全面推進學(xué)校各項管理工作的有序發(fā)展。同時，要強化管理意識，要求輔導(dǎo)員在管理學(xué)籍檔案的過程中，一定要認真負責，嚴格把關(guān)，細致做好建檔工作，規(guī)范遵守學(xué)籍檔案移交和保存制度，杜絕弄虛作假、敷衍了事。此外，要加強普及檔案知識，提高學(xué)生認真對待自己檔案的意識，讓學(xué)生認真填寫每一份資料，盡量避免在將來就業(yè)時因檔案問題出現(xiàn)麻煩。
2.提高學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范性
學(xué)籍檔案是跟隨學(xué)生一生的、具有考察功能和利用價值的文字性資料，其中主要包括：成績單、考核表、學(xué)籍表、畢業(yè)登記信息等，真實有效的記錄了每一位學(xué)生的成長經(jīng)歷。由此可見，學(xué)籍檔案是反饋教學(xué)質(zhì)量的重要載體，也是學(xué)校教學(xué)工作的重要記錄，我們要不斷提高和強化對學(xué)籍檔案的重視程度，完善學(xué)生的學(xué)籍檔案，力求做到真實和完整，充分發(fā)揮學(xué)籍檔案應(yīng)有的作用，體現(xiàn)學(xué)籍檔案的真實價值。輔導(dǎo)員在建立學(xué)籍檔案時，應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，并要求各部門對學(xué)生的基本信息進行及時完善和更新，并認真考核和鑒定，給出客觀公正的考核意見，用詞用語要準確。所有需要手工填寫的材料一律采用碳素墨水和黑色簽字筆填寫，并保證內(nèi)容真實、字跡工整、內(nèi)容準確、無隨意涂改等現(xiàn)象，全面提高學(xué)籍檔案的利用率和有效率。此外，由于高職院校的學(xué)生人數(shù)較多、類型較廣，并具有多元化、開放性、多層次性等特征，所以高職學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作不但要具有很強的開放性，還要有周期性、重復(fù)性，比如，學(xué)校中經(jīng)常出現(xiàn)學(xué)生中途休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等變化，使得日常管理工作量增大，再加上學(xué)籍檔案管理本身就比較復(fù)雜，且直接關(guān)系到學(xué)生的切身利益，所以作為學(xué)校管理者，應(yīng)注重完善學(xué)籍檔案管理制度，提高檔案管理的規(guī)范性和政策性，這是高職學(xué)校管理工作的重要方面，做好此項工作，有助于推進教育體制改革的全面發(fā)展。
3.采用信息技術(shù)加強管理工作
隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，推進院校學(xué)籍檔案管理工作的信息化與科學(xué)化，成為高職院校管理工作發(fā)展的必然趨勢。然而從實際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，很多高職院校學(xué)生學(xué)籍管理也在走數(shù)字化的道路，但開展的程度達不到形勢的發(fā)展要求，很多輔導(dǎo)員在實際管理中存在著不同程度的問題。作為高職院校輔導(dǎo)員，更要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，加強各項管理工作，以此為管理的工具和載體，提高學(xué)生學(xué)籍檔案的管理效率。同時要加強學(xué)籍檔案管理部門和院校其他各部門之間的聯(lián)系與對接，建立統(tǒng)一規(guī)劃的操作平臺，最大限度的節(jié)約學(xué)校資源，減少不必要的浪費，提高院校管理工作的效率。在推行檔案電子化進程的過程中，要做到電子文檔與紙質(zhì)檔案共存，同步更新和完善，實現(xiàn)檔案的雙重保障，防止因意外而造成數(shù)據(jù)丟失。在信息化建設(shè)過程中，要充分利用網(wǎng)絡(luò)資源進行信息采集，對于從網(wǎng)上錄取學(xué)生的學(xué)校，要與教育部高校學(xué)歷電子注冊系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)直接從檔案庫中下載學(xué)生的信息資料。例如，通過網(wǎng)絡(luò)中的學(xué)籍管理系統(tǒng)，可以錄入學(xué)生的姓名、年齡、專業(yè)、身份證號碼、學(xué)籍變動等基本信息，還可以借助音頻功能錄入學(xué)生的照片和音容笑貌，使學(xué)生在畢業(yè)后可以根據(jù)企業(yè)需求發(fā)送自己的檔案信息，給予企業(yè)更加直觀的印象，提高學(xué)生的就業(yè)率。此外，在學(xué)生各項成績管理方面，也可以通過現(xiàn)代化信息技術(shù)加強管理，通過網(wǎng)絡(luò)上傳學(xué)生的成績查詢信息，不但可以減輕管理者的工作量，還可以及時反饋學(xué)生的學(xué)習(xí)情況。因此，必須根據(jù)院校的實際情況建立完善的網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍管理系統(tǒng)，在各部門、各院系中進行數(shù)據(jù)共享，也可以在結(jié)合自身特點的前提下，完善現(xiàn)有的軟件系統(tǒng)功能，從而滿足院校學(xué)籍檔案管理的要求，或者可以采用引進先進學(xué)籍管理軟件的方式，在不斷積累經(jīng)驗的過程中推動院校學(xué)籍檔案管理數(shù)字化的進程。
4.從整體上提高輔導(dǎo)員綜合素養(yǎng)
由于輔導(dǎo)員是高職院校學(xué)籍檔案的管理人員，所以要系統(tǒng)掌握相應(yīng)的檔案管理知識，并具有扎實的檔案管理能。眾所周知，理論與實踐密不可分，任何理論都來源于實踐，檔案管理工作亦是如此，作為輔導(dǎo)員，首先要全方位的掌握檔案管理的基本知識與技能，不斷提高自身的綜合素養(yǎng)。特別是當前學(xué)籍管理網(wǎng)絡(luò)化的大趨勢下，輔導(dǎo)員作為學(xué)生學(xué)籍檔案管理主要負責人，就必須要通過參加培訓(xùn)和自學(xué)等途徑，不斷提高自身計算機操作水平以及各種電腦管理軟件的應(yīng)用能力，從整體上提高自身的檔案管理水平和能力，適應(yīng)新形勢下學(xué)生檔案管理的要求；其次，輔導(dǎo)員在收集、整理、保管檔案資料時，一定要伴隨分析、探究、判斷、綜合等各種研究活動，只有不斷深入調(diào)研，才能在實踐操作過程中發(fā)現(xiàn)問題、分析問題，并自主解決問題，也只有這樣才能進一步適應(yīng)學(xué)生學(xué)籍檔案管理的新變化和新要求；其三，輔導(dǎo)員要不斷提高自身的思想政治覺悟，加強保密意識，在做好本職工作的同時，為領(lǐng)導(dǎo)解決服務(wù)問題。實際上，檔案管理工作效率的高低，不但要做好相關(guān)記錄，而且要充分利用學(xué)籍檔案，發(fā)揮其優(yōu)勢作用。因此，要想適應(yīng)新形勢下職業(yè)院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的要求，無論從學(xué)院層次還是從輔導(dǎo)員自身都要認識到管理者綜合素養(yǎng)的重要性，并為輔導(dǎo)員們提供各種途徑加強培訓(xùn)，同時輔導(dǎo)員個人也要積極參與學(xué)習(xí)，從整體上提高自身管理的素養(yǎng)。
總之，作為高職院校的輔導(dǎo)員，一定要認識到高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的新形勢和新要求，從思想上高度重視學(xué)生學(xué)籍檔案管理的重要性，并在實際的管理過程中積極采用科學(xué)合理的管理方法，適應(yīng)社會發(fā)展需求，不斷完善學(xué)籍檔案的管理制度，強化信息資源的開發(fā)與利用，逐步提升管理效率，真正做好高職院校學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作。
參考文獻：
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【關(guān)鍵詞】學(xué)生；學(xué)籍檔案；檔案管理
學(xué)籍檔案記載了每個學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達到學(xué)識水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級學(xué)生花名冊；（3）學(xué)生在籍注冊表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、退學(xué)、出國等學(xué)籍變動情況登記表；（6）對學(xué)生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理條例的各種文件；（8）實結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報審批表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。
學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題
1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。
2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。
4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等。
二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議
1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機會，并在經(jīng)費、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。
2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務(wù)的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責等各項規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。
3．加強隊伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標準，還要懂得計算機管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業(yè)道德。
4．大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責。有條件的高校可建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計算機網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認證、出國留學(xué)等提供有效信息。
總之，學(xué)籍檔案與個人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。
【參考文獻】
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（一）學(xué)生檔案管理重視不夠，制度不健全。
學(xué)生檔案是高校檔案的一部分，然而一些高校僅對學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作較為重視，卻忽略了學(xué)生檔案的重要性。還有些學(xué)校認為“學(xué)生檔案是跟著學(xué)生走的，學(xué)生畢業(yè)了就與學(xué)校無關(guān)了”，所以沒必要對學(xué)生檔案進行過多的管理，在學(xué)校議事日程中對于學(xué)生檔案管理工作也很少提。不但不將學(xué)生檔案管理工作的優(yōu)劣作為檔案管理部門業(yè)績評比的標準，也不對學(xué)生檔案管理工作進行必要的檢查監(jiān)督和指導(dǎo)，更是缺乏領(lǐng)導(dǎo)的重視，沒有相關(guān)的制度建設(shè)，管理體制也不完善，一些學(xué)校甚至沒有專職的學(xué)生檔案管理人員。
（二）學(xué)生檔案管理手段落后，程序不夠規(guī)范。
雖然如今已是信息化數(shù)字化時代，檔案管理方面也有了改善，無論是檔案管理的內(nèi)容還是服務(wù)方式及手法都比以往有了突飛猛進的變化，但是一些高校的檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣了老舊的手工操作方法來進行檔案管理和文書的分類，雖然操作熟練，但遠不及現(xiàn)代化辦公手段的速度。由于一些高校建立時間不長，一些管理工作還沒有步入正軌，還沒有科學(xué)規(guī)范的管理制度，相應(yīng)的檔案管理方法也落后，程序也不規(guī)范。
（三）學(xué)生檔案數(shù)量龐大，深度開發(fā)利不到位。
一些學(xué)校盡管已經(jīng)提出了建設(shè)信息化檔案館，但是落到實際上就不盡人意，學(xué)校各個部門的檔案信息資源沒能有效的整合，也沒有做到深加工、細致化檔案信息，更別說從學(xué)校的檔案信息資源中提煉出有結(jié)論性并且有規(guī)律的數(shù)據(jù)資料，所以這些檔案資源就無法對教學(xué)管理、教學(xué)改革、領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。如今一些用人單位需要學(xué)生提供檔案來辦理相關(guān)手續(xù)，但是由于檔案具有保密性，嚴重制約了用人單位工作的開展，讓檔案管理者也是無奈。
（四）學(xué)生檔案管理經(jīng)費投入不足，發(fā)展緩慢。
如今高校不斷擴大招生規(guī)模，學(xué)生增加了，學(xué)生檔案管理工作也隨之增加，然而學(xué)校在學(xué)生檔案管理方面投入的經(jīng)費并不夠，這讓學(xué)生檔案管理工作很是被動，不能與其他部門建立統(tǒng)一的管理平臺，使學(xué)生檔案管理工作無法順利的開展。檔案信息化建設(shè)的人才缺乏也是高校檔案管理工作的困難之一，制約著高校檔案信息化進展的腳步。高校檔案工作不像經(jīng)濟領(lǐng)域一樣能產(chǎn)生立竿見影的社會與經(jīng)濟效益，所以理解與支持檔案工作的人較少。這些客觀與人為因素嚴重影響了高校檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理的進程。
（五）畢業(yè)生檔案傳遞方式原始，管理落后。
隨著高校畢業(yè)生就業(yè)制度改革，畢業(yè)生實行雙向選擇，自主擇業(yè)。畢業(yè)生生源地的人事部門沒有保管畢業(yè)生檔案的權(quán)利和責任，畢業(yè)生的檔案在兩年擇業(yè)期內(nèi)由人才市場、人才交流中心或畢業(yè)學(xué)校待管，待畢業(yè)生落實就業(yè)單位后再將其檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)單位。這樣就導(dǎo)致畢業(yè)生學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)復(fù)雜，導(dǎo)致一些學(xué)生檔案丟失。嚴重影響了學(xué)生的就業(yè)前景。
二、高校學(xué)生檔案管理工作的改善對策
（一）重視學(xué)籍檔案管理，提高人員素質(zhì)。
加強高校領(lǐng)導(dǎo)以及教職人員的檔案意識，將學(xué)生檔案管理工作當成學(xué)校的一項基礎(chǔ)工作。學(xué)校要認真落實檔案管理所需的人員、經(jīng)費、設(shè)備等問題，做到人員到位、經(jīng)費到位、設(shè)備到位。選拔“業(yè)務(wù)精、素質(zhì)高、覺悟高”的人員充實到檔案管理隊伍中，積極加強檔案管理人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，充分利用計算機輔助檔案管理，建立學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫，進而全面提高檔案管理水平和服務(wù)水平，使學(xué)校學(xué)生檔案工作跟上辦公自動化的步伐，為學(xué)校教學(xué)。科研和其他工作服務(wù)。
（二）完善學(xué)籍檔案內(nèi)容，提高檔案質(zhì)量。
只有收集好學(xué)生的各類資料，才能確保學(xué)生檔案材料的完整性，也能更全面更直接的反應(yīng)出學(xué)生在校期間的能力。學(xué)生檔案資料收集能否齊全完整，一方面，定期對檔案資料進行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強化檔案管理，根據(jù)學(xué)生學(xué)習(xí)生活特點，增設(shè)“信用檔案”、“心理健康材料”內(nèi)容，充分反映學(xué)生個性化發(fā)展特征。注意收集反映學(xué)生成長進步的材料。包括學(xué)生的個人作品、榮譽證書、資格證書等方面，充分反映學(xué)生多方面的潛能。
（三）充分開發(fā)學(xué)籍檔案信息資源，提高服務(wù)利用價值。
學(xué)生檔案信息資源的開發(fā)與利用，我們應(yīng)堅持按規(guī)章制度辦事，注重改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動、準確、迅速。努力開發(fā)檔案的教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉(zhuǎn)化為以開發(fā)利用為主。要加強檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)信息共享，就必須加強檔案基礎(chǔ)管理。檔案員在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫的同時，著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全的檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統(tǒng)、完整地提供，滿足學(xué)生檔案利用工作的需要。同時適應(yīng)社會需求的變化。尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高學(xué)生檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮學(xué)生檔案的作用。
（四）嚴格畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作，確保安全完整。
學(xué)生畢業(yè)季的檔案傳遞工作具有時間緊、流量大、涉及面廣等特點。所以要結(jié)合其特點設(shè)置科學(xué)合理的傳遞方式和周密的傳遞環(huán)節(jié)，參與傳遞的人員較多，要嚴格要求傳遞手續(xù)，來防止畢業(yè)生檔案的丟失。
一、技工學(xué)校學(xué)生檔案管理的一般特點
檔案是記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、學(xué)習(xí)和工作能力、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)、學(xué)習(xí)和工作成績等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用人才的重要依據(jù)。因此，許多技工學(xué)校根據(jù)《中華人民共和國檔案法》制訂了相應(yīng)的學(xué)生檔案管理的規(guī)定，并具有以下特點。
1.學(xué)生檔案歸檔范圍趨同。許多技工學(xué)校明確規(guī)定學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容為，學(xué)生在初中、高中（職高）畢業(yè)的相關(guān)材料、學(xué)生在校期間獲得的獎勵與處分材料、有關(guān)政治面貌的資料、學(xué)籍表、學(xué)生教育實習(xí)鑒定表、體檢登記表等。同時有些學(xué)校為了適應(yīng)學(xué)校學(xué)生管理的需要也規(guī)定了可以將“其他應(yīng)當歸檔的材料”作為歸檔內(nèi)容。但是由于這一規(guī)定過于模糊，操作性不強，學(xué)校基本上沒有此類檔案。
2.學(xué)生檔案表現(xiàn)介質(zhì)單一。許多技工學(xué)校規(guī)定，學(xué)生檔案歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應(yīng)完整、齊全、真實、文字清楚、對象明確，由承辦部門蓋章，注明形成材料的時間。學(xué)生檔案材料的載體一般應(yīng)使用16開規(guī)格的辦公用紙。文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水盒復(fù)寫紙書寫。除電傳材料須復(fù)印存檔外，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。由此可見，目前，技工學(xué)校學(xué)生檔案的表現(xiàn)介質(zhì)為紙質(zhì)檔案。
3.學(xué)生檔案利用規(guī)定嚴格。例如，技工學(xué)校一般都嚴格規(guī)定了只有管理者才有權(quán)查閱學(xué)生檔案，而學(xué)生無權(quán)查閱和借用檔案。學(xué)生只有在兩種情況下才能接觸到檔案，第一種情況是，在擇業(yè)期內(nèi)就業(yè)的學(xué)生可憑就業(yè)協(xié)議書復(fù)印件或用人單位調(diào)檔函調(diào)取檔案；第二種情況是，升學(xué)的學(xué)生可憑所升入學(xué)校開具的調(diào)檔函或錄取通知書調(diào)取檔案。當然，對于其他人員和組織要查檔案需履行相應(yīng)的手續(xù)方能查閱。
二、技工學(xué)校檔案管理創(chuàng)新的思路
眾所周知，學(xué)生檔案是反映學(xué)生個人經(jīng)歷、學(xué)歷、思想政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力素質(zhì)等情況的文字材料。因此，學(xué)生檔案管理工作應(yīng)當體現(xiàn)依法辦事、規(guī)范管理、服務(wù)學(xué)生、服務(wù)社會和專人負責的原則，并在此基礎(chǔ)上力求創(chuàng)新。
1.學(xué)生檔案信息收集應(yīng)當實用化。所謂實用，就是技工學(xué)校學(xué)生的檔案要能夠反映學(xué)生在校學(xué)習(xí)成長的過程和痕跡。過去，我們收集的學(xué)生信息基本上是靜態(tài)的信息，不能反映出學(xué)生的接受技工學(xué)校教育后素質(zhì)水平的進步，因此缺乏實用性。如果我們從實用化的維度思考學(xué)生檔案信息的收集，就會突破已有檔案管理理念的禁錮。使學(xué)生檔案信息的收集變得豐富起來。
2.學(xué)生檔案信息表現(xiàn)應(yīng)當多樣化。所謂多樣，就是應(yīng)用多種介質(zhì)反映學(xué)生成長信息。現(xiàn)在，已有成熟的電子化的管理系統(tǒng)可以記載有關(guān)學(xué)生的靜態(tài)信息。這為我們拓展記載學(xué)生成長信息介質(zhì)，提供了有利條件。因此，我們有必要重視利用影像等記錄手段，將學(xué)生的成長信息以多樣化的方式給予記載，這對于學(xué)生樹立學(xué)習(xí)信心，提高自我效能感；對于構(gòu)建學(xué)校教學(xué)資源，展示學(xué)校教育教學(xué)水平，促進學(xué)生就業(yè)有著積極的作用。
3.學(xué)生檔案信息服務(wù)應(yīng)當靈活化。所謂靈活化，就是要用現(xiàn)代檔案管理理念，重新審視我們的檔案管理規(guī)定，實現(xiàn)檔案管理在服務(wù)上的創(chuàng)新。提倡檔案管理服務(wù)是目前檔案管理改革的熱點。我們當然要將涉及學(xué)生權(quán)益的檔案信息加以妥善保密。但是，隨著檔案管理內(nèi)容的拓展，有些信息是有利于學(xué)生成長的。因此，需要我們將學(xué)生檔案中既有利于學(xué)生發(fā)展，又不侵害學(xué)生權(quán)益的信息提煉出來，靈活使用，以達到服務(wù)學(xué)生，服務(wù)社會的目的。
三、技工學(xué)校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的措施
技工學(xué)校的中心任務(wù)是為國家培養(yǎng)一線實用性技術(shù)人才。因此，技工學(xué)校學(xué)生檔案管理就應(yīng)著力從各個方面反映學(xué)生在校期間的成長歷程，將其既作為學(xué)校考察、培養(yǎng)學(xué)生的原始材料，更要作為推薦學(xué)生就業(yè)的重要憑證和手段。這是應(yīng)對競爭日趨激烈的就業(yè)用人市場挑戰(zhàn)，所必須予以重視的工作。
1.應(yīng)將反映學(xué)生技能水平的實習(xí)實踐作品作為學(xué)生檔案的內(nèi)容之一。反映學(xué)生技能水平的實習(xí)實踐作品，可以說是很多技工學(xué)校檔案管理的一個重要缺失。當然，這與我們長期以來，凡是檔案就應(yīng)保密的理念有關(guān)。正是這種理念，讓我們覺得學(xué)生實習(xí)實踐作品沒有保密價值，也就沒有必要歸檔了。我們看到，許多發(fā)達國家在學(xué)校檔案管理中，特別注重將反映學(xué)生成長經(jīng)歷的信息歸檔，予以長期保存，并將其作為反映學(xué)校文化底蘊的重要內(nèi)容。因此，作為培養(yǎng)高技能人才的技工學(xué)校，應(yīng)將學(xué)生實習(xí)實踐作品有選擇的加以歸檔。
2.應(yīng)將有利于學(xué)生就業(yè)的檔案信息整理復(fù)制，并向新生、學(xué)生家長和用人單位展示。學(xué)生檔案的高效使用關(guān)系著學(xué)校、學(xué)生、用人單位各方面的切身利益。所以，在遵循有關(guān)檔案管理規(guī)定的基礎(chǔ)上，將那些無需保密但有利于滿足學(xué)生和學(xué)校發(fā)展需要的檔案信息，有計劃的加以整理和復(fù)制，是技工學(xué)校檔案管理創(chuàng)新的必要措施。
3.應(yīng)將畢業(yè)生就業(yè)后能體現(xiàn)學(xué)生教育教學(xué)績效的信息，追加收錄到其檔案中。當前，終生教育已成為人民的共識，畢業(yè)生也是學(xué)校發(fā)展和在校生成長的重要資源。我們要破除“學(xué)生畢業(yè)，與學(xué)校無關(guān)的”看法。所以，我們建議，技工學(xué)院要重視畢業(yè)生發(fā)展信息的收集，這會提示畢業(yè)生對母校的歸屬感和責任感，也會激發(fā)他們在工作中的榮譽感和成就感。
4.應(yīng)將學(xué)生作為自己檔案建立、完善的主體之一。以人為本，發(fā)揮學(xué)生自我教育、自我成長的潛能，是當代教育哲學(xué)的重要命題。作為學(xué)生管理重要內(nèi)容的學(xué)生檔案管理業(yè)必須與時俱進。因此，我們認為，讓學(xué)生在自己檔案信息構(gòu)建的活動中有話語權(quán)，本身就是對學(xué)生的有效激勵，能激發(fā)他們的榮譽感。所以，發(fā)揮學(xué)生作為教育主題的主觀能動性，是提升技工學(xué)校學(xué)生檔案管理水平的一個重要表征。
