時間：2023-06-19 09:24:48
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇企業檔案文件管理，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
煤炭企業檔案的價值表現為企業檔案客體對企業主體的需求和滿足程度。煤炭企業檔案價值受多種因素的影響和制約呈現出大小不一的價值體現，對企業經營決策有用的企業檔案，其檔案價值要大于對企業經營決策沒用的檔案。煤炭企業檔案價值的鑒定工作帶有較強的主觀性，受多種因素的影響。煤炭企業文化建設作為企業管理活動的重要組成部分，不僅是企業檔案信息收集的重點，同時它也影響著企業檔案信息價值的鑒定工作。在企業檔案價值鑒定過程中充分考慮企業文化建設的影響，使企業檔案價值表現出多重價值，賦予企業檔案更為豐富的價值內涵。
2加強企煤炭業人事檔案工作，實現以人為本的人力資源管理文化
煤炭企業人事檔案作為企業選用人才、開發人力資源的基礎，是企業檔案信息資源的重要組成部分。優化煤炭企業人力資源管理，離不開煤炭企業人事檔案工作的支持，與人事檔案工作制度的不斷完善有著密切關系。企業人事檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據。人力資源管理的目的就在于在企業內部最優化地配置人才，做到“人盡其才，才盡其用”，提高企業的核心競爭力。因此，企業在選聘、考察員工的時候，不僅要看他現在的工作能力和水平，還要了解每個員工的全部歷史和工作情況。人事檔案是個人社會經歷和實踐活動的全部記載，較為全面地反映了個人的業務能力、職業道德和素質等基本內容。健全煤炭企業人事檔案制度，優化開發企業人力資源管理系統，應當從以下幾個方面出發：完善健全人事檔案內容制度，適應現代企業人力資源管理和時展的要求；結合企業檔案工作規范化管理體系，對人事檔案工作進行評估，形成切合企業實際的人才評價體系；企業人事檔案實行社會化開放式的管理模式。
3建立企業形象系統，實現企業檔案的文化價值
【關鍵詞】 工程文件；文檔資料；檔案管理
一、施工單位在建設工程檔案管理中的主要職責
1、實行技術負責人負責制，逐級建立健全施工文件管理崗位責任制。配備專職檔案管理員，負責施工資料的管理工作。工程項目的施工文件應設專門的部門（專人）負責收集和管理。2、建設工程實行施工總承包的，由施工總承包單位負責收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，各分包單位應將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時移交總承包單位。3、可以按照施工合同的約定，接受建設單位的委托進行工程檔案的組織和編制工作。4、按要求在竣工前將施工文件整理匯總完畢，再移交建設單位進行工程竣工驗收。5、負責編制的施工文件的套數不得少于地方城建檔案管理部門要求，但應有完整的施工文件移交建設單位及自行保存。
二、施工文件檔案管理的主要內容
施工文件檔案管理的內容主要包括：工程施工技術管理資料、工程質量控制資料、工程施工質量驗收資料、竣工圖四大部分。
（一）工程施工技術管理資料：工程施工技術管理資料是建設工程施工全過程中的真實記錄，是施工各階段客觀產生的施工技術文件。主要內容包括：
1、圖紙會審記錄文件2、工程開工報告相關資料（開工報告表、開工報告）3、技術、安全交底記錄文件4、施工組織設計（項目管理規劃）文件5、施工日志記錄文件6、設計變更文件7、工程洽商記錄文件8、工程測量記錄文件9、施工記錄文件10、工程質量事故記錄文件11、工程竣工文件
（二）工程質量控制資料：工程質量控制資料是建設工程施工全過程全面反映工程質量控制和保證的依據性證明資料。應包括原材料、構配件、器具及設備等的質量證明、合格證明、進場材料試驗報告，施工試驗記錄，隱蔽工程檢查記錄等。
（三）工程施工質量驗收資料：工程施工質量驗收資料是建設工程施工全過程中按照國家現行工程質量檢驗標準，對施工項目進行單位工程、分部工程、分項工程及檢驗批的劃分，再由檢驗批、分項工程、分部工程、單位工程逐級對工程質量做出綜合評定的工程質量驗收資料。但是，由于各行業、各部門的專業特點不同，各類工程的檢驗評定均有相應的技術標準，工程質量驗收資料的建立均應按相關的技術標準辦理。
（四）竣工圖：竣工圖是指工程竣工驗收后，真實反映建設工程項目施工結果的圖樣。它是真實、準確、完整反映和記錄各種地下和地上建筑物、構筑物等詳細情況的技術文件，是工程竣工驗收、投產或交付使用后進行維修、擴建、改建的依據，是生產（使用）單位必須長期妥善保存和進行備案的重要工程檔案資料。竣工圖的編制整理、審核蓋章、交接驗收按國家對竣工圖的要求辦理。承包人應根據施工合同約定，提交合格的竣工圖。
三、施工文件的立卷
立卷是指按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類整理成案卷。
（一）立卷的基本原則：施工文件檔案的立卷應遵循工程文件 的自然形成規律，保持卷內工程前期文件、施工技術文件和竣工圖之間的有機聯系，便于檔案的保管和利用。
1、一個建設工程由多個單位工程組成時，工程文件按單位工程立卷。2、施工文件資料應根據工程資料的分類和“專業工程分類編碼參考表”進行立卷。3、卷內資料排列順序要依據卷內的資料構成而定，一般順序為封面、目錄、文件部分、備考表、封底。組成的案卷力求美觀、整齊。4、卷內資料若有多種資料時，同類資料按日期順序排列，不同資料之間的排列順序應按資料的編號順序排列。
（二）立卷的具體要求
1、施工文件可按單位工程、分部工程、專業、階段等組卷，竣工驗收文件按單位工程、專業組卷。2、竣工圖可按單位工程、專業等進行組卷，每一專業根據圖紙多少組成一卷或多卷。3、立卷過程中宜遵循下列要求：案卷不宜過厚，一般不宜超過40mm，案卷內不應有重份文件，不同載體的文件一般應分別組卷。
（三）卷內文件的排列：文字材料按事項、專業順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前，請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。圖紙按專業排列，同專業圖紙按圖號順序排列。既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙在后。
（四）案卷的裝訂：案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。不同幅面的工程圖紙應按《技術制圖復制圖的折疊方法》統一折疊成A4幅面，圖標欄外露在外面。
四、施工文件的歸檔
歸檔指文件形成單位 完成其工作任務后，將形成的文件整理立卷后，按規定移交相關管理機構。
（一）施工文件的歸檔范圍：對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。
（二）歸檔文件的質量要求：1、歸檔的文件應為原件。2、工程文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。3、工程文件的內容必須真實、準確。與工程實際相符合。4、工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。5、工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。6、工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。7、所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。
一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段
現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。
【關鍵詞】 項目檔案；檔案管理；問題；原因 ；改進
項目檔案真實記錄了項目建設前期可行性研究、項目實施、項目竣工驗收等建設的全過程，為項目驗收、工程事故原因和責任認定以及日后進行管理維護、改擴建等提供了翔實的技術依據。項目檔案具有綜合性、成套性、真實性、準確性的特點。為了確保項目工程質量，現國家規定項目整體驗收前，必須通過項目檔案專項驗收。
一、目前企業在項目檔案管理上存在的問題
（一）歸檔項目文件齊全性方面的問題。一是缺工程合法性證明文件；如缺工程核準、批復文件，缺土地使用證、建設用地規劃許可證、施工許可證等。二是招投標文件中缺評標記錄、評標報告和中標通知書。三是項目申和批復、更改變更類文件沒有閉環，有申請沒批復或有批復無申請等。四是缺竣工報告、驗收記錄、工程預決算資料等，或不完整。五是缺照片、錄音、錄像、光盤等聲像電子檔案。
（二）文件有效性方面存在的問題。一是文件簽字、蓋章手續不完備。如合同、協議只有簽字，沒有蓋章；隱蔽工程驗收記錄簽字不全，或缺設計單位簽字，或缺建設單位簽字。二是檔案正本中有些文件不是原件。三是有些竣工圖沒蓋竣工圖章，或簽字不全；
（三）文件真實性、準確性方面的問題 。一是竣工圖修改不到位，竣工圖沒有按設計變更做相應的更改。二是在施工圖上修改不注明修改依據。三是原材料出廠合格證、檢驗報告的日期晚于復檢日期。
（四）案卷質量方面的問題。一是施工單位組卷方法不統一，如某項目分別由兩個不同施工單位承建，但其基建部分材料文件組卷方法卻不一致，影響文件的查找，也造成不夠統一規范。二是把項目前期管理性文件作為文書檔案歸檔，與項目檔案分離，違背科技檔案成套性原則。三是個別案卷組卷不合理。主要是項目前期文件，組卷時常出現不區分問題、不區分年度組成雜卷，如把全部上級有關文件集中組成一卷，這樣不便于檢索利用。四是個別案卷題名不準確。主要是題名過于簡單，不能揭示卷內文件內容，如“上級有關文件”“竣工資料（一）”“竣工資料（二）”，難以準確查找所需的文件。五是個別案卷中文字材料有污漬，圖紙有缺損等。
二、存在問題的原因
一是負責工程項目的領導及管理人員檔案意識淡薄，認識不到位。有的僅在口頭上強調，并不落實在具體實際工作中。平時只注意抓工程質量、進度、安全等工作，而忽視了工程建設過程中檔案資料的及時收集、整理和保管。
二是施工單位不注意施工過程中文件、資料的收集、整理、歸檔工作，不是按照施工過程中每一個環節來產生資料，往往是工程施工快結束了，才突擊搞竣工資料，使檔案資料的真實性大打折扣。
三是工程技術管理人員未嚴格執行相關項目檔案管理制度，對自己負責的項目前期資料沒有及時整理、保存；對施工、監理單位檔案資料要求、把關不嚴，致使工程項目結束后檔案遲遲不能歸檔，檔案部門對此無能為力。
四是工程項目資料管理人員業務素質不高，影響歸檔質量。施工單位資料管理人員大都是臨時抽調，沒有經過專業培訓，業務能力較差，且大多身兼數職，精力有限。造成歸檔資料不齊全、案卷質量差、不規范等很多問題，檔案部門管理人員給予指導都聽不明白，嚴重影響歸檔質量和完整性；也造成檔案部門在項目竣工完成后，補充收集工程竣工資料難度較大。
三、加強和改進的措施
一是項目主管單位領導和具體管理人員應高度重視項目檔案工作。加強國家和公司檔案有關制度和標準的學習，不斷提高檔案意識和管理水平。應嚴格執行國家檔案“四參加”要求，在項目實施過程中讓檔案管理人員提早介入，從而保證檔案質量。
二是完善、健全公司項目檔案管理制度，尤其是歸檔范圍和歸檔要求，保證項目文件齊全、完整。同時項目招投標過程中，要求施工單位、監理單位一定要制定歸檔制度，并將檔案按期、完整歸檔納入相關合同條款，從源頭上保證文件能收集齊全；另外要加強參與工程建設的公司內各部門、各環節文件的積累、收集，加強對參與項目實施的外單位檔案收集、整理、歸檔的監督指導。
三是要保證文件有效、真實、準確，需要文件形成單位、監理單位和建設單位對文件的內容和形成過程認真審核把關。
要了解和熟悉項目文件歸檔范圍，嚴格區分文書檔案與科技檔案，項目前期的文件也應納入項目檔案范圍，如確因文件類檔案專門管理，也應將有關文件復印件納入到相應項目案卷中，注明原件保存地點即可。
關鍵詞：企業管理 文書檔案管理 信息化
隨著網絡信息技術的快速發展，計算機已經被廣泛應用于社會生活的諸多領域，其功能的強大已經被人們所認識到，可以說現代人的生活已經無法離開計算機。在這樣一個時代背景下，傳統的文書檔案處理方式顯然已經無法適應企業快速發展的需要，而出現了種種弊端。因此，企業文書檔案管理人員，必須要認清這一形勢，將計算機技術引入到企業文書檔案管理工作中，積極推進企業文書檔案管理的信息化進程，如此才能夠為企業的快速發展打下堅實基礎。
一、企業推進文書檔案管理信息化的意義
（一）可以實現信息共享
對紙質文書檔案進行電子化處理之后，文書檔案的儲存方式發生了根本性的改變，再加上網絡技術的廣泛應用，我們就可以對文書檔案進行隨時、隨地的檢查，而且查準率非常高，這些優勢都是傳統管理方式無法企及的。傳統的文書檔案管理方式，大量有用信息被封存在文件柜之中，不但占用了大量資源，也使這些資料所包含的信息大量浪費。而且對于紙質文書檔案的查找工作，也非常困難。實現文書檔案管理信息化之后，檔案管理就由原來的案卷級上升到文件級，管理途徑也由原來的單途徑上升為多途徑，進而使文書檔案的信息資源得到最大限度的開發。
（二）提高工作效率
企業實現文書檔案管理信息化之后，計算機將被應用于文書檔案管理工作的每一個環節，使文書檔案管理工作者從繁重的檔案管理工作中解脫出來。比如傳統的文書檔案管理工作，是將紙質的文書檔案裝訂在一起，如果想要對某一份檔案進行修改，必須要對整個檔案進行拆卷重做，這勢必會增加檔案管理人員的工作量，使大量時間與精力浪費。但企業實現文書檔案管理信息化之后，這種情況就不會出現。我們只需要利用計算機將需要修改的檔案找到，使用鍵盤操作就能夠完成對檔案的修改，既省時，又省力。而且對于文書檔案工作的收集、整理、儲存、統計以及借閱等工作，我們都可以借助計算機來完成，使文書檔案管理工作的效率大幅度提高。
（三）加快了信息傳輸的速度
傳統文書檔案的長距離傳遞主要依靠的是郵政系統，傳送的時間也無法確定，而且傳遞的過程中，一旦發生了丟失的情況懷，將會為企業帶來無法彌補的損失。實現文書檔案信息化管理之后，文書檔案就可以以電子文件的方式進行傳遞，不但提高信息傳送的速度，同時也保證了文書檔案的安全。
（四）電子檔案的儲存更加穩定
電子檔案與紙質檔案相比，不但質量輕、壽命長，而且更容易保存。比如紙質檔案在高溫、酸、氧化劑、潮濕的情況下，可能產生水解或者是氧化反應，這勢必會給企業帶來不必要，也無可挽回的損失。但電子檔案就不同了，隨著計算機網絡技術的快速發展，我們可以根據不同的實際需要，而選擇不同的載體，比如移動硬盤、光盤以及U盤等等，及大的方便查閱與攜帶。
二、實現企業文書檔案管理信息化的建議
（一）打造文書資料的“收集網絡”
通常情況下，很多企業都有年底收集、整理文書檔案的習慣，年底的時候，企業各部門都比較忙碌，這一時間進行文書檔案的收集與整理工作，顯然是不妥的。因此，企業需要將年度收集轉變為平常收集。企業必須要建立獨立的文書檔案管理部門，部門工作者可以是從其他部門抽調出來的，也可以是企業招聘來的，同時在企業的每一個科室再安排一名兼職文書檔案管理人員，從而組成一個文書資料“收集網絡”。文書檔案管理部門負責整個企業的文書檔案收集工作，而各科室的文書檔案管理人員則負責科室的文書檔案收集工作，將每日收集到的文書資料以周、月、季度統一上交到文書檔案管理部門進行保管。文書檔案資料在收集的過程中，必須嚴格登記，這樣才能夠做到有據可查，相關責任人要檢查好文件資料的完整性，并且要保證文書的字跡、紙張是符合相關規定的。文書檔案管理部門收到科室上交的文書檔案之后，要進行妥善管理，可以根據實際需要，預備出不同的檔案盒，將上交的文書檔案分類別的進行存放。
（二）將信息系統的內、外網進行隔離
為了保證電子文書檔案的安全性，有必要在信息系統的內網與外網之間，構建出一條物理隔離帶，以保證內網所儲存的資料的安全。第一層隔離帶依靠的是路由器，我們可以對路由器進行安全設置，從而過濾掉補屏蔽的IP地址。或者是先屏蔽全部IP地址，然后有選擇性的放行一些IP地址進入內部網絡系統。第二層隔離帶依靠的是防火墻。現階段，大部分防火墻都具有認證機制，只要設置防火墻之后，我們就可以對進與出的網絡數據進行實時監控；阻止一些禁止操作；對通過防火墻的一些信息、內容以及活動進行詳細的記錄；對用戶的訪問行為進行實時監控；對攻擊網絡的行為進行檢測，并發出警報。
（三）加強文書檔案管理人員的素質建設
網絡技術的進步對于文書檔案管理的信息化建設有著重要影響，但是人員仍舊是文書檔案管理的信息化建設的關鍵所在。因此，想要推進企業文書檔案管理的信息化建設，首先要完成管理人員的“信息化”建設。企業可以采用培訓的方式，培訓的內容要包括計算機網絡技術、檔案學以及相關軟件操作等等，同時還要鼓勵文書檔案管理人員進行自學，幫助他們樹立終身學習的意識，如此才能夠使檔案管理人員的意識與技能共同進步，以適應計算機網絡技術的快速發展。除此以外，還需要加大對檔案室的硬件設施的投入，這樣文書檔案管理人員所學到的知識才能夠有用武之地，文書檔案資料的價值才能夠更深入的挖掘，從而為企業發展而服務。
綜上所述，隨著現代科學技術的快速發展，傳統的文書檔案管理方式已經無法適應現代企業快速發展的需求，迫切需要我們運用計算機網絡技術，實現文書檔案管理的信息化，從而滿足人們的查詢需求與借閱需求。我們可以從打造文書資料的“收集網絡”； 將信息系統的內、外網進行隔離；加強文書檔案管理人員的素質建設等三個方面入手，推進企業文書檔案管理信息化，從而使文書檔案發揮出其應有的價值。
參考文獻：
檔案管理工作的開展離不開先進的思想意識，而先進的思想意識的產生，則需要積極、有效的宣傳來作為保障。企業內部要提高對檔案管理工作的認識，并且定期的組織企業內部參與檔案管理工作以及各部門交叉人員進行學習，了解國家有關的法律法規，并且將檔案管理發揮政策的學習納入企業內部標準培訓流程當中。企業管理者在開展建筑工程項目中，要對于自身的檔案服務范圍進行拓展和跟蹤，積極地實現綜合化、一體化以及跟蹤化的檔案服務。針對于企業檔案管理工作人員素質培訓上，要積極地組織相應的培訓活動，讓員工主動參與進去，不斷提高檔案管理的意識與觀念，重視檔案管理工作，不斷提高業務水平和職業道德修養。檔案管理工作的開展，需要各部門予以全面的支持。只有保證宣傳工作的效果，才可以保證各項檔案資料及時地進行歸檔和提交，保證檔案資料的時效性。
2規范管理
建筑施工企業在開展檔案管理工作時，要對于相關的檔案管理行為進行規范化操作，通過制定一個統一的標準來執行，可以有效地提高管理效率，實現規范化的檔案管理。一般來說，建筑施工企業的檔案分類可以分為文書檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎牌、證書等）檔案管理、會計檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類型要按照經營管理、行政管理、生產技術、科研技術、設備、會計、工程建設、特殊等不同類別進行管理，并且對于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對于檔案管理行為上，還要制定相關的存放、保密以及查閱條例，并嚴格遵守，從而有效地提高整個檔案管理工作的條理性和規范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對企業檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業檔案管理方面的規章制度，收集整理企業各類檔案資料，對檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時編寫相應的檢索目錄。
3信息化建設
企業的檔案管理工作開展，需要與時俱進地進行創新和改進，引入信息技術，實現檔案管理信息化是現階段企業檔案管理工作的必然趨勢。檔案信息是企業技術進步和發展的重要信息資源，也是提高企業競爭力的關鍵。通過對信息化技術的應用，構建一個科學的檔案信息管理平臺，可以實現對信息的充分利用，并且高質量、高效率地對檔案信息進行匯總管理，提高了檔案服務水平。隨著辦公自動化系統的應用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過檔案信息管理系統的應用，可以實現對電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對于一些重點、機密檔案管理上，檔案信息管理系統可以實現對權限的有效分配，實現了檔案保密的功能。
檔案管理工作中，紙質文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對紙質檔案歸檔的同時，也要做好電子文件的及時歸檔，對重要的紙質文件、實物文件通過掃描翻拍等手段進行數字化轉換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對檔案保管條件進行提高，并且對檔案信息的保管設備進行及時地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關的審批，保證查閱檔案人員的查閱經過嚴格的授權，并嚴格遵守相關的保密要求。信息化建設的過程，可以有效地將傳統檔案管理工作中的不足和局限進行改進，提高了管理效率，并且實現了檔案信息的高效利用。
4做好檔案服務
檔案管理工作的開展，其最終目的是為企業的經營生產提供服務。在檔案信息管理的過程中，也要重點關注對檔案信息的開發與利用。對建筑施工企業來說，檔案信息中包含了很多技術方面的信息，是企業施工過程中技術和經驗的匯總，是企業智慧的結晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進行科學地處理，并且及時地提供給相關部門進行利用。通過對于檔案的科學整理，可以有效地為企業技術創新提供科學依據。與此同時，很多榮譽、資歷、工程案例等檔案也是企業參與招投標中的重要籌碼。檔案管理者及時地將此類信息匯總交給相關部門，也可以提高企業的市場競爭力，提高業務部門的業務開展效果。檔案管理工作的服務對象是整個企業，工程檔案的管理和利用要具有一套標準的服務流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業各個部門對檔案資料的需求。
5結束語
關鍵詞：企業 檔案管理 企業文化 文化軟實力
1 企業檔案的基本定義和內涵
企業檔案是企業在日常生產經營和管理活動中，由企業專門人員收集和整理的各類文件材料，具有重要價值，是一種有效的現代企業資源組織形式。
企業檔案以文字、圖像、視頻資料等形式，真實地記錄和反映了企業形成發展的全過程，是企業行政辦公和企業經營發展的重要部分。企業檔案是伴隨著企業的逐步發展壯大形成的，是企業發展的一手資料，并隨著企業的發展逐步調整完善，由專門的管理人員負責整理和匯編，有效地推動了企業的可持續發展。
2 企業檔案與企業文化的關系
目前，從總體上來看，我國企業檔案管理發展存在不均衡性，受企業經營模式以及其內部管理水平的影響，企業的檔案管理層次具有較大差異。但在企業檔案管理上，各企業均采取有效手段，積極創新檔案管理制度，不斷完善其基礎設施建設，加快培養專業人才，以推動企業檔案管理的高效穩定發展。企業將其實際發展情況作為依據，忠實于現實，逐步深化檔案管理，經過篩選整理，將一些有價值的內容保存下來，并加以妥善整理和歸檔，由專門的檔案部門負責保管。當企業發展遭遇困境時，企業管理者可以及時查閱檔案資料，吸收和借鑒以往成功經驗，采取有效措施，及時解決問題，從而保障企業的持續穩定發展。而企業文化是企業在發展中所形成的一種集體價值觀，對增強企業核心競爭力，提升競爭優勢意義重大。企業檔案與企業文化具有一種天然聯系，二者統一于企業基礎管理中，是推動企業發展的重要保障。企業檔案與企業文化相互作用、相互促進、相互影響，有效地增強了企業活力，共同推動了企業的發展壯大。
3 企業檔案在企業文化建設中的重要作用
3.1 企業檔案是發展企業文化的史料資源，積極服務于企業文化建設
企業檔案記載了企業自成立之初至今的一系列重大生產經營活動，涉及內容眾多，既包括企業的先進生產技術經驗、專利成果、先進工藝、技術資質，也包括企業的管理水平、業績評價、榮譽記載以及職工素質、人才建設、文化建設、設備配置、技改歷程、財務狀況、經營現狀等重要內容，在企業生產經營活動中起著不可估量的作用。因此，企業檔案是企業先進經驗和管理成果的總結，是發展企業文化的重要史料資源，為企業文化發展提供了明確的發展思路和方向，極大地推動了企業文化的發展進程。就企業檔案目前的發展實際而言，企業檔案自建立之初就發揮了積極效應，從內在和外在兩方面體現了企業的發展歷程規律和生產經營特點，對于企業文化的創建起到了積極引導作用。另外，受企業檔案自身特性的影響，企業檔案是隨著企業的發展而不斷發展變化的，在繼承企業前期發展經驗的基礎上，去粗取精，為今后發展制定了一個科學的發展規劃，具有一定的預見性。
3.2 企業檔案是發展企業文化的重要理論參考
優秀的企業文化往往是在立足企業發展特點的基礎上形成和發展起來的，符合企業未來的發展方向。在發展企業文化時，企業領導者通常會以企業檔案為依據，制定出一整套較為系統完善的企業文化發展方案，而這一過程必須要堅持以企業檔案為依據，充分挖掘企業文化的閃光點，打造自主文化。
3.3 企業檔案管理是企業文化的有機組成之一，承擔著創新企業文化的重要使命
企業檔案是企業長期發展積累的物質表現，屬于企業文化的一部分。因此，從客觀上來說，加強企業檔案管理就是創建企業文化，提升企業整體文化水平的重要舉措和有力保證。因此，企業管理者應進一步更新管理理念，完善企業檔案管理，促進企業文化建設，豐富企業文化。
3.4 企業檔案是企業文化發展的歷史遺存，反映了企業文化的主要特性
企業檔案是伴隨著企業的產生而出現的，并隨著企業的逐步發展壯大而不斷積累完善，它主要涉及物質生產經驗和精神思想兩方面內容，是企業集體的智慧結晶，反映了企業文化的主要特性。企業領導者通過借鑒企業檔案中的一些精華部分，大力擴展企業文化領域，豐富企業文化渠道，廣泛開展多層次的企業文化活動，有效地增強了企業的凝聚力和向心力。
4 結束語
綜上所述，企業檔案是企業整個發展歷程的真實記錄和寫照，反映了企業不同發展階段的具體情況和特點，是研究企業文化的重要歷史資料，具有很高的科研價值和經濟價值。同時，企業檔案也是企業文化的側面顯現，反映了企業文化的個性化特征。因此，企業經營管理者必須進一步解放思想，完善檔案管理，積極運用各種新方法新手段不斷提高其檔案管理效率和質量，明確檔案管理思路和目標，為企業文化的創建和發展創造一個良好的內部發展環境。
參考文獻：
[1]趙新國，周君.檔案在企業文化建設中的地位與作用[J].辦公室業務，2011（9）.
檔案載錄了企業始建至發展歷程中的點點滴滴，而科學、規范化的檔案管理不僅能夠為企業文件查閱與利用帶來極大便利，使得企業檔案管理水平切實提高，同時也為其未來發展提供了強大的資源支撐。由此，展開對其管理效能的研究與分析，具有一定現實意義。
一、現代企業檔案管理的職能意義
檔案管理工作內容包含了記錄企業上下、生產前線或后勤等一系列資料信息，同時記錄著相關財政收入和支出的財務檔案；行政文書和企業印章的保存、管理，行政工作登記備案的行政檔案；工作人員基本信息與人員流動情況的人事檔案；記錄相關產品研究資料的研發檔案等。一言蔽之，檔案資料載錄著企業發展的各個印記，是企業展現其歷史與案例的重要平臺，是解決新問題、應對新挑戰的咨詢手冊，也是制定未來發展戰略規劃的指南針。同時，每一檔案都各有其收錄與管轄范圍，且中心內容已各不相同，但卻都與企業發展與運作密不可分，必須予以高度重視，采取規范化管理，借以嚴謹的發展觀推動企業檔案管理整體水平的提高。
二、企業檔案管理工作中常見問題
結合筆者多年工作經驗，現代企業檔案管理工作過程中的常見問題主要集中在下述幾方面：其一，是檔案利用方面。由于社會經濟發展迅速，社會改革不斷推進，從而衍生出社會各界對檔案的要求亦不斷提高，因此企業在檔案收集工作中遇到的問題越來越明顯，尤其檔案收集與利用之間脫節嚴重。例如，企業在進行運營或執行方案研討時，通常較少、甚至從不在以前存留下的類同檔案，或是已探討的檔案中尋找方案或依據，由此導致大量事宜進行重復研究，不僅在人力、物力與財力上造成了浪費，同時亦有礙于方案的及時執行，從而影響單位整體運作。其二，是隊伍建設方面。隨著檔案管理信息化程度不斷縱深發展，為檔案管理提供了先進的科技手段，也對檔案管理人員提出了新的要求。但大多企業在市場經濟的調控和競爭之下，一直都將發展戰略重點投放在經營上，對待檔案管理工作的態度普遍徘徊在一種“可有可無”的形態中，導致愿意投身檔案管理事業的人員逐年減少，即便在崗人員，也因長期缺乏專業培訓而致使業務能力無法適應檔案管理工作的發展需求。
三、完善企業檔案規范化管理的工作策略
（一）健全檔案歸檔制度規范。檔案規范化管理是企業檔案管理工作開展的重中之重，對其管理制度的制定必須予以嚴格審視，參照實際情況與需求可能性，以及權衡各部門、各對象受眾的利益。比如，制度應對檔案管理工作的每一環節作出明確的分工指引，如具體的工作細則、詳細的管理要求、人性化的獎懲措施、完善的應急預案等。此外，還應對檔案的復印、備份以及保密等手續予以嚴格限定，以提高檔案管理人員的警惕性，降低工作失誤風險。
（二）提高管理隊伍素質。因檔案資料收集與管理是一項專業性較強的工作，新上崗的人員必須接受一定時期實習才能完全勝任，對此，企業要根據檔案管理工作實際，配備相應的檔案收集人員，并確保其工作相對穩定，以為企業檔案管理工作的長足穩定儲備人才資源。工作實踐亦證明，保障企業檔案收集人員工作的連續性與穩定性，不僅有利于企業對檔案管理隊伍的培養，更有助于檔案管理人員工作效能的發揮。
（三）加快檔案的信息化建設。企業應廣泛借鑒其他企企業先進的管理經驗，加大對檔案信息化管理的資金投入，結合企業實際情況與經濟實力合理適度的引入相關先進設備，對以往紙質檔案全面以電子文檔形式收編歸檔，并同步設置電子檢索功能。但需要注意的是，推廣信息化管理的同時，必須警惕信息技術的“利弊同在性”，即在享受信息技術為檔案管理帶來的便捷時，必須強化網絡安保措施，防止電子檔案遭受病毒漏洞、網絡竊取等技術攻擊。
