煤礦企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀3篇

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煤礦企業(yè)檔案管理篇1

煤礦企業(yè)的檔案管理工作滲透在企業(yè)運(yùn)行的各個(gè)方面以及各個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)于煤礦企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，能夠幫助煤礦企業(yè)在發(fā)展過(guò)程當(dāng)中明晰過(guò)往經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)工作能力，為未來(lái)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。煤礦企業(yè)的檔案管理人員應(yīng)該深入了解企業(yè)發(fā)展的具體狀況，并結(jié)合企業(yè)的發(fā)展愿景，制定科學(xué)、合理的管理措施，加強(qiáng)煤礦企業(yè)管理的專(zhuān)業(yè)性和科學(xué)性。隨著當(dāng)前信息技術(shù)的飛速發(fā)展，煤礦企業(yè)的檔案管理工作應(yīng)該結(jié)合時(shí)代發(fā)展優(yōu)勢(shì)，不斷創(chuàng)新管理工作模式，將信息化管理滲透在檔案管理工作的具體環(huán)節(jié)當(dāng)中，不斷增強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性和高效性?；谄髽I(yè)的預(yù)期目標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)，精細(xì)化的煤礦企業(yè)檔案管理能夠幫助企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題并改進(jìn)，進(jìn)而增強(qiáng)煤礦企業(yè)檔案管理的高效性，降低檔案管理的失誤，不斷優(yōu)化煤礦企業(yè)檔案管理，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)久健康發(fā)展。

一、當(dāng)前煤礦企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

為了保證煤礦企業(yè)工作的順利進(jìn)行，陜煤集團(tuán)神木紅柳林礦業(yè)有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)紅柳林礦業(yè)公司）從項(xiàng)目開(kāi)始籌備就將檔案管理工作列入議事日程，成立了項(xiàng)目檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理任組長(zhǎng)，主管檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，由綜合部經(jīng)理任主任，專(zhuān)職檔案員任專(zhuān)干，具體負(fù)責(zé)檔案管理的日常事務(wù)，及時(shí)協(xié)調(diào)解決檔案工作中存在的問(wèn)題。另外，公司嚴(yán)格按照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《煤炭工業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定，把檔案工作作為一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，同時(shí)納入公司各項(xiàng)管理和發(fā)展規(guī)劃中，與項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)度、質(zhì)量、安全管理工作同部署、同安排、同組織、同考核。實(shí)行了統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求，各負(fù)其責(zé)、同步進(jìn)行的管理模式，建立了各參建單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)。除此之外，公司專(zhuān)門(mén)建立了專(zhuān)項(xiàng)檔案管理制度，以及較為完善的檔案管理制度，如《檔案管理人員崗位職責(zé)》《庫(kù)房管理制度》《檔案安全保密制度》《檔案借閱制度》《檔案管理制度》《檔案獎(jiǎng)罰管理辦法》《檔案工作“三納入”“四參加”制度》等。此外，公司還為檔案管理工作配備了專(zhuān)門(mén)的硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)了檔案庫(kù)房閱覽、檔案人員辦公室分開(kāi)，還優(yōu)化升級(jí)了檔案管理設(shè)備。但是，檔案管理信息化還沒(méi)在全公司完全覆蓋，而且檔案管理部門(mén)的人手不夠，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理信息化水平仍然沒(méi)有達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

二、煤礦企業(yè)檔案管理信息化的意義

1.信息技術(shù)發(fā)展的必然趨勢(shì)。當(dāng)前飛速發(fā)展的信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于人們的生產(chǎn)生活實(shí)踐當(dāng)中，為人們帶來(lái)了巨大的方便，節(jié)省了時(shí)間和精力。對(duì)于紅柳林礦業(yè)公司而言，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)一流礦井建設(shè)目標(biāo)的必然選擇，是解決當(dāng)前檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)的迫切需要，是推動(dòng)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的有力抓手。將信息化的管理手段滲透在煤礦企業(yè)檔案管理工作過(guò)程中，能夠?yàn)槠髽I(yè)節(jié)省更多的時(shí)間成本以及人力成本。信息技術(shù)的應(yīng)用為煤礦企業(yè)發(fā)展帶來(lái)了巨大的便利，通過(guò)信息共享能夠?qū)崿F(xiàn)煤礦企業(yè)檔案的快速閱讀以及快速共享，企業(yè)管理信息化是煤礦企業(yè)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的必由之路。

2.使檔案管理工作簡(jiǎn)單化。將信息化管理模式滲透在煤礦企業(yè)的檔案管理工作過(guò)程當(dāng)中，可以告別傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的煩瑣和復(fù)雜，也減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)中會(huì)出現(xiàn)的丟失問(wèn)題。將信息化管理用于煤礦企業(yè)，也可同時(shí)保存紙質(zhì)檔案和電子檔案。首先，電子檔案的保存不再需要像紙質(zhì)檔案保存時(shí)要考慮到自然因素，也不需要考慮檔案煩瑣的保存過(guò)程，過(guò)去保存檔案不僅需要花費(fèi)大量的人力和物力，還需要大量的空間，而信息化管理不僅不再需要考慮環(huán)境因素，也不需要再為檔案管理工作配備眾多的人力以及財(cái)力。另外，檔案信息化管理可以有效連接紙質(zhì)檔案和電子檔案，能夠擴(kuò)充檔案管理的內(nèi)容，優(yōu)化檔案管理的路徑，豐富檔案管理模式，不斷增大檔案管理的完整性和高效性，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊男畔n案，重要信息還可以實(shí)現(xiàn)多保存路徑，有效增大了檔案管理的完整性，不再害怕檔案數(shù)據(jù)丟失。

3.使檔案管理工作便捷化。檔案管理信息化不僅可以方便專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理，還可以為企業(yè)員工查詢(xún)檔案帶來(lái)較大的便利。在煤礦企業(yè)發(fā)展運(yùn)行過(guò)程當(dāng)中可能需要調(diào)用過(guò)去的檔案，在以往的檔案管理中要翻找大量的紙質(zhì)資料才能找到想要的檔案，但是借用信息化管理手段可以通過(guò)鼠標(biāo)點(diǎn)擊的方式迅速查找到想要調(diào)用的檔案。通過(guò)建立電子檔案，還能夠?qū)崿F(xiàn)煤礦企業(yè)檔案信息化管理，專(zhuān)業(yè)的管理人員會(huì)將煤礦企業(yè)進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，也可以通過(guò)企業(yè)專(zhuān)門(mén)的檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)員工資源共享。借助信息化的檔案管理平臺(tái)，也可以讓出差在外的員工登錄企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)，迅速查找到想要閱讀的檔案，大大減少了時(shí)間成本。

4.使檔案管理工作規(guī)范化。煤礦企業(yè)的檔案中，不僅包含了企業(yè)發(fā)展運(yùn)行過(guò)程當(dāng)中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)和資料，也包含了對(duì)企業(yè)發(fā)展過(guò)程當(dāng)中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)分析和報(bào)告等。通過(guò)檔案管理信息化，能夠從檔案中科學(xué)分析企業(yè)預(yù)期風(fēng)險(xiǎn)，也可以為企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展制定科學(xué)合理的目標(biāo)，還能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支撐，不斷增強(qiáng)企業(yè)發(fā)展的科學(xué)性和方向性。煤礦企業(yè)檔案的規(guī)范化管理，對(duì)于重要的調(diào)用、數(shù)據(jù)分析都能起到準(zhǔn)確及時(shí)的效用。另外，通過(guò)信息化管理，能夠設(shè)置查閱權(quán)限、登錄身份證步驟，甚至還可以將人臉識(shí)別設(shè)置到登錄系統(tǒng)中，能夠規(guī)范企業(yè)的檔案管理，也避免了在傳統(tǒng)人力管理方面的誤差。

三、煤礦企業(yè)檔案管理信息化的特點(diǎn)

1.原始性。煤礦企業(yè)的檔案管理主要是管理過(guò)去工作過(guò)程中的檔案，檔案信息化過(guò)程當(dāng)中一定要注重信息的來(lái)源，確保智能分析工作有法可依。因?yàn)闄n案屬于過(guò)去工作的憑證，要注重對(duì)檔案記錄的方式，有的借助于文字資料，有的借助于錄像帶，還有的是U盤(pán)，為了確保檔案信息化管理之后，不丟失原本載體的原始性，所以企業(yè)應(yīng)該設(shè)置多樣化的信息管理庫(kù)，根據(jù)檔案的存在形式不同，選擇不同的保存方式。

2.準(zhǔn)確性。在企業(yè)檔案管理過(guò)程當(dāng)中，無(wú)論是紙質(zhì)資料，還是電子資料都有可能會(huì)存在數(shù)據(jù)偏差的風(fēng)險(xiǎn)，這樣會(huì)造成檔案資料的不準(zhǔn)確。電子檔案很難恢復(fù)，所以在檔案管理信息化過(guò)程當(dāng)中，一定要確保數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確性，才能降低錯(cuò)誤的概率。

3.豐富性。煤礦資料的檔案管理工作來(lái)源極其豐富，多元化的工作內(nèi)容為煤礦企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)了多樣化的特點(diǎn)。煤礦企業(yè)檔案管理不僅需要管理企業(yè)的人事檔案、行政檔案，甚至還要管理煤礦運(yùn)行工作發(fā)展過(guò)程當(dāng)中的具體工作內(nèi)容，所以在實(shí)行檔案管理信息化過(guò)程當(dāng)中，企業(yè)一定要注重多元化信息錄入時(shí)的審查工作，確保在審查過(guò)程當(dāng)中不會(huì)出現(xiàn)失誤和偏差，為企業(yè)后期的工作提供有力的數(shù)據(jù)支撐。

4.服務(wù)型。實(shí)現(xiàn)煤礦企業(yè)檔案信息化管理的主要目的是利用，傳統(tǒng)的檔案資料管理形式不方便查找檔案，服務(wù)水平較低，實(shí)現(xiàn)信息化管理后要充分利用信息技術(shù)的特點(diǎn)，減少紙質(zhì)檔案管理的煩瑣流程，開(kāi)發(fā)出便于工作人員隨時(shí)調(diào)用或者查閱的信息管理系統(tǒng)，為企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)更多的便利。

5.智能型。信息技術(shù)的發(fā)展為煤礦企業(yè)檔案資料的保存帶來(lái)了更多的便利，智能化的保存模式不再需要像傳統(tǒng)檔案保存那樣花費(fèi)大量的時(shí)間和精力。并且，智能化的檔案保存還提升了檔案分類(lèi)以及查找的精準(zhǔn)度，檔案信息化也可以針對(duì)不同的用戶(hù)進(jìn)行分析研究，減少了用戶(hù)在使用檔案過(guò)程當(dāng)中的煩瑣流程，加強(qiáng)了檔案查找的準(zhǔn)確性。

6.共享性。檔案管理信息化可以為檔案管理人員和煤礦企業(yè)的其他管理人員，甚至是一些用戶(hù)之間提供良好的溝通平臺(tái)，確保用戶(hù)通過(guò)大數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)接口和終端，有效借用檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化不僅實(shí)現(xiàn)了資源共享，還能夠廣泛延伸檔案資料收集渠道。

四、煤礦企業(yè)檔案管理信息化的難題

1.對(duì)于檔案管理信息化的覆蓋程度低。紅柳林礦業(yè)公司檔案管理主要還是借用紙質(zhì)檔案記載企業(yè)運(yùn)行發(fā)展中的各項(xiàng)資料和數(shù)據(jù)，雖然借助檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行了數(shù)字化的存貯，但是企業(yè)檔案的信息化覆蓋程度還是偏低。目前的檔案管理方式已經(jīng)不適用于時(shí)代發(fā)展的需求，也不適用于煤礦企業(yè)的長(zhǎng)久健康發(fā)展，所以企業(yè)要意識(shí)到檔案管理應(yīng)該與時(shí)代發(fā)展大趨勢(shì)有機(jī)融合，煤礦企業(yè)應(yīng)該有專(zhuān)業(yè)的、高素質(zhì)的數(shù)字檔案管理團(tuán)隊(duì)。信息化、高效化的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，能夠保障煤礦企業(yè)的各項(xiàng)檔案資料準(zhǔn)確、完整的保存，不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供完整的記錄，還可以為企業(yè)的未來(lái)發(fā)展提供有效的參考。就目前煤礦企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r而言，大多數(shù)煤礦企業(yè)的信息化系統(tǒng)建設(shè)仍然處于起步階段甚至是規(guī)劃階段，長(zhǎng)時(shí)間的數(shù)據(jù)信息積累會(huì)導(dǎo)致在轉(zhuǎn)變電子管理過(guò)程當(dāng)中要花費(fèi)巨大的人力、物力和財(cái)力。另外，檔案管理工作人員沒(méi)有意識(shí)到信息化管理對(duì)于自身工作的便捷性和高效性，仍然沿襲紙質(zhì)檔案管理模式，忽視了對(duì)檔案信息化建設(shè)的學(xué)習(xí)，不能真正認(rèn)識(shí)自身工作急需轉(zhuǎn)變的迫切性，也不能切實(shí)發(fā)揮信息化管理模式對(duì)于煤礦企業(yè)發(fā)展的效用。

2.管理方法有待提升，專(zhuān)業(yè)性有待加強(qiáng)。紅柳林礦業(yè)公司已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了管理信息化的重要性，但是執(zhí)行力度很低。目前，公司檔案管理信息化僅僅停留在查詢(xún)文獻(xiàn)上，很多時(shí)候仍然是人力翻找檔案，并不能借用信息化管理模式解決生產(chǎn)中的各種難題。另外，檔案信息化建設(shè)沒(méi)有配備專(zhuān)業(yè)的管理人員，對(duì)于收集來(lái)的檔案只是簡(jiǎn)單地將其轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，而沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的篩選和分類(lèi)，在錄入時(shí)也只是簡(jiǎn)單的文字錄入，并沒(méi)有后期加工。由于將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案需要很多時(shí)間，并且轉(zhuǎn)變周期較長(zhǎng)，見(jiàn)效緩慢，所以企業(yè)對(duì)于檔案管理信息化的重視程度普遍較低，甚至不愿意花費(fèi)資金引進(jìn)技術(shù)，導(dǎo)致企業(yè)不能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，更沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員提供技術(shù)支撐。

3.檔案管理信息化工作安全系數(shù)較低。由于對(duì)檔案管理信息化的重視程度還不夠，導(dǎo)致設(shè)備不能夠及時(shí)更新，甚至存在一定的缺陷，直接影響了信息管理的安全。許多企業(yè)在檔案管理人員配備方面忽視了年齡結(jié)構(gòu)，年紀(jì)大的員工不能夠熟練掌握新設(shè)備，也容易在信息錄入中存在偏差。還有很多企業(yè)缺乏對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)，檔案管理人員不能夠掌握最新的信息化管理模式，導(dǎo)致工作出現(xiàn)差錯(cuò)。

五、提升煤礦企業(yè)檔案管理信息化的策略

1.進(jìn)一步提升煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。不管是煤礦企業(yè)的管理層還是專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，都應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于檔案管理信息化的重視，一定要借助新時(shí)代的信息管理技術(shù)，實(shí)行企業(yè)檔案管理，保證檔案館的規(guī)范化和智能化。第一，在企業(yè)內(nèi)可以建立檔案管理專(zhuān)門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)，只有專(zhuān)業(yè)檔案管理人員才有進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)的權(quán)限，保證檔案管理的安全，提高檔案信息的利用率。第二，企業(yè)應(yīng)該加大投資力度，引入專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理信息化設(shè)備設(shè)施，采用先進(jìn)的信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理信息化的專(zhuān)業(yè)性和高效性。第三，檔案管理工作人員應(yīng)不斷加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)能力和專(zhuān)業(yè)水平，要熟練使用檔案信息管理系統(tǒng)以及各項(xiàng)軟件，在檔案管理信息化平臺(tái)上，還要適度公開(kāi)檔案信息，優(yōu)化檔案查閱方式，最大限度地發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)作用。

2.紙質(zhì)檔案電子化，完善技術(shù)支撐。將企業(yè)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案需要花費(fèi)一定的時(shí)間，陳舊的檔案進(jìn)行歸納整理之后，還要進(jìn)行檔案錄入也需要花費(fèi)大量的人力和物力。因此，開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)保證系統(tǒng)使用的簡(jiǎn)便性，最好可以借用便捷輸入的功能，減輕錄入電子信息時(shí)的工作負(fù)擔(dān)。專(zhuān)業(yè)的技術(shù)工程師根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需求，設(shè)計(jì)專(zhuān)門(mén)的應(yīng)用軟件，在對(duì)內(nèi)開(kāi)放軟件上，員工可以登錄系統(tǒng)進(jìn)行查閱，這樣可以讓企業(yè)的內(nèi)部員工及時(shí)了解企業(yè)的各項(xiàng)信息，員工在進(jìn)行工作的會(huì)減少很多麻煩。另外，也要設(shè)立對(duì)外的查閱軟件，便于外界與煤礦企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)溝通，為客戶(hù)以及其他用戶(hù)提供更多的便利。除此之外，還要及時(shí)更新并維護(hù)企業(yè)的各項(xiàng)軟硬件設(shè)施，以保證企業(yè)信息管理的水平和質(zhì)量。

3.優(yōu)化升級(jí)檔案管理安全建設(shè)。在煤礦企業(yè)檔案管理信息化工作過(guò)程當(dāng)中，最重要的是保證信息的安全性，從檔案的儲(chǔ)存手段和儲(chǔ)存位置到設(shè)立查閱密碼以及身份審核等工作都要密切關(guān)注檔案的安全性。檔案室使用的硬件設(shè)施和進(jìn)入機(jī)房權(quán)限要進(jìn)行全方位實(shí)時(shí)監(jiān)控，對(duì)企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行登錄時(shí)，可以只供內(nèi)部員工使用。另外，加密技術(shù)也是保證檔案安全性的一項(xiàng)重要舉措。

4.配備更多專(zhuān)業(yè)的檔案管理信息化人才。要想加強(qiáng)煤礦企業(yè)檔案管理信息化的專(zhuān)業(yè)水平，一定要為此項(xiàng)工作配備專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員，企業(yè)應(yīng)該引進(jìn)熟練軟硬件開(kāi)發(fā)的網(wǎng)絡(luò)專(zhuān)業(yè)人才，不斷提升檔案信息管理的高效性和安全性。另外，還要引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，對(duì)員工的工作能力進(jìn)行培訓(xùn)，幫助檔案管理人員能夠更快使用信息化管理流程，更快上手對(duì)檔案進(jìn)行管理。另外，還要培養(yǎng)檔案管理人才，善于對(duì)檔案進(jìn)行歸納和整理，不斷提升工作人員的分析總結(jié)能力，提升檔案管理的信息化水準(zhǔn)。

六、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)上述分析，紅柳林礦業(yè)公司要實(shí)現(xiàn)“行業(yè)第一、世界一流”現(xiàn)代煤炭企業(yè)愿景目標(biāo)，就必須充分認(rèn)識(shí)到煤礦企業(yè)實(shí)行檔案信息化管理的必要性和急切性，所以公司內(nèi)部應(yīng)該多方發(fā)力，不斷提升檔案管理的信息化水平，重視煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)、實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化、完善技術(shù)支撐、加強(qiáng)檔案管理安全性建設(shè)、配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理信息化人才等，借助多途徑提升檔案管理信息化水準(zhǔn)。

作者:高康

煤礦企業(yè)檔案管理篇2

煤礦企業(yè)檔案是建設(shè)煤礦工程最原始的記錄，是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理的基礎(chǔ)性記載，是煤礦工作者專(zhuān)業(yè)的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，是圍繞煤礦企業(yè)整體工作過(guò)程形成的檔案，做好檔案管理工作能確保煤礦企業(yè)日常管理工作的正常開(kāi)展。但目前煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)落后、檔案室軟硬件建設(shè)不足、聲像檔案未受到重視、檔案信息資源開(kāi)發(fā)欠缺、檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力較弱，這一系列不利因素均導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，不利于企業(yè)的管理與發(fā)展，急需改進(jìn)和完善。

一、煤礦檔案管理的重要性

檔案中包含完整、可靠的信息，對(duì)煤礦企業(yè)的管理和發(fā)展有重要的指導(dǎo)作用，這就需要檔案管理人員加強(qiáng)檔案管理，利用現(xiàn)有資料挖掘檔案信息，了解煤礦企業(yè)過(guò)去的歷史，綜合分析相關(guān)數(shù)據(jù)，指導(dǎo)煤礦企業(yè)今后的發(fā)展。通過(guò)整理煤礦企業(yè)檔案，企業(yè)管理者還能掌握過(guò)去的歷史、了解現(xiàn)在的情況、預(yù)測(cè)未來(lái)的趨勢(shì)，提升決策的合理性與有效性[1]。如果煤礦企業(yè)的各個(gè)部門(mén)沒(méi)有在平時(shí)積累檔案，檔案管理人員也沒(méi)有收集和管理好檔案，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)就無(wú)法了解企業(yè)整體的經(jīng)營(yíng)管理情況，就容易做出不合理甚至錯(cuò)誤的決策，使企業(yè)遭受損失。特別是在當(dāng)今信息時(shí)代，檔案管理信息化建設(shè)對(duì)煤礦企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理意義重大。因此，煤礦企業(yè)為提高管理質(zhì)量，就必須通過(guò)信息化建設(shè)挖掘檔案信息，如實(shí)反映企業(yè)狀況。此外，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)煤礦企業(yè)有效開(kāi)展經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)、加快現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程顯得尤為重要。

二、加強(qiáng)煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）加快檔案室軟硬件建設(shè)

檔案室硬件設(shè)施的優(yōu)劣關(guān)系到煤礦企業(yè)能否順利開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)工作，因此必須加快硬件建設(shè)。如煤礦企業(yè)應(yīng)適當(dāng)擴(kuò)大檔案室的面積，分開(kāi)整理檔案、存放檔案，方便開(kāi)展檔案管理工作；在檔案室添加必需的管理設(shè)備，加強(qiáng)防火、防潮、防盜等設(shè)施建設(shè)，保證檔案的安全與完備；配備檔案室專(zhuān)用電腦、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)施，保證檔案信息化管理的方便與快捷。此外，煤礦企業(yè)還應(yīng)增加軟件投入。如煤礦企業(yè)要盡早建立數(shù)字查詢(xún)系統(tǒng)、安全密鑰系統(tǒng)等，保證檔案信息資源的安全性；重視檔案管理工作與其他業(yè)務(wù)活動(dòng)的結(jié)合，使其相互促進(jìn)，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。

（二）加強(qiáng)煤礦聲像檔案管理

聲像技術(shù)是煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中應(yīng)用較為廣泛的一項(xiàng)技術(shù)手段，主要是記錄煤礦生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理環(huán)節(jié)的聲像資料。聲像資料具備顯著的特征，能使煤礦企業(yè)檔案更準(zhǔn)確、更直觀，其內(nèi)容也蘊(yùn)含豐富的信息，是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不可比擬的。而且聲像檔案的復(fù)制與編輯更容易，難以造假，即便是造假也能利用專(zhuān)業(yè)技術(shù)手段加以識(shí)別，從而進(jìn)一步保證了煤礦企業(yè)檔案的可信度。煤礦企業(yè)的管理者應(yīng)高度重視聲像檔案管理工作，同時(shí)抓好聲像檔案管理制度建設(shè)。煤礦企業(yè)聲像檔案管理工作不能全憑想象，更不能停滯不前，要有序進(jìn)行，注重使用聲像技術(shù)的效果，通過(guò)制度鞏固聲像檔案管理成果。此外，要注意強(qiáng)化聲像檔案管理分工負(fù)責(zé)制的落實(shí)，明確劃分聲像檔案管理工作的責(zé)權(quán)利，做到專(zhuān)業(yè)、專(zhuān)崗、專(zhuān)人、專(zhuān)管，明晰崗位與業(yè)務(wù)范疇，將責(zé)任落實(shí)到人頭，從而提高聲像檔案管理工作的實(shí)際效果。如檔案管理人員應(yīng)有效收集各單位、各部門(mén)的聲像資料，針對(duì)重要的環(huán)節(jié)與時(shí)間，務(wù)必要有高質(zhì)量的聲像資料作為檔案素材，并選擇恰當(dāng)?shù)膬?nèi)容。同時(shí)，要進(jìn)一步擴(kuò)大收集和使用聲像檔案的范圍，非生產(chǎn)的領(lǐng)域也有很多聲像資料，要做好相應(yīng)的收集與整理工作，擴(kuò)大聲像檔案管理的影響力，提升煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的效率。

（三）開(kāi)發(fā)煤礦檔案信息資源

在檔案管理工作中，利用檔案是終極目的。煤礦企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)中應(yīng)積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，這對(duì)促使煤礦企業(yè)發(fā)展、助力國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)等有重要作用。尤其是在國(guó)家極力倡導(dǎo)安全生產(chǎn)的大環(huán)境下，煤礦企業(yè)應(yīng)大力挖掘檔案信息資源，建立安全事故檔案專(zhuān)題目標(biāo)。如針對(duì)煤礦企業(yè)已經(jīng)形成的檔案，應(yīng)圍繞發(fā)生事故的原因與情況，分門(mén)別類(lèi)編制專(zhuān)題目錄。即檔案管理人員在日常工作中要注意進(jìn)行館藏檔案調(diào)研，以目錄的形式把所有關(guān)于煤礦安全事故的檔案篩選出來(lái)，形成專(zhuān)項(xiàng)檔案，繼而基于檔案內(nèi)容明確幾個(gè)專(zhuān)題，包括瓦斯通風(fēng)事故、運(yùn)輸事故、頂板事故、機(jī)電事故、火藥放炮事故等，形成檔案專(zhuān)題目錄索引，提高查找煤礦安全事故檔案信息的效率。對(duì)于正在形成或者將要形成的煤礦安全生產(chǎn)檔案，也應(yīng)將其制作成目錄納入對(duì)應(yīng)專(zhuān)題。之后結(jié)合數(shù)字化工程調(diào)出所有安全檔案，根據(jù)專(zhuān)題分類(lèi)掃描或者復(fù)印，形成虛擬檔案，再通過(guò)統(tǒng)計(jì)、分析煤礦企業(yè)安全事故檔案，將編研成果與典型案例結(jié)合，編寫(xiě)生動(dòng)的宣傳教育素材，采取班前宣講、脫產(chǎn)培訓(xùn)等方式將這些素材應(yīng)用于各個(gè)工作崗位，強(qiáng)化煤礦企業(yè)安全生產(chǎn)宣傳教育，最大限度發(fā)揮檔案信息資源的作用。

（四）提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力

檔案管理信息化建設(shè)速度的快慢和煤礦企業(yè)檔案人員的專(zhuān)業(yè)能力與素質(zhì)直接關(guān)聯(lián)，因?yàn)檫@不僅是服務(wù)性的工作，更是技術(shù)性與專(zhuān)業(yè)性的工作。隨著檔案管理工作的日益信息化、現(xiàn)代化，煤礦企業(yè)應(yīng)著力打造優(yōu)質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，吸收大量專(zhuān)業(yè)人才，使其具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用和檔案管理等能力。如煤礦企業(yè)的相關(guān)部門(mén)應(yīng)定期開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力，強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍信息化建設(shè)。由于檔案管理信息化建設(shè)中會(huì)形成電子檔案、數(shù)字檔案，因而檔案管理人員不僅要具備專(zhuān)業(yè)檔案管理能力與計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，還要掌握先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)，這是檔案人員面臨的新挑戰(zhàn)，應(yīng)積極參與企業(yè)組織的新技術(shù)、新方法與新設(shè)備的培訓(xùn)活動(dòng)，擴(kuò)充知識(shí)、提升技術(shù)能力，從而增強(qiáng)掌握和應(yīng)用現(xiàn)代管理技術(shù)的能力，提升檔案管理工作的技術(shù)性。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)不但能提高煤礦企業(yè)檔案管理工作效率，還能為煤礦企業(yè)開(kāi)展后續(xù)管理工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，煤礦企業(yè)在實(shí)際工作中要充分認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)的重要性，加快檔案室軟硬件建設(shè)，加強(qiáng)聲像檔案管理。同時(shí)，注意開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力與素質(zhì)，高效做好檔案管理工作，使煤礦企業(yè)不斷提升檔案管理水平，為煤礦企業(yè)的發(fā)展保駕護(hù)航。

作者:關(guān)建麗 單位:霍州煤電集團(tuán)李雅莊煤礦

煤礦企業(yè)檔案管理篇3

煤礦企業(yè)檔案建設(shè)是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)以及管理的重要方式，做好檔案管理工作能夠促進(jìn)企業(yè)日常工作的正常開(kāi)展，但從目前的發(fā)展?fàn)顩r看，煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)比較落后，辦公軟件未能及時(shí)更新，檔案信息資源有待開(kāi)發(fā)等，諸多原因?qū)е铝藱n案管理工作效率的低下。因而管理者要加強(qiáng)自身建設(shè)，充分認(rèn)識(shí)當(dāng)前形勢(shì)，切實(shí)提升企業(yè)檔案管理的水平。

一、煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

（一）有助于信息實(shí)現(xiàn)交互

傳統(tǒng)的檔案管理模式只是通過(guò)紙質(zhì)文件記錄信息，從而建立檔案，但這種方法極容易造成信息的損失，損壞的可能性也比較大。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息存儲(chǔ)方式發(fā)生了變革，煤礦企業(yè)檔案管理應(yīng)結(jié)合信息化操作，建立電子檔案管理系統(tǒng)，不僅可以提高信息處理的效率，而且節(jié)省了信息的存儲(chǔ)空間，通過(guò)簡(jiǎn)單的檢索就能夠快速找到相關(guān)資源，也有助于實(shí)現(xiàn)信息的交互，提高信息共享效果。

（二）信息傳輸方式多樣化

在過(guò)去，檔案的傳輸需要進(jìn)行郵寄，耗費(fèi)時(shí)間較長(zhǎng)，還極容易在郵寄的過(guò)程中丟失，不僅對(duì)個(gè)人也給企業(yè)造成極大的損失。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的出現(xiàn)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳輸，大大提高了傳輸效率，也方便進(jìn)行資料的存儲(chǔ)，營(yíng)造了安全的信息共享環(huán)境，電子郵箱、社交軟件等都可以隨時(shí)傳播文件，并且還可以給文件進(jìn)行加密，提高信息傳輸?shù)陌踩浴?

二、檔案管理信息化建設(shè)存在的不足

（一）檔案管理信息化建設(shè)重視程度不夠

從煤礦企業(yè)過(guò)去的發(fā)展?fàn)顩r看，大多數(shù)時(shí)候都是將紙作為載體存儲(chǔ)文件檔案和圖像資料，但這種管理方式已不再適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要。特別是煤炭企業(yè)，急需建立一套適合自身發(fā)展的，包括信息檢索、管理、利用一體化的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，才能夠滿(mǎn)足自身發(fā)展的需要。但檔案信息系統(tǒng)還處于建設(shè)的初步階段，因此數(shù)據(jù)的錄入、核實(shí)以及軟件的熟悉等均需耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，也增加了檔案管理人員的工作量。不完善的數(shù)字檔案系統(tǒng)也降低了使用的次數(shù)，這與管理者的觀念有關(guān)，很多煤礦企業(yè)的管理者都認(rèn)為紙質(zhì)化檔案管理尚可，無(wú)需改進(jìn)，同時(shí)對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)還存在疑問(wèn)，導(dǎo)致其不能全面掌握信息化檔案建設(shè)的核心，未使信息化的檔案發(fā)揮其作用。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)有待提升

過(guò)去檔案的管理一直停留在紙質(zhì)上，人工管理的模式占據(jù)了很長(zhǎng)一段時(shí)間，并且信息化的使用程度較低，由于年齡的限制，很多老員工不愿意接受信息化的檔案管理模式，仍堅(jiān)持原來(lái)的管理模式，也沒(méi)有學(xué)習(xí)數(shù)字檔案系統(tǒng)的一體化設(shè)計(jì)，對(duì)于輸入和利用更是缺乏認(rèn)識(shí)，影響了煤礦企業(yè)檔案信息化建設(shè)。很多檔案管理人員多為文職工作人員，缺少檔案管理經(jīng)驗(yàn)，即使參加過(guò)相應(yīng)的檔案管理培訓(xùn)或活動(dòng)，也沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的工作經(jīng)驗(yàn)，也沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。因此，檔案管理人員應(yīng)不斷提高自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，從而方便煤礦企業(yè)高效開(kāi)展檔案管理，促進(jìn)其可持續(xù)發(fā)展。

（三）檔案保密性有待提高

紙質(zhì)檔案的保密性依賴(lài)于檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，受主客觀因素的影響較大。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案的建設(shè)同樣面臨著保密性與安全性的問(wèn)題，我國(guó)頒布的法律對(duì)于信息化建設(shè)有一定的促進(jìn)作用，但無(wú)法滿(mǎn)足社會(huì)信息安全保障的需求，導(dǎo)致檔案信息化管理保密工作的開(kāi)展沒(méi)有完善的法律作為支撐。檔案管理人員因?yàn)椴僮鞯牟灰?guī)范，容易引發(fā)泄密事件，特別是當(dāng)使用非公司網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入電子檔案信息系統(tǒng)時(shí)，就會(huì)增加信息暴露的風(fēng)險(xiǎn)，如果沒(méi)對(duì)保密檔案進(jìn)行加密，更是增加了信息泄露的危險(xiǎn)，網(wǎng)絡(luò)信息安全性無(wú)法得到有力的保障。

三、煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)策略

（一）提高檔案信息化建設(shè)的重視程度

不論是企業(yè)管理者還是檔案管理人員，都應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視，積極利用現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、規(guī)范化發(fā)展，建立專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)，并設(shè)置一定的進(jìn)入權(quán)限，從而在保障檔案信息安全的前提下，提高信息的共享效率。煤礦企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)自身建設(shè)，投入一定量的資金進(jìn)行硬件、軟件的搭配，還要不斷完善信息化檔案系統(tǒng)模塊功能，從而利用多媒體信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。檔案管理人員還應(yīng)熟悉數(shù)字檔案的管理和使用流程，重視檔案的信息化建設(shè)，構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的檔案信息化管理平臺(tái)，適度的公開(kāi)檔案信息，簡(jiǎn)化查閱手續(xù)，提高檔案管理的便捷性。

（二）建立全面的信息化管理機(jī)制

建立并完善檔案信息化管理機(jī)制，成立專(zhuān)門(mén)的管理團(tuán)隊(duì)，并且明確各職工的責(zé)任，充分發(fā)揮檔案管理機(jī)構(gòu)與各部門(mén)之間的關(guān)系，更好地推動(dòng)檔案信息化管理的建設(shè)與發(fā)展。檔案管理部門(mén)應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化管理技術(shù)，學(xué)習(xí)國(guó)外先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，完善基礎(chǔ)設(shè)施，在保留紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)信息化檔案的管理，提高設(shè)備配置，提高檔案信息管理的專(zhuān)業(yè)性；制定科學(xué)合理的開(kāi)放利用程序，從而構(gòu)建差異化的等級(jí)權(quán)限制度，保障知情者的權(quán)利。同時(shí)，還應(yīng)確保原始檔案的完整，為檔案的查閱提供雙重保障，積極利用計(jì)算機(jī)防火墻，提高信息的安全性。

（三）開(kāi)發(fā)煤礦檔案信息資源

在檔案管理的建設(shè)過(guò)程中，使用檔案才能夠發(fā)揮其內(nèi)在價(jià)值。煤礦企業(yè)檔案信息化建設(shè)就應(yīng)積極挖掘檔案信息資源，建立安全高效的信息管理體系。對(duì)于已經(jīng)形成的檔案，圍繞中心主題分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行編制，以目錄的形式將所有關(guān)于安全事故的檔案篩選出來(lái)，形成專(zhuān)項(xiàng)檔案，使檔案管理更加系統(tǒng)。對(duì)于正在形成的煤礦安全生產(chǎn)檔案，也應(yīng)將其制作成目錄納入對(duì)應(yīng)專(zhuān)題，之后結(jié)合數(shù)字化工程調(diào)出所有安全檔案，根據(jù)專(zhuān)題分類(lèi)掃描或者復(fù)印，形成數(shù)字檔案，從而最大限度地發(fā)揮煤礦安全生產(chǎn)的宣傳力度，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)的重要作用。綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息傳輸?shù)乃俣纫搽S之提升，煤礦企業(yè)檔案管理人員也應(yīng)加強(qiáng)自身建設(shè)，學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的理論知識(shí)，并將其應(yīng)用到煤礦企業(yè)檔案管理工作中。煤礦企業(yè)是勞動(dòng)密集型企業(yè)，管理者應(yīng)創(chuàng)新檔案管理模式，轉(zhuǎn)變管理觀念，積極引進(jìn)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，提高檔案管理的專(zhuān)業(yè)性，培養(yǎng)信息化檔案管理人才，促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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作者:秦越 單位:山西汾河焦煤股份有限公司回坡底煤礦