時間：2023-08-23 09:17:31
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筆者結合企業調研情況，在強化動態管理、構建履約監控等方面提出若干制度構想，以深化公司內控制度為抓手，不斷完善公司法律風險防范機制。
一、 存在問題與現狀
企業在訂立和履行合同時，往往偏離相關的合同法律規定，缺乏依法訂立和依法履行合同的意識，使所簽訂的合同違反法律及行政法規的強制性規定。
例如：在逾期違約金處理的條款上，有的合同將“逾期1天支付違約金XX元”寫為“逾期1天罰款XX元”，這樣的條款就屬于無效條款。任何背離合同法所簽訂的合同都是無效合同，不受法律保護。
其次，只是將簽訂合同當作一種形式，沒有認識到合同是雙方權利義務實現的保障書。
例如：大額、長期的設備改造及基建安裝等合同，由于涉及金額大、執行時間長，外部經濟環境對合同的執行往往會產生巨大影響。遇到鋼材漲價、銀行利率提高、通貨膨脹、供應商生產能力因供不應求而緊張等情況，供應商就會以無利可圖、甚至賠本等原因要求前行終止合同，而我公司在沒有嚴格的合同違約條款制約對方的情況下，只能默認供應商提價要求，增加生產成本，否則就要面臨影響企業正常生產的窘境，給企業的生產經營帶來隱患。
此外，經辦部門在合同簽訂前要進行一系列合同審批程序，這一階段合同受到高度重視。一旦合同簽訂即被束之高閣，成為付款的憑證。這種合同簽訂與合同執行脫節的情況在履約過程中普遍存在。
二、分析及對策
（一） 進一步增強合同意識，加強法制宣傳教育
要做好合同訂立工作，人是關鍵因素[1]。只有當思想上真正意識到合同的重要性，公司全員強調按合同辦事、按管理辦事，才能使合同管理出成績、出效益。
公司決策層應當重視這項工作。把法制教育，特別是《合同法》的教育，作為公司各級領導干部學習的重要內容。定期參加《合同法》知識講座，在公司中層領導干部培訓中增加合同管理內容，使公司領導率先建立起合同管理理念，營造人人重視合同管理的氛圍，強化全員管理意識。
著力打造一支業務專，素質高，能力強的合同管理員隊伍。合同管理的專業性、技術性都較為復雜，合同管理人員的業務素質的高低，也直接影響著合同管理質量，因此企業對合同管理人員必須從嚴要求。招聘或選調一批素質高、學習能力強、知識面廣、責任心強的人員充實合同管理隊伍。可以效仿一些施工建筑行業的合同管理人員職業資格制度，建立崗位責任制，在崗位系數及薪酬方面適當傾斜，鼓勵競爭上崗，完善崗位職責和績效考評機制，實行末位淘汰，對上崗人員組織定期學習，結合公司實際進行正方面的實例分析，通過專題學習提高業務水平、理論水平。
推行培訓制度。邀請專家學者定期對企業員工進行合同管理培訓及考核，促進全員合同管理素質的提高。此外，還要加快推行相應的合同示范文本制訂，統一合同統計臺帳，從根本上提高合同管理工作水平。
（二） 科學設計合同管理內控流程與銜接環節
隨著合同關系的發展，經辦部門辦理合同業務流程應經過：合同立項、合同簽訂（洽談、送審、訂立）、合同履行、合同付款、合同存檔等五大環節[2]（如圖1）。經辦部門的業務流程相對應著兩道審核監督關卡：一是審核職能部門（企管、財務、審計、辦公室、公司領導）按管理制度規定，對合同業務可行性、規范性、合法性進行會審會簽，對每道合同環節層層把關的管理過程；二是由紀檢部門（監察部、廉政監督小組）對全過程的業務開展和審核流程進行廉政監督、效能監察的再監督過程。
圖1 合同管理內控示意圖
除部分特殊業務（不必簽訂書面合同或所簽訂合同可以不必送審）外，所有對外簽訂的合同均受采購管理、合同管理、付款管理、檔案管理四項管理流程控制。換句話說，項目全程管理流程是由此四項子管理流程構成。四項子管理流程必須綜合考慮審批程序，設置統一的審批權限，明確各職能部門的審核職責，責任到崗，落實到人。子管理流程之間銜接工作環節，如商務談判、合同交驗等工作流程應盡快納入流程控制范疇。將前一項流程控制所形成的管理記錄，作為下一項流程控制審核的支撐性材料，材料不全者一律退回，最終存檔時形成資料齊全、一項目一檔[3]。使合同的簽訂、履行、付款、存檔都處于有效的控制狀態。
同時，構建由公司經理層統一領導，合同管理部門專職管理和業務部門分管負責的組織網絡，是形成良性互動管理生態，強化動態管理的基本要求。企業管理部、審計部與財務部是合同管理部門承擔著合同的綜合管理，即對業務開展具有管理職責，又負有監督業務開展的義務。而監察部門（監察部、廉政監督小組）是流程控制的再監督部門，以廉政監督、效能監察或受理投訴的方式，定期或不定期抽查項目進展情況，發現業務過程中存在違規違紀或不按規定辦事的行為提出整改或處理意見。
【參考文獻】
[1] 王斐、賈富民、王昊：《加強企業合同管理的實踐與探索》[J]；《石油工業技術監督》，2004（3）
[2] 姜開勇：論企業的合同管理[J]；《現代商貿工業》，2008（07）
一、合同內部控制的目標
企業合同管理是指企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止是合同管理的內容；審查、監督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過程的、系統性的、動態性的。合同管理制度是企業經營管理的重要制度，企業通過推行合同內部控制，能夠有效地維護自身合法利益，規范合同管理流程，保證合同內容、條款的完整和嚴謹，防范法律風險。合同內部控制的目標具體體現在運營目標、財務目標和合規目標三個方面：
1．運營目標：根據經營業務需求，在滿足時間、技術質量要求的情況下，完成合同約定事項，提高合同的可靠性和執行力，保證企業經營目標的順利完成。
2．財務目標：確保資金安全，在預算范圍內控制成本，合理安排資金。
3．合規目標：遵守國家相關的法律法規，嚴格執行審批程序和有關流程，防止合同簽訂和執行過程中違法違規行為的發生。
二、梳理合同管理流程
在合同管理體系建立前，有必要對企業現有的合同管理流程進行梳理，既要分析合同管理流程每一個環節的控制活動是否有效，又要理順合同管理鏈與其他業務流程之間的聯系。合同管理流程上游銜接的流程有項目立項流程、招投標流程、預算審批流程等，下游與資金支付流程、驗收流程等流程相連，在制定合同管理流程時，要注意做到與上下游無縫對接，避免出現管理的真空。
合同管理流程可劃分為合同簽訂流程和合同履行流程，合同簽訂流程包括合同準備、合同談判、合同文本擬訂、合同報批審核、合同簽訂和合同分發存檔等環節。在這些環節中，需要有相應的責任部門實施控制，其中合同經辦部門負責合同的準備、談判組織、文本草擬，辦理合同報批工作；審核部門負責對合同主體資格、財務事項、技術要求、法律風險的內容進行審核，為審批人把關；審批人在授權范圍內承擔最終審批責任。
合同簽訂后，需加強合同的跟蹤，保證合同權利義務的有效執行，當因內部和外部環境變化，雙方無法完全按合同約定履行時，應及時進行協商，辦理變更或解除合同，如協商不成，則進入仲裁或訴訟程序。上述合同管理過程稱之為合同履行流程，該流程由合同跟蹤履行、合同變更和補充、合同解除、合同糾紛處理和合同登記歸檔等控制活動組成。
三、風險分析
在合同簽訂和履行過程中，存在各種各樣的風險，導致合同風險的既有外部環境因素，也有企業內部環境因素，通過分析評估，采取必要的應對措施，使風險控制在可以接受的范圍內。通常情況下，外部環境因素如宏觀經濟環境、政策、法律、自然災害等因素，為不可控因素，企業在訂立合同時，需合理預測這類風險發生的可能性，可采用風險轉移的方式盡量減少可能發生的損失。內部環境因素主要有合同決策、管理水平、操作人員素質、財務狀況、生產能力和技術水平等，導致的企業合同管理風險按照影響結果可以劃分為營運風險、財務風險和合規風險。
（一）營運風險
合同管理的營運風險，指企業在運營過程中，可能由于合同管理某一環節的缺失，導致經營活動達不到預期的目標甚至產生損失。合同管理的運營風險有：
1．因業務評價不正確、不完整，導致決策錯誤，主要體現在合同需求與業務目標不一致，合同主體資格審核不當，定價策略失誤等；
2．因合同條款不嚴謹，對合同雙方權利、義務和違約責任表述不清楚，導致經濟糾紛和經濟損失；
3．因缺乏充分的溝通，信息缺失帶來風險；
4．違約風險：一方無法履行合同約定的義務，造成對方損失，或由于自身違約需承擔賠償責任。
（二）財務風險
企業在合同訂立和執行過程中，由于合同條款和合同方商業信用等原因，合同履行最終結果和預期可能會發生偏差，導致收益的下降或遭受經濟損失，其主要成因有：
1．預算制定不合理，未能有效控制成本。
2．合同的支付條件和付款進度不合理，令資金占用增加，產生資金損失。
3．合同各方權利義務的約定不清晰，可能產生額外的費用，造成成本增加。
4．稅收風險：忽略可能產生的稅費，沒有約定由哪一方承擔稅款繳納義務，導致費用增加和經濟損失；采購合同沒有要求供貨商提供增值稅發票，未進項稅不能抵扣，增加了稅收負擔。
5．因合同糾紛產生資金損失。
（三）合規風險
因企業在訂立合同和履行合同時，未能遵循法律法規、標準、行業規則、公司管理制度，而可能遭受法律制裁或監管處罰、重大財務損失或聲譽損失的風險。合同管理的合規風險有：
1.違反相關法律法規，合同被確認無效并需承擔法律責任的風險；
2.選擇的合同主體不具備合同所要求的資質，不能保證產品質量或服務質量的風險；
3.沒有按流程審核或審核把關不嚴，致使公司利益受損；
4.違反公司有關制度、，侵吞公司利益帶來的風險。
四、控制活動
企業在實施內部控制時，相關制度、流程應覆蓋合同管理的各個環節，尤其需對可能產生較大風險的關鍵控制點加以重點關注，采取切實可行的應對措施，使合同風險得到有效的控制。針對上述風險分析，制定相應的業務流程控制活動。
關鍵字：公司；合同管理；優化
中圖分類號：C35 文獻標識碼： A
正文部分：
1.背景
目前，中原公司的合同類型較多、涉及范圍較廣，公司的各類合同分別由各個執行部門各自負責，包括合同文本的起草、評審、談判、簽訂、履行等。自去年公司組織機構調整后，進一步明確了合同部作為公司合同統一歸口管理部門，過去的一年當中，相繼升版和編制了制度和程序，使用了一些信息化的手段，在一定程度上統一和規范現在公司的合同管理。這些制度和程序也執行了一段時間，各個部門也提出了一些意見和建議，而這些意見和建議還是需要在執行過程當中不需要不斷地結合實際情況進行修改和完善，以便持續提高公司的合同管理整體水平。
2.合同管理的現況
2.1制度和規定：目前公司的合同管理制度和規定分為兩個層面：
一是公司層面的合同管理制度，公司的合同歸口管理由合同部負責，目前，關于合同管理的公司層面制度有兩個，分別為《中原公司合同管理規定》和《中原公司重大合同評審和備案管理規定》。
二是項目層面的合同管理程序，是根據項目的特點和實際情況編制的。
2.2管理現狀：按照合同類型分別介紹如下：
2.2.1第一類 完全授權管理的合同，這包括人力資源合同和物業的租賃合同。這些合同分別由人力資源部和物業經營部全權管理，負責合同管理的所有事宜。
2.2.2第二類 實行備案管理的合同，主要是公司駐外機構簽訂的合同，包括上海采購經理部和恰希瑪現場經理部，實行備案管理。
2.2.3第三類 歸口管理的合同。現簡要說明一下這類合同管理過程，詳見下面流程圖：
環節 流程圖
合同評審
合同會簽
合同備案
3.優化和建議
結合目前公司合同管理的現狀，調研了合同部和相關部門的一些建議和意見，在此基礎上，對以后如何進一步加強和規范公司合同管理，進行了較為深刻的分析，并提出了優化和建議，具體如下：
3.1信息化
公司總部、恰希瑪現場經理部、上海采購經理部以及阿爾及利亞等其他駐外機構，分處異地，形成了空間的分離，對整個公司的合同管理造成了一定困難。可以通過信息化對合同管理從合同起草、文本管理、合同評審、審批、合同簽訂、結算安排、執行進展、合同變更、到實際結款以及對合同結款情況統計分析的進行全方位管理。合同的管理流程都需要通過信息化來固化，合同管理信息化除了要將原先大量的紙質資料電子化，從而固化流程、解決工作量大的問題，還應能夠對合同中包含的市場信息進行深層次的信息統計分析。
目前公司的合同管理主要是根據企業內部職能的分工，然后由不同的部門各自負責合同的不同內容，這樣的管理模式給企業帶來了諸多不便，合同內容管理太分散，很容易導致合同的后期實施跟進情況得不到及時準確的跟蹤記錄，并且當企業管理層要查看合同的整體情況也耗費一定的時間精力，這于企業的合同管理信息化顯得不匹配。因此，通過信息化的手段建立一個統一的管理平臺來對公司合同進行統一管理已經勢在必行。
3.2分類分級管理
中原公司同時涉及工程、物業、國際貿易等多個行業，因此也就造成了合同類型多而雜。包括了工程設計、監理、施工、調試、設備采購、勞動、租賃、修繕等多種合同。如何對合同進行分類分級管理，就顯得尤為重要。在此，建議現有的合同分類的基礎上，繼續進行科學合理的細化和分類，比如對于人力資源部的勞動合同、物業經營部的租賃合同，是可以完全授權由人力資源部和物業經營部進行合同管理；對于上海采購經理部的設備采購類合同，根據重要性的不同，分別采取參與招投標等合同簽訂過程、監督檢查合同管理過程、合同信息備案等手段進行合同管理；對于民用工程類的合同，可進行流程化、標準化的管理，尤其是合同的評審和審批；對于核工程類的合同，在流程化、標準化的基礎上進行重點的、全過程的管理。
3.3加強合同評審和審批
不少合同風險，主要還是集中的合同簽訂前的過程當中，而想要規避這些潛在的風險，合同的評審和審批是兩個最重要的環節。也正是因為如此，在過去的一年里，合同部作為合同歸口管理部門，正在逐漸加強合同評審和審批，并通過信息資料部的配合，使這兩個流程環節固化了下來。但是，還是存在著很多細節的問題，比如軟件不夠人性化、流程需要進一步明確和清晰、評審的方式和形式比較單一等。這些問題必須隨著合同制度的不斷完善、合同管理經驗的不斷增加得到解決。一是要逐步升級合同管理軟件或引進新軟件；二是結合合同管理軟件和實際情況進一步明確合同評審和審批的流程；三是要豐富合同評審的方式方法，如針對重大的合同進行會議評審等。
3.4合同專用章需要統一歸口管理
目前，盡管合同的歸口管理部門是合同部，但是公司所有印章管理由辦公室負責，公司印章的管理制度也是由辦公室編制和負責解釋的。在一定程度上，造成了合同專用章使用和權限的不一致。因此，對于合同專用章需要有一個統一的管理和標準。考慮到《中原公司授權管理規定》規定較為明確，且經過公司辦公會討論后確定的，建議按照這一規定使用合同專用章和修改相應的印章管理制度或程序，以便保持合同專用章的使用一致和制度的統一。
3.5合同文本的標準化
中原公司合同管理嚴格來說是從2014年開始的，到目前為止已有10年。隨著中原公司合同管理水平的不斷提高，參考國家的法律法規和相應的示范文本，結合自身的實際情況，逐步的出臺中原公司自己的合同示范文本應該說一個趨勢。這么做的意義有以下幾點好處：
1.最大限度的保護中原公司的利益，規避潛在的合同風險。
中原有了自己的合同范本后，各個部門會更加熟悉和很快的掌握合同從簽訂到履行、變更直至終止的各項合同條款、盡早識別和規避其中合同風險，避免公司遭受不必要的損失
2.便于合同管理，包括合同評審、審批、履行、變更和爭議的解決等。
3.減小合同管理的難度和加大合同管理的深度。
其實，建立合同范本的難度應該說并不是很大，比如設備采購、物業租賃以及一些合同已經有了自己的合同范本，可以根據合同不同類型，由合同各個執行部門和合同歸口管理部門共同編制公司各類合同的合同范文，再逐步完善。
3.6對駐外機構的合同管理
對于駐外機構負責的各類合同，包括采購經理部、現場經理部等，由于受地域條件和總部人員配置限制，比如采購經理部設在上海，下設有合同、計劃、質保及相關專業等多個部門，人員配備比較完善。且在以往過程當中都是由公司領導直接負責，合同的訂立和實施是由采購部自行實施，合同部并沒有進行實質性的管理。目前，對于這部分合同主要是實行的是備案管理，即將合同的信息定期向總部備案，屬于事后的管理，可見備案管理的力度和深度是有限的。
從宏觀上分析來看，駐外機構涉及的合同，主要還是上海采購經理部負責的設備以及備品備件等采購合同，涉及金額大，部分設備制造周期比較長，對工程進展有重大影響，同時也是影響中原公司主要的經濟效益的因素。建議采取以下方法對這部分合同進行管理：
第一，繼續實行備案管理，保證合同信息的及時性和準確性；
第二，對于重要設備的采購，所占金額比較大、工期較長等重要設備，比如主合同規定的25項重要設備，可以參與這些設備的招標、評標、定標、合同談判等合同訂立的過程。對于甚至于特別重要的關鍵設備，如壓力容器、主泵、蒸發器等可參與設備見證點的見證，對合同執行過程中重要節點的支付進行復核；
第三，對于其他一般設備采購合同，由于金額較小、工期較短、對成本和工程進度影響不大。可以結合公司的稽核，對設備采購合同的簽訂、履行、支付等過程，進行定期和不定期的檢查。
4.結束語
綜上所述，中原公司在工程項目建設當中，是以工程總承包的角色，來進行工程項目管理。上游與業主簽訂總承包合同，下游與設計單位、施工單位、設備供應商等分包單位簽訂分包合同。在某種程度上來說，中原公司的項目管理，就是對于合同的管理。因此，不斷加強和規范公司的合同管理，對于加強公司風險管理、提升公司項目管理水平、完成公司戰略目標都有著重要意義。
參考文獻（宋體五號字，多倍行距設置時1.5，以下給出個示范文）
[1]烏云娜，項目采購與合同管理，北京：電子工業出版社，2006：18-27
關鍵詞：管理目的；遵循原則；主要內容；保障措施
一、開展全面合同管理的目的
1.遵守法律法規和市場規則，樹立誠實守信的經營理念，做到依法經營。2.規范合同管理行為，確保企業的經濟行為合法有效，從源頭上避免或杜絕違法、違規以及各類糾紛的發生。3.適應市場變化，增強市場駕馭能力，防御經營風險，提高市場競爭力。4.完善合同監管體制，使合同管理民主化、公開化、透明化，最大限度地避免或杜絕經營管理過程中產生問題。5.加強企業管理，提升企業管理水平、經營全面合同管理效益和商業信譽，為公司戰略規劃的順利實施提供有力支持。
二、開展全面合同管理遵循的原則
（一）立足實際、注重創新。要立足實際，在總結、繼承、發揚已有工作經驗的基礎上，尋求突破和創新。（二）全面覆蓋、突出重點。建立全面覆蓋公司各層面、各單位、各部門的合同監督管理體系，全面運行合同管理基本流程。關注重點部門、重點單位、關鍵業務環節的合同管理。（三）統一規范，分級管控。制定集團公司合同管理制度和相應的工作標準，各單位按照統一規范，在上級合同主管部門的指導、監督下，分級開展合同管理工作。（四）統籌安排，協調推進。各單位、各部門要按照集團公司的統一部署，逐級落實，協調推進。（五）加強監管，注重效益。以提高經濟效益為中心，建立符合本單位實際的合同監管體系，加強合同全過程的監督管理，提升企業經營管理質量。（六）合同管理與風險管理相結合。通過開展全面合同管理實現對合同管理風險的有效管控，并借鑒此項工作的經驗和做法，探索管控其他重大風險的新方法，完善風險管理的內容。
三、全面合同管理的主要內容
全面合同管理是指通過完善合同管理組織體系，明確各層次、各單位、各部門在合同管理中的地位和作用，建立涵蓋集團公司及所屬各單位的合同監督管理體系；完善立項、審批、調研、會簽、履行、驗收、結算等合同管理基本流程，使合同管理人員全面參與企業經營管理工作，提高企業經營管理的效益和質量；開發運行合同管理信息系統，推動合同管理工作規范化、標準化、程序化和信息化，使合同管理成為公司及所屬單位開展經營活動的重要方法和手段。（一）規范組織建設，完善合同監督管理體系。在明確合同管理主管部門的基礎上，建立縱向管理系統和橫向管理系統相結合的合同監督管理體系。縱向管理系統：由單位負責人、合同主管部門、合同管理員組成。保證集團公司經營決策順利貫徹實施，并及時收集反饋信息，提高管理質量和工作效率。橫向管理系統：由合同主管部門、法律、財務、審計、運營等部門以及合同承辦部門和使用單位組成，共同參與合同的監督管理工作。縱向管理和橫向管理相輔相成，即可避免合同管理中個別部門權力過于集中和合同簽訂中推諉扯皮，又能保證合同管理工作高效運行。（二）規范合同管理工作，完善合同管理流程。合同管理過程分為立項、審批、調研、會簽、履行、驗收、結算、歸檔等環節。1.合同立項。各單位簽訂合同，以書面報告形式說明合同標的的基本情況及數量、價款等，經本單位負責人審核同意，作為立項依據。2.合同審批。合同承辦部門按照立項報告的要求，根據合同標的性質，推薦能滿足合同標的要求的相關方，填寫《合同立項審批表》，由主管部門、運營、財務等部門簽署意見，報單位負責人審批后，作為簽訂合同的依據。3.合同調研。合同項目需要調研的，由承辦部門會同財務、審計、運營等部門組成調研小組，對合同標的涉及的產品及市場情況、供應商資信情況等進行市場調研，并出具《市場調研報告》。4.合同會簽。依據《合同立項審批表》、《市場調研報告》，合同承辦部門召集有關部門，與合同相對方采用商務洽談、競爭性談判或邀請招標等形式會商簽訂合同，形成初步意見并填寫《合同會簽單》，經各相關部門及單位負責人審核后，蓋章簽字后合同生效。5.合同履行、驗收、結算。合同生效后，承辦部門與合同向對方根據合同要求履行合同。履行完畢后，由參加訂立合同的部門按照合同的約定內容進行全面驗收，填寫《合同驗收單》，驗收部門簽署意見。合同承辦部門簽署意見，單位負責人簽字同意后，送交財務部門辦理結算手續。6.合同歸檔。合同承辦部門將簽批的《合同立項審批表》、《市場調研報告》、《合同驗收單》以及對方的資質證明、報價單等與合同有關的資料收集齊全，編號入檔，以備后查。（三）建立保障合同管理工作有序開展的完善制度1.合同管理人員持證上崗制度；2.客戶信用管理制度；3.合同會簽制度；4.合同監督管理制度；5.合同審查、備案制度；6.合同檢查考核制度。
關鍵詞：城市軌道交通；長沙地鐵；合同管理體系；建設實踐
城市軌道交通工程作為重大民生工程，具有規模體量大、建設周期長、涉及專業廣、參與單位多、合同數量大、合同風險高等不同于一般工程建設項目的特點，同時決定了其合同管理的周期長、難度大的特點。科學規劃合同管理體系、扎實推進合同管理體系建設工作、積極推動合同管理體系在實踐中的運用，成為規范對外經濟行為、提高合同管理效率、防控各類風險、提升合同管理水平的舉措。
1合同管理體系建設成果
長沙市軌道交通集團有限公司（以下簡稱長沙地鐵）在合同管理體系建成之前，存在以下幾方面問題：（1）合同工作流程不明晰，主要體現為部門職能分工不清、部門之間信息溝通不暢、監督管控不到位等；（2）合同簽訂行為不規范，主要體現為起草依據不充分、合同資料缺失、審查會簽流程缺失、事后補合同等；（3）合同簽訂效率不高，主要體現為合同文本不規范、合同條款不完備、合同用語不嚴謹、審查會簽時間長等；（4）合同執行管控不到位，主要體現為不按合同履約、對違約行為未按合同執行、變更管理不全面、對索賠工作不重視等。面對上述問題，長沙地鐵從2015年開始著手合同管理體系架構研究和建設工作，提出了分階段實施合同管理體系建設的工作思路。第一階段建設從合同管理的源頭入手，通過出臺制度規范合同簽訂流程、編發標準化合同規范文本、開發和推廣使用軟件管控合同簽訂行為。歷時5年時間，到2019年完成第一階段建設工作，構建了以合同管理制度體系和標準化合同體系為基礎、合約工作管理軟件為抓手的“兩基礎、一抓手”的合同管理體系，實現了合同簽訂流程有規矩、合同簽訂管控有手段、合同文本有標準，以及合同簽訂管理由“人管人”向“制度管人”的重大轉變。
1.1出臺合同管理制度
規章制度作為法律法規的延續，是企業各項工作流程的執行依據。為此，長沙地鐵明確了“體系建設從制度編發著手，制度編發以合同管理辦法先行”的工作思路。2015年，長沙地鐵制定并下發了《合同管理辦法》，明確規范了合同工作的職責分工，合同起草、審查、簽訂、歸檔、履約，標準化合同的編制、修訂、監督及責任的基本原則和具體要求；規定所有項目在組織公開招標、內部競爭性談判及直接委托談判之前應確定合同主要條款，并完成合同的起草、審查；規定合同重大變更、轉讓或終止應由項目發起部門（子公司）報集團公司總經理、董事長批準同意后方可實施。2018年，長沙地鐵在遵循“依法依規、集體決策、規范程序、提高效率、卡控關鍵、嚴防風險”基本原則的前提下，積極創新管理思路，創新提出并采用了“可根據項目實際情況自主選擇工作流程”的模式，制定并下發了《直接委托項目管理辦法》，其在精簡和優化直接委托程序的同時，系統規范了從項目立項、確定單位、控制價審定到合同談判、結果確認、合同簽訂、資料歸檔全過程的工作流程，大幅度提高了直接委托項目的工作效率，有效預防了直接委托項目的廉政風險。截至2019年，長沙地鐵陸續制定并了《合同起草大綱》《委托建設項目內部工作流程》《標準化合同管理辦法》《工程建設用地只用不征協議起草指南》等管理制度，建成了以《合同管理辦法》為主線的合同管理制度體系，實現了長沙軌道的合同管理制度化、合同工作流程化。
1.2構建標準化合同體系
在推進合同管理制度體系建設的同時，長沙地鐵同步著手標準化合同體系建設。以“合同管理工作回頭看”為契機，通過對2016年全年及2017年上半年總計一年半以來簽訂的合同進行數據統計、科學分析，按照“區分輕重緩急，優先對工程影響大、簽訂合同數量大的合同類型”的原則制訂了詳細可行的工作方案，明確了時間節點、職責分工、編審流程，于2017年9月全面提速標準化合同體系建設工作，至2018年9月基本建成由建設版塊、運營板塊、經營版塊、通用版塊四大版塊組成的標準化合同體系，實現了合同體系的結構化、合同文本的標準化、合同起草行為的規范化，進一步提高了合同起草的效率，有效防控了合同風險和廉政風險。
1.3開發合約工作管理軟件
2016年長沙市軌道交通建設進入快速發展階段，合同管理的復雜度增加，工作量急速增長，人工模式難以滿足日益增長的工作需求。為此，長沙地鐵于2016年底啟動合約工作管理軟件的開發工作，于2018年10月1日上線試運行。2019年5月5日，基于系統運行穩定、功能模塊滿足需要、各級用戶熟悉掌握系統操作，合約工作管理軟件正式上線運行，實現了利用信息化手段推行標準化合同使用和集中管控合同簽訂行為，降低了辦公成本、提高了工作效率、打造了預防腐敗的有力抓手。
2合同管理體系運用效果
合同管理體系第一階段建設工作完成后，長沙地鐵以合同管理制度體系和標準化合同體系為基礎、以合約工作管理軟件為抓手，實現了合同簽訂工作的集中管控，有效地防控了合同簽訂環節風險、提高了合同簽訂效率。合同起草部門使用合約工作管理軟件按照系統設置流程依次起草合同、發起審查和會簽審批、定稿編號、打印輸出。在起草合同時，起草部門按照“集團了標準化合同的，應采用標準化合同起草合同；集團未標準化合同的，應參照國家或行業制定的合同示范文本起草合同；既無集團公司下發的標準化合同、又無國家或行業制定的合同示范文本的，由合同起草部門依據國家有關法律法規自行起草”規定執行，優先使用標準化合同起草合同。在合同審查過程中，審查部門緊緊抓住“是否立項”“流程入口是否正確”“是否采用標準化合同”三個關鍵點，從源頭上杜絕了合同起草不合規的行為。在審查環節，合同審查部門經辦人員對工作進度一目了然，合同起草人與審查人可建立快速有效的溝通。由于采用了標準化合同起草合同，合同審查工作量大幅下降，節約了合同起草部門及審查部門的時間與精力。合同會簽審批前，合同起草人發起會簽資料復核，經集團合約部復核確定會簽資料完整后，合同方可進入會簽審批環節。合同經系統編號后，系統自動生成防偽水印，合同起草人通過正文信息頁面打印含防偽水印的合同文本（合同文本必須經由系統線上打印才會輸出含防偽水印的合同文本，在系統上導出、下載或另存為的合同文本不含防偽水印），并以此版本為母本按合同約定份數進行復印、裝訂/膠裝。
3合同管理體系未來的建設與發展方向
結合長沙地鐵改革轉型要求，下一步應重點從以下幾個方面推進合同管理體系第二階段建設工作，形成合同管理“統一領導、分級管理、分類運行、全面監督、高效運轉”工作機制，真正實現“用制度管權、按制度辦事、靠制度管人”。
3.1健全合同管理組織體系
按照縱、橫兩個維度完善合同管理組織體系，在企業內部構建由各層次的管理機構組成的全方位合同管理體系。縱向維度為在集團總部、各子公司分別設立合同管理部門；橫向維度為在縱向維度設立的合同管理部門中再細分為合同管理小組，根據合同的性質、類別進行統一管理，從而使合同管理機構覆蓋到每個層次、每個方面，對合同的立項、談判、起草、簽訂、履行、變更、糾紛處理等履行監督、檢查和指導的職責。
3.2建立合同管理人員體系
通過對外公開招聘、內部選拔等方式，培養一支懂法律、懂經營、會管理的合同管理隊伍。加強對合同管理人員的業務培訓，使其熟練掌握合同法律知識和簽約技巧，提高他們的專業知識水平和實踐技能。建立合同管理人員的崗位責任制、競爭上崗機制。建立合同管理激勵機制，對提出合理化建議、避免重大損失或是給企業爭取額外經濟效益的人員予以獎勵，激發和提高合同管理人員的工作積極性、主動性和創造性。
3.3建立合同管理運行體系
建立合同管理執行監管和評價考核制度，把合同管理的內容和主要指標納入集團目標考核中，定期開展合同管理大檢查，對合同管理情況進行監管，對發現的問題及時糾正，不斷總結合同管理的經驗和成效。建立科學合理、切實可行的合同管理運行機制，通過制度來規范、協調各方的工作，合同管理機構和其他部門之間協調配合形成合力，使合同的簽訂、履行和爭議處理都處于有效的控制狀態。3.4建立企業信用評價體系建立對參建單位的信用評價體系，通過對參建單位合同管理水平、合同履約能力、合同履約狀況和企業合同信譽度等方面進行量化、細化的綜合評價考核，把信用好、履約率高的企業列入白名單，把信用能力不理想的企業列入黑名單，在后續項目合作中進行運用，提升防范合同風險的能力。
關鍵詞：公立醫院；合同管理；應用
經濟合同是指法人、其他經濟組織，個體工商戶、承包經營戶之間，為實現一定的經濟目的、明確相互權利義務關系而訂立的合同。目前已成為市場經濟環境下各單位之間來往最重要、最常見的契約形式。合同不僅是商業關系的表達，更具有法律效力。加強合同管理，不僅實現醫院內部控制需求，更有利于進一步提高醫院管理水平，維護醫院合法權益。
1審計合同管理存在問題
集團中心審計部于2016年9～10月對中心（集團）各院區2015年簽訂的經濟合同，包括設備采購、物資采購、建筑工程、設備維保、總務類等進行審計，主要采取合同登記審閱，財務查賬，付款逐筆核實，倉庫調查到貨入庫情況等方式，對經濟合同的合理性、合法性、完整性及合同條款的執行情況，款項的支付情況等方面進行審核。審計出集團各院區合同管理存在的問題。（1）合同簽訂不夠規范。審計部門對合同審閱時發現，存在個別10萬元以上的零星工程合同沒有寫明施工期間，且無保修期約定；合同文本沒有簽訂日期、沒有簽約人簽字；個別總務物資采購合同文本重要條款空白或與會簽單上內容不一致等欠規范的情況。（2）合同文檔編碼不統一，文檔查閱不便。各職能部門合同各自管理，各院區各部門合同編碼沒有統一制定，較為混亂。例如各院區的合同編碼仍然延續集團合并前的編碼方式，集團化后沒有進行統一，院區內的總務合同也沒有統一編碼，整體比較散亂。合同歸檔采用手工歸檔，所有履行完成的經濟合同均以紙質形式存檔，使得查閱合同費時費力，效率低下。（3）合同會簽進程、付款進度等難以控制。由于合同會簽參與的部門及人數較多，一份合同簽訂往往需要消耗很長時間，而且難以追蹤具體已簽至哪個部門，需要逐個部門進行聯系，付款簽字流程同樣需要長時間簽字流轉，效率較低且流程監管困難。（4）存在合同到期沒有續約情況，無預警機制。存在部分房租收款合同沒有續簽仍然出租，部門維保合同沒有續簽導致醫療設備存在運行風險。由于合同數量大，單純靠傳統辦公軟件很難保證所有合同簽約時間都能銜接的很好。
2針對合同管理審計問題解決思路
針對審計部門提出的合同簽訂不規范、編碼不統一等一系列合同管理中存在的問題，我們組織相關人員與2016年11月參觀學習三門核電站的合同管理系統，了解了該系統運行流程以及相應的查詢統計功能，一致認為合同管理系統上線基本能解決目前醫院合同管理中存在的問題，于是2016年年底集團領導層決定與用友公司繼續合作，在原有的ERP系統中增加合同管理模塊，由系統幫助構建一些常用合同文本，并實現合同流程審查、變更記錄、文檔保存、文檔查閱、預警提示、聯查采購入庫付款等功能。
3用友ERP合同管理模塊應用
（1）提供合同標準模板，統一合同編碼。針對審計提出的合同簽訂不夠規范以及合同文檔編碼不統一的問題，合同管理系統提供了合同的標準模版，合同起草部門只需要輸入合同基本要素，使合同得到全集團統一、集中化管理。如果沒有符合的文本，系統可以自定義模板，模板按需求設計好后可以保存為標準模板，方便以后直接調取使用；如果該合同模板已經不存在使用的意義，可以選擇永久刪除。系統實現編碼自動生成，解決了各部門合同編號方式方法不統一，編碼混亂的問題。（2）實現信息跟蹤功能。針對審計提出的合同會簽進程、付款進度等難以控制的問題，合同管理系統從以下幾個方面予以解決：①系統可記錄合同的每一次變更及變更原因，使合同變更實現全程可追溯。②系統可對合同審批流程進行跟蹤，申請人可是隨時查看合同審批進度。③系統可對合同收支款項進行跟蹤，收付款系統發生收付業務時系統會將款項發生時間及金額反寫至合同管理模塊，實現全程款項信息跟蹤。（3）實現合同快速查詢審閱功能。針對審計提出的文檔查詢不便的問題，合同管理系統提供使用者可按合同編碼、合同名稱、供應商代碼或名稱、經辦人工號、合同狀態等進行查詢合同，可查看該合同的所有詳細信息及審批狀態變更信息等，也可下載打印該合同功能，相比傳統手工查閱紙質版合同省時省力。（4）實現預警提示功能并控制付款總額。針對審計提出的合同續約沒有預警機制的問題，合同管理系統對即將到期的收款或者付款合同，系統會給予提醒，確保合同順利續約。另外合同管理系統與采購管理、應付系統進行關聯，對設備采購以及合同的付款進度進行監督，對付款總額進行控制，一旦超額系統就不允許付款。（5）實現審核權限界定功能。系統按部門及經濟合同類型設置審批流，并將關鍵簽署人單獨作為一個字段填寫，院辦在審核流程完成后最后蓋章時再次確認關鍵簽署人是否已簽字，嚴把審核關。（6）實現與其他模塊關聯整合功能。目前合同管理系統已與物資管理、總賬系統整合，可以通過聯查，對采購合同標的物的采購、入庫、付款情況進行跟蹤追溯，實現資源整合。（7）實現數據統計分析功能。通過系統對合同內容、付款情況進行統計分析，大大減輕職工的工作量，使其從繁瑣的統計事務中解脫出來，更加高效高質量地為管理決策提供數據支撐。
4用友ERP合同管理系統后期規劃
2017年4月起，用友公司對集團及各院區經濟類合同相關部門進行了操作培訓，大家對該模塊逐漸適應并熟練使用相應功能，截止7月，共計有140份合同錄入系統。為了使系統更加人性化，更加完善，集團與用友公司協商對系統進行后期規劃。（1）合同管理與移動報銷系統關聯，進行合同的移動端審批并開通短信通知接口。目前集團正在與紅橘公司聯合開發移動APP報銷，為了實現合同管理能隨時隨地審核查閱，后期合同管理系統將會與移動APP報銷系統關聯，實現手機端審批查閱合同，并且在合同進入審批流后，下游審核人員會收到短信通知。（2）合同管理與采購管理模塊進行關聯，實現對設備采購的監控。ERP采購管理物資模塊已正式上線使用，將合同管理模塊與物資模塊關聯可實現物資從合同訂立到采購入庫數量、單價、型號等是否與合同一致等由系統進行監控。（3）合同管理系統與預算相關聯。合同管理系統按照合同簽訂年限，將各項經濟合同按照系統設置的預算項目自動歸類，預算管理員可以直接從合同管理系統中讀取下一年度醫療設備維保費等項目的預算，也可以獲取大額資金付款項目。
參考文獻
(一)存在的問題
1、合同立項階段的問題
（1）未與科研項目預算有機結合。部分項目在立項前未審核科研項目的預算，存在超預算或無預算的情況。（2）存在分解采購、規避招標等行為。為加快執行進度，或簡化采購流程，同一個外協項目被拆解成若干金額較小的項目。（3）采購論證調研工作不充分。部分醫院科研外協合同缺少詢價比較過程，同時由于缺少專業人員的監督，采購價格無法控制。
2、合同簽訂階段的問題
(1)合同無專業人員審核，內容不嚴謹。科研外協合同無統一模板，多數醫院使用對方公司提供的合同，部分合同漏洞百出，內容不完整。（2）授權審批程序不完善，職責分工不明確。（3)倒簽合同現象普遍存在。在合同簽訂過程中，經常出現先履行合同，在需要付款時才簽訂合同或付款之后補簽合同的情況。（4）合同會簽流程繁瑣，周期過長。（5）合同簽訂范圍不明確，合同用章不規范。
3、合同執行階段的問題
（1）未嚴格按照合同規定付款。部分項目由于臨近結題，課題負責人為避免資金結余，不按實際執行情況申請付款，資金安全存在隱患。（2）成果驗收缺乏有效監控。大多科研外協合同的成果驗收僅由課題負責人把關，醫院科研處無相關專業人員。（3）合同變更和解除程序不規范。（4）未對合同執行進程進行監控和管理。
4、合同評價階段的問題
（1）缺乏對合同管理情況的分析總結。大部分醫院未定期總結經驗，查找合同管理過程中的缺陷和不足。（2）未開展合同管理評價工作。合同簽訂和執行情況等未納入醫院績效考核，不利于合同管理水平的提升。
(二)主要原因
（1）醫院領導對科研合同管理重視程度不夠。目前多數醫院領導更加重視醫療工作，沒有意識到經濟合同管理的重要性。（2）合同管理制度不健全。大部分醫院比較重視合同簽訂和執行環節的制度，而常常忽視對合同變更、解除尤其是對合同監督和控制的相關制度；部分醫院合同管理制度過于籠統，無具體細則，缺乏可操作性。（3）合同管理信息化水平不高。目前大多醫院的合同管理系統比較簡單，合同管理還是采取紙質和人工方式。
二、對醫院科研外協合同管理的建議
(一)制定完善的合同管理制度并嚴格執行
醫院要對現行的合同管理制度進行完善和修訂，合同管理制度要涵蓋合同管理的全過程，包括合同的簽訂、執行、變更、解除和結束，以及糾紛處理等。明確合同簽訂的范圍和審批流程，以及各審核部門的職責權限。同時合同管理制度要盡可能細化，充分征求各相關部門的意見，使之具備可行性和可操作性。在合同管理過程中應嚴格按照制度執行。
(二)完善合同管理組織機構，提高人員素質
合同管理人員的素質直接影響到合同管理的水平，醫院可以吸收既懂科研業務又懂合同管理知識的復合型人才。要完善培訓制度，不定期地組織合同管理人員和相關審批部門參加培訓，包括相關法律法規、專業知識等各方面的講座。同時還可以組織合同管理人員到合同管理水平較高的醫院進行交流學習，取長補短。
(三)加大對合同管理信息系統的投入
建立完善的預算合同管理信息系統，合同信息化管理，實現合同網上審批流程，提高合同會簽效率，實現合同信息共享。此外，合同管理信息系統要與設備處物質系統、財務核算系統、成本核算系統和人事系統等集成起來，建立人、財、物統一的HRP系統。
關鍵詞：建筑類；漏洞；治理
中圖分類號：F715.4 文獻標識碼：A
建筑類企業隨著社會的發展，在市場經濟環境中異軍突起，并長期保持了蓬勃發展勢頭。大慶油田工程建設公司作為油田企業中建筑業務板塊的龍頭公司，每年承接大量建筑類業務，相應的也產生很多的交易行為和合同數量。其中以建設工程合同為主，主要包括建設工程主包合同、專業分包合同、勞務分包合同以及涉及到建設工程施工的材料買賣合同。
一、公司合同管理模式
按照上級公司管理原則，我公司著重健全與完善合同組織體系和合同管理體制（包括各成員單位），對合同選商、簽訂、履行等實行全過程規范化管理。公司設立合同管理委員會，由公司主要領導為主任，各專業主管領導為副主任，機關各相關職能部門負責人為成員的合同管理委員會，公司合同主管領導主持公司合同管理委員會日常工作；合同綜合管理部門，全面負責合同的管理和監督工作；各專業部門分別是對應專業合同的主管部門，負責本部門業務范圍內合同的訂立和管理工作，實行“誰主管，誰負責”的原則；公司所屬各單位是合同具體承辦主體。
二、合同管理做法
（一）實行例會制度，解決疑難事宜：公司實行合同及招投標例會制度，以便落實責任、明晰流程、信息同步、齊抓共管、快速推進，有效解決招標、合同管理中出現新問題、疑難問題、久拖未果事宜。
（二）強化協調溝通，保證信息暢通：一是進行基層走訪，現場解決疑難問題，想基層所想，急基層所急，使問題解決在萌芽中；二是加強與上級部門聯系，及時匯報需解決事宜，在短時間內得到解決；三是與網上審批人員溝通，以電話或短信的方式及時督促公司及油田公司領導對網上合同進行審批，減少因審批滯后，造成事后合同現象。
（三）嚴格準入審查，提高隊伍質量：對新準入的承包商，一是由預選單位按公司準入規定及流程，進行初審推薦；二是公司法規部門組織生產、質量、安全、紀檢人員對承包商評價，完善承包商準入手續及資料；三是報公司承包商準入委員會批準后，納入公司承包商名錄。
三、合同管理存在的問題
（一）業主原因導致事后合同問題：公司每年都會簽訂部分外部工程合同，在辦理工程總包合同的過程中，由于業主簽訂合同的流程繁瑣，待業主蓋章將總包合同返回公司時，已過開工日期，也包括國際項目的總包合同，如與中海油公司簽訂的總包合同，中標后業主先發放中標通知確認函，并注明開工時間，施工單位依據確認函開工后，雙方人員才對合同內容進行反復磋商，合同內容確定下來至少需數月時間，造成總包合同及相關的支出類合同成為事后合同。此類合同事后非主觀因素造成，施工單位無法控制。
（二）合同前置工作（審批）滯后問題：一是生產工序流程受制約。作為油田產能建設主體，公司沒有土建施工能力，只能將土建工程分包，按照先基礎后工藝施工要求，土建完成后，才能進入工藝程序，因產能工程計劃下達較晚，工期短，并為保證油田穩產，迫于建設單位壓力，在主包合同簽訂后即入場施工，違反基建程序。
二是分包合同談判耗時間。與分包單位商談合同結算方式、讓利標準或合同金額時，為維護公司利益，防止分包工程款超付等，承辦人員嚴格控制價款，而分包單位為維護自身利益，千方百計爭取權利，拖著不簽訂合同，要求提高合同金額、降低讓利標準等，需反復磨合，耗費一定時間。
三是工程為屬地分包甲指。部分工程為屬地施工或甲方指定分包單位，指定的分包或屬地施工的分包單位，資質手續不齊全，指定專業或內容又不符合公司相關規定，此類合同只能按規定以報告形式履行審批手續，承辦人員追討資質材料或報批手續占用一定時間。
（三）合同類型多樣化導致審批延遲問題：因施工單位性質決定，公司涉及各類合同都可能發生，新增加的合同類型在簽訂時遇到如下困難：
一是管理逐步規范，許多建設單位不能簽訂的合同，要求承包單位去簽訂，如租賃臨時供電設備（帶部分材料）合同，過去我們沒有簽訂此類合同，在簽訂中由于沒有明確專業部門管理，導致合同不能正常簽訂，甚至多次溝通，仍無法得到解決。
二是有些合同是建設單位無法簽訂的合同（違規），則委托到施工單位簽訂，施工單位同樣面臨著相同局面，由于處于弱勢地位，無法回絕，只能滿足建設單位要求，使我們面臨著許多合同簽訂風險。
四、合同管理建議
（一）大力提升合同管理專業化水平。一是要加強合同管理人員隊伍建設，加強業務培訓，提升專業素質；提升準入門檻，提升職業素養；強化垂直領導，人員相對固化；二是要加強合同管理流程的規范化設計，優化流程，實現簽訂環節的及時高效；要明確合同履行環節的權利義務，加強信息資料傳遞標準化，各系統職能無縫對接，實現履行環節的順暢運行；三是要使合同人員專職化。合同員的業務范圍應當從合同簽訂管理向前延伸至合同立項階段的資質審查、合同談判，向后延伸至合同履行階段的合同交底、現場人員授權委托管理、農民工工資發放監督檢查等環節。
