時間：2023-08-01 09:23:03
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇人事檔案電子化管理，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
關鍵詞：事業單位；人事；檔案管理；電子化建設
檔案管理工作屬于企業及事業單位工作之中十分重要的組成部分，其中，人事檔案記錄了人才流動情況，記錄人員工作履歷，學業以及和人才相關的內容，這些信息對于事業單位進行人事調動，以及員工職位升遷工作都有重要意義。因此，本文從檔案管理的角度，分析檔案管理工作存在的問題，并且在此基礎上探索未來的事業單位進行人事檔案管理電子化建設有效路徑。
一、事業單位中人事檔案管理存在的問題
(一)檔案管理電子化程度低
檔案的電子化管理不僅能夠簡化檔案保管工作的流程，還能夠提高檔案管理工作的工作質量，但是現階段大部分行政事業單位并沒有實現人事檔案的電子化管理，這類問題主要集中表現在檔案管理軟件以及硬件設施較為落后上。人事檔案的電子化管理工作不僅需要事業單位相關領導的足夠重視，還需要事業單位其他部門的主動配合以及相關軟硬件配套設施的支持，只有獲得相應的設施以及人員的配合支持，檔案電子化管理工作才能夠順利開展。但是目前很多行政事業單位缺乏對檔案電子化管理工作的足夠重視，與此同時對于檔案管理的建設工作也缺乏足夠的人員和資金支持，另外，事業單位并沒有針對檔案電子化管理建設工作建立獨立的部門管理體系，用于檔案建設的資金無法支持正常的建設工作，即便是有足夠的資金支持，許多事業單位并沒有將資金的使用效率發揮到最大，這些問題都在一定程度上限制了電子化檔案工作的建設發展效果。
(二)檔案電子化管理工作人員不足
任何集體要想實現長久的發展都離不開相關人才的支持，同樣事業單位要想提高電子檔案管理效率，建立電子化檔案管理工作體系就必須要有足夠的人員配備。目前，在很多事業單位內部不僅缺少對檔案電子化工作的資金支持更缺少相關的專業人才儲備，缺乏具備理論和實踐經驗的專業檔案管理人才。現階段很多事業單位內部負責檔案管理工作的人員年齡普遍偏大，創新能力和接受新事物的能力明顯不足，甚至在一些事業單位中并沒有專門的檔案管理部門，主要由人力資源部門負責相關的檔案管理工作，由于人力資源管工作者往往缺乏專業的檔案管理知識，更缺乏專業的檔案管理培訓經驗，在檔案管理工作上認識不足，這樣無疑降低了檔案管理工作的工作效率和質量。因此，檔案管理人才的缺乏已經成為制約事業單位檔案電子化管理工作的關鍵因素。
(三)檔案資源開發與利用不足
隨著互聯網信息技術的不斷發展，電子化管理工作涉及的范圍也越來越廣泛。在事業單位的檔案管理工作中，檔案工作者需要擁有一定的權限并且對單位內部員工的相關資料信息有一定的了解，基于這樣的需求導向，檔案管理工作的流動性需求也隨之明顯提升。現階段要想破解檔案管理工作的流動性需求就必須要加快推進檔案管理電子化建設工作，以此提高對檔案資源的利用效率。然而根據目前事業單位發展的普遍情況來看，在電子化建設過程中往往會出現難以滿足檔案管理工作流動性需求的問題，檔案資源共享程度不足，整體利用效率低下，因此檔案管理工作質量必然提高，促使檔案資源的共享程度不斷提高，促進檔案管理的發展。
二、事業單位人事檔案管理的電子化建設
事業單位在人事檔案管理的過程中，需要注重電子化的建設，電子化能夠大大提高檔案管理的效率，降低人力物力以及資金的投入，在保證檔案管理質量的基礎上，能夠有效的提高檔案管理效率，以下從三個方面進行了分析：
(一)提高檔案管理系統電子化建設速度
事業單位要想加快檔案管理的建設工作就必須要提高對檔案管理系統的重視，對此單位內部必須要提供足夠的資金和人力支持，了解當前檔案管理工作的主要建設方向，重視檔案管理工作的針對性和具體性建設內容。事業單位要在充分調查研究的基礎上，加快檔案管理系統的智能化和先進化建設，提高系統和檔案管理工作的融合度。另外事業單位還要對檔案管理系統進行加密處理，防止人員信息的泄露。
(二)重視檔案管理工作的軟硬件建設
為了確保檔案管理工作的可持續發展，事業單位必須要重視檔案管理的軟硬件設施建設，加強對電子化管理工作的宣傳力度，獲取單位內部各方人員對軟硬件設施建設的支持，提高檔案管理電子化設備的配備水平。同時，單位內部還要安排專門的機構和人員負責相關的檔案管理工作，推動檔案管理部門的層次化以及細致化建設，規范案管理工作流程，確保單位用于檔案管理建設工作的資金能夠用在實處，發揮其應有價值，從整體上提高檔案管理工作的實力。
(三)引進檔案管理電子化專業人才
根據目前事業單位檔案管理工作存在的主要問題，吸收和培養專業的檔案管理人才已經成為目前提高檔案管理工作質量的重要手段之一。對此事業單位內部要建立完善的人才培養機制，對檔案管理人員進行定期和不定期的培訓，還要建立相應的考核制度，考查其相關的專業知識和實踐技能。另外事業單位還可以通過人才引進的方式，提高單位檔案管理工作者的整體素質，推進檔案管理工作的快速發展。
三、結語
綜上所述，在事業單位的人事檔案管理之中存在諸多問題，主要包括檔案管理電子化程度低、檔案電子化管理工作人員不足、檔案資源開發與利用不足。因此，應當提高檔案管理系統電子化建設速度、重視檔案管理工作的軟硬件建設以及引進檔案管理電子化專業人才。
參考文獻：
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[2]劉麗峰.淺析事業單位人事檔案管理存在的問題及對策[J].檔案天地,2014(S1):131-133.
[3]馮向陽.事業單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰[J].檔案管理,2014(3):86-87.
[4]王靜.淺談做好事業單位人事檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業務,2014(17):81-82.
社會的發展，網絡的普及，電子化逐漸深入我們的生活與工作中。人事檔案作為一項政策性、機密性、專業性較強的工作，是各單位記錄員工信息、招收員工、選拔人才等的重要依據，是干部晉級職稱、升職加薪的主要根據。[2]在衛生事業單位中，加強電子化人事檔案的管理是加強行政管理的重要方面。如何提高電子化人事管理的水平，加深電子化技術在人事管理中的應用，提高檔案管理的效率，體現電子信息化技術的價值，值得探討。
二、衛生事業單位人事檔案管理的重要性
在人事檔案管理的過程中，因為檔案具備一定機密性與專業性，人事部門應重視人事檔案并加強管理，及時解決人事檔案管理工作中出現的問題。在衛生事業單位中，因為人員調動較為頻繁、各種崗位輪換、人員晉級、衛生員退休、臨時聘用等問題，人事檔案管理極為重要。[3]然而在人事檔案管理工作中，卻存在著衛生事業單位人員的流動性較強等問題，制約了人事檔案的管理，若是不及時進行人事處理，則極易造成人事檔案資料不齊全、手續配備不齊全、手續不完備等問題。
某些醫院注重藥物管理工作，注重對醫生、護士的考評管理等，卻忽視了人事管理的重要性。醫院負責人對人事管理工作的不重視，造成了人事管理以及人事檔案管理工作中出現疏漏，直接導致了醫生升職時評判的片面性，導致某些優秀醫生對醫院不滿而出現跳槽等現象，幸好醫院管理者及時認識到問題的嚴重性，加強對人事管理尤其是人事檔案管理的重視程度，為醫院的各方人事調動以及醫生升職等提供重要依據，醫院也因此而更上一層樓。
三、衛生事業單位人事檔案管理現狀
（一）人員不足現問題突出
在我國多數地區的衛生事業單位中，人事部門配備的人員普遍較少，多在3～5人之間，相較于衛生事業單位內部醫生、護士以及其他部門人員來講人數可忽略不計。在一些較小的衛生事業單位中，多數人事部門人員除人事工作外還兼職其他工作，對人事檔案管理工作不夠專注。多數人事部門的檔案材料無人整理、無人監督，甚至出現人員已離職其檔案仍混于在職人員的檔案之中。
（二）人員業務技能水平普遍偏低
嚴格來講，人事檔案管理工作是一門專業性較強的工作，其對閱卷的規范、閱卷質量等要求較高。多數衛生事業單位因對人事管理方面的不重視，導致人事部門人員變動較為頻繁，導致對檔案管理較為片面。除此之外，人事部門對人員招收較為簡單，人事對管理檔案的技術水平不足，后期亦未受到專業化的培訓，造成管理檔案的人事技術水平較低，檔案材料混亂、不完整，影響了數據的準確性。
（三）管理手段滯后
隨著社會經濟的發展，人事管理制度也在逐漸進行改革創新發展，電子化逐漸普及，然而，檔案管理的電子化發展卻仍顯欠缺。據調查，目前我國多數衛生事業單位的人事檔案管理仍然是較為傳統的紙質管理，無論是檔案的儲存、整理還是保護，管理方式與手段較為落后，極易造成檔案的丟失與損壞，僅有個別位于發達城市的大型衛生事業單位采用了電子化的檔案管理。近幾年，社會已經進入信息化管理時代，電子化、科學化、規范化是人事檔案管理的必由之路，普及電子化人事檔案管理是衛生事業單位以及各企業的當務之急。
四、衛生事業單位人事檔案管理電子化應用分析
（一）在衛生事業單位建立電子檔案的必要性
在衛生事業單位之中，單位的衛生系統是一項較為復雜的系統，其中存儲著大量的人事信息檔案，在管理之時非常困難，若要做好衛生事業單位的檔案管理與保存工作，需要投入大量的人力、物力、財力等。因此建立電子化檔案管理十分必要，將紙質檔案轉化為電子化數據，方便管理人員管理的同時節省大量的空間，且更方便快捷。就電子化的人事檔案而言，除建立龐大安全的數據庫存放檔案外，也應對衛生事業單位工作人員的信息進行收集整理，全面掌握各部門間的人事檔案信息，加強對各部門的掌控。
（二）電子化在人事檔案管理工作中的具體應用
在人事檔案管理中，相關檔案管理者可以利用計算機網絡將人事檔案進行分門別類，如護士間可按照普通護士、高級護士等護士職位等級進行檔案分類，而醫生也可根據心腦科、骨科等從事職位進行分類，節省時間，方便查找。[4]除此外，也可在局域網內部進行資源數據的共享，當領導或者工作人員想要急需了解人員檔案時可直接上網查找，增加檔案透明度的同時，對數據庫的原始檔案也是一種保護。在檔案管理員進行檔案管理時，降低了工作壓力，提高了工作效率。
（三）電子化在檔案管理應用中的風險
在電子化廣泛應用于人事管理檔案后，為企業部門帶來便利的同時也帶來了一定的風險。其一，網絡的共享增加了人事檔案的透明度，在查看信息便捷的同時大大增強了人員信息泄漏的可能。作為記錄人們成長過程的文檔，其中包含著自上學以來的成長歷程、學習經歷、工作經歷等，是人們求職時最重要的文件，若檔案被盜，對相關人員的人身安全會造成一定威脅。其二，電子化檔案依托于網絡而存在，雖然壓縮了紙質檔案的存放空間，能更有效地保存檔案，但網絡也不是絕對安全的，各種病毒、黑客影響著網絡的安全，若電子化人事檔案被病毒入侵會造成檔案丟失，甚至造成系統的崩潰。事實上，有利就有弊，電子化檔案的風險雖然不可避免，卻可以進行有效的控制，將風險控制在一定范圍內，增強檔案管理者的電子信息化知識，為衛生事業單位人事檔案管理的發展提供保障。
五、結語
一、事業單位人事檔案電子化管理的好處
隨著科學技術的迅猛發展，信息技術水平逐漸提高，被社會中的各行各業廣泛地應用于生產生活當中，事業單位的檔案管理方面也自然不能例外，要加強自身與新型信息技術的融合，將信息技術充分應用到事業單位的人事檔案管理當中，注重應用創新手段，完善管理方式，實現人事檔案電子化的管理。
人事檔案電子化的好處諸多，其中比較顯著的就是方便、快捷、高效的特點。在檔案管理中融入電子化的技術手段，能夠大大減輕檔案工作人員的工作強度，并且使其對檔案的管理效率有顯著的提升。此外，應用電子化檔案能夠極大地減少單位在檔案方面的成本，電子化的檔案打破了傳統紙質檔案的紙張限制，都存儲于計算機當中，并且進行檔案的傳遞時，電子化檔案更加方便快捷，省時省力。
此外，在檔案信息的利用率方面，電子化檔案與傳統的紙質檔案相比對信息的利用率也有極大的提高。傳統的紙質檔案將信息都呈現在紙張當中，如果想要查找借閱是十分不便的，需要在龐大的信息量中進行查找，費時費力。而電子化的檔案則可以使信息的查找做到方面快捷，它利用互聯網信息技術，能夠在海量的信息中快速找出所想查找的一項，并且遺漏率極低。因此，電子化檔案能夠在現代化的事業單位中得到廣泛的應用。
二、加強事業單位人事檔案電子化管理的策略
（一）事業單位必須完善人事檔案電子化的管理制度。事業單位檔案管理實質上是一件比較復雜的工作，完善對事業單位人事檔案管理機制是保障事業單位人事檔案電子化工作順利開展的基礎。事業單位應根據國家的有關規定，完善人事檔案管理機制，明確檔案的儲存標準和管理方法。
隨著經濟的發展，事業單位的壯大，事業單位中各部門也呈多元化的發展趨勢。因此，人事檔案管理部門也應該與時俱進，各部門之間各司其職，各管其是，對于不同部門之間的檔案要分開管理，避免混淆。如果兩個部門之間需要借鑒人事檔案時，應做到及時登記注明，以免發生電子信息錯亂或者丟失的現象。此外，事業單位不要盲目借鑒其他事業單位的管理方法，要針對自己單位的特點，建立一套屬于本單位特有的事業單位人事檔案管理機制。
（二）事業單位必須加強對人事檔案管理的重視。對于人事檔案管理部門，事業單位必須要加大重視程度。事業單位領導者應該轉變思維理念，如果高層領導都不重視這個理念，那么即使人事檔案員有這樣的認識，也會因為缺少技術設備或者相關人員的支持而無法實現合理的管理。此外，人事檔案管理人員的意識對人事檔案工作有著極其重要的影響力。人事檔案管理看似是一份輕松的工作，但人事檔案的信息錄入需要管理人員有一定的耐心與責任心，否則容易引發工作者的懶惰心理。因此，事業單位領導應該建立明確的賞罰機制，對人事檔案管理者起到激勵作用，避免人事檔案管理者出現消極情緒，不利于工作的進行，甚至會給整個事業單位帶來不利影響。所以要引發人事檔案管理者的工作熱情，使他們認識到自己的部門不是可有可無的，是對事業單位的發展起著重要作用的。事業單位人事檔案的管理者也應該不斷提高自身的綜合素質，成為符合事業單位標準的復合型人才，要熟練掌握自己的本職工作，在各部門來進行信息查找時，能夠迅速找到。在工作出現問題時能夠及時修復和改正，并給出建設性意見。
（三）事業單位必須加強對人事檔案管理的科技創新。對人事檔案管理進行科技創新，最重要的就是要利用新型的信息化手段進行人事檔案管理，將事業單位內部資料采用數字化的收集和整理，使大家能夠方便快捷地使用。這樣做也可以避免傳統紙質檔案年限過長導致的檔案字跡模糊、紙張腐爛受損、后期更改困難等現象，還可以節約儲存空間、便于快速查找等，使得事業單位資料與事業單位發展的步調一致。在運用新科技進行人事檔案管理的同時，人事檔案管理部門應注意人事檔案管理系統的后期維護工作，要定期更新軟件系統、做好硬件設備的維修工作等，使人事檔案能夠正常運行。同時各部門之間要注重溝通，做到資源共享。
關鍵詞：醫院 人事檔案管理 電子信息化
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
文章編號：1004-4914（2012）09-277-02
近年來，隨著計算機網絡技術和現代通信傳輸技術的發展與進步，各種載體形式大量增加，對檔案系統發生了深刻的影響，傳統形式的紙質檔案正在被電子檔案所代替。為適應這一未來檔案工作發展的基本趨向，提高檔案的管理水平，必須加強健全與完善醫院人事檔案信息管理系統，全面推進檔案現代化，實現人事檔案信息化、數字化，促進醫院人事檔案事業健康發展。
一、電子信息化是醫院人事檔案管理現代化的標志
醫院人事檔案是醫院檔案的重要組成部分，是人事工作全面、歷史地考察一個人的依據。醫院人事檔案管理信息化是人事檔案管理建設與發展的必然趨勢，也是人事檔案管理現代化的主要標志。然而，長期以來，醫院人事檔案管理創新滯后于經濟改革。特別是基礎設施差，管理手段落后的問題一直得不到解決。不少醫院沒有單獨的人事檔案室，常和人事辦公室擠在一起。人事檔案存放以紙質文件材料為主要載體。距離無紙化、電子化、網絡化還有一定距離。因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，檔案管理人員的收集、整理、歸類、編目、檢索等工作還一直停留在手工操作階段，以至影響人事檔案材料歸檔整理的及時性與完整性。檔案工作人員由于缺乏電子檔案的管理經驗，嚴重影響了案卷質量和收集效率及檔案利用率。案卷中缺乏反映個人工作能力和實績的動態信息資料，一些職務、職稱晉升、工資變動等連續性信息甚至出現斷檔現象。
實現人事檔案信息化、數字化可以通過數據庫、數據壓縮、高速掃描等技術手段的利用，有效彌補以上問題和不足，提高人事檔案信息的管理與利用水平，更好地發揮檔案信息資源作用，為醫院領導及人事部門準確提供各類人才信息和用人依據，繼而告別傳統的人事檔案信息的管理與利用的手工方式，實現現代化層面的轉變。
1.完整的保存效果。作為新生事物的電子文件，與計算機技術和通信技術有著密不可分的聯系。與紙質文件相比，其具有容量龐大、利用率高、信息傳遞快、利用價值大的特點。撰寫工具為計算機，存貯方式是磁盤，可以將形成的信息資料原始地、完美無缺地保存下來。醫院應建立以現有人事檔案管理人員為主，各科室輔助配合的電子文檔歸檔制度。充分利用醫院內部互聯網，創建和完善醫院人事檔案管理系統.并利用電子信息管理醫院人事檔案。
電子信息化人事檔案管理，最大的優點就是有利于材料的完整保存，除了在信息輸入時需要用檔案原件外，很少再接觸原件，有利于檔案壽命的延長，實現長時期的完整保存。
2.快捷的檢索速度。加強醫院人事檔案信息化建設，是實現醫療事業管理及辦公自動化標準化的基礎，是信息化和現代化的需要。傳統的醫院人事檔案手工操作的管理模式查找不便，既影響檔案資料的準確性和完整性，還浪費人力和時間。實現檔案信息化管理后，從電子人事檔案的生成、采集、驗證、歸檔、入數據庫到檢索查找等一條龍服務可以全部實現自動化操作，完成了人事檔案管理工作向智能化的轉變。同手工操作相比，計算機的數字化管理系統信息存儲量大，運算速度快，計算精度高，可以有足夠的信息基礎實現高效、精確的檢索，可以應對各種復雜條件的精確查詢。既減輕檔案工作人員的重復性勞動，又節省大量人力和時間，有效推動了檔案現代化管理水平的提升。
3.高效的信息流動。要實現醫院人事檔案管理的微機化、網絡化，以檔案的原始材料為依據，運用信息維護系統，將人事檔案的信息錄入微機，建立完整、準確的醫院人事檔案信息通用數據庫。將信息數據庫進行分類，盡可能地實現人事檔案的數據化。通過數據庫建設可以進行人員信息的查詢、統計、整理、分析等，實現人事信息和公務公文的電子郵件交換和遠程數據交換，實現資源共享，進而實現信息的高效率流動,為眾多檔案人員、管理人員及技術人員所共享。
二、電子信息化管理有助管理效能的提高
醫院人事檔案的儲存管理之效能與其管理方式密切相關。不同的管理方式，可以有不同的管理效能。電子信息化管理具有快捷、嚴密的特點，有助管理效能的提高。
1.一方收集，多方共享。人力資源信息的收集旨在信息資源的共享，取得一方收集，多方共享的效果。醫院人事檔案信息化建設就是通過先進的檔案管理軟件和現有的辦公網絡相連，以人事檔案信息系統為中心，建立計算機網絡分系統，從而實現檔案信息的網上檢索和電子文件信息共享，使檔案管理趨于規范。以考核系統為例，在完成與人事信息系統的連接后，人力資源部可以直接通過網絡系統將考核結果傳發給各個科室，醫療保險系統可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，醫務、科研、教學及黨、政、工、團系統也可以直接從人事信息系統中收益，從中得到諸多的信息和幫助。
2.服務決策，準確快速。醫院人事檔案材料所具有的專業性、機密性、政治性三大特點決定了它可以為決策者提供有價值的信息參考。譬如，人才的培養和提拔，可以從人事檔案電子版材料迅速提取當事人的學歷、專業、經歷、成果等人事資料，通過準確、全面的相關信息的了解，使決策者作出正確抉擇。
3.節約資源，經濟實惠。人事檔案的電子信息化建設還具有一定經濟意義和節約價值。傳統的管理模式，要想全面完整地保存好檔案資料，需要較大的檔案館庫和設備，需要投入大量的費用和人員，而且需要購置大量防霉、防蟲、防鼠，以及防氧化藥物。利用計算機管理醫院人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、光存儲介質及硬盤上，一是可以節約場地和紙張，二是可以節約費用和人員，提高工作效率，使檔案人員從繁重的勞動中解放出來。
三、電子信息化管理需要適應性跟進
醫院的電子信息化管理是一項系統工程，設施、人員及機制必須適應性跟進，在短期內形成一個完整而規范的運作體系。
1.硬件設施的跟進。醫院人事檔案管理信息化建設的加強，首先需要硬件設施的跟進。醫院在建設醫院信息系統時，應把人事檔案管理信息化一并考慮，統籌安排，進行整體設計；并購置檔案管理硬件設備，建設專用場館，購買空調、檔案密集架和電腦等附屬設施，設置防火、防盜的自動監控系統；還有計算機管理軟件的引進，人事檔案的信息存儲和檢索系統的建立，為人事檔案資源的合理配置和利用、優秀人才的選拔培植創造良好條件。特別是通過高效的科技檔案管理系統的建立，實現醫院人事檔案功能與作用的大幅擴展。
2.人員素質的跟進。醫院人事檔案管理信息化建設還需要人員素質的跟進。要注重人事檔案管理人員的知識更新，加大對檔案人員教育培訓的力度，鼓勵支持檔案管理人員參加學歷教育、業務學習和業務培訓。采取在職學習、短期培訓等多種形式，有計劃、有針對性地對檔案管理人員進行全面系統的業務培訓，不斷提高檔案人員的業務素質，彌補在職人員現代科學知識和管理科學知識不足的弱點。或引人競爭機制，擇優錄用，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。醫院要將檔案人員的培養納入醫院人才培養計劃，關心他們的職稱晉升和工作業績，形成一支懂管理、懂技術的復合型人事檔案管理隊伍。
3.維護機制的完善。隨著醫院人事檔案管理信息化的建設和電子文件人事檔案資料的產生，加之多媒體集成性及其組成和結構的復雜性，難免給人事檔案的建設與管理帶來一系列新的問題，諸如原始性的鑒定、保密方式的創新、設備的維修，以及故障的處理等，都需要妥善處理，以確保其安全可靠運行。
參考文獻：
孫中華.醫院人事檔案管理工作的體會.中醫藥管理,[2009，17（2）：148-149.
【關鍵詞】人事檔案；電子信息化；檔案管理
檔案資源的管理是每一個機關事業單位不可缺少的，重視人事檔案電子信息化管理，可以為單位提供有效的信息資源。隨著數字化的產生，檔案管理打破傳統的人工管理，開始向電子信息化的管理模式上轉變，但是目前階段，人事檔案電子信息化管理呈現不同的問題，這就需要我們有效解決，使人事檔案電子信息化管理進行不斷的完善，這有利于人事單位的工作管理，進而提升了人事檔案資源的利用率。
一、人事檔案電子信息化管理呈現的現狀
（一）現代化辦公設備欠缺。現階段，大多數的機關事業單位數字化檔案管理欠缺相應的硬件設備，這就導致檔案管理的不規范，甚至有些機關人事單位檔案室存在堆積物的現象，也沒有對應的防潮、防盜等管理對策，這與人事檔案電子信息化管理狀況嚴重的脫節。由于檔案的調閱和查訪沒有很好的信息化手段的使用，從而影響了人事檔案電子信息化管理的完整和安全。此外，辦公設備的欠缺沒有讓人事檔案電子信息資源進行有效的利用，只是處于管理的階段，這不利于對檔案資源進行有效的利用。
（二）檔案檢索效率低。現在的人事檔案電子信息化管理，對檔案的檢索大部分還處于手工檢索的階段，還沒有完全實現計算機的檢索，這在一定程度上影響了人事檔案信息檢索的準確率與速度，增加了檔案查閱的工作量，給檔案借用人員增添了麻煩。再加上人力手工檢索具有局限性，從而大大降低了機關人事單位的檔案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各個機關單位保存的信息不一樣，這給檔案工作人員帶來不必要的困擾和麻煩。
（三）檔案管理人員綜合素質問題。人事檔案電子信息化管理的實施，需要檔案管理者了解信息化方面的專業知識和技能，這樣可以有效地利用數字化檔案管理設備。但目前階段的老員工，對網絡化信息接觸比較少，對信息化的知識學習起來比較困難，即使機關事業單位擁有了自己的信息化數字檔案管理設備，由于工作人員的技能問題，從而對信息化檔案管理無法順利進行。因此，機關人事單位的檔案管理員，要迅速建立屬于電子信息化的管理信息知識體系，提升自己的工作效率，達到電子信息化的檔案管理水準。
二、人事檔案電子信息化管理的對策
（一）創建電子信息化的數字檔案管理系統。網絡信息技術的發展，給電子信息化的檔案管理提供了便利，方便了人們的日常工作，是未來檔案管理的發展趨勢。對于人事檔案電子信息化的管理，這是一個綜合性的管理，牽涉的內容比較多，因此，就需要人事單位建立一個高校的電子信息化管理系統。我們可以根據人事單位的實際情況，結合自身的優勢，創建電子信息化的數字檔案管理，把檔案、系統、光盤備份等進行相關的處理，嚴格控制檔案信息儲存質量與安全，避免相關的硬件隱患，為人事檔案電子信息化管理創建一個有利的環境，這有利于人事單位工作的順利進展。
（二）提高電子信息化的管理效率。1.檔案管理能力提升。對于網絡控制的電子信息化的檔案管理系統，我們要充分發揮其優勢，從而提高人事單位電子信息化檔案管理的質量和效率。因而我們可以憑借光纖與磁盤的連接陣列，對信息信息化的檔案管理進行系統性上的提升，還可以通過增加系統內部的儲存量，從而為人事資源的信息補充創造空間。2.強化檔案管理的可靠性。對檔案管理的可靠性進行強化，這就需要嚴格要求磁盤陣列產品的結構和硬件的組成要依據嚴格的標準，這對電子信息化的人事檔案管理的系統的功能奠定了更新的基礎。加上磁盤陣列需要多元化的保護級別，這有利于人事檔案電子信息化管理，而系統功能得到了保障，使人事檔案電子信息化管理系統的數據有了一定的安全性。3.檔案管理使用性能提升。人事檔案電子信息化管理需要選擇的是光纖磁盤的陣列產品，這對系統的維護性能具有相當的優勢，對人事檔案電子信息化管理系統的重視，實現其在線升級的功能，可以使系統網絡具有開放性，保證了相關人員對檔案資源的調取和查閱，這樣人事檔案電子信息化的管理系統有了更強大的發揮空間，這有利于人事資源的高效利用。
（三）提升人事檔案管理人員的素質。檔案管理人員是人事檔案電子信息化管理的執行者和操作者，這對檔案管理工作的質量具有一定的影響，這就需要人事檔案管理單位采用多元化的方式，提升檔案管理人員的素質。例如，對老員工進行現代化設備的學習，針對電子信息化的檔案管理進行相關的培訓工作，提升他們的工作技能，定期考核他們對現代化設備知識的學習和操作水平，進而了解其工作現狀。此外，還可以建立相關的激勵機制，鼓勵檔案管理人員對自身素質進行提升，以保證工作的開展需求，從而實現人事檔案電子信息化管理從管理型向服務型邁進。
三、結束語
綜上所述，信息技術的發展，對人事單位電子信息化的檔案管理提供了技術支持，這使人事檔案的管理打破了傳統的手工管理，讓檔案管理向信息化的趨勢發展，這種管理方式順應了時代的趨勢，有利于提高人事單位檔案管理的效率和質量，我們要不斷優化與創新電子信息化的人事檔案管理系統，提高檔案的利用效率和安全性，從而促使信息化的檔案管理更好地服務于我們。
【參考文獻】
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關鍵詞:醫院;人事檔案管理;信息化
中圖分類號:G271文獻標識碼:A文章編號:1007-9599 (2010) 06-0000-01
Hospital Personnel File Management of Electronic Informatizaon
Li Kejia,Wang Li
(First Hospital of Handan City,Handan056002,China)
Abstract:The personnel management is an important basis for the selection of personnel use and management.As global economic integration and the expansion of network information,personnel file management information technology has become an inevitable trend of the times.This paper discussed the role of hospital personnel records management and analyzed the personnel file management information.
Keywords:Hospital;Personnel file management;Informatizaon
實現人事檔案信息化、數字化就是利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段。提高人事檔案信息的管理與利用水平,可以更好地發揮檔案信息資源作用,為醫院領導班子準確提供各類人才信息和用人依據,把人事檔案信息的管理與利用從傳統的手工方式轉移到現代化的層面上來。
一、醫院人事檔案管理的作用
醫院人事檔案是醫院檔案的重要組成部分,反映了醫護人員的專業能力、思想品德、科研水平和工作業績等方面的情況,是開發人力資源的資源庫。只有在管理好人事檔案,才能加強醫院人事檔案管理,促進醫院人力資源管理工作。通過檔案,可以了解過去,總結經驗,為科學管理提供重要的依據。將查閱檔案材料與實際考察的業務水平、個人素質、思想言行、歷史情況等原始材料有機結合起來。考察其德能勤績等情況,準確地了解個人的情況,為人力資源的正確選拔和使用起到了參考作用。
二、電子信息化人事檔案管理優點
(一)提高了管理工作效率
加強醫院人事檔案信息化建設,是醫療事業管理及辦公規范化、標準化、系統化、自動化得以實現的基礎。實現檔案信息化管理,使人事檔案管理從電子人事檔案的生成、采集、驗證、歸檔、入數據庫到電子人事檔案的利用等工作流程全部是通過自動化工作平成[1],使人事檔案管理工作由傳統的人工化向自動化、智能化轉變,這樣大大減輕檔案工作人員的重復勞動,節省大量人力和時間,以進行事業單位檔案信息資源的開發工作,提高檔案的現代化管理水平,人事檔案的管理和利用方式這種質的改變是信息化的需要,也是我國社會主義現代化的需要。
(二)利于材料的完整保存
通過建立以現有人事檔案管理人員為主,多科室協作的電子文檔歸檔制度,實現依靠現有醫院中心人事檔案室紙質檔案立卷工作,利用電子信息建立管理醫院人事檔案
電子信息化人事檔案管理,最大的優點就是有利于材料的完整保存,除了在信息輸入時需要用檔案原件外,很少再接觸原件,延長了檔案的壽命。而且可以在需要的時候進行上級部門的調用而實現長時期的保存完整。
(三)提高檢索速度和準確性
實現醫院人事檔案管理的微機化,網絡化,以檔案的原始材料為依據,運用信息維護系統,將人事檔案的信息錄入微機,建立完整、準確的醫院人事檔案信息通用數據庫。將信息數據庫進行分類,盡力爭取人事檔案的數據化。通過數據庫建設可以進行人員信息的查詢、統計、整理、分析等,實現人事信息和公務公文的電子郵件交換和遠程數據交換,實現資源共享[2]。同時,計算機的運算速度快,存儲信息量大、計算精度高,可以及時給決策人員提供準確、全面,快速的人事資料和有關數據。從而使數字化管理系統有足夠的信息基礎可以實現高效、精確的檢索,多種檢索方式的綜合查詢既適合于各種復雜條件的精確查詢,也可以滿足各種模糊查詢。
(四)滿足醫院的人力資源需求
在醫院,影響人力資源需求的因素主要來自醫院內部,有效的人事檔案管理對分析醫院內人力資源狀況是否適應醫院的改革與發展的要求有積極的作用。醫院人事科以利于醫院人才隊伍建設為立足點,做好人事檔案管理和人事檔案信息的綜合分析,為了適應新時期檔案管理工作的要求,不斷提高對人力資源的開發與管理水平,必須建立人事檔案管理信息系統,實現個人基本信息的微機檢索,不斷擴大人事檔案信息的內涵[3],以確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性真正做到人盡其才,才盡其用,進而為醫院可持續發展奠定堅實的基礎。
三、小結
在社會信息化大潮滾滾到來之際,大力開發利用檔案信息資源己經非常現實的提上了各級檔案部門的議事日程。加強檔案信息資源的開發利用迫在眉睫。努力創造條件讓現有的工作人員在實踐中學習,通過在職培訓的辦法,使在職人員補上欠缺的現代科學知識和管理科學知識。要加強健全與完善醫院人事檔案信息管理系統,全面推進檔案現代化,促進檔案事業健康發展。選用一套科學的、合理的軟件系統。強化領導的現代化意識,加大對檔案管理工作的投入實現人事檔案信息化管理,加強學習,建立一支高素質人事檔案管理隊伍,也要重視人事檔案信息系統的維護。
參考文獻:
[1]歐陽潔慧.實現科研檔案信息化,提高管理與服務水平[J].廣東公安科技,2007,3:35
[2]譚善梅.發揮醫院人事檔案信息在人力資源管理的作用[J].中國病案,2008,9,1:26-27
隨著計算機技術的飛速發展，計算機在企事業單位管理中應用的普及，利用計算機實現企事業單位人事管理勢在必行。人事檔案是企事業單位人事管理制度的一項重要工作，它是個人身份、學歷、資歷等方面的資料留檔，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據，針對其重要性，開發了《人事檔案管理系統》，實現了關于檔案的借閱、查詢、歸還等一系列工作的電子化管理。
【關鍵詞】人事檔案 管理制度 電子化 紙質檔案
1 人事檔案管理的目的和意義
進入二十一世紀，社會生產力迅速發展，科學技術突飛猛進，人們對信息的認識不斷提高，各種管理的信息量日益增長，對信息的處理要求越來越高，致使傳統的紙質、手工等信息處理手段和方法，遠遠滿足不了現代管理的需要。
為切實減輕人資部工作壓力，人資部要求對全局約9000人員的檔案信息實現檔案無紙化管理，自動記錄各種查閱、借閱、歸還、專遞信息。借助現代信息技術和管理理論，建立企業信息管理系統是每個企業的重要趨勢，在企業管理中，人力資源是企業最寶貴的資源，也是企業的“生命線”，因此人事管理是企業計算機信息系統的重要組成部分，而人事檔案管理又是人事管理的重要工作，實現電子化的人事檔案管理，可以讓人力資源管理人員從繁重瑣碎的案頭工作中解脫出來，去完成更重要的工作，人事檔案管理系統的實現可以減輕比較繁瑣的手工人事檔案管理工作。
2 人事檔案管理的實際功能
2.1 功能結構圖
如圖1所示。
2.2 用戶登錄
功能：用戶登錄人事檔案管理系統。系統啟動后，首先要做的就是用戶登錄。用戶在登錄系統后，根據分配好的權限，可以進行一定的操作。
操作：系統啟動后，要求輸入用戶的登錄名及口令，只有登錄名和口令完全正確，才能登錄人事檔案管理系統。系統會根據為用戶分配的權限，顯示對應的功能菜單，用戶可以操作該功能。
2.3 檔案管理
檔案管理模塊中有5個子模塊，包括人員建檔、檔案查閱、檔案借閱、檔案歸還以及借閱延期等功能。這些功能因管理員的權限不同所表示出的功能使用也不同，普通管理員沒有數據修改及刪除的權利。在這些功能里詳細的記錄了所有單位員工的資料。
檔案的電子化查閱，去年省公司已經組織將在職人員檔案進行了電子化掃描，本次制作系統時計劃將系統與掃描件進行關聯，對于簡單的檔案查閱可無需調用檔案，直接在系統中查閱復印件。
2.3.1 人員建檔
建立及維護人員檔案信息，包括增加、刪除、修改及導入檔案信息的功能。系統可以上傳掃描件，一個人員的檔案信息可以關聯多個掃描件。
2.3.2 檔案查閱
將所有人員建檔后，可以進行檔案查閱；提供靈活方便的查詢方式，實現在系統中查看掃描件的功能（可以上下翻頁查看各種電子檔案），記錄查詢人員信息，包括查詢人、查詢時間、備注信息等。
2.3.3 檔案借閱
檔案借閱與檔案查閱不同，用戶可以在電腦上查看檔案的掃描件（查閱），也可以把紙質檔案借出使用（借閱），需要記錄借閱信息，包括借閱人，借閱時間，預計歸還時間，借閱人聯系電話等。
檔案借閱除管理員賬號權限外，還需輸入借閱密碼方可進行操作。
2.3.4 檔案歸還
管理員拿到歸還的紙質檔案后，需要在系統中進行檔案歸還。先根據ERP編號，檔案號，姓名等信息查詢出借閱記錄，選中記錄進行歸還操作。需要記錄歸還時間、歸還人、備注等歸還信息，并更新檔案狀態
檔案歸還除管理員賬號權限外，還需輸入歸還密碼方可進行操作。
2.3.5 借閱延期
借出檔案逾期未還時，系統可以進行借閱延期，延期需要有負責人審批。
2.4 檔案查詢
檔案查詢模塊中有5個子模塊，包括檔案查詢、查閱記錄查詢、借閱記錄查詢、歸還記錄查詢以及借閱延期查詢等功能，分別對應檔案管理中的各個模塊。
2.4.1 檔案查詢
功能：人員檔案的快速檢索，通過姓名及編號等信息進行快速查詢。
在查詢框中輸入規定的范圍即可查到相關的人事信息，當查詢的條件填寫完畢，點擊查詢按鈕，頁面會顯示用戶所要查詢的符合條件的所有員工的資料。查出的記錄默認為員工檔案基礎信息列表方式瀏覽，雙擊表格可以顯示該員工的檔案卡片、個人簡歷等掃描資料。
2.4.2 查閱記錄查詢
功能：檔案查閱記錄的快速檢索，通過姓名、編號及查閱時間等信息進行快速查詢。
在查詢框中輸入查詢條件，點擊查詢按鈕，頁面會顯示符合條件的查閱記錄，雙擊查閱記錄可以進入人員檔案的詳細信息頁面，顯示被查閱的員工的詳細資料。
2.4.3 借閱記錄查詢
功能：檔案借閱記錄的快速檢索，通過姓名、編號及借閱時間等信息進行快速查詢。
2.4.4 歸還記錄查詢
功能：檔案歸還記錄的快速檢索，通過姓名、編號及歸還時間等信息進行快速查詢。
2.4.5 借閱延期查詢
功能：檔案借閱延期記錄的快速檢索，通過姓名、編號及延期時間等信息進行快速查詢。
3 結語
通過開展人事檔案管理系統的研究與應用，建立了一套科學的、先進的人事檔案管理系統，此軟件將公司約9000多名員工檔案信息納入其中，實現了以個人檔案為管理單位的電子化檔案查詢、檔案借閱、檔案歸還等功能，并在查詢、借閱、歸還等過程中自動形成記錄信息。該軟件的推廣應用簡化了工作流程，提高了工作效率和精益化管理水平。
政府部門的人事檔案是根據政府部門的需要記錄個體的個人信息、工作履歷、重要事績的信息材料。這份檔案既是政府部門作人事安排的基礎，也是人事部門作好激勵工作的基礎，也是個人對自己作綜合評估的重要依據。做好人事檔案管理對政府部門、人事部門、個人需求來說，都有著重要的意義。隨著社會信息化的發展，人們要求人事檔案管理也要向著數字信息化的方向發展，然而數字信息化的檔案目前面臨著很多風險問題，如果不能有效的防控風險，人事檔案數字信息化將很難繼續進行。
2 人事檔案數字化風險防控面臨的主要問題
2.1 數字化檔案的真實性風險控制
人事檔案資料對政府部門、人事部門、人個需求來說，有重要的意義，為了保證人事檔案的客觀性，人們要求人事檔案的數字化數據能確保其真實性。然而電子化數據本身具易復制性、易修改性、易丟失性的特點，這些特點都給人事檔案數字化管理帶來風險。以一份人事檔案資料來說，它的信息是用數字化方法記錄的，它附帶的身份證資料、圖片資料等均為檔案管理人員掃描得到的。如果人們有心要涂改電子化檔案資料，就可以用相關的軟件修改電子檔案中的文字信息，用平面設計軟件更改身份證及照片信息，利用特殊的軟件更改檔案修改時間的信息等。電子設備能實現檔案的無痕修改，如果不能對真實性的風險有效的控制，那人電子化人事檔案資料的真實性將不能滿足人們的需求。
2.2 數字化檔案的存諸性風險控制
政府部門的人事檔案電子化管理，是一個長期的、持續的過程，相關人員做人事檔案管理時，會擴充人事檔案材料的內容。不斷擴大的數據庫，這給管理人員帶來管理上的困難，如果管理人員要轉移數據庫的資料，可能會造成數據損失的風險；電子化的數據庫案在被反復的讀取、保存的過程中，也有可能會出現數據損壞的風險；如果電子檔案的存儲介質出現問題，可能也會出現擻據損壞的風險。如何在存諸中保持數據的完整性，是人事檔案管理人員需要重視的一個問題。
2.3 數字化檔案的病毒性風險控制
信息化的時代，數據安全問題成為人們非常重視的一個問題。數據化的人事檔案要方便人們調閱，就需要把電子數據信息公享化，而這可能會引起病毒性風險的問題。比如如果有人從網絡入侵人事檔案管理的服務器，那么檔案資料有可能被全部竊取。人們在服務器中讀寫數據的時候，如果使用帶有病毒的介質，可能會使人事檔案管理服務器染上病毒。如果服務器中出現病毒，則相當于人事檔案數據庫的“門戶大開”，散播病毒者可隨意的竊取自己需要的檔案材料。
2.4 數字化檔案的電磁性風險控制
數據化的人事檔案是以電磁等形式出現，它們與其它的電磁設備會存在一定的同步性，這種同步性存在著風險。比如如果將某些電磁設備放到存儲有人事檔案材料的服務器旁邊，這些電磁設備會影響服務器的磁盤運作，磁盤受到電磁影響會使數據化的檔案材料失真或丟失；服務器的電磁設備所散發出的磁場若與另一種電磁波同步，對方就能完全竊取服務器內的數據化檔案材料。
3人事檔案數字化風險防控問題的解決對策
3.1使用同步化管理
數據化的人事檔案雖然具有易整理、易存儲、易傳播的特點，但是卻有易修改的問題。為了確保人事檔案的真實性，人事檔案管理部門的人員要以同步化的方式管理檔案。它要求實體檔案與數據化檔案能做到同步化，實體檔案作為數據化檔案的留底，如果一旦發生數據分岐問題，要以實體檔案的資料為標準；數據化的檔案則可作為日常調閱、檢索、共享的對象。
3.2使用規范化管理
所謂的規范化的管理，是指人事檔案部門要根據數據化檔案存儲的需求制定一個標準的操作方法，人事檔案管理人員必須按這套標準的操作方法操作，以免出現數據化檔案不完整的現象。比如人事檔案管理人員使用移動硬盤備數據的時候，要先完全刪除外部設備，隔絕計算機對移動硬盤的操作時才可以拔出移動硬盤設備，以免移動硬盤中的數據會遭到電磁的沖擊；人事檔案管理人員需要定期的備份數據，且要使用多種方法備份數據，以免使數據化的檔案資料丟失。
3.3 使用隔離化管理
為了加強網絡的安全性，人事檔案部門要使用隔離式的管理方式。這種方式是指一個部門要形成一個局域網絡，局域網絡中的數據可以傳播或共享，而局域網要連接入外網，則需要通過嚴格的審核。這種方式能減少外網入侵局域網的機會。使用局域網的工作人員不能使用外部的存儲介質，只能使用部門指定的存儲介質，以免出現病毒問題。網絡技術人員要定期的維護網絡與存儲介質，降低病毒入侵的機會。
3.4 使用屏磁化管理
電磁波泄密的問題已經引起人們高度的重視，目前人們已經研究出接地技術、隔離技術、軟件技術等解決電磁泄密問題。以TEMPEST軟件技術為例，該軟件安裝到計算機上，它能在操作的時候，散播不規律的高頻“噪聲”，使信息接收者難以接收到正確的電磁波信息。人事檔案管理人員要請網絡技術人員使用屏磁化技術做好檔案保密工作。
