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關鍵詞：采購合同；財務管理；規范；效益
中圖分類號：F426.8 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）030-0000-02
采購管理，作為煙草日常管理工作中的一項重要內容，因為涉及資金支出，長期以來一直是一個敏感的領域，受到各方的高度關注。為了防止各類采購問題的發生，各級煙草公司對采購部門也提出了很多要求來規范采購管理行為。然而有些工程項目受環境、時間的影響非常大，如果因為采購的規范性問題影響了審批，延誤了項目執行的良機，對整個項目將帶來毀滅性的影響。所以如何在采購管理中尋找切入點，既能滿足規范管理的要求，又能提高辦事的效率，可以說是一個兩難的命題。
合同，作為采購管理的重要載體，對處理規范和效益的矛盾有著非同一般的意義。采購的關系以合同的形式做出約定，采購的內容和雙方的權利義務在合同中有明確的界定，采購的行為有了法律上的認定和保護，采購的風險就可以降到最低，審批程序上也不會出現較大的波折。本文正是從加強合同管理角度出發，從合同起草，審核，資金支付的手續等方面入手，加大財務人員介入程度和范圍，發揮財務監督職能，降低企業資金風險，更好的實現企業管理規范與經濟效益的統一。
一、采購合同管理中可能存在的問題
（一）財務人員接觸合同不全面，有可能面臨較高資金風險
在當前的采購管理模式下，年度采購項目經采購管理委員會審批通過后，由實施部門根據項目的要求和內容尋找相應供應商。整個采購過程中，部分企業的業務部門與財務人員缺少溝通，財務人員只是根據經辦人員的提報進行相應的付款，與合同沒有全面的接觸或者接觸有限。有可能出現合同簽訂后，項目未達到實際理想效果，但款項必須要按照合同條款進行支付或者支付的對象與合同簽訂方不一致的情況，使企業面臨非常高的資金風險。
（二）資金籌劃不及時，有可能影響項目工期和質量
對于某些特殊的合同項目，特別是工程項目，一般涉及的工期較長，金額較大。因有些單位合同管理意識淡薄，合同簽訂后沒有及時交給財務部門監督執行，所以財務部門沒有掌握項目的具體情況，有可能出現資金籌劃不及時，款項支付拖延的情況，嚴重的可能影響項目的工期和質量。
（三）合同意愿不能真實表達，有可能影響企業相關方的判斷
目前大多數的采購項目，很多合同文本為固定模式，缺少對細節的補充和描述。采購單位因為人員配備較少，業務能力欠缺，合同起草階段沒有進行深入的研究等影響，不能對合同條款實施有效的把握，缺少有針對性的修改意見，所以合同不能完整的表達采購方的意愿。對于根據經濟業務內容，記錄企業經營管理活動的財務人員來說，不能真實準確的反映企業的經營狀況和實際處境，存在提供低質量財務信息的風險。對于需要通過查看企業財務報表進行決策的投資者和管理者來說，無疑會影響正確的判斷。
由此可以看出，合同作為企業采購活動的載體應當與財務管理密切結合。經濟合同的簽訂和執行，最終結果都要涉及財務部門，落實到資金的支付。所以，將財務管理納入合同管理，加大財務人員的介入程度和范圍，在一定程度上既能規范企業的成本支出，又能保證企業資金的合理使用，降低企業合同風險。
二、如何在采購合同管理中加強財務管理
（一）參與合同內容的審核，減少財務風險
合同內容是對雙方權利義務的約束，一般涉及款項的支付，貨物的交接等重要內容。在目前的合同管理中應加大財務人員對合同起草階段的介入程度，增加對合同的了解，加強對對方資信的評估，加大合同的審核力度，憑借財務人員的專業知識減少可能存在的財務風險。在合同內容的起草中，財務人員需要關注的重點內容有：合同的標的是否符合企業的經濟利益；雙方是否有履行合同的能力；合同所涉及的經濟數據是否計算準確等。
在合同起草完畢后，還需要增加財務人員對全部合同條款的復審，初步評估合同是否涵蓋企業要處理的經濟事項，是否能達到預期的目標等。
（二）參與合同履行過程中的管理，提前做好資金規劃
履行與外單位的采購合同一般涉及到資金的支付和流動，對于一個重大的合同事項更有可能涉及大額資金的使用。按照煙草有關資金管理的相關規定，從資金的申請、使用、審批等方面均有嚴格的手m和流程。所以為了不影響合同的履行，財務部門需要對合同中有關資金的支付條件、支付時間等了然于心，才能有的放矢，提前打算，做好規劃，籌措資金，為合同的履行做好準備。
（三）強化內部監督的同時，對重大資金項目可以引入外部中介機構
某些合同項目因為涉及專業內容，資金額度較高，僅靠企業內部的管理人員無法理解、審核合同的條款。支付合同款時也無法對項目是否達到合同的要求進行評估，所以會影響資金支付的效率，項目的進展。如果因為對項目不了解貿然支付資金，則有可能給企業帶來資金風險。對于這些較大型、特殊的項目可以考慮申請相關外部中介機構的介入，明確機構的責任。從合同的簽訂，到項目的執行全過程跟進，落實好每一環節的監督管控，特別是涉及資金支付的環節，要與財務人員明確支付條件，明確第三方與財務人員的交接記錄，做好溝通，盡可能減少資金支付風險，保護企業資金安全。
（四）做好合同的登備案，保存完整的經濟業務信息
一份合同是對雙方某種經濟行為的約定和約束，如果合同簽訂后外部客觀條件發生了變化，合同也需要進行相應的修改。對于涉及金額較大，項目執行期較長的采購合同，可以建立合同專屬的項目臺帳，根據項目資料及付款申請及時更新項目臺帳，直至該項目順利驗收，最后一筆款項支付完成。財務人員的跟蹤記錄，是對財務核算的有益補充，許多細節的信息可以直接從臺賬上獲取，特別是對于合同金額較大的項目，從臺帳記錄可以一目了然項目達到的階段和相應的付款進度，省卻了翻閱大量實物檔案的辛苦。同時，項目臺賬的建立將整個經濟業務信息保存連貫完整，形成一個全過程的閉環，對了解項目情況，評估項目效果將會直觀有效。
（五）增強財務人員的主動參與意識和業務能力的培養
在目前合同管理模式下，財務人員介入合同管理的范圍狹窄而且滯后。造成這種局面的原因主要有兩方面。一方面是合同歸口管理部門的原因，沒有認識到財務管理在企業合同管理中的重要意義，擔心財務人員的介入會影響業務的開展。另一方面則是財務人員自身主動參與意識不強，業務知識掌握不夠，不能深入了解企業合同事務。所以從完善合同管理，加強財務監督的角度，需要提高財務人員的主動參與意識和業務能力的培養，特別是關于法律和風險能力的培養。當財務人員掌握足夠豐富的業務知識，可以給合同管理部門提出建設性的合同意見時，合同管理部門才能重視財務人員的作用，才能真正促進企業合同管理的規范有效。
三、結束語
在采購合同管理中加強財務管理，出發點是為了規范煙草企業的采購管理，從管理中找到經濟效益增長點，促進管理規范與效益增長的齊頭并進。所以根據目前合同管理的現狀，要加強合同管理，控制合同風險，最重要的切入點就是在合同起草和履行階段，財務的及時介入，加深了解，全程跟進，建立一個對合同事項全過程的項目臺賬。
采購管理作為企業管理中的一項重要內容，合同管理作為采購管理的重要載體，任何時候都缺不了財務管理的影子，合同管理最終都要落實到資金支付環節。財務管理和合同管理的最終目的都是為了保護企業的合法利益不受侵害，降低企業經營過程中的風險系數，提高企業經營管理的綜合效率。所以，要改變目前的合同管理現狀，最主要的就是先解決目前財務人員對合同介入程度較低的問題。財務人員在介入前，也需要提高自身對合同的法律風險意識的培養，結合自身的專業知識增強對合同條款的理解、把控能力，為更好的融入合同管理打下基礎。
參考文獻：
[1]翟苡辰.財務管理要注意對經濟合同的簽訂與執行的監督.經濟研究導刊，2010，15：110+126.
關鍵詞：電力物資；采購合同；合同風險防范；合同風險管理；電力企業 文獻標識碼：A
中圖分類號：F426 文章編號：1009-2374（2016）28-0183-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2016.28.091
隨著社會經濟的迅猛發展，我國各行各業都得到了快速的進步，電力企業作為國家基礎行業，更是受到了社會各界的廣泛關注。從本質上來看，人們最關心的就是電力企業的內部管理情況以及電力的供應情況，物資管理作為內控的重點，是企業發展的核心，物資采購中的任何一個疏漏都會影響工作的順利進行，特別是其中存在的合同采購風險，嚴重的時候甚至會造成整個企業無法正常運轉。現如今，電力企業領導者的法律意識已經有了明顯的提高，對合同制定的重視度也有了增強。但是由于傳統觀念的束縛，導致企業在物資采購中還存在很多不足，合同制定沒有規范化的流程作指導，常常發生合同風險，防范管理也不到位。本文就從電力企業物資采購的實際情況入手，簡單闡述一下如何做好合同風險的防范工作，并強化內部管理，制定健全的管理規范，保證合同的履行，為電力企業的進一步發展奠定堅實的基礎。
1 有關電力物資采購合同風險的概述
1.1 合同
合同是基于兩大主體構成的協議，主要是指平等的自然人、法人或其他組織之間設立的被雙方接受的協議，具有一定的法律效力，違反合同的行為涉及違規操作，其中的一方有權提出上訴賠償。
1.2 電力物資采購合同
顧名思義，電力物資采購合同的主體是電力企業，是企業在生產過程中對所需物資進行采購而設立的協議，當買賣雙方就合同達成一致意見的時候，就會簽署合同。常見的電力物資采購合同具有多樣性，包括設備采購合同、銷售合同、辦公室家具買賣合同等。
1.3 電力物資采購合同管理
合同管理是對協議進行的有效的把控，一般而言是指當事人在實現自身合同規范要求的過程中進行的一系列具體管理操作，也是在合同法規定的要求之上做出的內部制度管理規章，屬于合同訂立、履行、變更的概括。電力物資采購合同管理是電力企業內部控制的重要環節，只針對電力企業開展的合同管理工作，它必須遵守國家的法規制度，與企業的內部控制相協調，對于減少物資花費具有積極的意義。另外，加強電力物資采購合同管理還能夠防范企業面臨的風險，提高合同的法律效力，促進電力企業的良好經營。
2 電力物資采購合同風險類別
電力企業物資采購涉及到的環節眾多，任何疏漏都會影響物資采購合同風險，具體風險類別主要有以下五個方面：
2.1 品質風險
品質風險是針對電力企業電力供應情況而言的風險之一，判斷電力企業物資采購是否成功的根據，就是能否準時收到物資以及所接收物資的品質和數量是否達標，所以物資品質對電力企業來說至關重要。如果電力企業所采購的物資品質不佳將會對企業的生產造成嚴重影響。
2.2 存貨風險
電力企業在購買物資的過程中，由于前期分析或判斷的失誤，難免會多購進一些物品，一旦存貨過多或由于市場價格變動引起物資價格的下降或是存貨出現問題，都會造成企業資金的浪費，導致供應鏈受阻，從而引發存貨風險。
2.3 服務風險
服務是企業的無形資產，良好的服務能夠增強企業的信譽和形象，一旦物資采購過程中存在服務不到位的問題，就有可能引發一系列風險，例如因物資供應商服務質量不佳所造成的風險以及采購無形服務所引發的風險等。
2.4 交期風險
物資采購都會涉及到交款、交貨的時間問題，嚴格按照規定在確定的日期進行交期，能夠保證企業不會因為供應不足而引起問題。相反，一旦交期后延，就很可能導致企業生產鏈條的斷裂。只有嚴格根據規定，按照合同依據，在規定的時間段完成物資交付，才能降低風險，保證企業的正常運轉。
2.5 彈性風險
電力物資采購最常見的風險之一包括彈性風險，企業為了保證生產的順利性，往往會在采購物資之前做出預測，對一段時間內所需的物品進行核查，并根據預測的結果向供應商提交訂單。然而因某些外在因素甚至出現緊急插單等現象，供應商因自身產品供應的彈性問題會引發一定的風險，此外還存在采購方在拿到產品后因進行價格調整、產品修正等而引發的彈性風險。
3 電力物資采購合同風險的防范與管理
從上述內容中，我們已經直觀清晰地認識到了電力企業物資采購合同風險與管理的概念，明確了采購風險表現出的各種類別。想要提高物資的購買能力，降低資金的消耗，最大限度地防范合同風險，就必須加強合同管理水平，做好內部控制工作。
3.1 重視合作，強化采購合同創新管理
電力物資采購合同涉及到購買雙方的利益，與彼此之間的合作關系息息相關，無論是企業供應還是電力采購機構都要言出必行，堅持誠信經營，重視彼此的合作，只有這樣才能實現長期合作，達到雙方共贏的目的。電力企業在物資購買的過程中以及簽訂合同的時候，要保證供應的物資不間斷，不會影響電力的持續性。從某種意義上而言，采購合同是電力企業與供應商之間的合作協議，受到法律的保護，也關乎彼此的利益，對整個工作的順利開展具有十分重要的作用。創新合同的簽訂內容，確立內部的細則，可以最大限度地降低采購中的風險，提高供貨的效率和質量。當然，電力企業還要不斷完善自我，強化自我監管，制定健全的采購方案和計劃，從根本上創新制度，在需要購買物資過多的時候，要分清采購的主次，精準做出市場定位，判斷價格漲幅，確保物資供應不會出現斷裂的情況，從而將合同風險降到最低。
3.2 靈活制定合同，加強合同彈性
合同是維護雙方利益最有力的保障，但是電力物資采購過程中由于外部因素的影響，經常會出現各種各樣的不確定性。因此供應商和電力企業在合同簽訂的過程中應該將這些不確定因素納入考慮的范疇，適當增加合同的彈性，以保證雙方的利益。具體問題具體分析，根據具體情況適當對合同進行變更，將風險和雙方的利益損失降到最低。無論是電力企業還是供應商都要加強自身的應變能力，以合同中適度的彈性來保持雙方合作的最佳狀態。良好的合作關系是保證雙方工作順利進行的前提，無論是電力企業還是供應商，都應該重視合同的作用，不斷完善合同管理體制，優化合同條款，確保雙方能夠真正做到利益分享和風險的共擔。
3.3 健全采購合同內部控制制度
“沒有規矩不能成方圓”，電力企業采購部門必須重視合同的內部管理工作，不斷健全相關體系，發揮出合同管理的作用。首先，電力采購物資工作要按照不同的購買環節做出具體的人員分配，落實崗位責任制，從而更好地強化監管，提高工作的效率，避免分工不當導致的互相推諉；其次，對物資采購的各個環節進行明確的分工和一定程度上的責任限制，保證購買工作的合理性，確保物資質量符合標準；最后，要不斷完善內部控制管理者的綜合素質，對電力企業的相關人員進行培訓，組織他們開展集體學習，培養他們樹立工作責任感，切實完善合同管理，為企業貢獻力量。
4 結語
總而言之，電力物資采購作為電力企業經營發展和內部管理的重要環節，其重要性不言而喻，合同的管理和制定直接影響著電力物資的持續供應，與供電質量也密切相關。對此，電力企業必須明確采購合同可能存在的風險，做好防范與管理工作，制定管理制度，確保電力企業更好地發展。
參考文獻
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關鍵詞：EPC工程；總承包合同；管理
中圖分類號：U455 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2014）6-0149-02
1 EPC工程總承包的概念及特點
在工程建設中所謂EPC工程總承包是指工程的承包商按照工程業主的委托，然后對工程承包合同中關于工程的設計。所需材料采購以及施工全過程的承包。它是一種以向業主交付最終產品和服務為目的，對整個工程項目實行整體構思、全面安排、協調運行、前后銜接緊密的承包體系。與傳統的工程承包方式相比，它有利于克服工程設計、設備采購、項目施工和開車等環節的相互脫節現象，能有效的控制工程的質量、工期、投資。
在工程總承包項目中，參與方涉及到業主、總承包商和分包商等，它們均以合同關系為紐帶相互協作，使得工程總承包合同的合同管理具有如下特點：
1.1 合同管理任務的雙重性
總承包商一方面需要以承包人的身份加強與項目業主之間的總承包合同的管理。另一方面需要以發包人的身份，加強對分包項目的分包合同管理。這使得工程總承人的合同管理具有雙重性。
1.2 合同參與方多，管理的風險大
在項目實施過程中，由于受資質與能力的限制，總承商需將自身資質與能力以外的項目分包給其它單位來實施，這就增加了項目的參與方，過多的參與方增加了項目實施過程中不可控性，使項目的管理風險也明顯提高。
1.3 合同的管理過程復雜
從總包項目合同的談判簽約到合同的履行結束，要經歷許多過程。除需加強對總包合同的管理外，還需要進行設計、采購和施工等分包合同的簽訂、實施與管理。
2 EPC總承包合同管理的重點
總承包合同簽訂后，總承包商為保證總承包項目目標的順利實現，并獲得相應的經濟效益，必加強總承包項目的合同管理。EPC總承包商的合同管理工作應重點做好以下幾方面的工作：一是關于合同的簽約管理工作，二是關于合同的履行工作。三是，關于合同的收尾管理工作。
2.1 關于合同的簽約管理工作
在EPC總承包合同的管理中，關于合同的簽約管理首先要做到簽訂合同時文字要嚴謹，這主要是因為，在合同簽訂時如果文字不嚴謹很容易造成合同出現誤解，進面影響了合同該履行的義務，引起不必要的爭議。所以，這就要求在簽訂合同時，文字一定要嚴謹，要依照法律規定來訂立有效的合同，以此來體現合同雙方的真實意圖。其次，對于合同中列到的條款一定要清晰完整，以此避免簽訂合同后出現合同不全面、不完整的現象，特別應注意各分包合同的接口關系，如設計、采購和施工合同的接口。在設備采購合同中應明確設備基礎圖提交設計的時間和設備交貨的時間。這樣設計不但能根據安排及時出具施工圖，而且施工合同條件也能與之對應，避免提前或延期交貨對工程的費用與進度產生影響。另外，供貨商是否提供設備的備品備件，以及提供的數量及規格類別，都應在合同中加以約定。
最后應合理選擇合同的計價模式。合同的計價模式分為單價合同、總價合同及成本加酬金合同，其中單價與總合同又可分為固定價與可調價合同。不同的計價模式有不同的特點，合同中所面臨的風險也不盡相同。固定總價合同把變更的風險從發包方轉移到了承包方，承包方在合同報價時應合理的考慮圖紙變更等風險因素，合同中應含有相應的風險費。固定單價合同中承包方承擔了價格的風險，而發包方則承擔了工程量的風險。在成本加酬金合同中，發包方則承擔合部的風險。對于可調價格合同，承包方承擔的風險相對較少。
2.2 合同的履約管理
在合同簽訂后，安排合同的執行人把關于合同中提到的要求進行閱讀，然后，把整理好的合同讓項目部的所有人員都作一個了解，熟悉合同中的內容和要求，并根據合同要求明確自己的工作職責。另外，項目部還應根據合同要求制作工程管理流程，將合同中提到了共同目標進一步細化，分階段進行落實。重點做好如下工作：
2.2.1 合同的工作范圍與責任劃分管理
在合同執行過程中為了避免發生對工程工作范圍的誤解，在工程建設前，合同雙方一定要將合同在進行明確，將合同中的要求進一步明確，然后將之貫穿在整個合同中，這一過程對于工程完工后的結算及工程的順利進行有著很大的作用，所以，在合同建立時一定要進行科學。合理的規范管理，保證合同的真實與完整。
①關于工程總承包合同。是指合同的總承包范圍，其總承包合同一般是指總價合同，對于合同中的額度一般是對應工作中的每項內容，這就要求在總承包合同中關于工作的范圍標準一定要明確，然后，將每項的價格表都要做好。另外，在工程項目施工前，工程合同的管理人員要與業主做好交流與溝通工作，以此來明確合同中的范圍，以此讓雙方在工程建設中能夠有效的履行合同中的要求及相關約定，以免因合同不完善造成不必要的損失，在工程施工過程中，對于業主提出的要求，要及時與業主做好溝通工作，然后對于要求做成書面形式的文字記錄，在規定的時間內請業主簽字確認要。對于合同范圍外的大額工作，可以與業主簽定協議后以書面的形式對合同進行變更。
②關于工程分包合同。工程分包合同一般出現在大型的總承包項目中，其在項目建設前，往往要進行多個的分包過程，在分包完成后，然后在進行合同的簽訂，比如，工程的設計、施工、咨詢等方面，由于這些分包在合同簽訂時，在時間和空間上都是相互聯系的，這也進一步形成了分包合同管理的問題，加大了其管理的難點，比如，在土建工程中對于安裝中基礎建設的移交。保管等工作.范圍和責任的劃分應與預算定額相對應，這樣有利于工程費用的核算.合同在執行過程中經常會發生交叉施工的現象，交叉施工的現象造成了合同在分包方責任發生分歧的重要因素，這就要求在合同簽訂以后，工程項目部的合同管理人員要同分包方一起進行合同的交底工作，然后明確合同中的范圍及工程責任的劃分，比如，在施工過程中，由主要單位來負責工程中處理垃圾的問題。然后，對于合同中存在遺漏問題要及時做好變更工作。
③關于采購合同。關于采購合同，它是工程項目建設中最重要的合同項目，其主要特點是合同數目多。合同類型多，管理工作量大等。在采購合同范圍管理中設備配件及設備間的接口是管理中存在的主要問題。如果在合同簽訂中沒有對項目的價格表進行計列，造成了在工程施工中供應商拒絕提供配件的現象，造成了在施工中緊急采購的現象，同時也直接影響了工程工期的質量和期限。因此，在工程施工中，對于這種問題一定要注意在合同簽訂時的范圍制定，由其要做好設備的接口問題。
2.2.2 關于合同的工期管理工作
在總承包合同中，一般要對施工過程進行節點的控制，然后對完成的狀況再進行申請支付，，在支付完成后，相趕緊向業主申報相關證書。并作為總包進度款支付申請的直接依據。對于分包合同，應及時記錄工程各節點的完成時間。當影響工程進度的因素出現時，承包方應組織相關方面的專家對其進行書面形式的確認，對于那些在工程施工中的材料記錄要加以保存，對于施工中發生的一些問題要做好詳細的記錄，并作好保存工作，以免影響工程費用的結算管理。
2.2.3 關于合同費用管理工作
項目部要做好施工中費用的控制問題，這就要求項目部在工程施工中，一定要按期去結算總包款，形成進度款支付要以周期為節點，對于施工中的工作量要進行定期的核算，在核算的過程中一要注意不能讓進度款發生超付款現象，對于施工中的材料要進行定期的整理和歸檔，方便以后結算。
2.2.4 關于合同變更管理工作
在總承包施工過程中，關于合同會經常出現變更問題，這主要是因為合同簽訂的設計深度和管理水平所造成另外，在合同變更的過程中，一定要在一定的條件之下進行變更，這樣才能有法律效力，關于合同的變更問題一般包括兩個方面的內容一是約定變更，二是法定變更兩種。其主要容易發生變更內容是工程的范圍。工程質量的要求以及工程性能的要求等，而對分包合同而言其變更的主要內容有工程范圍。工程質量的標準以及工程項目中的單價；此外，在合同進行變更時，一定要按照相關程序和規定進行更改，以保證合同的有效性。
2.2.5 關于合同違約索賠管理的工作
在工程建設往往建設時間比較長、施工過程比較復雜，這就造成了在工程施工中容易發生違約現象，所以，這就要求我們在合同簽訂時一定要做好關于違約索賠及爭議處理的問題。總包單位在發生違約事件時，應立即收集相關證據，證據要以書面或圖片等形式為主，并盡量留有業主或在于監理簽審的關于合同違約事實的相關意見。然后對其違約證據包括違約的時間、數量、費用等進行詳細的記錄，以此來承擔相應的責任，違約索賠應在合同規定的時間內處理，要其時效性。
3 合同的收尾管理
合同收尾管理包含兩個方面，即合同文檔資料的管理和合同管理工作的后評價。
合同文檔資料的管理包括文檔的收集、分類、整理、儲存、使用和移交等環節。合同文檔資料的管理，要符合公司內部的管理制度要求，符合檔案管理和項目驗收備案的要求，符合工程管理規范和文檔管理規范的要求。在總承包項目結束時，要按有關規定向有關單位移交。
合同管理工作的后評價是指合同執行完畢后對合同執行情況的評價，以總結合同管理的經驗，便于合同管理工作能力的提升。合同管理工作的后評價是項目部全員參與的活動，應重點對合同的分包方式、簽訂、相關方的責任劃分及執行過程中出現的問題進行原因分析，對合同的管理工作進行全面的評審，并將評審中總結出的改進經驗運用到下一個項目的管理工作中。
4 結 語
工程總承包是工程發承包的一種管理模式，其合同管理的實踐與探索對提升總承商的項目管理水平和實現總承包商的管理目標具有重要的意義。總承包商只有做好合同的管理工作，在合同簽訂前制定好相應的管理措施，只有這樣才能管理好總承包項目中的眾多合同，順利的實現項目的目標。
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目前，施工企業物資管理體系建設還不夠完善，存在很多弊端，致使物資管理效率較低，造成工程成本增加，施工進度沒有保障，工程不能按時完工，容易發生工程質量、安全事故等嚴重后果。筆者認為目前施工企業物資管理存在如下問題：第一，部門之間缺乏協作，企業高管重視不夠。對物資有效的管理，并非僅僅依靠物資管理部門就能做好的，需要各部門的協同配合，如工程技術部門、計劃成本部門、財務核算部門等。此外，物資管理是企業管理的重要組成部分，企業高管應給予高度重視，因此，強化物資管理的現代化進程，挖掘其自身管理潛在效益是企業結構調整的必然選擇。其不足表現為：一是物資計劃制定不科學、合理，造成物資積壓或不足；物資消耗定額對工程物資消耗總量沒有實質的約束；物資部門在采購時無準確的數據可依，無法控制物資用量。二是各物資管理部門之間缺乏協作，溝通不足。有些項目無計劃盲目采購，以滿足施工為目的，項目結算時才發現物資超耗。三是物資付款不及時。不能及時支付采購物資貨款，致使供貨商拒絕供貨或提供質量較差的物資的現象，給項目的正常施工以及工程質量造成很大的影響。第二，采購價格偏高。原因有：一是采購方式隨意。物資采購方式主要有招標采購、詢價采購以及零星采購。在采購前，沒有對采購方式進行科學合理的論證，因采購方式的不當，使物資的采購成本增加。二是沒有深入市場調研，致使采購部門對市場物資的供應管道、市場價格了解不夠，輕信供方價格最低承諾。三是采購部門多向與之有關系的供貨商采購物資或招標采購中投標單位多通過不正當手段中標，致使采購價格較高、采購質量沒有保障。四是采購人員道德素質較低，存在收受賄賂或中飽私囊現象，導致采購價格較高。第三，施工企業重視采購物資價格，致使物資質量得不到保障。主要表現在：一是施工企業只注重標價，只要標價低就與投標單位簽訂采購合同，而對于物資質量、售后服務、投標單位信譽情況等重視程度不夠，這樣就造成了供貨商為中標，而降低標價，待簽訂采購合同后便更改采購單價或是為降低自身成本而偷工減料，一方面增加了施工企業采購成本，另一方面造成了物資質量不能滿足工程質量要求。二是施工企業采購人員為了享受低價采購物資的優惠，明知物資存在質量問題仍采購，造成采購物資的質量較差。第四，針對供貨商的管理施工企業沒有建立良好的管理機制，致使以下現象發生：一是供貨商準入管理無序和盲目。供貨商準入制度是物資采購制度的重要組成部分，目前我國施工企業供貨商準入制度不完善，主要體現在供貨商準入標準不明確；評價指標不全面。致使部分資質、信譽較差或產品質量不良的供貨商獲得準入資格。二是選擇合作供貨商時，缺乏科學的采購管理知識。往往憑傳統方法或主觀經驗，缺乏先進的采購管理知識。三是缺乏對合作供貨商的綜合評價。目前，大多數施工企業主要是依據供貨商的供貨質量記錄和供貨商的質量管理體系狀況對供貨商進行評審，盡管在某些施工企業中也存在對供貨商考察的環節，但卻因供貨商考察人員使其達不到實質性的效果。四是施工企業與供貨商的關系不穩定。目前，盡管工程項目的周期較長，但很少有施工企業與供貨商之間建立長期合作關系，他們之間多為臨時合作關系或短期合作關系，彼此間均只考慮自身利益最大化，缺乏戰略合作意識。選擇價廉誠信供貨商成為施工企業采購過程中的核心工作，同時也消耗了施工企業大量的時間和精力。第五，標準化現場管理缺失，表現為：一是物資驗收不規范，不能及時發現物資質量問題。二是物資保管不善，造成物資積壓、丟失、損壞現象發生。三是物資出入庫手續不健全，致使施工企業不能有效地記錄物資的收、發、存、退等經濟業務。四是人員隨意出入施工現場，材料不實行監控管理或監控力度不夠，致使個別人趁機倒賣物料，給項目造成損失。五是施工人員技術等級偏低用料超耗，造成浪費。施工人員中大部分沒有經過專業訓練，技術水準較低，致使施工現場出現大量的廢材，造成物資浪費現象嚴重。六是回收、節約意識薄弱。現場剩余物資或廢舊物資沒有及時回收、處理，有些周轉材料也是如此，造成了很大的浪費。企業管理中節約意識薄弱，只重視完工產品的價值，對工程的質量、物資和人力投入的節約重視不足。第六，物資管理體制機制不能滿足發展要求。體制機制設計缺乏前瞻性、科學性，沒有從物流、供應鏈的角度去整合優化。物資部門的職責只是滿足施工物資需要，沒有把單純的采購保管業務延伸到采購、倉儲、配送、加工的全過程，供應工作的附加值沒有體現。第七，物資管理方法和手段落后，沒有采用和落實現代化管理方法。目前，施工企業多采用傳統的粗放式管理，物資管理的各個環節沒有形成系統的管理體系，各環節也沒有制定科學的評價指標。現場物資庫存不合理，一些項目物資庫存不足，嚴重影響施工進度；一些項目庫存物資積壓嚴重，造成物資浪費現象嚴重。更有甚者，施工現場物資隨意堆放或隨意丟棄，廢舊物資隨處可見。這種粗放式管理已經嚴重影響了施工企業的效益。施工企業應摒棄傳統的粗放式管理方式，將現代物資管理理念融入到物資管理中，采取現代物資管理方法，如ABC分類法、經濟批量法、限額發料等，切實將物資管理規范化、制度化，以提高企業效益。
2施工企業物資管理的應對策略
針對以上施工企業中物資管理存在的問題，如何采取行之有效的應對策略對于施工企業降低工程成本、增加經濟效益至關重要。第一，建立“計劃—組織—控制—領導”框架的施工企業物資管理體系。依據物資使用計劃、物資分類、物資采購方式、供貨商管理、物資采購合同管理和物料管理流程，建立項目籌劃實施—物資計劃—物資采購—物資供貨商管理—合同管理—物資進場—項目竣工的施工企業物資管理體系。在對整個管理體系進行詳細規劃的基礎上，設計出適合施工企業實際的物資管理流程圖，使物資管理流程更加直觀、清晰，進一步規范施工企業物資管理體系，有效地降低施工企業物資成本，提高物資管理效率，第二，制定科學、合理的物資分類方法和物資采購方式。根據施工企業所需材料和在施工項目中所起作用，利用ABC方法等分類方法對施工所需物資進行分類，進一步對各類物資采購的招投標程序和規范流程進行細化。第三，制定科學的供貨商選擇評價方法。依據供應鏈管理中的有關理論觀點，制定科學的供貨商選擇的評價方法和供貨商數量確定方法，比如采購活動中引入TOPSIS評價方法，從而發現最優供貨商，優化供貨商選擇機制。第四，加強物資采購合同管理，細化物資合同管理流程。科學有效的合同是保障施工企業合法利益的基礎，根據《合同法》，分析施工企業物資采購的實際情況，從合同訂立、合同變更或合同解除、合同履約、合同歸檔和監督檢查等方面入手，制定切實可行的物資采購合同管理流程。第五，制定適合施工企業的物資管理手冊。從施工企業實際的角度，結合項目實際情況，歸納整理，提煉出操作性強的施工企業物資管理手冊，為企業物資管理標準化提供參考。
3結語
關鍵詞：高校；合同；風險；管控
改革開放以來，伴隨著高校辦學體制和管理體制改革的不斷深入，高校辦學自主性不斷增強，高校經濟活動日益復雜，對外合同行為日趨頻繁。因此，防范高校合同風險，對于維護高校合法權益，促進高校科學發展顯得極為重要。
一、新時期高校合同風險管控的重要性
所謂高校對外合同行為，是指高校基于自身發展需要對外實施的一種旨在確立各自權利和義務的法律行為。高校合同風險管控則是高校對合同立項、談判、起草、審查、簽訂、履行、變更、解除、終止、爭議的解決處理等環節予以規范和審查監督的行為。合同風險管控存在于合同立項到合同履行完成整個過程，一旦其中任何一個環節出現問題，都極有可能使高校出現法律風險或陷入合同糾紛，蒙受不必要的經濟損失。加強高校合同管理，提高高校合同風險管控能力，不僅促進高校規范化管理，而且將有助于高校在對外經濟交往中避免經濟合同糾紛的出現，最大限度地維護高校的利益。
（一）高校合同類型的有限性
高校參與對外經濟活動所簽訂的合同在內容上具有鮮明的高校特色。高校主要是圍繞產、學、研等方面參與經濟活動，合同內容主要涉及基本建設、招標采購、技術研發轉讓、招商引資、學校日常設施修繕和維護以及房產租賃等方面，對外合同主要包含上述幾大類，在合同類型及內容上較易于把握。這種較為封閉的、有限的合同類型為高校合同簽訂及合同的風險管控提供了便利條件。
（二）高校合同簽訂涉及部門多
高校合同從立項、簽訂到履行整個過程往往不是某一部門能獨立完成的。對單一合同而言，往往有多個部門的參與。就筆者所掌握某高校招標采購合同簽訂流程來看，通常要經過使用部門、采購部門、財務部門、審計監督等多個部門的會簽，重要合同還要提請法律顧問審核把關，最后由學校法定代表人或授權人簽署才能得以實施。而實施的主體一般表現為需求部門與相關主管部門配合完成，在整個過程中涉及到學校多個部門。所以，可以看出在高校合同管理過程中牽涉的部門多，管理程序性強以及合同的審簽與合同的履行的分離等諸多特點。對高校合同的風險管控不應只停留于合同文本的簽訂，而應該結合高校對外合同的自身特點，加強合同履行的動態管理，以期達到風險管控的目的。
三、新時期高校對外經濟合同風險管控中存在的問題
（一）從業人員法律意識淡薄，對風險管控意識不強
高校合同風險管控是指以高校自身為合同主體即合同當事人的合同的立項、簽訂、履行、變更、終止等行為的審計、監督和控制的完整的動態行為。這就要求高校相關從業人員應當具有較強的法律意識以及管控法律風險的能力。然而，現實情況是，目前高校部分管理人員受計劃經濟觀念的影響，工作思維與市場經濟要求不相適應，對合同管控的重要性認識不足，法律意識淡薄，風險意識不強。以采購合同為例，實際簽訂和履行合同部門往往把簽訂合同看做包袱，只為應付審計監督部門，草率簽訂合同。實際履行中也存在不按照合同約定行為，更看重傳統人情、習慣等，以人情、習慣做法代替合同約定條款，將合同束之高閣情況較為普遍。在整個合同的簽訂和履行的過程中，管、辦及監督各部門多流于形式，走過場，使得高校合同風險管控面臨真空化，得不到實際落實。
（二）合同簽訂形式化，合同內容不嚴謹
合同行為是規定當事人之間權利與義務的具有法律效力的法律行為。在簽訂合同時，當事人雙方應該在合同文本中明確合同標的、數量、質量、價款、履行期限以及履行地，履行方式、違約責任、爭議解決途徑等主要條款，防范因合同內容不嚴謹、用詞不當等導致合同糾紛的發生。時下部分高校在對外經濟合同的簽訂過程中采取形式化，對合同內容把關不嚴，用詞不專業現象比較普遍，這都給高校帶來極大的合同風險。
（三）合同內部審計監督不到位
對高校的經濟合同的風險管控涉及高校利益的維護，更體現為對國有資產流失的防范。高校經濟合同由于其自身特點，合同涉及部門多，時間跨度大等因素影響，容易在合同簽訂以及履行過程中損害高校利益以及滋生腐敗等問題，特別在一些大型基建工程及物資設備招標采購等方面更易出現。因此，加強內部審計監督力度，是防范高校合同簽訂及履行過程中腐敗滋生、防止國有資產流失的有效利器。但實際情況是，盡管我國高校在對外經濟活動中多從制度上引入了監察審計，但是由于多是從宏觀制度層面引入，缺乏相應的審計監督實施細則。使得審計監督部門在合同簽訂和履行過程中的位置相對尷尬，缺乏對合同的實施的有效干預，對合同履行情況難以做到完全掌握。
（四）合同缺乏有效歸檔管理
當前，高校在合同管理層面普遍存在沒有專門的合同檔案管理部門，合同管理混亂。各個部門各自為政，對本部門負責的合同進行管理，例如，基建后勤部門管理基建項目合同、各種采購合同則分散由各采購或使用單位進行管理。這樣的分頭管理，各自為政的管理方式，不利于學校領導和管理部門從宏觀上對學校的對外合同的掌控，不利于學校領導了解學校的整體運行情況，將會給高校帶來潛在的經濟合同風險以及存在合同糾紛的隱患。
四、強化高校合同風險管控的對策
（一）建立和完善合同管理制度體系
無規矩不成方圓，任何工作如果缺乏制度的完善都不會順利開展。對高校合同風險的管控也是如此，要使合同管理規范化、科學化和法律化，首先就得從制度的完善著手，加強高校的合同管理制度建設，以規范高校的合同管理行為。
1.高校合同管理實施細則
高校合同具有自身的鮮明特點，應依據《中華人民共和國合同法》制定切合高校實際的合同管理實施細則。在實施細則中應明確合同的管理機構及其職責；合同的立項、訂立、審查、會簽、合同的簽署、履行、合同變更、解除、終止以及糾紛處理機制等；同時也應該適應市場經濟需要，設立合同專用章制度；合同歸檔制度以及相應的處罰規定。高校合同管理實施細則的出臺將會改變當前高校合同管理上各自為政的混亂局面，將會有助于高校合同行為的規范化運行，降低高校合同風險。
2.高校合同的會簽制度
會簽制度是高校相關部門參與具體合同管理的有效方式。會簽制度對于高校對外合同行為具有防火墻作用，對于杜絕違紀，維護學校利益以及保障合同行為程序合法性上具有相當積極的意義。例如一項采購合同，采購職能部門要負責合同項目的可行性研究及合同對方資信情況審查，對合同的真實性、合法性、可行性、效益性負責；財務部門要對資金使用是否符合財經法規和財務管理規定、合同款項支付是否有經費來源保障等進行審查，對合同標的價格、結算方式、票據等方面進行審查；監察審計部門要審核合同簽訂程序和內容是否合法、合規，參與審查對方的資信情況，負責從合同立項到合同履行全過程監督，參與重大合同項目的論證、考察、招標投標、合同談判，負責審核涉及辦理結算審計的合同內容等。合同的會簽審批制度，應該制定統一格式文件，按照合同涉及管理部門逐一進行審查提出意見，實行流程式審批，以實現合同行為的實體合法和程序合規。
3.合同主體資格審查及信用管理制度
當前高校對外簽訂合同在主體上最容易出現的問題在于未對合同對方的主體資格進行審查。應當在制度上明確在簽訂合同前，由相關部門對合同對方的主體資格、履約能力以及對方以往的信用進行全面的調查，并對相關履約情況和信用記錄登記在案；逐漸完善高校的信用登記評價體系，以期使學校在對外交往中與信用優良合作伙伴進行長期合作，降低學校的合同風險。
4.建立授權委托制度
在我國民法上，高校作為整體對外實施民事法律行為。也就是說，高校對外開展經濟活動只能以學校名義進行，學校法定代表人是學校對外簽訂合同的法定簽約人，任何二級單位及個人未經學校授權均不能對外實施合同行為。因此，必須建立授權委托制度，學校法定代表人可以簽發《授權委托書》委托學校副校長、職能部門主要負責人為委托人簽訂合同，《授權委托書》必須載明具體的人、事項以及期限，委托人不得將事項擅自委托他人，簽訂合同時不得超越和濫用權限。
5.完善合同監督體系
合同監督管理是一個動態過程，貫穿于合同的訂立、履行直至終止全過程。建立和完善合同跟蹤監督體系對合同行為的合法性以及維護學校利益、防止國有資產流失具有積極意義。針對高校合同行為的具體特點，筆者認為，應該充分發揮高校紀檢監察審計部門的優勢，除對合同文本條款進行合法性和合理性審查外，在合同履行過程中也應該進行實時監督，對用款情況等進行跟蹤審計，保證合同在預算內進行，最大限度地維護學校利益。
高校對外開展經濟活動具有典型高校特點，對外合同行為類型上易于把握，因此，應該積極推行高校對外合同格式文本化。以國家相關部門的合同示范文本為基礎，根據自身特點進行修訂，形成高校自身的合同示范文本，將有利于避免由于合同管理人員法律專業水平不足帶來的合同風險。
（二）合同相關從業人員的培養
1.培養提高合同管理人員法律意識
高校應該加強對法律的宣傳和普及，提高教職員工的法律意識。特別針對合同管理人員及合同參與人員更應該進行法律普及，增強他們自覺按照法律規定辦事的意識。合同行為是法律行為，合同管理人員應該牢固樹立把《合同法》及相關法律法規作為合同行為的依據的意識，摒棄那種不看合同文本，將合同束之高閣，一切以人情和習慣作為辦事依據的想法。
2.提高合同管理人員的業務素質
高校合同管理牽涉到方方面面知識，如法律、審計、財會、基建等專業性相當強的學科知識，從業人員如果沒有過硬的知識儲備將很難完成工作。因此，學校應該采取措施，如定期培訓，招聘專業人員充實隊伍等諸多形式，改善合同管理隊伍業務水平現狀。有了更加專業的合同管理人員隊伍，高校合同管理才能更加高效、專業，高校治理水平才能真正得到提高。
總之，合同行為是一種法律行為，合同關系也是一種法律關系。任何合同相關事項都應該在法律的框架下進行。以法律作為基石，合同管理相關制度作為指引，全面提高合同管理人員的法律意識和業務素質，才能真正提高高校合同管理水平，防范合同風險的出現，實現對高校合同風險的全面管控。
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關鍵詞：醫療設備 合同檔案 管理
中圖分類號：C939 文獻標識碼：A
醫療合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，對醫院的生存和發展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來”。隨著市場經濟的發展，合同檔案在醫院采購管理工作中的重要作用日顯突出，加強合同檔案管理工作，已經成為醫院檔案工作中的一項重要內容。
隨著許多高新技術醫療設備的引進，醫療服務質量和診斷水平的提高。醫院采購管理工作成為不可或缺的重要環節，科學、規范、標準的合同檔案管理是采購管理工作的可靠保障。這些檔案的形成清楚地反映出采購過程完整的經濟活動，真實地記錄了醫療設備購置的歷史，在整個醫院的檔案管理中具有重要意義。
一、醫療設備合同檔案管理的重要性
（一）現實憑證作用
分析研究《合同法》我們可以發現，合同檔案最突出也是重要的特點是要依據憑證性，也就是說依法訂立的合同， 對當事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權利義務的轉讓、終止、違約、責任等等，都必須完全地、唯一地依據合同檔案，否則，就要承擔由此產生的法律后果[1]。醫療設備合同檔案是處理醫療設備糾紛的依據。醫療設備管理中，難免發生這樣、那樣的問題，如：技術資料的丟失、購買后質量不好或缺件、不按操作規程使用損壞設備或配件、經濟效益發揮不好等。這些問題要明確責任進行處理，就必須依據醫療設備檔案中的材料，按制度進行分析和落實責任。這樣才能使管理水平逐步提高，防止類似問題再次發生。因此，在醫療設備采購中，合同檔案不僅是對合同訂立雙方的憑據，也是醫院內部協調的憑據。不同的職能處室收集不同的合同檔案資料，承擔相應的職責，在合同訂立和后期實施過程中，存在的各種矛盾和責任追究，就需要通過合同檔案來細化和評判。
（二）轉化參考作用
合同檔案可以為醫院再次購置同品牌同型號醫療設備及領導決策提供歷史依據，將合同檔案轉化為重要的經濟信息，從而降低設備購置和維護的成本，爭取在采購談判中的有利地位。在采購招標過程中，經常能遇到供應商報價高的問題，而這時合同就成為我們的有利參考。醫院采購的歷史合同、兄弟醫院的購買價格和配置，都是我們談判的有力依據，使醫院在采購過程中節約大量的資金，保證以最優的價格購置需要的設備。
（三）潛在預備作用
當醫療設備突然出現故障時，為工程師判斷出現故障的原因和維修提供參考，減少判斷和維修的時間和費用。在醫療設備招標采購時，我們會依據設備的情況，在合同中訂立相關的補充條款，例如重要零配件的價格、相關的服務、后期維保的費用等，這些對于我們今后在設備使用過程中有很大的幫助，能夠最大程度地保證機器的正常運行和病人的正常診療。
二、合同檔案管理中存在的風險
（一）合同的規范化
合同是合同檔案管理的主題，一份合同是否能夠發揮它的重要作用，最根本的在于合同的訂立是否規范，是否能夠在現實的經濟活動或買賣過程中起到憑證作用。現在的醫療設備購置合同，很多都存在不規范、不嚴謹，或有不平等的霸王條款等，這樣的一份合同在法律意義上，很難體現它重要的憑證作用。醫院作為醫療設備采購活動中的強勢主體，在合同訂立時具有一定的主導作用，這往往會使訂立合同的雙方無法保持平等的地位，這是目前醫院在訂立醫療設備采購合同時可能會存在的問題。
（二）檔案資料收集的完整性
對于醫院醫療設備采購來說，合同檔案的收集是檔案管理中最難的。合同檔案管理是一個過程，不是買賣雙方簽訂合同后就完成了所有檔案資料的收集。醫療設備采購的合同檔案管理包括：醫療設備的申請、審批，采購的調研論證，設備招標參數及與招標有關的一切資料，采購合同，驗收單，技術資料，這些組成了一套完整的合同檔案。而在實際工作中，有可能由于疏忽或隨意，使得合同檔案資料的收集不完整、有缺失。一般醫院大型醫療設備采購項目的合同檔案在收集方面比較重視，對于常規醫療設備合同和零星采購設備合同的檔案收集則不太重視。此外，有些醫院根本沒有將醫療設備采購合同列入當前的檔案歸檔管理范圍，使得材料游離在醫院檔案室實際的管理范圍外，也導致了醫療設備合同檔案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一個問題是在審核、審批、簽署的過程中，因為類別和性質的不同，各種檔案在辦理的時候經過了不同的承辦部門，存在著各種不同的承辦問題，需要在承辦的連貫性和一致性上有所提高。送交所有責任方，最后簽署，合同的收集才完畢[2]。
（三）缺乏專職檔案管理人員
基于醫療設備合同檔案的復雜性和重要性，就需要有專職檔案管理人員和檔案室，這樣更便于合同檔案的管理。但是由于采購部門繁重的采購工作，無法安排專職人員來進行管理，合同檔案的保存也沒有固定的檔案室，這對于醫療設備合同檔案的保管和維護有一定的風險，長此以往可能會導致資料搜集的不完整甚至是資料的缺失。
（四）檔案管理信息化程度低
目前的合同檔案管理還停留在普通的紙質管理階段，保存過程中容易有丟失，且紙質文件的保存要求較高，需要有專門的保存場所。有些通過對紙質文件的掃描，將文檔進行保存，方便查詢。但隨著醫院信息化的發展，紙質文件的保存已經跟不上現代化醫院發展的腳步，醫療設備合同檔案管理的低信息化程度不能滿足醫院后期發展的需要。
三、關于醫療設備合同檔案管理的幾點建議
（一）納入正常檔案管理范疇，規范醫療設備合同檔案管理
將醫療設備的合同檔案管理納入醫院的檔案管理，才能使它得到足夠的重視。醫療設備合同檔案的特殊性，使它在整個醫院的運行中有著不可取代的地位。因此，重視并嚴格管理好醫療設備合同檔案是醫院發展的重要環節。
除此之外，制定完善的醫療設備合同管理制度，明確合同管理辦法和實施細則，包括制定合同的簽訂和履行制度、變更與解除制度、合同糾紛處理制度等，是合同檔案規范管理的重要保證。醫院只有制定醫療設備合同管理制度和配備專職合同管理人員，才能保證醫療設備合同的合理、合法及實現合同集中管理，才能實現合同檔案齊全收集及規范管理，減少資料缺失和遺漏的問題發生。
（二）合同檔案資料的收集要全面、準確、及時
通過對合同檔案形式與內容的規范性的分析， 我們可以知道， 人們對合同檔案的全面性與準確性的要求較之于其他種類的檔案要高得多。這就要求檔案管理人員熟悉相關的法律法規， 了解合同的辦理狀況， 保證不遺漏與合同有關的檔案材料， 能夠準確、有力地反映當事人的合法權益[3]。醫療設備合同檔案需要了解醫療設備的相關政策法規，收集相關的資質證明材料，以保證購買醫療設備的合法性、合理性。基本醫療設備資料有醫療器械注冊證、供應商及生產商的資質、授權，特殊醫療設備還需提供計量證明、壓力證明等相關資質，這是醫療設備合同資料的特別之處。及時性，也是合同檔案資料收集的要求。合同本身是具有時效性的，因此合同資料的收集也需要及時，及時收集資料，及時整理歸檔，才能使合同檔案完整，并為以后的工作提供依據和參考。此外，檔案管理員應當加強與相關職能處室之間的溝通交流，充分發揮主觀能動性，了解不同職能處室合同檔案資料的產生情況，避免遺漏；要用發展的眼光來看待醫療設備合同檔案的收集工作，著眼于全局，做到未雨綢繆。
（三）運用信息化手段管理醫療設備合同檔案
運用信息技術科學地管理醫療設備合同檔案，實現醫療設備合同檔案數據采集自動化、檔案管理規范化、流程化，還可以解決原有檔案管理過程中存在的紙質合同檔案收集不完整、歸檔不及時的難點問題，解決管理模式與利用需求的沖突問題，解決檔案管理手段落后的問題。目前，我院運行的合同管理系統，是針對合同的信息化管理系統，包括合同內容、簽訂時間、付款信息、合同附件信息等，相較于傳統的紙質資料，更便于查詢、統計，而這就是信息化給管理所帶來的便捷。在醫療設備合同檔案管理中，使用信息化管理，將更大程度的確保檔案內容完整、利于檔案保存、方便檔案查詢，使得檔案管理人員更便于進行檔案管理。
合同檔案管理是合同管理制度的重要組成部分，是
醫院管理中的一項重要內容，是維護醫院合法權益的有力保障，具有十分重要的作用，可以為醫院的經營決策提供依據，有利于促進醫院的發展。隨著經濟生產和人們生活對醫療需求的增加，醫院合同檔案管理工作的內容不斷增多，管理工作變得越來越復雜，大大提高了醫院合同檔案管理的難度[4]。這就更需要全面了解合同檔案管理，采取科學的管理措施，實現高效、完整、科學化、信息化的合同檔案管理，才能充分發揮合同檔案的重要作用，為醫院的良好發展奠定基礎。當前，新的時代給檔案事業的發展提供了新的機遇。總之，機遇與挑戰并存，基層的檔案事業發展還有很大的進步空間。我們在做好日常歸檔工作的同時，還應當積極思考，從提升檔案服務效率的角度出發，不斷地用實際行動去檢驗、去反思，尋找檔案最佳的管理、利用方案。
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關鍵詞：施工企業；物資管理；控制
中圖分類號：TU71文獻標識碼： A 文章編號：
施工企業物資管理水平直接影響到工程質量，提高工程質量，物資管理是不可或缺的重要環節。
GB/T50430規范即《工程建設施工企業質量管理規范》，是建設部為了加強工程建設施工企業的質量管理工作，規范施工企業施工過程管理而制定的標準，其目旨在通過推動全面實施GB/T50430規范，進一步強化和落實質量責任，提高企業自律和質量管理水平，促進施工企業質量管理的科學化、規范化和法制化，為社會提供優質建筑。50430規范對物資的詢價、洽談、采購與驗收、耗用評價等各個環節，也明確提出了要求，對規范施工企業物資管理起到重要的指導作用，是全面提升施工企業物資管理水平的重要依據。在50430規范下完善物資管理，更好地適應規范的要求，對施工企業提出了新的要求。
一、以管理制度為基礎，實現總體宏觀控制
管理制度是物資管理行使監督、檢查、協調及服務職能的依據和前提，它規定了物資管理的職責、方法及內容，以解決物資管理過程中“有章可循”的問題。目前施工企業一定程度上還存在物資管理制度不完善，相關制度執行力度偏低的問題。
50430規范明確要求施工企業應建立一套有效的管理制度，用于規范企業物資管理活動。按照這個要求，施工企業應建立物資分級管理制度，形成完善的物資管理體系，明確各級物資管理部門的職權，管理范圍、層次和有關部門人員的職責，規范物資采購計劃的制定，供應方選擇評價，合同簽訂，采購產品驗收現場管理和使用，不合格采購產品控制等活動，實現對物資管理總體宏觀控制。
二、以物資計劃為基礎，進行目標指標控制
物資管理應以總計劃為控制目標，以單元計劃為控制指標。按照50430規范要求，施工企業應根據工程需要確定和配備項目所需的物資，按照管理制度的規定審批各類物資計劃。
1、物資計劃依據要準確。物資計劃的依據是工程合同、設計文件、施工組織設計。編制人員應結合現場調查結果，按工程項目核算單元提報物資需用計劃，并匯總集成物資總計劃。
2、物資計劃內容要具體。應明確種類、規格、型號、數量、交付期、質量要求、和環境、安全健康等要求。物資需用計劃可分期分批提報，當物資需用計劃發生變化時，應書面重新呈報計劃，說明變更理由。各類計劃要分類編號存放歸檔，妥善保管，以便查詢。
3、物資計劃審批要嚴格。編制物資計劃時，要加強與相關部門聯系，建立數據庫，應嚴格履行審批手續，未經審批不得采購。
三、以動態管理為基礎，實現對供應方有效管理
對供應方評價與選擇是物資采購質量控制的關鍵環節。按照50430規范的要求，施工企業應對供應方的經營資格和信譽、質量、供貨能力、價格、售后服務進行評價，建立合格供應方名錄。
對供貨廠家應重點評價企業資質證明、產品生產許可、產品鑒定證明、質量管理體系、生產能力等。對經銷商的評價還要包括經營許可、產品質量證明、與該經銷商的合作等。
由于物資需求的品種、規模、時間等不同，因此對供應方應實行分級控制和動態管理。對供應方供貨質量水平及其穩定性、服務的及時性和滿意度、履約情況、質量管理體系的變化情況、社會信譽的保持等進行定期審查與考核，尋求采購過程的改進機會，淘汰不符合要求的供應商，并保存相應的記錄。
四、以合同管理為基礎，有效規避法律風險
物資管理是圍繞計劃﹑采購、運輸、存儲、驗收、使用各個環節的控制，這些環節都是通過合同連接的，沒有有序的合同管理，就沒有規范的物資管理。因此，對采購合同的擬定、審核、批準、簽訂及履約管理應明確職責和程序，嚴格執行，并保存相應的記錄。
1、合同內容應當完備。合同內容應明確產品名稱、商標、型號、生產廠家、訂購數量、合同金額、供貨時間及每次供應數量；質量要求的技術標準、質量負責的條件和期限；交貨地點、方式；運輸方式及費用；合理損耗及計算方法；包裝標準、包裝物的供應與回收；驗收標準、方法及提出異議的期限；備品、配件工具數量及供應辦法；結算方式及期限; 違約責任，現場服務，保修等內容。
2、合同評審應嚴格。合同評審要按照歸口把關、分工負責的原則，各職能部門對合同技術性的合理性、經濟的適用性和商務的適宜性負責，法律事務部對內容的合法性負責。
五、以流程管理為基礎，加強過程控制
1、規范物資采購過程
目前，物資采購方面仍存流程不統一，權限不明確的問題。下屬單位無序的自行采購，導致物資信息失真、總量統計不準確，既占用資金，也容易造成庫存積壓，批量采購難以實行，物資質量和價格難以控制。因此，物資采購過程中，應根據物資的重要性、需求量等信息建立物資分級管理目錄，明確劃分采購權限，制定相應的辦法，建立合理的詢價機制。對一些技術含量高，金額大的物資實行集中采購。
2、規范驗收過程
對進場物資，應按照規定的職責權限和方式進行驗收, 檢驗其規格、型號、數量和質量是否與采購合同要求，是否符合職業健康、安全與環保的有關要求。驗證其合格證、質量證明文件是否齊全、有效，包裝、標識、外觀質量是否完好，需抽樣檢驗的按相關要求的比例進行抽查。同時，驗證人員應根據要求填寫驗證記錄或報驗記錄，未經驗收的物資不得投入使用。
對驗收不合格的物資，可以拒收、加工使其合格后直接使用、經發包方及設計方同意改變用途使用，降級使用，限制適用范圍，并記錄處理結果。
3、規范現場管理
現場管理包括對物資的貯存與保管、標識、搬運及防護、領用和發放，良好的現場管理對于保證工程進度和提高工程質量有著重要的作用。
對物資貯存與保管，應提供適當的貯存環境和防護設施，進行合理擺放、隔離、檢查、維護保養，防止產品損壞、變質、丟失、損耗和誤用。并且通過適當的標識，防止相似而不同的材料相互混淆錯用。
針對特殊物資的搬運，應明確搬運和防護的具體作業規定，包括作業人員、搬運設備、搬運方法、標識、步驟等，防止損壞、變質、變形。
物資的領用發放應嚴格收發、領退制度，形成完備的材料發放記錄。
（1）遵循“先進先出，推陳儲新”的出庫原則。
（2）領用物資要有嚴格的手續和制度，確保發料通知、提料單、撥料單等憑證填寫準確無誤，印鑒齊全，無涂改現象。
（3）出庫物資和單據、證據要向收料人當面點交清楚，辦清手續，由收料人簽字。
（4）遵守發料工作程序，提料發料準確及時，剩余的物資及時辦理退料或結賬下期繼續使用，所有物資都要定期清查盤點，做到帳實相符。
（5）對影響工程質量、安全特性的建筑材料，應通過連續的唯一性標識記錄實現可追溯性。
4、規范對發包方提供材料的管理
對發包方提供的材料應按照規定程序和標準進行合格性驗收，驗收的內容與自行采購物資的驗收相同。驗收和使用過程中發現問題時，應及時與發包方溝通，同時采取標識、隔離等措施，根據與發包方協商的結果進行處理，并建立專門的管理臺賬和驗收記錄。
關鍵詞：企業合同；合同檔案；檔案管理
Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.
Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management
1 引言
在現今社會大環境下，企業為了維護自身的權益，都越來越重視合同的簽訂。合同作為維系市場秩序和社會關系的重要紐帶，不僅成為了企業進行經濟活動的重要文件，也是解決各種事務糾紛的重要憑證①。正因如此，注重企業合同檔案的管理，發揮其在現代企業管理體制下的作用，就顯得尤為重要。據此，本文根據合同建立的必要性，結合目前企業合同管理中存在的問題對企業合同檔案的管理進行闡述。
2 企業合同檔案建立的必要性
企業合同是指該企業合同承辦部門為了實現某種經濟目的，依照合同法及其有關法規和規定，代表該企業與平等民事主體之間簽訂的設立、變更、終止民事權利與義務關系的書面協議。企業合同檔案是企業在經濟活動中為合同的簽訂、履行、終止而形成的、作為原始記錄保存起來，以備查考利用的文件材料②。提高企業合同檔案管理水平，保證合同檔案的完整性及保密性，有利于保障企業合法權益，防范法律風險。作為一家核電企業集團下的二級子公司，涉及的合同大多數是以核電技術服務合同為主，與核電廠的運行和服務工作都密切相關。因此，做好本企業的合同檔案管理工作，其重要性是不言而喻的。
2.1 外部環境的影響
隨著經濟的迅速發展，全球大環境日新月異，市場競爭力的日益增強，近年來，國家提倡大力發展核電，對本企業的發展勢必帶來重大影響。國家引進、消化、吸收AP1000和發展CAP1400第三代核電，作為承載著第三代核電任務的本企業，管理層在順應時展潮流，尊重客觀規律，增強法制法律觀念，處理國際關系時，需要取長補短，汲取精髓，遵循規則，增加自身合同風險化解能力，提高企業核心競爭力。而企業為維護自己的利益， 在生產經營，提供技術服務時會簽訂許多合同協議。眾多的合同文本需要保存， 勢必會產生合同檔案， 因此，企業需建立完善科學的合同檔案管理機制③。
2.2 內部發展的需求
企業每一項經濟活動都離不開合同的簽訂，合同是由簽約雙方或數方根據國家法律和行政法規，遵循平等互利、協商一致的原則，為實現一定的經濟目的和明確相互間的權利義務而訂立的一種契約，它只適用于合同當事人，對合同當事人之外的任何單位和個人都不具有約束力，也不受任何限制④。本企業的合同主要以技g服務為主，當然也有采購合同，租賃合同、勞動合同等其他合同種類。不論是哪類合同，一旦出現任何糾紛或問題，當事方都需要通過利用合同檔案進行處理和解決。為此企業要發展，要保持穩定，遵照合同規章履行相應條款，必須要建立合同管理辦法⑤。
3 企業合同檔案管理中存在的問題
3.1 合同收集歸檔不及時
目前，企業合同中技術服務合同是由負責商務活動的部門進行管理，而采購合同是由業務需求部門自行負責。基本上，合同審批流程是由合同承辦人負責，在起草、審核、審批以及履行合同時，需要經過一系列復雜的環節。這樣，合同文件管理就相對比較分散，且在走流程時所花的時間不確定，周期長短不一，易出現文件遺失或保管不全等現象，從而導致后期合同文件收集歸檔就比較困難。企業合同歸檔是是由合同管理部門按年度向檔案部門進行移交的，但往往移交歸檔不及時，甚至發生兩年后才歸檔的情況出現。
3.2 合同檔案的管理不規范
現國家對合同檔案的管理沒有制定專門的管理規范和辦法，也就是說，對企業的合同檔案的管理缺乏相應宏觀性的依據文件和具有指導性的工作指南。企業對合同檔案的管理范圍、內容、要求及開發利用工作等沒有形成明確的規章制度，企業現僅對合同文本進行了管理，而且歸檔的合同文本也是各式各樣，有正本，有副本，還有的加蓋了印花稅，究竟應該歸檔哪個文本，沒有明確的說法。至于與之相關的合同前期談判文件、合同審批文件、要約書、意向書、承諾書、擔保書、抵（質）押書、資質證明書、法人授權委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉讓、終止文件材料及合同的調解書、判決書、執行書、會議紀要、信函、備忘錄等這類文件，尚未進行收集整理歸檔，也就是合同檔案的完整性還遠遠不夠。
3.3 合同檔案質量有待加強
現階段，企業對文件的管理沒有專門的機構進行把控，雖然企業有設置質量管理機構，但其職責并不對企業的文件模板、格式、內容進行負責。部門里設置的質量工程師崗位，是兼職身份，而且其職責范圍和工作要求企業沒有文件對崗位進行明確描述。所以，部門里形成的文件，有的是五花八T，書寫不規范、格式不齊全，合同編號出現重復等現象，也使得合同文本生成質量大打折扣。
4 深化企業合同檔案管理的工作思路
4.1 建立完善的合同檔案管理制度
企業合同檔案管理是企業生產、經營和管理等各項活動正常運轉的重要保障，也是當事人重要的法律憑證⑥。企業根據檔案相關規定，需制定一套與本企業相符合的合同檔案管理辦法和實施細則，構建和完善企業檔案管理體系，提高合同檔案管理的規范性。合同檔案管理規定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業合同檔案收集完整性、規范性和準確性。
按照國家對檔案工作實行“統一領導、統一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實行集中統一管理⑦。合同檔案不僅是合同管理活動的原始記錄和憑證，更是企業的寶貴財富，是體現企業技術水平、經濟實力、資質、信譽的有力證明和充分反映。通過建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規范。
4.2 規范企業合同檔案科學管理
現企業里的合同檔案是作為企業檔案中的一個專門的獨立類別來管理，對已要求歸檔的合同文本要加強質量把控，明確文本格式和歸檔符合規范要求外，還需要加強管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關的附屬內容，以確保合同檔案的成套性、內容完整性和準確性。
在需要得到企業領導大力支持時，檔案部門也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規范，并能有效利用，使管理層認識到企業合同檔案的重要性。在實際工作中，若在發生事務糾紛或問題時，通過利用合同檔案時，使其合同檔案的特性能充分發揮出來，能為企業在維護自身權益時起到關鍵性的重要作用，也就能讓領導管理層體會到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結果會大不相同。為此，需要企業檔案管理部門對合同檔案的整理、保管和利用等規范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時，能準確、快速查找和安全利用⑧。
4.3 加快信息化建設，提升合同檔案管理的網絡化和信息化水平
“信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏。”在信息化快速發展的今天，通過檔案信息化建設，把分散的信息以信息化的形式存儲起來，實現檔案信息處理計算機化、信息存儲數字化、信息采集實時化、檔案利用網絡化、使信息接收、傳遞、存儲和利用一體化。以這種標準化的方式進行管理，利用網絡連接手段提高資源利用率，實現信息資源共享。同樣，在企業合同管理工作中，采用先進的信息化技術，對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作都實現網絡平臺的在線處理和管理，完成實現合同管理一體化的目標，保證合同檔案信息的齊全、準確，也有利于合理開發和利用合同檔案⑨。
企業在辦公平臺上納入了合同管理系統，從合同準備、訂立、執行和合同關閉等都實現了文件追蹤查詢，但其基礎信息錄入還待加強，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進行更改；另外，對紙質文件也要按照合同管理要求同步管理。
4.4 加強宣傳，樹立檔案意識和法律意識
近年來，企業加大了對部門兼職文檔員和檔案人員的培訓力度，但對企業合同檔案方面的培訓相對比較少，爭取在今后的工作中，增加合同檔案方面的培訓。一方面可以讓大家了解合同檔案的重要意義，掌握相關的法律知識和簽約技巧，增強企業經營合同檔案管理人員的合同法律意識與工作責任感；另一方面加強業務部門經辦人員的檔案意識和法律意識，為企業合同檔案的管理奠定良好的基礎。除此之外，努力推進檔案宣傳的常態化，將宣傳滲透到日常工作中。
4.5 處理好合同檔案利用與保密的關系
《合同法》規定：當事人在訂立合同中知悉的商業秘密，無論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當地使用該商業秘密給對方造成損失，應當承擔損害賠償責任。許多合同檔案不可避免地會涉及當事人的一些重要機密，如商業秘密、技術秘密、資金秘密，對合同檔案中這些信息，要根據法律法規或交易規則，自覺遵守保密原則，嚴格履行合同檔案利用的審批權限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎上大力開發合同檔案資源，服務于企業的各項工作⑩。
5 結束語
在經濟快速發展的新背景下，合同管理有助于信用檔案體系的形成和完善。加強重視企業合同檔案管理，建立完善的管理機制，增強企業經營合同管理人員的效率意識和效益意識，才能有效提高企業經驗合同檔案的管理水平，最終提升企業業務糾紛法律抗風險能力。如果糾紛一旦發生，我們可以及時運用合同檔案記載的內容和原始依據，依法維護企業的合法權益，將企業發展壯大。
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