時(shí)間：2023-07-06 09:28:26
緒論：在尋找寫(xiě)作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案工作的服務(wù)性，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
一、檔案用戶的調(diào)研
以用戶為核心的前提是了解用戶，否則檔案館傾力推出的各種服務(wù)也會(huì)收效甚微。這就需要對(duì)用戶的情況進(jìn)行調(diào)研，然后實(shí)施有針對(duì)性地服務(wù)。
(一)調(diào)研的內(nèi)容
首先，調(diào)研本館的主要用戶群體構(gòu)成及變化趨勢(shì)。一般而言，一個(gè)檔案館的檔案用戶都具有相對(duì)的穩(wěn)定性，即有一個(gè)或幾個(gè)核心用戶群，這些核心用戶群也是檔案館的主要服務(wù)對(duì)象，滿足了他們的信息需求即滿足了大部分的信息需求。另一方面，檔案用戶的構(gòu)成不是一成不變的，由于某項(xiàng)國(guó)家政策的出臺(tái)，或是檔案用戶本身生存狀況的變化等原因都會(huì)影響檔案用戶的構(gòu)成。對(duì)于檔案館而言，應(yīng)及時(shí)了解和跟蹤檔案用戶的變化，預(yù)測(cè)變化趨勢(shì)，并據(jù)此調(diào)整檔案服務(wù)中某些不相適應(yīng)的環(huán)節(jié)，將有利于開(kāi)展優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。[1]
其次，調(diào)研檔案用戶的需求特點(diǎn)。不同的檔案用戶類型有不同的需求特點(diǎn)，檔案館應(yīng)根據(jù)不同的需求，提供有針對(duì)性的服務(wù)。目前，檔案界對(duì)各類型用戶需求以及對(duì)需求的調(diào)查分析已經(jīng)有了一定的研究成果，[2]檔案館可以借鑒這些研究成果并與自身的核心用戶群“對(duì)號(hào)入座”，提供相應(yīng)的服務(wù)。但做到這些還不夠，在網(wǎng)絡(luò)迅猛發(fā)展的今天，人們對(duì)信息要求更高、方式也日新月異，檔案館如果不與時(shí)俱進(jìn)、突出自己的優(yōu)勢(shì)，就很難被選擇。
再次，調(diào)研檔案用戶的心理特征。檔案利用行為是檔案用戶內(nèi)在心理和外部環(huán)境共同作用的結(jié)果，因此檔案館研究分析檔案用戶的利用心理，將對(duì)檔案工作起到積極的作用。比如檔案用戶在利用過(guò)程中存在維護(hù)自我形象的心理，檔案工作人員就要隨時(shí)觀察、研究不同用戶的特點(diǎn)，有針對(duì)性地采取適當(dāng)服務(wù)態(tài)度和服務(wù)方式。
(二)調(diào)研的方式
調(diào)研的方式有館內(nèi)、館外兩種。館內(nèi)調(diào)研主要是做好登記記錄，也就是要利用好檔案登記表，這就要求檔案登記表要足夠詳細(xì)。不僅包括查檔人的姓名、單位、檔案名稱等基本項(xiàng)目，還要增加查檔人的具體聯(lián)系方式、查檔原因以及用后效果等項(xiàng)目，同時(shí)保證填寫(xiě)做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。
館外調(diào)研絕不可少。在實(shí)際中，有不少人存在檔案需求，卻由于種種原因沒(méi)有來(lái)館查詢，也沒(méi)有通過(guò)其他方式利用檔案。對(duì)于這一部分人，我們稱之為檔案的潛在用戶。館外調(diào)研的主要目的就是挖掘潛在用戶，通過(guò)定期的問(wèn)卷、訪談等調(diào)研方式可以幫助檔案館掌握社會(huì)中的潛在檔案需求，然后據(jù)此有目的的推出檔案信息，從而使?jié)撛谟脩粝颥F(xiàn)實(shí)用戶轉(zhuǎn)化。調(diào)研的結(jié)果用于建立用戶聯(lián)系表或數(shù)據(jù)庫(kù)，這些聯(lián)系人可作為檔案館推出自我服務(wù)的主要對(duì)象。
二、檔案服務(wù)工作的改進(jìn)
用戶調(diào)研不是目的，檔案館真正要做的是根據(jù)調(diào)研結(jié)果，有針對(duì)性地調(diào)整服務(wù)工作中不適合的環(huán)節(jié)。
(一)檔案資源的整合方面
在檔案資源的整合上，首先要在原有館藏的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)已開(kāi)放檔案的集成化管理和開(kāi)發(fā)。這里所說(shuō)的“檔案集成化管理和開(kāi)發(fā)”是指將聯(lián)系緊密或檔案用戶普遍需求的檔案以某種方式歸納、整合和組合，以整體的形式集中展現(xiàn)，并在必要的情況下對(duì)這些檔案信息進(jìn)行深層次的編研和開(kāi)發(fā)。這是因?yàn)楝F(xiàn)代檔案用戶對(duì)檔案的需求不再局限于檔案原件，而對(duì)經(jīng)過(guò)編研、序化和深加工的檔案信息顯得更有興趣。[3]比如，對(duì)于政府信息、城市記憶和百姓證明等共享性的檔案信息資源就要進(jìn)行有序的整合，實(shí)行集成化的管理。其次要建立館際互借系統(tǒng)。對(duì)于特定的檔案館而言，收集的范圍有限，收集到的檔案也不可能面面俱到。與其他的檔案館建立館際互借系統(tǒng)，能夠拓寬檔案館的服務(wù)范圍，也為用戶提供了便利條件。當(dāng)然，對(duì)于用戶廣泛需求而本館又欠缺的檔案，在今后的收集過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)相應(yīng)檔案的收集。再次要突出特色，發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)。檔案館在長(zhǎng)期收集檔案過(guò)程中，一定在某一方面有自己突出的優(yōu)勢(shì)。其實(shí)，一般的地方檔案館也都匯集著反映當(dāng)?shù)匾欢ū尘跋绿囟ㄊ挛锱d衰變遷的一些特色檔案。這些都應(yīng)該成為檔案館吸引用戶的“招牌”，檔案館應(yīng)積極發(fā)揮這些特色優(yōu)勢(shì)使自身得到增值。
(二)檔案資源的配套服務(wù)方面
在配套服務(wù)上，首先要提供多樣化的查詢和利用方式，在以館內(nèi)查詢?yōu)橹黧w的情況下，開(kāi)通網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)，提供代查、郵寄、傳真等服務(wù)，甚至在用戶不方便的情況下主動(dòng)送檔上門。其次要提供多樣化的檢索系統(tǒng)，并盡量簡(jiǎn)化檢索方式。當(dāng)前全國(guó)各級(jí)檔案館的檢索方式都存在過(guò)于專業(yè)化、多樣化欠缺等問(wèn)題，這些都難以滿足現(xiàn)代人查找信息的心理，因此，檔案館開(kāi)發(fā)出一種適合于普通民眾的簡(jiǎn)易化檢索系統(tǒng)顯得很有必要。再次要營(yíng)造一個(gè)干凈、舒適、方便地利用環(huán)境。最后要提供細(xì)心、耐心以及專業(yè)化的咨詢服務(wù)，加強(qiáng)對(duì)用戶引導(dǎo)，努力消除在檔案利用過(guò)程中的障礙。
三、檔案信息的宣傳與“推送”
李揚(yáng)新認(rèn)為：“檔案利用者需求分為客觀需求、認(rèn)識(shí)需求、表達(dá)需求三個(gè)層次。最佳的狀態(tài)是三者完全一致，而實(shí)際上這只是一種無(wú)法達(dá)到的完美極致。”[4]因此，檔案館不該僅僅坐等檔案用戶上門查檔，還應(yīng)采取積極的措施“刺激”人們這種潛在的利用需求，使上面所說(shuō)的三種需求盡可能地達(dá)到統(tǒng)一，即客觀需求能夠被認(rèn)識(shí)并表達(dá)。而滿足這個(gè)目標(biāo)的重要條件就是檔案館要對(duì)館藏檔案進(jìn)行積極的宣傳甚至直接推送給用戶。
宣傳是檔案開(kāi)放的窗戶，檔案館不必拘泥于形式，可利用多種媒介向公眾宣傳已開(kāi)放的檔案或目錄，尤其要重點(diǎn)宣傳根據(jù)調(diào)研的用戶需求整合出來(lái)的目錄，也可以舉辦檔案展覽等。為了貼近人們生活，檔案館可以積極配合重要紀(jì)念日、重大歷史事件和活動(dòng)等，利用檔案信息資源廣泛開(kāi)展教育。[5]或者，將各種檔案的內(nèi)容進(jìn)行提取，并利用計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)發(fā)出一種類似于知識(shí)尋寶的小游戲，這樣，公眾在娛樂(lè) 之中就學(xué)到了知識(shí)，檔案館也達(dá)到了傳播檔案信息的目的。
信息推送是一種信息管理技術(shù)，是通過(guò)一定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或協(xié)議，在互聯(lián)網(wǎng)上通過(guò)定期傳送用戶需要的信息來(lái)減少信息過(guò)載的一項(xiàng)技術(shù)。推送技術(shù)根據(jù)用戶的興趣來(lái)搜索、過(guò)濾信息，并將其定期推給用戶，幫助用戶高效率地發(fā)掘有價(jià)值的信息。檔案館可以借鑒推送技術(shù)及時(shí)將用戶可能感興趣的檔案信息傳送給用戶。不過(guò)，在當(dāng)前情況下，由于我國(guó)檔案的數(shù)字化程度還不高，不能完全依賴互聯(lián)網(wǎng)。這就要求檔案館一方面加緊推進(jìn)檔案的數(shù)字化，另一方面積極探索多樣化的方式將檔案信息推送給用戶。比如利用第一環(huán)節(jié)建立起的用戶聯(lián)系表，采用郵件或短信的方式將用戶可能感興趣的信息發(fā)給用戶，從而讓用戶及時(shí)了解并利用檔案。
四、檔案利用后的信息反饋
檔案利用后的信息反饋是檔案館提高和改善服務(wù)、提高檔案利用效果的保障。具體而言，包含以下幾個(gè)方面。
反饋信息的收集。收集內(nèi)容主要包括兩方面：一是檔案用戶對(duì)檔案館提供的各項(xiàng)服務(wù)的評(píng)價(jià)。如檔案工作人員的態(tài)度如何，規(guī)章制度是否合理恰當(dāng)以及提供的檢索工具是否方便易用等方面。二是檔案用戶利用檔案信息的效果評(píng)價(jià)，如是否解決了實(shí)際問(wèn)題，是否產(chǎn)生了經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益等。[6]收集的方式可通過(guò)建立檔案利用效果登記簿主要了解用戶利用時(shí)對(duì)各項(xiàng)服務(wù)的要求、評(píng)價(jià)和建議；利用檔案用戶聯(lián)系表定期調(diào)查利用后的效果；也可以建立利用信箱制度隨時(shí)接收檔案用戶的反饋。反饋信息的收集要盡量做到準(zhǔn)確全面，爭(zhēng)取收集到每一個(gè)檔案用戶的反饋意見(jiàn)。
反饋信息的整理和分析。在實(shí)際的工作中，檔案用戶反饋回來(lái)的信息數(shù)量是龐大的，而且涉及的問(wèn)題種類繁多。因此，檔案部門要對(duì)這些信息進(jìn)行分門別類的整理、去粗取精獲得有用的反饋信息。然后對(duì)這些信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析和歸納，最終得到反映各方面問(wèn)題的總結(jié)性的結(jié)論。
反饋信息的應(yīng)用。對(duì)于用戶反饋回來(lái)的具有普遍性的問(wèn)題，檔案館要真正落到檔案服務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，并加以改進(jìn)和提高以滿足用戶的要求。對(duì)于那些取得較大現(xiàn)實(shí)效用的檔案實(shí)例加以匯編，從而為今后的檔案宣傳工作服務(wù)。而對(duì)于那些沒(méi)有達(dá)到現(xiàn)實(shí)效用的檔案利用行為，要積極找出原因，進(jìn)行補(bǔ)救。
小結(jié)
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-9944（2017）14-0317-02
1 引言
規(guī)范的檔案管理只有與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要。然而，日常工作中，很多人對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)。其實(shí)，檔案管理工作對(duì)我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。銀行檔案工作作為銀行經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中不可分割的重要組成部分，在維護(hù)銀行和客戶權(quán)益、打擊經(jīng)濟(jì)犯罪、防范金融風(fēng)險(xiǎn)、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展等方面具有不可替代的信息支持和保障作用。
檔案工作在銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展中，如何能充分發(fā)揮服務(wù)功效，使檔案管理工作能夠走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路是本文重點(diǎn)研究的問(wèn)題。
2 現(xiàn)在銀行檔案管理工作中存在的問(wèn)題
思想認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不高，導(dǎo)致銀行檔案工作的服務(wù)功效不能更好的發(fā)揮。
部分分行比較重視會(huì)計(jì)檔案、文書(shū)檔案，忽視其他門類檔案的管理，而其他門類檔案管理的疏忽又影響了檔案管理整體工作。由于重抓業(yè)務(wù)、滯后檔案工作等原因，造成檔案庫(kù)房不達(dá)標(biāo)、具有保存價(jià)值的檔案不按規(guī)定歸檔等現(xiàn)象。多年以來(lái)，重視業(yè)務(wù)發(fā)展，而滯后檔案的收集、整理、保管等工作。經(jīng)常安排檔案管理員補(bǔ)缺其他緊急的工作，而應(yīng)付檔案工作。
3 提高銀行檔案工作服務(wù)功效的解決方案
3.1 提高檔案工作的重視程度
3.2.1 更新完善銀行檔案
更新完善銀行檔案，文件資料歸檔范圍是當(dāng)前檔案工作開(kāi)展迫切需要解決的源頭問(wèn)題。2012年12月，國(guó)家檔案局頒發(fā)10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，要求各企業(yè)制定適合本企業(yè)實(shí)際的“文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表”。這項(xiàng)工作，將進(jìn)一步規(guī)范文件材料的歸檔工作，做到“應(yīng)歸盡歸”、“應(yīng)收盡收”、保管期限“恰如其分”。目前，總行已經(jīng)發(fā)文，新疆區(qū)分行已通過(guò)總行審核，將于近期發(fā)文。
3.2.2 規(guī)范檔案業(yè)務(wù)管理制度
在銀行發(fā)展過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生各門類專業(yè)檔案，如：文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、合同檔案、集中采購(gòu)檔案等。為確保各門類檔案有章可循、管理規(guī)范、便于利用，適應(yīng)新的發(fā)展趨勢(shì)，在制定檔案管理總的辦法下，要進(jìn)一步完善各門類檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等制度，從制度上規(guī)范管理檔案。
3.2.3 全面推進(jìn)依法治檔
在新形勢(shì)下，銀行檔案管理部門要強(qiáng)化依法履行監(jiān)督指導(dǎo)，對(duì)檔案管理工作要獎(jiǎng)懲分明，通過(guò)約談、通報(bào)、處分、追究責(zé)任等方式，嚴(yán)肅查處不按時(shí)歸檔、不按期移交檔案、檔案安全管理措施不到位、偽造涂改檔案、損毀丟失檔案、泄露黨和國(guó)家秘密等各類檔案違法違紀(jì)案件。建立完善檢查情況通報(bào)和責(zé)任追究制度，對(duì)違反檔案法律法規(guī)的行為依法追究責(zé)任。
3.2.4 加強(qiáng)對(duì)檔案工作的指導(dǎo)和檢查
檔案管理部門要加大對(duì)各門類檔案管理工作的檢查指導(dǎo)力度，從歸檔范圍、整理方法、管理機(jī)制等方面加強(qiáng)指導(dǎo)，開(kāi)展定期、不定期的檢查。從檔案的收集、分類開(kāi)始，指導(dǎo)人員要深入了解和研究各門類檔案的特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)的分類整理，扎扎實(shí)實(shí)做好基礎(chǔ)工作，集中統(tǒng)一管理各門類檔案。
3.2.5 重視檔案安全管理
近年來(lái)，重大自然災(zāi)害、社會(huì)突發(fā)事件給檔案工作以慘痛教訓(xùn)。為了銀行的根本利益，要將檔案資源、檔案利用和安全建設(shè)置于同等重要的位置。首先從承重達(dá)標(biāo)等庫(kù)房安全及周邊環(huán)境安全要素考慮，做到檔案實(shí)體在加工整理和利用等環(huán)節(jié)中的絕對(duì)安全。建立預(yù)先防范機(jī)制，提前做好防范和應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害、人為破壞、技術(shù)因素毀壞的各種準(zhǔn)備，建立應(yīng)急反應(yīng)機(jī)制，提高臨險(xiǎn)處置能力。抓緊實(shí)施異地異質(zhì)備份工作，充分利用檔案復(fù)制、縮微、數(shù)字化等方法，形成不同載體形式的多套備份。
3.2.6 嚴(yán)格審驗(yàn)把關(guān)移交入庫(kù)檔案資料
檔案資料移交入庫(kù)的審驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)重點(diǎn)突出為：審核文件是否為原件；審核歸檔文件是否齊全、內(nèi)容是否完整；審核文件中的數(shù)據(jù)是否存在涂改現(xiàn)象；審核文件中是否存在不耐久字跡現(xiàn)象；審核聲像和電子檔案是否規(guī)范且有效等。這些標(biāo)準(zhǔn)的嚴(yán)格執(zhí)行，是每一名檔案管理員在檔案收集歸檔中履行的職責(zé)。在檔案資料移交入庫(kù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)歸檔資料進(jìn)行再次審核，嚴(yán)格執(zhí)行移交登記是檔案管理部門為各門類檔案的規(guī)范管理起到監(jiān)督指導(dǎo)作用，為整個(gè)銀行信息資料安全、完整保存履行職責(zé)。
3.2.7 檔案信息化建設(shè)
隨著檔案數(shù)量越來(lái)越多，僅僅靠傳統(tǒng)的手工檢索和查找已不能滿足利用的需求。要做好檔案管理工作，就必須創(chuàng)造條件，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，積極利用信息技術(shù)手段，利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，便于檢索。
3.2.8 創(chuàng)造良好的庫(kù)房條件
庫(kù)房位置的交通便利，能夠使檔案利用方便快捷。同時(shí)，檔案庫(kù)房應(yīng)集中布置，遠(yuǎn)離易散發(fā)火種的工業(yè)設(shè)施。館內(nèi)消防設(shè)施齊全、通風(fēng)、溫濕度適宜，為避免地面濕氣影響檔案保管質(zhì)量，應(yīng)將檔案放置在二樓（包括）以上的樓層。庫(kù)房承重達(dá)到1200kg/m2以上。
關(guān)鍵詞：檔案利用；探討；服務(wù)工作；檔案
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-8500（2012）11-0104-02
檔案工作的根本目的是最大限度地發(fā)揮檔案的作用，便于社會(huì)各方面的昶用?；鶎訖n案室在提供利用工作中，存在著不重視檔案利用實(shí)效統(tǒng)計(jì)的問(wèn)題，影響著社會(huì)檔案意識(shí)的提升和檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。本人認(rèn)為在檔案室基本利用情況統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)上，更重要的是著手了解和掌握檔案利用的實(shí)際效益，了解利用目的和所產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。開(kāi)發(fā)利用檔案，是發(fā)展檔案事業(yè)的需要，更是檔案工作者神圣的使命。檔案事業(yè)是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的偉大事業(yè)。在新時(shí)期，隨著人們法律意識(shí)的不斷增強(qiáng)，檔案利用和服務(wù)的作用得到了充分的重視和肯定。
一、檔案利用實(shí)效統(tǒng)計(jì)工作的重要作用
1.有利于判定檔案的價(jià)值和作用
檔案的價(jià)值和作用體現(xiàn)為它對(duì)現(xiàn)實(shí)工作所產(chǎn)生的影響和效益。如果檔案不被利用，再有價(jià)值的檔案都沒(méi)有保存的意義。檔案在提供利用過(guò)程中，可以檢驗(yàn)出其是否具有保存價(jià)值，并判定其作用的大小，檔案利用實(shí)效的統(tǒng)計(jì)工作可以有效地將這一檢驗(yàn)與情況記錄下來(lái)。
2.有利于到期檔案的再次鑒定
眾所周知，檔案的保管期限分為永久、定期兩種，對(duì)于保管期限已滿的檔案，就要對(duì)它們組織再次鑒定，判定銷毀與否。而檔案利用實(shí)效的統(tǒng)計(jì)情況，是再次鑒定時(shí)必須考慮的一個(gè)重要因素。對(duì)于那些利用頻率高、利用周期長(zhǎng)的檔案，即使已到規(guī)定的保管期限，也應(yīng)繼續(xù)延長(zhǎng)其保管期限；反之，利用頻率較低、利用周期短的檔案，到期后即可進(jìn)行銷毀。
3.有利于了解檔案利用需求，拓寬利用渠道
對(duì)于檔案利用實(shí)效的收集與統(tǒng)計(jì)，可以進(jìn)一步了解社會(huì)利用檔案的需求以及利用者的心理，從而改進(jìn)我們的服務(wù)方式，拓寬檔案提供利用的渠道，使更多的社會(huì)公民了解檔案，熟悉檔案，使用檔案，利用檔案。
二、檔案信息真實(shí)可靠，最具權(quán)威性
檔案信息是真實(shí)可靠的，而檔案利用者出于不同的動(dòng)機(jī)，在利用檔案過(guò)程，往往產(chǎn)生不同的心理特點(diǎn)，其表現(xiàn)必須予以重視，才能做好檔案服務(wù)工作。
1.是緊迫心理。提供原件用作憑證，這是檔案利用與眾不同之處，也是它最精彩之處。利用者到檔案館來(lái)一般都是來(lái)尋找憑證或帶著明確的目的的，而有些目的都是無(wú)法通過(guò)其他途徑實(shí)現(xiàn)的，尤其是對(duì)一些實(shí)際問(wèn)題的解決，如工作、學(xué)歷、科研方面原始材料等，有的還有較強(qiáng)的時(shí)間要求，服務(wù)的延擱甚至?xí)绊懙絾?wèn)題的解決。所以，利用者都希望盡快查到自己所需的檔案材料，在檔案利用心理上表現(xiàn)得比較迫切，存在這種心理者，不分階層，不分職業(yè)，比較普遍。
2.是求助心理。初次涉足檔案館或?qū)n案不熟悉的利用者，不一定能將自己的需求轉(zhuǎn)變?yōu)檎_的查問(wèn)，也不知如何才能查找到自己所需的檔案資料，其渴求幫助的心情是十分迫切的。這時(shí)，他們一般是將希望寄托在檔案管理人員身上，渴求提供多方面的服務(wù)。一是館內(nèi)檢索咨詢服務(wù)，即經(jīng)過(guò)何種途徑和方法能夠查到自己所需的檔案、資料。二是館外指引服務(wù)，即到什么地方才能找到自己所需的檔案、資料。滿足利用者的求助心理，有助于提高全社會(huì)的檔案意識(shí)。
三、檔案利用統(tǒng)計(jì)中存在的主要問(wèn)題及原因分析
（一）存在的主要問(wèn)題
1.是局限于檔案利用的基本數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，不求檔案利用實(shí)效的統(tǒng)計(jì)。每到年終在要求基層檔案室編制年報(bào)，了解檔案利用情況時(shí)，只需統(tǒng)計(jì)幾個(gè)利用數(shù)據(jù)，如利用人數(shù)、利用檔案卷（冊(cè)）數(shù)、頁(yè)數(shù)及復(fù)印數(shù)等，而沒(méi)有了解檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用所創(chuàng)造出的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
2.是檔案室提供借閱服務(wù)時(shí)，只要求利用者填寫(xiě)其利用目的，不求深層次了解利用需求。失去檔案利用信息反饋的機(jī)會(huì)，也拿不出有利的證據(jù)說(shuō)明檔案的重要。在通常情況下，利用單位和利用人來(lái)檔案室查閱檔案時(shí)，均需填寫(xiě)一份登記表。登記表除需填寫(xiě)利用單位、利用人姓名和證件號(hào)碼外，還要說(shuō)明利用目的。而利用者在填寫(xiě)利用目的時(shí)都較簡(jiǎn)單，如“工作參考”、“提權(quán)依據(jù)”等，不利于檔案部門了解和掌握利用檔案所產(chǎn)生的實(shí)際效益。
3.是認(rèn)真做好借閱登記工作，在提供利用檔案的過(guò)程中，檔案部門要督促利用者將查閱檔案的目的填寫(xiě)詳細(xì)，應(yīng)填明查閱檔案具體是為哪一項(xiàng)工作、哪一項(xiàng)工程服務(wù)，這些檔案將起到什么樣的作用、取得怎樣的效益等內(nèi)容，這樣便于收集提供實(shí)際實(shí)效的線索和確定是否有必要進(jìn)行跟蹤調(diào)查等，為利用實(shí)效的統(tǒng)計(jì)工作積累素材。
（二）建立與利用者的聯(lián)系制度
利用者查閱檔案時(shí)，這些被利用的檔案一般不會(huì)直接產(chǎn)生效益，而要通過(guò)在工作中發(fā)揮的作用來(lái)體現(xiàn)出檔案的實(shí)際價(jià)值。作者認(rèn)為新時(shí)期的檔案工作要和整個(gè)單位的工作進(jìn)展同步進(jìn)行，作為一個(gè)地方檔案館部門，其檔案工作特別要與政府部門同步，即政府部門到什么階段產(chǎn)生什么檔案，檔案技術(shù)人員都會(huì)用到哪些檔案，檔案人員都要做到心中有數(shù)。為此需要建立用戶聯(lián)系制度，把利用者的姓名、單位地址、聯(lián)系電話等一一登記在冊(cè)，便于與利用者進(jìn)行聯(lián)系。同時(shí)，也可定期召開(kāi)利用者座談會(huì)。加強(qiáng)與單位內(nèi)各部門的聯(lián)系，改進(jìn)我們的工作和服務(wù)。
1.加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，提高服務(wù)利用手段
進(jìn)一步做好檔案服務(wù)工作，首先，必須加快對(duì)檔案信息化的建設(shè)，提高檔案查閱、借閱速度，最大限度滿足社會(huì)對(duì)檔案的需求；其次，要及時(shí)了解檔案信息動(dòng)態(tài)，做到與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，不斷提高檔案工作者的積極性和主動(dòng)性，大力開(kāi)展檔案收集、利用的宣傳工作，努力豐富館藏，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，擴(kuò)大檔案工作的影響，提高和強(qiáng)化全社會(huì)檔案利用的意識(shí)，讓檔案發(fā)揮更大的作用；再次，要加強(qiáng)檔案學(xué)術(shù)交流，吸收別人的長(zhǎng)處，保留自己的特色，改進(jìn)工作方式，加強(qiáng)檔案科研工作，爭(zhēng)取在關(guān)鍵性的檔案技術(shù)方面多出成果，使檔案工作不斷向前推進(jìn)。
2.努力創(chuàng)新，提高檔案利用和服務(wù)水平
檔案服務(wù)創(chuàng)新與檔案利用的目的，是實(shí)踐黨的“三個(gè)代表”的重要思想，滿足黨和政府各項(xiàng)工作以及廣大人民群眾對(duì)檔案需求的客觀要求，通過(guò)多種渠道與方式，將檔案信息開(kāi)發(fā)和傳遞給利用者，激活檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。首先，在創(chuàng)新中做好檔案收集整理工作，收集檔案是檔案管理工作的前提，現(xiàn)在檔案館普遍存在“文書(shū)檔案多，經(jīng)濟(jì)、科技檔案少；歷史文件多，現(xiàn)行文件少；紙質(zhì)檔案多，聲像、實(shí)物檔案少”的現(xiàn)象，我們必須努力豐富館藏，注重收集檔案資料，在管好用好傳統(tǒng)檔案的同時(shí)，要及時(shí)收集一些新興領(lǐng)域的檔案，在收集紙質(zhì)檔案的同時(shí)，要注意收集聲像、實(shí)物等特種載體檔案。
[論文摘要]文秘工作是以為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨，在文件、會(huì)議、辦事等方面所從事的輔、參謀性、事務(wù)性工作。文秘工作既不同于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會(huì)改造活動(dòng)一樣，文秘工作具有自己質(zhì)的規(guī)定性，將對(duì)如何做好文秘工作促進(jìn)檔案管理工作展開(kāi)討論。
[論文關(guān)鍵詞]文秘工作檔案管理
一、提高對(duì)文秘工作重要性的認(rèn)識(shí)
文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會(huì)議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會(huì)改造活動(dòng)一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來(lái)都是從屬于一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的。它的活動(dòng)內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實(shí)際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準(zhǔn)備工作等；需要及時(shí)抓住市場(chǎng)信息，如客戶來(lái)電話咨詢工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)或客戶前來(lái)咨詢工民建或城市規(guī)劃設(shè)計(jì)等相關(guān)問(wèn)題，及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機(jī)，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動(dòng)，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來(lái)了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來(lái)了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級(jí)事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要?jiǎng)幽X筋，想辦法，凡事超前儲(chǔ)備經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行預(yù)測(cè)，有多種準(zhǔn)備和處理方案，就有望把被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)了。
三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點(diǎn)
二、加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行
文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行，極為關(guān)鍵。
首先，文檔工作離不開(kāi)檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時(shí)遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會(huì)直接影響整個(gè)企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實(shí)好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計(jì)人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使設(shè)計(jì)人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益?？梢哉f(shuō)，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對(duì)墾區(qū)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動(dòng)文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動(dòng)重要的信息來(lái)源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增，是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開(kāi)展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢(shì)下對(duì)文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。
三、文檔工作要更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)
文秘部門要加強(qiáng)檔案管理，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：
一要建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開(kāi)展檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的方向性和準(zhǔn)確性。
二要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫(kù)”（數(shù)據(jù)庫(kù)）建設(shè)，保證為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息、決策方案的及時(shí)性和全面性。
三要及時(shí)做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動(dòng)介入本單位辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)建設(shè)，通過(guò)技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機(jī)制，加快實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。轉(zhuǎn)貼
四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報(bào)專題研究制度，編輯、指導(dǎo)、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
五要嚴(yán)把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好竣工檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的工程檔案來(lái)源于領(lǐng)導(dǎo)的重視，來(lái)源于工作人員的群體意識(shí)，來(lái)源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領(lǐng)導(dǎo)重視的良好基礎(chǔ)上，檔案員參加工程竣工驗(yàn)收，參加科研成果鑒定，參加新設(shè)備購(gòu)進(jìn)開(kāi)箱是“三參加”的重要內(nèi)容，也是加強(qiáng)重點(diǎn)工程檔案管理的關(guān)鍵。因?yàn)橐龊弥攸c(diǎn)工程檔案管理，首要的任務(wù)就是明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，把住重點(diǎn)工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。黑龍江省農(nóng)墾建筑設(shè)計(jì)院建筑設(shè)計(jì)具備國(guó)家甲級(jí)資質(zhì)、城市規(guī)劃具備省乙級(jí)資質(zhì)、公路行業(yè)具備省丙級(jí)資質(zhì)。該院領(lǐng)導(dǎo)十分重視設(shè)計(jì)工程竣工檔案歸檔工作，每項(xiàng)工程從初設(shè)到竣工驗(yàn)收都層層嚴(yán)格把關(guān)。
其主要內(nèi)容是按合同要求，在合同任務(wù)書(shū)、地質(zhì)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、報(bào)批圖、施工圖、效果圖、質(zhì)檢、檔案、設(shè)計(jì)資質(zhì)等方面，要求建筑設(shè)計(jì)師、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)師、水暖電氣設(shè)計(jì)師、城市規(guī)劃設(shè)計(jì)師都必須肩負(fù)起責(zé)任。
四、結(jié)束語(yǔ)
作為一名文檔工作人員必須嚴(yán)把設(shè)計(jì)竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設(shè)計(jì)竣工檔案必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求。完整的標(biāo)志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、到竣工驗(yàn)收全過(guò)程形成的應(yīng)歸檔的文件都要收集齊全；準(zhǔn)確的標(biāo)志是指檔案的內(nèi)容需真實(shí)地反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況和建設(shè)過(guò)程，歸檔的竣工資料與實(shí)物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設(shè)計(jì)變更按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行個(gè)性補(bǔ)充或重新繪制，不允許有任何差錯(cuò);系統(tǒng)的標(biāo)志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)和部門有效的服務(wù)，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。
參考文獻(xiàn)：
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[2]高德武，周愛(ài)東，李文.檔案工作創(chuàng)新思路[J].科學(xué)與管理，2005，(02).
[3]王曉燕.全省檔案工作會(huì)議在長(zhǎng)沙召開(kāi)[J].檔案時(shí)空，2005，(02).
[論文摘要]文秘工作是以為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨，在文件、會(huì)議、辦事等方面所從事的輔、參謀性、事務(wù)性工作。文秘工作既不同于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會(huì)改造活動(dòng)一樣，文秘工作具有自己質(zhì)的規(guī)定性，將對(duì)如何做好文秘工作促進(jìn)檔案管理工作展開(kāi)討論。
[論文關(guān)鍵詞]文秘工作檔案管理
一、提高對(duì)文秘工作重要性的認(rèn)識(shí)
文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會(huì)議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會(huì)改造活動(dòng)一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來(lái)都是從屬于一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的。它的活動(dòng)內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實(shí)際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準(zhǔn)備工作等；需要及時(shí)抓住市場(chǎng)信息，如客戶來(lái)電話咨詢工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)或客戶前來(lái)咨詢工民建或城市規(guī)劃設(shè)計(jì)等相關(guān)問(wèn)題，及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機(jī)，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動(dòng)，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來(lái)了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來(lái)了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級(jí)事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要?jiǎng)幽X筋，想辦法，凡事超前儲(chǔ)備經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行預(yù)測(cè)，有多種準(zhǔn)備和處理方案，就有望把被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)了。
三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點(diǎn)
二、加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行
文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行，極為關(guān)鍵。
首先，文檔工作離不開(kāi)檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時(shí)遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會(huì)直接影響整個(gè)企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實(shí)好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計(jì)人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使設(shè)計(jì)人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益?？梢哉f(shuō)，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對(duì)墾區(qū)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動(dòng)文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動(dòng)重要的信息來(lái)源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增，是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開(kāi)展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢(shì)下對(duì)文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。
三、文檔工作要更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)
文秘部門要加強(qiáng)檔案管理，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：
一要建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開(kāi)展檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的方向性和準(zhǔn)確性。
二要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫(kù)”（數(shù)據(jù)庫(kù)）建設(shè)，保證為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息、決策方案的及時(shí)性和全面性。
三要及時(shí)做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動(dòng)介入本單位辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)建設(shè)，通過(guò)技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機(jī)制，加快實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。
四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報(bào)專題研究制度，編輯、指導(dǎo)、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
五要嚴(yán)把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好竣工檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的工程檔案來(lái)源于領(lǐng)導(dǎo)的重視，來(lái)源于工作人員的群體意識(shí)，來(lái)源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領(lǐng)導(dǎo)重視的良好基礎(chǔ)上，檔案員參加工程竣工驗(yàn)收，參加科研成果鑒定，參加新設(shè)備購(gòu)進(jìn)開(kāi)箱是“三參加”的重要內(nèi)容，也是加強(qiáng)重點(diǎn)工程檔案管理的關(guān)鍵。因?yàn)橐龊弥攸c(diǎn)工程檔案管理，首要的任務(wù)就是明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，把住重點(diǎn)工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。黑龍江省農(nóng)墾建筑設(shè)計(jì)院建筑設(shè)計(jì)具備國(guó)家甲級(jí)資質(zhì)、城市規(guī)劃具備省乙級(jí)資質(zhì)、公路行業(yè)具備省丙級(jí)資質(zhì)。該院領(lǐng)導(dǎo)十分重視設(shè)計(jì)工程竣工檔案歸檔工作，每項(xiàng)工程從初設(shè)到竣工驗(yàn)收都層層嚴(yán)格把關(guān)。
其主要內(nèi)容是按合同要求，在合同任務(wù)書(shū)、地質(zhì)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、報(bào)批圖、施工圖、效果圖、質(zhì)檢、檔案、設(shè)計(jì)資質(zhì)等方面，要求建筑設(shè)計(jì)師、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)師、水暖電氣設(shè)計(jì)師、城市規(guī)劃設(shè)計(jì)師都必須肩負(fù)起責(zé)任。
四、結(jié)束語(yǔ)
作為一名文檔工作人員必須嚴(yán)把設(shè)計(jì)竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設(shè)計(jì)竣工檔案必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求。完整的標(biāo)志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、到竣工驗(yàn)收全過(guò)程形成的應(yīng)歸檔的文件都要收集齊全；準(zhǔn)確的標(biāo)志是指檔案的內(nèi)容需真實(shí)地反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況和建設(shè)過(guò)程，歸檔的竣工資料與實(shí)物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設(shè)計(jì)變更按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行個(gè)性補(bǔ)充或重新繪制，不允許有任何差錯(cuò);系統(tǒng)的標(biāo)志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)和部門有效的服務(wù)，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。
參考文獻(xiàn)：
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[2]高德武，周愛(ài)東，李文.檔案工作創(chuàng)新思路[J].科學(xué)與管理，2005，(02).
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一、強(qiáng)化對(duì)文秘工作的認(rèn)識(shí)
文秘工作是以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)的，輔助于文件、會(huì)議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會(huì)改造活動(dòng)一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有本文由收集整理以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來(lái)都是從屬于一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的。它的活動(dòng)內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實(shí)際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準(zhǔn)備工作等；需要及時(shí)抓住市場(chǎng)信息，如客戶來(lái)電話咨詢項(xiàng)目的設(shè)計(jì)或客戶前來(lái)咨詢規(guī)劃設(shè)計(jì)等相關(guān)問(wèn)題，及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機(jī)，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動(dòng)，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來(lái)了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來(lái)了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級(jí)事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要?jiǎng)幽X筋，想辦法，凡事超前儲(chǔ)備經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行預(yù)測(cè)，有多種準(zhǔn)備和處理方案，就有望把被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)了。
三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點(diǎn)。
二、強(qiáng)化檔案管理職能作用的發(fā)揮
文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行，極為關(guān)鍵。
首先，文檔工作離不開(kāi)檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時(shí)遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會(huì)直接影響整個(gè)企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實(shí)好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計(jì)人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使設(shè)計(jì)人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益?？梢哉f(shuō)，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對(duì)企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動(dòng)文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動(dòng)重要的信息來(lái)源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增，是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開(kāi)展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢(shì)下對(duì)文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。
三、認(rèn)真履行文檔職責(zé)，優(yōu)質(zhì)服務(wù)企業(yè)文明建設(shè)
關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案管理；質(zhì)量
一、學(xué)校檔案管理的重要意義
學(xué)校的一項(xiàng)重要管理工作就是檔案管理，檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，關(guān)系到學(xué)校的整體管理效率。對(duì)檔案分類歸納和保管，體現(xiàn)了一個(gè)學(xué)校的整體管理水平。學(xué)校是一個(gè)教學(xué)機(jī)構(gòu)，需要保管的檔案種類很多，具體為：一、一般類管理檔案，包括辦學(xué)條件檔案、學(xué)校管理檔案、教育教學(xué)檔案、學(xué)生檔案。二、教師業(yè)務(wù)檔案，三、基礎(chǔ)建設(shè)檔案，四、會(huì)計(jì)檔案，五、特殊載體檔案，包括實(shí)物檔案、照片檔案、多媒體檔案等。由于種類多項(xiàng)目雜，對(duì)檔案管理的要求就會(huì)提高。那么如何有效提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量，就成為了每個(gè)學(xué)校檔案管理者面對(duì)的課題。由于學(xué)校檔案的特殊性和重要性，學(xué)校檔案管理要引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度和投入程度，直接決定了學(xué)校檔案管理的質(zhì)量。學(xué)校檔案包含學(xué)生、教師和學(xué)校本身的大量有價(jià)值的信息，保管好檔案對(duì)學(xué)校來(lái)講是十分必要的。因此，提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。學(xué)校檔案管理所搜集整理的檔案都是關(guān)系學(xué)生的基本信息、教學(xué)工作記錄、教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和日常工作記錄，對(duì)歸納學(xué)校教學(xué)成果和掌握教學(xué)規(guī)律、開(kāi)展教學(xué)科研工作都具有促進(jìn)作用。
但僅僅對(duì)檔案管理重視還是不夠的，還需要在檔案管理上采取多種措施，多渠道多層面開(kāi)闊思路，引進(jìn)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，強(qiáng)化學(xué)校檔案管理，使學(xué)校檔案管理質(zhì)量和水平有一個(gè)整體的提高，更好的為學(xué)校管理服務(wù)。下面結(jié)合我多年的學(xué)校檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)如何提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量提一點(diǎn)我自己的看法。
二、提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量的具體措施
學(xué)校檔案管理工作是為了搜集學(xué)校日常管理的原始資料，記錄學(xué)校的發(fā)展歷史，記錄教師的教育教學(xué)成果，為學(xué)校今后的發(fā)展提供資料支持和幫助。學(xué)校應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值，并學(xué)會(huì)合理的利用檔案，開(kāi)發(fā)檔案資源，使檔案為學(xué)校的管理工作服好務(wù)。所以，學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量急需提升。結(jié)合我多年的學(xué)校檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，我覺(jué)得要想提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量，要從以下兩個(gè)方面入手：
1、體現(xiàn)出學(xué)校檔案管理的服務(wù)性，創(chuàng)新檔案服務(wù)理念
學(xué)校檔案管理工作搜集匯總了學(xué)校發(fā)展歷史的資料，是學(xué)校各種信息的一個(gè)集合?，F(xiàn)階段，不但要發(fā)揮檔案管理的信息平臺(tái)作用，還要讓檔案為我們服務(wù)。
（1）讓學(xué)校檔案管理為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)
學(xué)校的檔案信息匯集了學(xué)校每個(gè)發(fā)展階段的不同材料，包括國(guó)家政策、上級(jí)精神、學(xué)生信息和教學(xué)科研成果等，所有這些第一手的材料，都給學(xué)校未來(lái)發(fā)展提供了方向，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以從過(guò)去的管理方法中汲取養(yǎng)分，搞好當(dāng)今的學(xué)校管理工作。所以，要體現(xiàn)出學(xué)校檔案管理的服務(wù)性質(zhì)，利用好學(xué)校檔案，為學(xué)校發(fā)展服務(wù)，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。
（2）讓學(xué)校檔案管理為學(xué)校教學(xué)科研工作提供理論支持
學(xué)校的檔案記錄了學(xué)校各個(gè)階段的教學(xué)成績(jī)和教學(xué)科研成果，是一個(gè)公用的教學(xué)科研信息庫(kù)。那么要想搞好教學(xué)科研工作，就要利用好學(xué)校檔案，從學(xué)校檔案中提取所需的教學(xué)科研成果信息，進(jìn)行合理轉(zhuǎn)化并應(yīng)用在當(dāng)今的教學(xué)實(shí)踐中。所以，學(xué)校檔案管理要做好信息共享工作，使廣大教師能夠從檔案中獲取足夠的教育教學(xué)知識(shí)，從而推動(dòng)教研工作有序進(jìn)行。學(xué)校檔案管理也要轉(zhuǎn)變管理方式，變被動(dòng)查找為主動(dòng)提供，為學(xué)校的教學(xué)科研工作提供理論支持。
（3）讓學(xué)校檔案管理為資料查詢工作提供支持和服務(wù)
學(xué)校檔案收錄了學(xué)校、學(xué)生和老師基礎(chǔ)資料、個(gè)人信息和教育教學(xué)信息，這些信息都是常用信息，有些時(shí)候在學(xué)校管理和老師工作及學(xué)生學(xué)習(xí)中，需要查詢這些信息。例如學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)資料、教師的履歷、教師業(yè)務(wù)素質(zhì)考核、學(xué)生學(xué)籍和畢業(yè)生報(bào)考及錄取信息等。因此，學(xué)校檔案管理應(yīng)該方便老師、學(xué)生及家長(zhǎng)對(duì)這些信息的查詢，要為資料查詢工作提供支持和服務(wù)。
學(xué)校檔案管理現(xiàn)階段應(yīng)該從被動(dòng)管理向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，多層次多角度創(chuàng)新管理方式，樹(shù)立服務(wù)理念，用優(yōu)質(zhì)的服務(wù)為學(xué)校管理工作作出貢獻(xiàn)。學(xué)校檔案管理的服務(wù)性要根據(jù)服務(wù)對(duì)象和服務(wù)內(nèi)容的不同進(jìn)行延伸，總之把握一個(gè)原則，就是要讓學(xué)校教師員工利用好檔案，發(fā)揮檔案的服務(wù)優(yōu)勢(shì)，讓檔案服務(wù)變得更有針對(duì)性、更有實(shí)效性。
2、開(kāi)闊檔案管理思路，提升檔案管理人員素質(zhì)
（1）創(chuàng)新檔案管理思想
由于檔案的特殊性，在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)，檔案都給人以神秘的感覺(jué)，讓大家覺(jué)得檔案是高深莫測(cè)的，是不能輕易觸碰的。這種神秘感給人們帶來(lái)了畏懼心理，使人們不會(huì)也不敢有效使用檔案。使得檔案管理工作只進(jìn)行了保存，卻忽視了檔案的服務(wù)性，沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行充分的利用。其實(shí)這是一種誤區(qū)。人們的畏懼心里源于不清楚檔案的分類，將普通檔案也視為機(jī)密檔案，認(rèn)為利用檔案會(huì)泄漏機(jī)密。而實(shí)際上，檔案中蘊(yùn)藏的知識(shí)量是相當(dāng)豐富的。只要人們好好加以利用，定會(huì)對(duì)工作產(chǎn)生積極作用。正是源于這種誤區(qū)，所以學(xué)校檔案管理要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理思想，變保存為有效利用，使檔案管理適應(yīng)目前教育形勢(shì)的發(fā)展，有效開(kāi)發(fā)檔案的服務(wù)性，讓學(xué)校檔案為學(xué)校建設(shè)和發(fā)展提供支持和服務(wù)，讓普通師生都能學(xué)會(huì)運(yùn)用檔案，讓學(xué)校檔案管理從觀念上進(jìn)行一個(gè)創(chuàng)新。
（2）轉(zhuǎn)變學(xué)校檔案管理模式
因?yàn)閷W(xué)校檔案具有服務(wù)性，所以在運(yùn)用檔案服務(wù)的時(shí)候，就要轉(zhuǎn)變學(xué)校檔案管理模式，建立起完整的檔案使用制度，規(guī)范檔案的收集、整理、歸檔和使用等程序，對(duì)檔案管理實(shí)行科學(xué)化管理，保證使用程序的規(guī)范化和制度化。學(xué)校檔案管理應(yīng)采取先進(jìn)的多媒體管理手段，將電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代傳媒有效融入學(xué)校檔案管理中來(lái)，提升學(xué)校檔案管理水平。在學(xué)校檔案管理中，加大學(xué)校信息化建設(shè)力度，將傳統(tǒng)的文本信息轉(zhuǎn)化成電子文本，節(jié)省了檔案的保管空間和保管難度。建立電子文本后，可以配套建設(shè)電子檔案查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案查詢，減輕檔案管理的難度。由于學(xué)校部門多，各部門的信息量很大，教師的教學(xué)科研資料都很重要，都需要及時(shí)進(jìn)行歸檔，基于這種形勢(shì)，就要對(duì)學(xué)校的各類信息，轉(zhuǎn)變過(guò)去的管理模式，由等待存檔變成主動(dòng)搜集信息，并對(duì)信息進(jìn)行分類整理，使之達(dá)到存檔要求，簡(jiǎn)而言之就是變被動(dòng)為主動(dòng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。
（3）提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案管理工作歸根到底是由人來(lái)進(jìn)行管理和控制的，所以人是第一要素。檔案管理工作的好壞，主要在于檔案管理人員的素質(zhì)高低。學(xué)校的檔案與其他單位的檔案不同，必須具備實(shí)用性和服務(wù)性，必須為廣大師生提供可靠的服務(wù)，所以，學(xué)校檔案管理人員必須具備很強(qiáng)的責(zé)任心和專業(yè)素質(zhì)。提高檔案管理人員的素質(zhì)可以從以下兩個(gè)當(dāng)面入手：一是職業(yè)道德素質(zhì)，二是專業(yè)技能素質(zhì)。檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)可以通過(guò)學(xué)校的思想政治教育來(lái)實(shí)現(xiàn)，通過(guò)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，能主動(dòng)提升自己的職業(yè)道德素質(zhì)。檔案人員的專業(yè)技能素質(zhì)，就要依靠專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)了。要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行拓展訓(xùn)練和專業(yè)技能培訓(xùn)，使其具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，能夠獨(dú)立完成檔案管理工作，真正做到將檔案管理事業(yè)當(dāng)作自己一生的事業(yè)來(lái)做。此外，還要在學(xué)校建立起檔案管理和查詢網(wǎng)絡(luò)，提高檔案管理的科技含量，減輕檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，通過(guò)使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提升檔案管理品質(zhì)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的計(jì)算機(jī)化和網(wǎng)絡(luò)化，更好的為學(xué)校管理和教學(xué)科研服務(wù)。
（4）增加學(xué)校檔案搜集和整理信息的功能
原有的學(xué)校檔案管理工作只是被動(dòng)式的等待將需要存檔的資料進(jìn)行歸檔處理，現(xiàn)階段的學(xué)校檔案管理工作，由于要突出其服務(wù)性，就要增加檔案的搜集信息和整理信息的功能。學(xué)校檔案管理人員要根據(jù)學(xué)校整體形勢(shì)和教學(xué)動(dòng)態(tài)，主動(dòng)搜集各方面信息，并對(duì)信息進(jìn)行歸納整理，將信息納入到檔案管理系統(tǒng)中來(lái)，更好的實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的服務(wù)功能，為廣大師生服好務(wù)。
（5）對(duì)學(xué)校檔案管理工作作出合理規(guī)劃
學(xué)校檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)而繁雜的工作，涉及的信息面廣，搜集和整理信息的工作量很大。想要為廣大師生提供有效且實(shí)用的信息，并提高學(xué)校檔案管理的服務(wù)性，就要對(duì)學(xué)校檔案管理工作作出合理的規(guī)劃。規(guī)劃要包括：重點(diǎn)整理哪些實(shí)用信息、需要建立和完善哪些檔案管理制度、需要學(xué)校制定哪些具體政策來(lái)保障檔案管理等等。所以，要想搞好學(xué)校檔案管理工作，就要提前謀劃，具有一定的前瞻性，從制度上使檔案管理的服務(wù)渠道暢通，使廣大師生能夠多渠道、全方位的利用學(xué)校的檔案資源，搞好教研和學(xué)習(xí)。
三、總結(jié)
學(xué)校的檔案管理工作之所以重要，是因?yàn)檫@是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，最能體現(xiàn)學(xué)校的信息管理水平。學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量，也能反映出一個(gè)學(xué)校的整體管理效率。一個(gè)學(xué)校的檔案管理井井有條，也就反映出了學(xué)校管理水平很上檔次。此外，通過(guò)上面的分析我們可以知道，學(xué)校檔案不但是學(xué)校管理效率的綜合體現(xiàn)，還具有很強(qiáng)的服務(wù)性，能夠?yàn)閺V大師生提供可靠的信息查詢，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)制定決策提供依據(jù)。所以，學(xué)校檔案管理工作意義重大。由于學(xué)校信息種類多項(xiàng)目雜，對(duì)檔案管理的要求就會(huì)提高。如何有效提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量，成了每個(gè)學(xué)校檔案管理者面對(duì)的課題。通過(guò)上面的分析我們可以知道，要想提高學(xué)校檔案管理的質(zhì)量，就要從兩大方面入手，一是體現(xiàn)出學(xué)校檔案管理的服務(wù)性，創(chuàng)新檔案服務(wù)理念，二是開(kāi)闊檔案管理思路，提升檔案管理人員素質(zhì)。只有做到了這些，才能夠有效提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量，才能發(fā)揮學(xué)校檔案管理的作用。
本文結(jié)合了我多年的學(xué)校檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)如何提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量提出了具體改進(jìn)措施。希望對(duì)廣大學(xué)校檔案工作者提供有益的幫助。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞:檔案;政治品德;專業(yè)知識(shí);職業(yè)道德
檔案事業(yè)是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要組成部分，是黨和國(guó)家重要的工作之一。新時(shí)期為檔案工作提供了無(wú)限發(fā)展的空間和機(jī)遇，同時(shí)在發(fā)展過(guò)程中也遇到了一個(gè)個(gè)前人沒(méi)有觸及過(guò)的挑戰(zhàn)和阻力。如何充分利用機(jī)遇，突破一個(gè)個(gè)挑戰(zhàn)，奪取檔案事業(yè)不斷向縱深發(fā)展，這是擺在我們檔案工作者面前的大問(wèn)題，也使我們每個(gè)檔案工作者應(yīng)該捫心自問(wèn):“我們應(yīng)具備什么樣的素質(zhì)來(lái)迎接機(jī)遇，突破挑戰(zhàn)?”針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，筆者想和大家在一起，試談一下，新時(shí)期檔案工作者的職業(yè)要求，僅供參考。
一、要有與新時(shí)期主旋律相合拍的政治頭腦
檔案工作者應(yīng)該是政治頭腦非常清醒的群體。其一舉一動(dòng)都應(yīng)該在正確的政治方向、政治立場(chǎng)、政治觀點(diǎn)、政治紀(jì)律、政治敏銳性、政治鑒別力的指引下進(jìn)行。否則，就會(huì)墜入“盲人騎瞎馬”的危險(xiǎn)境地，使檔案工作誤入歧途。怎樣才能保持清醒的政治頭腦呢?筆者認(rèn)為必須與新時(shí)期主旋律相合拍。
二、要有與新時(shí)期檔案事業(yè)相適應(yīng)的知識(shí)層面
(一)檔案專業(yè)知識(shí)
檔案工作者必須系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和掌握檔案學(xué)知識(shí)，具有較全面扎實(shí)的實(shí)踐技能。檔案學(xué)理論來(lái)源于檔案工作實(shí)踐，檔案工作實(shí)踐又迫切需要檔案學(xué)理論的指導(dǎo)。檔案工作者要了解和掌握檔案專業(yè)知識(shí)，一方面，檔案是一種知識(shí)載體，檔案工作者要發(fā)揮檔案的社會(huì)效益，就要熟悉檔案的內(nèi)容，掌握檔案內(nèi)容所涉及的知識(shí)。另一方面，檔案工作者在對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保管、編研、提供利用中始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各種科學(xué)的研究活動(dòng)。檔案工作者只有熟悉和掌握檔案專業(yè)理論知識(shí)，并具有一定的廣度和深度，這樣在實(shí)際工作中才能發(fā)現(xiàn)新情況，解決新問(wèn)題。
(二)相關(guān)科學(xué)文化知識(shí)
1.掌握文史知識(shí)。語(yǔ)言文字與檔案管理和服務(wù)是不可分割的，具有較強(qiáng)的語(yǔ)言表達(dá)能力，對(duì)于搞好檔案信息管理工作具有重要作用。通曉歷史，才能了解檔案產(chǎn)生的歷史背景和作用，更好地熟悉、管理和開(kāi)發(fā)檔案信息資源。書(shū)寫(xiě)水平也很重要，因?yàn)闄n案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，如編目、著錄、標(biāo)引等與書(shū)寫(xiě)水平是分不開(kāi)的，若所寫(xiě)的文字難以辨認(rèn)會(huì)直接影響檔案作用的發(fā)揮。
2.掌握相關(guān)學(xué)科知識(shí)?，F(xiàn)代檔案學(xué)與相關(guān)學(xué)科的滲透日益加強(qiáng)，檔案工作者應(yīng)有重點(diǎn)地學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)學(xué)科知識(shí)。如現(xiàn)代管理學(xué)、情報(bào)學(xué)、圖書(shū)館學(xué)，還應(yīng)具有一定的經(jīng)貿(mào)、法律知識(shí)。
3.掌握現(xiàn)代化管理知識(shí)。隨著檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)管理手段在檔案工作中的應(yīng)用，要求檔案工作者必須熟悉和掌握復(fù)印、縮微、音像以及電子計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)知識(shí)，才能適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。
三、要有與新時(shí)期檔案工作相需要的職業(yè)道德
(一)熱心服務(wù)，不為名利，甘為人梯
檔案工作的任務(wù)、工作對(duì)象和工作手段決定了它本身是一項(xiàng)服務(wù)性、條件性很強(qiáng)的工作。而檔案工作與其他服務(wù)性工作的不同在于它不能通過(guò)服務(wù)對(duì)象直接產(chǎn)生效益，而是通過(guò)服務(wù)對(duì)象利用檔案所取得的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益來(lái)體現(xiàn)。不為名利、勤奮工作、積極主動(dòng)、熱情周到地為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，是檔案工作者職業(yè)道德素質(zhì)的最基本要求。
(二)尊重檔案，尊重歷史
檔案職業(yè)道德要求檔案工作者必須維護(hù)檔案和歷史事實(shí)的原貌，既不能任意篡改和歪曲檔案的內(nèi)容和特征，也不允許主觀臆斷隨心所欲地鑒別檔案。無(wú)論在什么情況下，都要實(shí)事求是，堅(jiān)持據(jù)實(shí)立檔，據(jù)實(shí)用檔，尊重歷史，忠于職守，維護(hù)黨和國(guó)家檔案的歷史真實(shí)面貌，同一切篡改檔案、歪曲歷史的行為作斗爭(zhēng)。
(三)遵紀(jì)守法，嚴(yán)守黨和國(guó)家秘密
由于檔案工作不同于其他服務(wù)性工作，檔案工作者對(duì)于利用者不能“來(lái)者不拒，有求必應(yīng)”，必須克服主觀隨意性，按照法律和工作紀(jì)律的要求正確處理保密與利用的關(guān)系。當(dāng)前我國(guó)對(duì)外交流與合作都在日益擴(kuò)大，外事活動(dòng)不斷增加，這給國(guó)外敵對(duì)勢(shì)力竊取我國(guó)的高科技技術(shù)提供了可乘之機(jī)。檔案工作者必須具有嚴(yán)格的保密觀念和良好的保密習(xí)慣，在不違背保密原則的前提下充分開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，確保檔案在政治上的安全。
參考文獻(xiàn)
[1]朱祥.信息時(shí)代檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì)和能力[J].企業(yè)家天地，2008，(5):145.
