時(shí)間：2023-06-05 08:42:26
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案信息電子化，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
[論文摘要]隨著全球和國(guó)內(nèi)信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用和城市經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代辦公呈自動(dòng)化、無(wú)紙化發(fā)展趨勢(shì)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，加快城建檔案信息電子化數(shù)字化建設(shè)，已成為城建檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。
追溯檔案部門應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)的歷史是在上世紀(jì)70年代，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用水平逐步提高。建設(shè)部2004年批準(zhǔn)了《全國(guó)城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》，為我國(guó)全面實(shí)現(xiàn)城建檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準(zhǔn)備。
一、城建檔案信息電子化數(shù)字化的現(xiàn)狀
城建檔案館大多在上世紀(jì)80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點(diǎn)開始了探索建立檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統(tǒng)，并開始了檔案原件電子化工作。所應(yīng)用的操作系統(tǒng)由DOS轉(zhuǎn)向Wondows，數(shù)據(jù)庫(kù)也由最初單機(jī)版的dBascII轉(zhuǎn)向支持局域網(wǎng)操作的Foxpro，繼而向大型數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)展。現(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，我國(guó)城建檔案信息化應(yīng)用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實(shí)現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應(yīng)，與迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)的要求也相距甚遠(yuǎn)。這集中表現(xiàn)在：
1.城建檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性
各基層城建檔案館、室使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)、系統(tǒng)軟件各異，開發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標(biāo)準(zhǔn)不同，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導(dǎo)決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數(shù)字化的進(jìn)程。
2.建設(shè)部至今還沒(méi)有建立一個(gè)系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄
各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、深度不同，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設(shè)部至今還沒(méi)有建立一個(gè)系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄，不能適應(yīng)城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。
3.城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高
檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類城建檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)工作流程，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。
4.城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高
城建檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)。城建檔案信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高。
5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高
實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識(shí)的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
6.各地城建檔案部門應(yīng)用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實(shí)的需求
各地城建檔案部門各自為政地開發(fā)設(shè)計(jì)應(yīng)用軟件系統(tǒng)，重復(fù)開發(fā)導(dǎo)致浪費(fèi)了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了技術(shù)落后，跟不上現(xiàn)實(shí)的需求。
7.城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金缺乏
數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級(jí)政府部門撥款，因此導(dǎo)致建設(shè)遲緩。
二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)
現(xiàn)代辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化的發(fā)展趨勢(shì)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的電子化數(shù)字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應(yīng)該是：
1.建立、健全城建檔案館藏檔案數(shù)字化。
2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。
3.建設(shè)有著各地方特色城建檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，能更好地提供專業(yè)信息和專業(yè)服務(wù)，并傳承承載著中國(guó)地方各自悠久歷史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的數(shù)字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。
5.向?qū)I(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會(huì)提供網(wǎng)上查詢利用。
三、城建檔案信息電子化數(shù)字化的作用
所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。其作用有：
1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前多數(shù)基層城建檔案館室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡(jiǎn)單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2.縮短城建檔案信息的加工時(shí)間，提高利用的時(shí)效性。從快速加工到檢索及提供利用需時(shí)短，且能提供的檔案信息準(zhǔn)確、全面。利用者可用機(jī)讀形式的檔案，完成信息調(diào)閱，提高服務(wù)效率。
3.城建檔案信息電子化，可一次投入多次產(chǎn)出，節(jié)約經(jīng)費(fèi)，信息成果可多份拷貝。并能長(zhǎng)效保存信息。
1檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。
2在我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。
4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)
辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。
三、檔案信息電子化的益處
所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。其益處有：
1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。
3檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，企望國(guó)家給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中”。
1檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。
2在我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。
4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)
辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。
三、檔案信息電子化的益處
所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。其益處有：
1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。
3檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，企望國(guó)家給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中”。
一、檔案信息電子化管理常見問(wèn)題
1.認(rèn)知度偏低
檔案信息的電子化管理是檔案管理專業(yè)發(fā)展歷史上一次劃時(shí)代的進(jìn)步與飛躍，傳統(tǒng)檔案管理形式結(jié)合現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)形成綜合性、一體化的電子信息檔案管理系統(tǒng)，將使檔案的使用效率與便捷性得到成倍提高。然而，傳統(tǒng)管理模式與固有的業(yè)務(wù)操作理念使大多數(shù)檔案管理人員仍然習(xí)慣于既有的檔案管理手法，對(duì)于電子信息化體系的功效與作用認(rèn)識(shí)程度偏低，了解不深。傳媒行業(yè)管理層對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展也不夠了解和重視，滿足于現(xiàn)有的檔案管理與應(yīng)用程度，沒(méi)有從根本上認(rèn)識(shí)到電子信息化對(duì)提高企業(yè)行業(yè)工作效率和效能的重要促進(jìn)作用。傳統(tǒng)檔案管理方式的低效率又使現(xiàn)有的工作人員面臨著較大的工作量無(wú)眠顧及新知識(shí)、新技能的學(xué)習(xí)與更新，由此造成檔案信息電子化管理推廣程度不足。
2.缺乏科學(xué)完整的體系
作為新時(shí)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展與改革的產(chǎn)物，檔案管理的電子信息化在當(dāng)前的中國(guó)還沒(méi)有健全的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完備、全面的指導(dǎo)和約束。因此，不同地區(qū)和單位在推行廣播電視檔案信息電子化體系過(guò)程中不僅發(fā)展速度各有快慢，而且出現(xiàn)了分類不一、標(biāo)準(zhǔn)各異的問(wèn)題。缺乏科學(xué)完整體系的問(wèn)題不僅使檔案信息電子化發(fā)展缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，更嚴(yán)重阻礙了在全國(guó)范圍內(nèi)推行標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建。科學(xué)完整的體系不僅有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化的高質(zhì)與高效，改變傳統(tǒng)檔案管理模式耗費(fèi)大量人、財(cái)、物和潛在諸多不安全因素的缺陷，而且能夠提高檔案使用效率與便捷性，提高檔案資料對(duì)行業(yè)發(fā)展的參考與指導(dǎo)作用，幫助行業(yè)在未來(lái)發(fā)展中作出正確決策。
二、優(yōu)化措施
1.根據(jù)檔案的類別與級(jí)別區(qū)別管理
做好檔案信息電子化管理的前提在于分類和分級(jí)，不同類別和級(jí)別的檔案信息采取不同的管理手段。隨著傳媒業(yè)的發(fā)展與擴(kuò)大，檔案資料的發(fā)展趨勢(shì)必然是數(shù)量越來(lái)越多，規(guī)模越來(lái)越龐大。沒(méi)有分類和分級(jí)的檔案信息電子化最終也必將落入臃腫和混亂的困境，這對(duì)于檔案的儲(chǔ)存與使用而言將是降低工作效率甚至導(dǎo)致失誤與錯(cuò)誤的災(zāi)難。一般來(lái)說(shuō)，檔案基本可以分為兩大類：重要、關(guān)鍵類；相對(duì)次要、普通類。重要和關(guān)鍵的檔案信息在數(shù)量可以承受的范圍內(nèi)可以采取在本地存貯和使用的模式，尤其是數(shù)字化檔案資料。此時(shí)較適宜使用雙備份策略。檔案的存貯介質(zhì)一般是本地服務(wù)器，要求做好存貯前的殺毒處理并定期升級(jí)病毒庫(kù)、打補(bǔ)丁以及安全檢測(cè)等。檔案資料所在單位應(yīng)安排專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理人員負(fù)責(zé)這些檔案信息的電子化管理工作。相對(duì)次要和普通檔案信息則可充分利用云存貯技術(shù)，在盡量降低存貯成本的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案的大批量保存與便捷的調(diào)用。云存貯的優(yōu)勢(shì)在于費(fèi)用極其低廉，客戶不再需要自行投入巨額資金準(zhǔn)備大量存貯設(shè)備，也不需要為維護(hù)和管理在云端的存貯設(shè)備另外花費(fèi)金錢，只需要支付少量的上網(wǎng)費(fèi)用便可享受幾乎無(wú)止境的存貯容量。劣勢(shì)在于安全性相對(duì)不足，一旦將數(shù)據(jù)存放于“云”上，等于喪失了對(duì)數(shù)據(jù)的絕對(duì)控制權(quán)，無(wú)論出于何種目的，云儲(chǔ)存服務(wù)提供商或其他個(gè)人或集團(tuán)都有機(jī)會(huì)偷窺或竊取這些數(shù)據(jù)。這再次凸顯了檔案分類與分級(jí)的重要性，在尚未足夠確保信息安全性的前提下，應(yīng)當(dāng)只將相對(duì)次要、普通的檔案信息通過(guò)“云”存貯和使用，從而避免造成不必要的損失。
2.定期梳理檔案重要程度，調(diào)整安全級(jí)別
摘要：檔案是記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是反映個(gè)人成長(zhǎng)和人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)。本文就檔案信息發(fā)展的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，進(jìn)而探討了檔案信息電子化的發(fā)展情況，提出了人才是檔案信息電子化發(fā)展的主要因素。
關(guān)鍵詞：檔案信息；電子化；人才
隨著《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》以及《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》的陸續(xù)出臺(tái)，加快檔案信息電子化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的電子化是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。管理方式的網(wǎng)絡(luò)化，決策的智能化和檔案信息利用的電子化。檔案信息管理電子化是社會(huì)進(jìn)步、科技發(fā)展的必然趨勢(shì)。
一、檔案信息發(fā)展現(xiàn)狀
近些年，我國(guó)檔案館檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用水平，還有互聯(lián)網(wǎng)的認(rèn)知度、參與度等等都遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其它行業(yè)。在我國(guó)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)形式各有不同，其主要特點(diǎn)表現(xiàn)在開發(fā)性、規(guī)范性、服務(wù)性、共享性方面，這些都不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。而且因?yàn)闅v史的各種原因，館藏檔案案卷質(zhì)量不高，業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作還沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，只靠某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，是不能統(tǒng)一實(shí)施，進(jìn)行推行，嚴(yán)重的制約了檔案信息工作電子化。再加上檔案管理工作人員，普遍素質(zhì)比較欠缺。就目前而言，還有很多檔案部門缺乏操作高技術(shù)的人才，尤其是運(yùn)用檔案信息處理技術(shù)的復(fù)合型人才就就更少。
二、檔案信息電子化建設(shè)的必要性
檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然檔案信息電子化在我國(guó)尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動(dòng)向，提前做出決策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求，同時(shí)也為檔案信息打下基礎(chǔ)。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，信息電子化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。檔案管理信息電子化可沖破檔案利用的局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置，對(duì)檔案信息電子化建設(shè)而言就顯得十分重要。
三、檔案信息電子化的發(fā)展
（一）做好電子檔案文件的保存
目前，以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，它的信息讀出是無(wú)接觸式的，不存在磨損，從某種意思上可以說(shuō)能夠長(zhǎng)期保存。因?yàn)楸挥涗浽诮橘|(zhì)層上電子文件記錄信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，是不擔(dān)心外界磁場(chǎng)的對(duì)它的干擾。但是，存在的問(wèn)題是因?yàn)殡娮游募狈?shí)際貯存的驗(yàn)證，時(shí)間極短，因此電子文件的信息保存將成為檔案研究和探討的重要的研究課題。當(dāng)前針對(duì)電子文件保問(wèn)題，還需要在日常生活中進(jìn)行定期進(jìn)行復(fù)制和觀察，防止信息的損失。
（二）做好歸檔電子檔案文件的技術(shù)處理
新型文件材料的歸檔是檔案信息化的大勢(shì)所趨，這就對(duì)檔案有關(guān)人員提出了更高的要求，要求題目必須深入到現(xiàn)行文件的實(shí)際工作領(lǐng)域，要充分了解歸檔文件所需的各種信息和技術(shù)，對(duì)產(chǎn)生的很多的電子文件的接收和處置，以及存儲(chǔ)工作進(jìn)行學(xué)習(xí)和了解，進(jìn)一步保護(hù)電子文件所保存的原始信息。換句話說(shuō)，也就是通過(guò)采取先進(jìn)的歸檔電子文檔技術(shù)處理，把那些已經(jīng)進(jìn)行歸檔文件技術(shù)處理好的那些文件進(jìn)行歸檔技術(shù)處理，使這些文件變?yōu)橹荒茏x不能寫的不可更改的文件，這樣就能夠保證電子文件的可靠性和安全性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。
（三）加強(qiáng)檔案人員的知識(shí)儲(chǔ)備
社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，人才已經(jīng)成為科技競(jìng)爭(zhēng)的首要。隨著檔案事業(yè)的日新月異，我國(guó)檔案人員也面臨著新的挑戰(zhàn)，檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對(duì)象、管理方式都發(fā)生了很大的變化。特別是現(xiàn)代電子信息技術(shù)的發(fā)展使檔案工作的任務(wù)、環(huán)境發(fā)生了根本性的變化，要要適檔案人員要精通業(yè)務(wù)流程的同時(shí)，還應(yīng)具備檔案信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須具備的知識(shí)，努力使檔案人員擁有廣博的知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。檔案人員也因此由消極的文獻(xiàn)記錄保存者，變?yōu)闄n案遺產(chǎn)的積極塑造者，明確歷史責(zé)任感的積極干預(yù)者。努力為我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
四、結(jié)語(yǔ)
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的迅猛發(fā)展, 檔案信息電子化的概念逐漸被提出并受到廣泛的關(guān)注。我國(guó)的檔案管理電子化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案管理工作將隨著信息技術(shù)革命的深入發(fā)生根本性的變革。它的出現(xiàn)和發(fā)展不僅從根本上改變了檔案館的工作模式和服務(wù)類型,而且為檔案信息的共享提供了更為廣闊的發(fā)展空間。
參考文獻(xiàn)：
[1]龔紅生.淺談檔案安全體系建設(shè)的重要性[A].檔案安全與檔案服務(wù)——2011年甘肅省檔案工作者年會(huì)論文集[C].2011年.
[2]瞿學(xué)琴.論檔案安全體系建設(shè)中的基層檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)[A].檔案安全與檔案服務(wù)——2011年甘肅省檔案工作者年會(huì)論文集[C].2011年.
【關(guān)鍵詞】信息電子化 特點(diǎn) 存在問(wèn)題
【中圖分類號(hào)】D630.1 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1672-5158（2013）01―0332-01
一、檔案信息電子化的特點(diǎn)
1.能夠充分的利用和發(fā)揮計(jì)算機(jī)的功能，提高其利用率。就目前而言，一些基層的檔案館、室對(duì)于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用比較單一，有的甚至只用于檔案著錄或文件打字貯存，這樣就造成了人力、物力財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，致使現(xiàn)代化的設(shè)備不能發(fā)揮其真正的作用。
2.對(duì)于二次文獻(xiàn)信息要縮短其加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。以前的手工信息加工時(shí)采用：選題――選材――編輯――出版的工作模式，這種被稱作慢工出細(xì)活的工作方式，會(huì)造成文件資料形成到“二次文獻(xiàn)信息”的開發(fā)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，導(dǎo)致信息的實(shí)效，并嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值，檔案信息的電子化能夠使編者直接利用檔案，然后利用電腦功能去完成信息加工工作程序，以便于快捷的出版二次文獻(xiàn)。
3.檔案信息電子化，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的一次投入多次產(chǎn)出，并且改變信息加工工作總是受到經(jīng)費(fèi)限制的格局。由于手工編研信息成果出版的費(fèi)用較高，現(xiàn)在以及以后相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，國(guó)家不可能會(huì)給檔案部門撥較多經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯，依靠自身解決也是困難重重，一旦糾結(jié)不好就會(huì)使檔案工作者的工作成果變成徒勞。
4.檔案信息電子化，電子化的信息可以多份拷貝，并將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，這樣有利于擴(kuò)大信息的社會(huì)影響，并且擴(kuò)寬了其服務(wù)范圍，從而提高了檔案部門的地位。
5.檔案信息電子化，有利于檔案信息與個(gè)方面信息技術(shù)結(jié)合。我國(guó)的“信息高速公路”項(xiàng)目已經(jīng)進(jìn)入了去不階段，檔案事業(yè)要針對(duì)這方面的動(dòng)向，提前拿出對(duì)策與方針，使檔案工作能夠適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求，現(xiàn)在的勞動(dòng)電子化，將為后來(lái)的“信息高速公路”中檔案信息的完善打下基礎(chǔ)。
二、實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化存在的問(wèn)題
辦公自動(dòng)化改變了傳統(tǒng)的辦公手段與方式，原來(lái)以紙質(zhì)格式承載的各類文件及其他文字、數(shù)據(jù)資料逐步被以計(jì)算機(jī)為依托的電子格式所替代，從而產(chǎn)生了大量的電子文件。如何對(duì)自動(dòng)化辦公過(guò)程中形成的電子文件進(jìn)行流轉(zhuǎn)、歸檔、存儲(chǔ)、進(jìn)館、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理和有機(jī)結(jié)合，已成為檔案部門迫切需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題。把檔案工作帶人了自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化的新階段，加快檔案信息電子化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的電子化，是大勢(shì)所趨，也給文件與檔案管理帶來(lái)了巨大的變化。本文對(duì)文書檔案電子化管理的現(xiàn)狀和對(duì)策作一些研究。目前，在我國(guó)辦公自動(dòng)化雖然逐步已普及，但尚未完全社會(huì)化，而檔案電子化管理在我國(guó)是隨辦公自動(dòng)化之后的后起事物，并且在目前我國(guó)生產(chǎn)力水平不高，科學(xué)技術(shù)相對(duì)落后的條件下，完全實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理還存在著各種各樣的問(wèn)題和困難，特從以下幾點(diǎn)做出分析：
1.軟件沒(méi)有信息管理功能缺乏通用性各檔案部門使用的計(jì)算機(jī)軟件不能互用，沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。
2.在我國(guó)數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)至今還沒(méi)有得到完善，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是層次不一規(guī)范性開發(fā)性共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
3.標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化工作有待提高，檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，但由于歷史原因館室收藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差案卷質(zhì)量不高特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)系統(tǒng)軟件移植性差，檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)無(wú)法全面實(shí)施推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)這也制約了檔案信息工作電子化。
4.檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔文件資料是磁盤光盤現(xiàn)行的檔案整理分類方法著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定所不能完全適應(yīng)。
5.電子檔案在其形成存貯和共享利用等各個(gè)環(huán)節(jié)中都會(huì)存在各種類型和各種層次的安全問(wèn)題，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案信息化應(yīng)用過(guò)程中存在的安全隱患問(wèn)題表現(xiàn)在數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)化、應(yīng)用基礎(chǔ)環(huán)境、技術(shù)方案應(yīng)用系統(tǒng)和設(shè)備故障，這四方面無(wú)論哪一方面存在問(wèn)題都會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)完全丟失或者系統(tǒng)無(wú)法保持原有的有序的存貯狀態(tài)，這樣所造成的危害和損失都是非常大的。
6.檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高，實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化首先管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。
三、對(duì)檔案信息電子化存在問(wèn)題的思考
1.實(shí)行檔案信息館藏傳遞網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)行檔案信息館藏?cái)?shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、存儲(chǔ)海量化、服務(wù)自動(dòng)化、信息共享化的巨大優(yōu)勢(shì)，激發(fā)了檔案建設(shè)電子檔案館的熱情。電子檔案館是一項(xiàng)龐大而又復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而且需要巨額資金和高新技術(shù)作保證。在目前我國(guó)檔案界，許多人都覺(jué)得建設(shè)數(shù)字檔案館所面臨的主要困難不僅僅是資金不足，其實(shí)數(shù)字檔案館建設(shè)還處在探索階段，除了存在資金不足的難題外還有許多難題，其中既有技術(shù)因素也有非技術(shù)因素，要實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀逐步解決我國(guó)檔案信息管理工程的數(shù)據(jù)壓縮，數(shù)據(jù)組織、數(shù)據(jù)檢索、海量信息存儲(chǔ)與調(diào)配等技術(shù)和應(yīng)用軟件中存在的問(wèn)題。
2.搞好電子文件的收集歸檔工作。電子檔案館的檔案信息資源設(shè)有兩個(gè)方面：一方面是對(duì)館藏檔案的數(shù)字化處理；另一方面是做好電子文件的收集歸檔，對(duì)于后者它是今后電子檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)，做好電子文件的收集歸檔工作就成為電子檔案館建設(shè)的重要前提和步驟。因此從現(xiàn)在起就要做好電子文件的歸檔管理工作，要對(duì)本地區(qū)各部門目前已經(jīng)形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，進(jìn)行全面系統(tǒng)地調(diào)查和了解并進(jìn)行收集歸檔，還應(yīng)采取相應(yīng)的管理手段和技術(shù)措施，以保證歸檔文件的真實(shí)完整和有效，如果不采取有效措施做好電子文件的收集歸檔工作，就很容易使這些電子文件丟失或失真，做好電子文件的收集歸檔工作，不僅為數(shù)字檔案館建設(shè)提供豐富的檔案信息資源，而且還可以減少檔案信息數(shù)字化的重復(fù)勞動(dòng)。
關(guān)鍵詞：檔案信息；電子化；信息加工。
所謂檔案信息電子化，就是用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響是深遠(yuǎn)的。
在信息電子化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統(tǒng)的檔案工作開始引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，一向隸屬于社會(huì)科學(xué)領(lǐng)域的檔案工作，在電子化建設(shè)過(guò)程中要融合、滲透許多自然科學(xué)領(lǐng)域的技術(shù)與知識(shí)，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，檔案信息化建設(shè)的發(fā)展就是檔案信息化的推進(jìn)，檔案信息化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個(gè)局部，而是對(duì)整個(gè)管理工作起到牽一發(fā)而動(dòng)全身的作用。具體地說(shuō)，檔案信息電子化的作用主要有以下幾個(gè)方面：
1、可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館（室）對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能物盡其用。
2、縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條"慢工出細(xì)活"的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)"二次文獻(xiàn)信息"時(shí)間長(zhǎng)，往往造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。
3、檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。出版手工編研信息成果需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，企望國(guó)家給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能"待字閨中"。
4、檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
5、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然"信息高速公路"在我國(guó)尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動(dòng)向，超前拿出對(duì)策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動(dòng)電子化，為將來(lái)"信息高速公路"中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。
鑒于人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定、電子文件能否作為檔案、是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。為此，檔案界應(yīng)采取如下對(duì)策：
1、做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為"只讀性"文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。
2、解決好電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。
一、檔案信息電子化的現(xiàn)狀
1．檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。
2．在我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是．層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
3．標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因。館、室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高．特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。
4．檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
5．檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人。管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看。許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)
辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)．使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在。這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性．是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件。
三、檔案信息電子化的益處
用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。其益處：
1．可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案部門對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用手檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2．縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題一選材-編輯一出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化。編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案．利用電腦的功能完成信息加工工作程序。快捷地出版二次文獻(xiàn)。
3．檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)。企望國(guó)家給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中”。
