時間：2023-05-17 09:56:27
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇合同審批及管理流程，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
物資工程管理系統(tǒng)是基于現(xiàn)代化管理思想，以先進的企業(yè)運營模式為基礎(chǔ)，運用信息化技術(shù)，將物流管理、工程管理、財務(wù)管理有機的結(jié)合在一起所構(gòu)建的現(xiàn)代化物資工程管理系統(tǒng)，是華電能源哈爾濱第三發(fā)電廠在現(xiàn)代化管理發(fā)展過程中的必然產(chǎn)物。該系統(tǒng)的實施，大大提高了該廠的物資工程管理水平，并且為物資工程管理走向科學化、標準化、系統(tǒng)化奠定了堅實的基礎(chǔ)。
關(guān)鍵詞：
物資工程管理系統(tǒng)；系統(tǒng)設(shè)計；物資工程；管理工程
1物資工程管理系統(tǒng)的實施設(shè)計背景
傳統(tǒng)手工作業(yè)下，華電能源哈爾濱第三發(fā)電廠在日常的物資工程管理中，往往在合同、物資、財務(wù)稽查等方面或多或少的存在這樣或那樣的問題。如：在合同上，物資采購合同、建筑安裝合同、技術(shù)服務(wù)合同、修理合同等合同文本均為專責人手動編制紙質(zhì)記錄，無法保障合同的統(tǒng)一性、嚴密性、正確性，合同會簽為專責人將手動編制的文本打印后，逐個找相關(guān)領(lǐng)導進行確認簽字。合同在編制及會簽環(huán)節(jié)浪費了專責人大量的時間和精力。在物資上，部門申請計劃單，物資編制采購合同，入庫單，庫存單，部門編寫領(lǐng)料單，均為人工手動填寫紙質(zhì)單據(jù)。由于工作量大，在填寫各類單據(jù)的同時，填寫錯誤的情況時有發(fā)生，由于長時間庫存累計較多，有的保管員累計的庫存大賬，少的十幾本，多的甚至幾十本，查詢及統(tǒng)計庫存情況、出入庫情況難度很大。在財務(wù)稽核上，每月財務(wù)稽核期間，專責人要攜帶合同，入庫單，出庫單等等各類單據(jù)，到財務(wù)部進行財務(wù)稽核，財務(wù)要對每筆單據(jù)進行確認，歸類，歸納入賬或者估收，對相關(guān)信息進行統(tǒng)計匯總，由于合同種類繁多，使得財務(wù)稽核的工作量巨大，且浪費時間較長。而這些問題恰恰嚴重影響了企業(yè)工作的正常運行，更無法為企業(yè)領(lǐng)導在決策上提供及時、準確的信息，解決問題工作早已刻不容緩。
2物資工程管理系統(tǒng)的設(shè)計目標
為了解決上述問題，讓各部門領(lǐng)導能夠及時地獲得物資及工程上的相關(guān)信息，為領(lǐng)導進行決策提供有力的數(shù)據(jù)支持，在我廠領(lǐng)導的大力支持下，經(jīng)過哈三電廠物資供應(yīng)部、財務(wù)部、科技部、生產(chǎn)技術(shù)部、供熱管理部、計劃營銷部等部門認真研討，制定出完全符合哈三電廠實際需求的物資工程管理系統(tǒng)流程，并預計達到如下目標：第一，取消人工手寫各種紙質(zhì)單據(jù)（合同、入庫單、領(lǐng)料單、稽核單、報賬單、付款審批單等等）。第二，縮短物資查詢庫存、領(lǐng)料時間。第三，縮短財務(wù)稽核物資入庫、領(lǐng)料、庫存、財務(wù)報賬時間。第四，縮短各類合同及入庫單、領(lǐng)料單、付款審批、報賬領(lǐng)導逐級簽字時間。第五，為相關(guān)領(lǐng)導及時準確地提供信息，輔助決策，減少了人為工作量，提高工作效率。規(guī)范工作流程，提高管理水平。
3物資工程管理系統(tǒng)程序核心與技術(shù)特點
物資工程管理系統(tǒng)的程序核心，采用PDCA的管理思想，即：Plan計劃→Do實施→Check檢查→Action處理的四要素為基準進行系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)工作。而在系統(tǒng)技術(shù)上，則主要采取PHP、HTML編程語言，MYSQL數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)采取的是B/S結(jié)構(gòu)編制，用戶工作界面是通過WWW瀏覽器來實現(xiàn)，極少部分功能邏輯在前端（Browser）實現(xiàn)，主要功能邏輯在服務(wù)器端（Server）實現(xiàn)，省去了用戶需下載客戶端的過程。值得注意的是，該系統(tǒng)主要是由華電能源哈爾濱第三發(fā)電廠獨立完成的。因此，在后續(xù)開發(fā)，省級系統(tǒng)上的意義重大。
4物資工程管理系統(tǒng)流程
物資工程管理系統(tǒng)是集物資管理及工程管理于一身的重要管理平臺。物資管理，主要包括：各部門申報月需求計劃，物資審批計劃，分拆給對應(yīng)業(yè)務(wù)員，業(yè)務(wù)員根據(jù)計劃編制采購合同，該采購合同逐級網(wǎng)上各級領(lǐng)導會簽，業(yè)務(wù)員根據(jù)合同明細進行每項的物資入庫，入庫單逐級審批，部門材料員根據(jù)物資入庫情況，編寫領(lǐng)料單，逐級審批。物資業(yè)務(wù)員根據(jù)合同完成情況及發(fā)票情況，編寫物資報賬，財務(wù)逐級審批，業(yè)務(wù)員根據(jù)合同的報賬情況，編寫合同付款審批單，財務(wù)根據(jù)付款審批情況，對供貨方進行付款。物資部可根據(jù)時間、分類、價格、物資名稱等多種條件，查詢庫存、入庫、出庫數(shù)據(jù)。各領(lǐng)料部門可根據(jù)多種條件查詢本部門發(fā)生的領(lǐng)料單。財務(wù)部可查詢庫存，入庫，出庫，報賬物資，付款審批等數(shù)據(jù)。工程管理，主要包括：下級部門編寫建筑安裝合同、技術(shù)服務(wù)合同、修理合同及免招標申請單、非招標入圍單及確認單。編寫提交后逐級按流程審批。待合同完成后，填寫合同付款審批單，逐級會簽審批。各合同編寫部門可根據(jù)多種條件，查詢本部門發(fā)生的合同具體情況。物資管理流程：下級部門申報月需求計劃，物資主管審批計劃后，分拆給對應(yīng)業(yè)務(wù)員，業(yè)務(wù)員根據(jù)計劃編制采購合同，該采購合同逐級網(wǎng)上各級領(lǐng)導會簽，會簽完成后，業(yè)務(wù)員根據(jù)合同明細進行每項的物資入庫，入庫單逐級審批，部門材料員根據(jù)物資入庫情況，編寫領(lǐng)料單（即出庫單），逐級審批。物資業(yè)務(wù)員根據(jù)合同完成情況及發(fā)票情況，編寫物資報賬程序，財務(wù)逐級審批，業(yè)務(wù)員根據(jù)合同的報賬情況，編寫合同付款審批單，逐級審批。財務(wù)根據(jù)付款審批情況，對供貨方進行付款。物資部可根據(jù)時間、分類、價格、物資名稱等多種條件，查詢物資庫存、物資入庫、物資出庫數(shù)據(jù)。各領(lǐng)料部門可根據(jù)多種條件查詢本部門發(fā)生的領(lǐng)料單。財務(wù)部可查詢庫存、入庫、出庫、報賬物資、付款審批等數(shù)據(jù)。工程管理流程：下級部門編寫建筑安裝合同、技術(shù)服務(wù)合同、修理合同及免招標申請單、非招標入圍單及確認單。編寫提交后逐級按流程審批。待合同完成后，填寫合同付款審批單，逐級會簽審批。各合同編寫部門可根據(jù)多種條件，查詢本部門發(fā)生的合同具體情況。
5物資工程管理系統(tǒng)的實施效果
自物資工程管理系統(tǒng)實施后，不僅減少了相關(guān)人員填寫各種紙質(zhì)單據(jù)及會簽的工作量，更重要的是物資工程管理系統(tǒng)投入使用后，提高了哈三電廠相關(guān)人員的工作效率，并通過簡潔的程序界面，更加快速、準確地了解哈三電廠物資及工程的各項相關(guān)信息及進度，及時準確地做出各種決策和判斷，提高了哈三電廠物資工程管理的整體水平。截至日前，哈三電廠已實現(xiàn)取消物資工程管理方面所有手寫紙質(zhì)單據(jù)，大大縮短了物資查詢庫存、各部門領(lǐng)料、財務(wù)計劃出入庫、庫存、報賬、付款及各類合同及審批單的會簽時間。尤其是利用互聯(lián)網(wǎng)，領(lǐng)導可以在任何時間、任何地方進入系統(tǒng)，隨時查閱與系統(tǒng)管理相關(guān)基本信息，準確定位下屬人員的工作情況，掌握系統(tǒng)執(zhí)行現(xiàn)狀，并方便地生成各種數(shù)據(jù)報表或圖表。
6結(jié)語
傳統(tǒng)的預算管理向信息化預算轉(zhuǎn)變，這是必然趨勢。一個信息軟件平臺支持管理、規(guī)范會使預算管理更有序，更有效為醫(yī)院的經(jīng)濟管理服務(wù)。目前預算申報內(nèi)容不全面，細化程度不夠，預算管理缺乏標準化的操作模式。就此建議，預算管理應(yīng)與經(jīng)費審批相關(guān)聯(lián)實行一體化管理。在相應(yīng)的預算管理系統(tǒng)還未建成前，建議先改良現(xiàn)有院內(nèi)預算申報細節(jié)和執(zhí)行程序。
(一)預算申報流程
首先由申報預算科室向預算管理委員會提出申報，通過院辦公會議通過納入來年預算。由財務(wù)處預算管理員統(tǒng)一編制該項目的預算管理號，由申報科室項目經(jīng)辦人就著預算管理員提供的預算管理號具體細化編制合同編號并報預算管理員備案。來年預算項目執(zhí)行時，由項目經(jīng)辦人執(zhí)附有合同項目審批表的有關(guān)發(fā)票與合同到預算管理員處助登記審核。預算管理員此時要負責在審批表上登記預算號，預算總金額及該預算執(zhí)行進度及已支付款項的金額和狀況。若發(fā)現(xiàn)該項目是非預算內(nèi)或超預算的情況要退回材料并讓經(jīng)辦科室人員重新申報預算。院領(lǐng)導和財務(wù)處長可通過該合同項目審批表的內(nèi)容簽批項目資金是否予以執(zhí)行。
(二)預算內(nèi)項目合同審批流程
首先，申報科室要將預算內(nèi)項目有關(guān)材料報備預算管理員編號，待編號完成后，由申報科室負責人簽字審批并轉(zhuǎn)交預算管理員填寫預算合同審批表，在這個過程中，我們可以實現(xiàn)細化管理以提高工作效率：預算管理員在填寫審批表時，可以按照資金總額的大小對合同進行分類，對于小于1000元的合同，可以直接交由財務(wù)處長進行審批，由出納部門出納；對于大于1000小于20000元的合同可以經(jīng)過副院長審批之后交由財務(wù)處長完成出納過程；對于大于20000元的合同，就應(yīng)該通過分管副院長、分管財務(wù)副院長、院長再到財務(wù)處長的完整程序完成審批，最后交由出納部門支付。
(三)預算支出審批流程
在建設(shè)好預算管理系統(tǒng)之后，預算支出審批流程如下：支出申請?zhí)岢龊螅挥山?jīng)辦人錄入支付事由存檔，經(jīng)一線科室的經(jīng)科主任護士長確認之后交由分管職能科審核，隨后，將原始單據(jù)提交財務(wù)可審核，由財務(wù)科對照預算管理系統(tǒng)匹配預算管理指標，再由系統(tǒng)匹配審批，待審批完成后打印審批單存根，然后付款，最后將預算管理系統(tǒng)中的預算內(nèi)指標核減或追加預算外指標，完成支出審批。值得注意的是，預算外支出申請應(yīng)先由預算管理系統(tǒng)審批完成之后，才能進入錄入支付事由的環(huán)節(jié)。
二、結(jié)束語
[關(guān)鍵詞]合同審批 ERP系統(tǒng) 功能
2006年，我公司實施了網(wǎng)上合同審批，即所有物資采購合同在網(wǎng)上進行合同的會簽與審批。使得原先在ERP中采購合同審批操作比較復雜，有些合同會簽流程不能實現(xiàn)，界面不直觀，審批意見不能很好反應(yīng)等問題得到了及時解決，既簡化了合同審批的手續(xù)，又提高了合同審批的效率，但在運用中也暴露了一些問題，需要不斷修改和完善：
一、網(wǎng)上審批系統(tǒng)存在的問題以及影響
（1） 缺少合同電子歸檔功能，造成OA審批系統(tǒng)數(shù)據(jù)龐大，系統(tǒng)運行速度減慢，同時無法監(jiān)控管理合同。隨著ERP系統(tǒng)和OA審批系統(tǒng)的開發(fā)，對合同電子歸檔提出了新的要求。一方面要切實保證紙制合同與OA審批系統(tǒng)電子合同一致，另一方面，由于電子合同的編號是流水作業(yè)的（縱向管理），而我們合同管理人員的分工是按照分科室進行分工的（橫向管理）。目前OA審批系統(tǒng)對所有審批的合同沒有審批時間、審批人、業(yè)務(wù)人以及相關(guān)信息的查詢功能，使得紙制合同與電子合同的歸檔工作沒有相關(guān)對應(yīng)的關(guān)系，紙制合同的歸檔是否完整？資料是否齊全？是否與電子合同一致？這些問題無從落實。
（2）缺少合同統(tǒng)計功能，增加企業(yè)了合同的管理難度。在OA合同審批系統(tǒng)加強所有采購合同的統(tǒng)計功能是必不可少的項目，但目前OA合同審批系統(tǒng)沒有統(tǒng)計功能，每年、每月、每個部門、每個處理人送審、審批了多少合同的審批工作無法在OA審批系統(tǒng)上得知。不利于物資采購部門對所有采購合同資料的匯總、分類、歸檔、保管等基礎(chǔ)管理工作。
（3）缺乏修改合同及補充合同功能，造成同一合同多次送審，直接影響審批效率。目前OA合同審批系統(tǒng)采用是合同版本是根據(jù)業(yè)務(wù)人員在MINDOWS系統(tǒng)中自制的合同版本粘貼而成。審批意見只能填寫在合同會簽表的意見欄中，業(yè)務(wù)人員根據(jù)返回SAP審批人意見，在MINDOWS系統(tǒng)中進行修改，造成審批時間延長，審批效率低下。
（4）審批系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)之間的多次關(guān)聯(lián)，造成信息傳遞不暢。OA合同審批系統(tǒng)是ERP系統(tǒng)的外掛系統(tǒng)，在實際操作中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)OA合同審批系統(tǒng)的信息不能及時返回ERP系統(tǒng)，造成A合同審批系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)之間的信息傳遞不暢。
（5）人員變動，造成相關(guān)信息不連續(xù)。目前OA合同審批系統(tǒng)的審批流程是按詳細崗位來進行具體設(shè)定的，但是在實際的操作當中，又是根據(jù)具體的審批人員進行設(shè)定的。由于沒有實施崗位與人員的綁定，一旦審批人員發(fā)生了變動，相關(guān)的審批資料不能隨之發(fā)生相應(yīng)的改變。
二、完善網(wǎng)上審批系統(tǒng)思考
（1）建立電子合同檔案和合同管理臺帳并按一定周期進行歸檔功能。
1.建立電子合同檔案。每一份合同都必須有一個編號，不得重復或遺漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，每一份合同的審批時間及審批人意見，合同文本的修改、變更記錄等等均應(yīng)記錄在案。
2.建立合同管理臺帳。應(yīng)根據(jù)合同管理的不同部門，建立物資采購合同的分類臺帳和總臺帳。
3.按一定周期進行歸檔。在“合同期限”欄中填寫的日期之后再經(jīng)過三個月，合同的電子資料就自動歸檔。
（2）增加統(tǒng)計功能。統(tǒng)計功能是保障查詢、審閱合同的關(guān)鍵。合同統(tǒng)計分析提供多種數(shù)據(jù)輸出格式（html、XML、Excel、圖表等），用戶可以自行定義輸出格式和數(shù)據(jù)項，用戶可以自定義查詢篩選條件。
1.流程查詢：直接清楚地顯示合同的狀態(tài)和各流程的具體審批信息，比如送審狀態(tài)、正在審批的處理人、審批完成狀態(tài)。
2.合同臺帳查詢：合同臺帳查詢是最深入的查詢，通過它可以了解所有合同的情況。
（3）增加合同修改功能。痕跡保留功能在整個電子政務(wù)系統(tǒng)中是一個非常基本但又極其重要的功能，只要有痕跡保留，下列問題才能解決：
1.記錄并識別每個用戶的修改內(nèi)容，確保發(fā)生異議時能分清責任。
2.解決了繁瑣的電子文件修改和校對困難。
（4）減少合同審批與ERP之間聯(lián)系問題。系統(tǒng)與系統(tǒng)之間應(yīng)盡量減少不必要數(shù)據(jù)信息傳遞，避免因信息量大造成數(shù)據(jù)的丟失。有些合同文本的修改，不必從OA合同審批系統(tǒng)返回ERP系統(tǒng)，直接退回OA起草人界面，由起草人在網(wǎng)下對合同的相關(guān)條款進行修改后，再上傳系統(tǒng)進行合同會簽審批。
三、合同審批系統(tǒng)的推廣。
本文主要通過合同管理實踐工作，結(jié)合廣東、福建地區(qū)X銷售企業(yè)在2000年至近期的經(jīng)營管理情況闡述合同管理如何與企業(yè)發(fā)展相結(jié)合，最終達到適應(yīng)市場變化的目的。總結(jié)經(jīng)驗，提煉成果。有針對性的對廣東、福建地區(qū)迅速成長的銷售型企業(yè)的合同管理提供參考借鑒。
【關(guān)鍵詞】
銷售企業(yè)；合同管理；適應(yīng)市場
廣東、福建等省經(jīng)濟活躍、經(jīng)濟形式復雜多變，做為設(shè)立在該地區(qū)的銷售企業(yè)，隨近十幾年來國家經(jīng)濟發(fā)展，快速發(fā)展。為適應(yīng)市場變化，企業(yè)需要積極開展多種方式的改革。本文以某企業(yè)廣東區(qū)公司在華南地區(qū)的分支機構(gòu)變化為例加以闡述。從2000年以來，該企業(yè)在華南地區(qū)跨省多次分立、整合。2004-2009年以華南區(qū)公司為主，管理本地區(qū)（廣東、福建、海南）業(yè)務(wù)，人員合并辦公。2010年后華南區(qū)公司各項工作重新分立為各省區(qū)公司管理。組織機構(gòu)先后經(jīng)歷了省市級管理方式―省級公司直接管理模式（組織扁平化、垂直管理）―省地市級管理方式三個階段模式。所轄地區(qū)也分別經(jīng)歷了各省獨立―廣東、福建、海南三省合并―廣東、海南兩合并加福建省獨立―各省獨立。公司內(nèi)部管理方式、管理地域范圍不斷變化、所處的經(jīng)濟環(huán)境復雜，需要從多方面不斷完善合同管理工作。
1 公司合同管理制度制定
在華南區(qū)管理時期，最早結(jié)合總公司制度制定華南區(qū)合同管理制度，廣東區(qū)合同管理制度是結(jié)合本區(qū)當前的實際情況，在原華南區(qū)制度基礎(chǔ)上修訂制定。并同時制定《合同管理權(quán)限及合同審查審批程序》。現(xiàn)行制度建立統(tǒng)一授權(quán)、歸口把關(guān)、各負其責、相對集中的合同管理體制。公司所屬各地市公司、公司本部各部門應(yīng)嚴格按照各自的職責權(quán)限進行合同的論證、審查、簽訂、履行、監(jiān)管等工作。
1.1建立統(tǒng)一管理、各負其責、相對集中的管理體制
改變原來的多部門管理，按相對集中歸口把關(guān)、相對集中的方式管理。原來的由各主要業(yè)務(wù)部門各自承辦合同、審核合同、簽訂合同、履行合同的即做運動員、又做裁判員的模式，變?yōu)橄鄬薪y(tǒng)一管理后，成為現(xiàn)在的由公司所屬各地市公司、機關(guān)各處室應(yīng)嚴格按照各自的職責權(quán)限進行合同的論證、審查、簽訂、履行、監(jiān)管等工作，形成職責清晰，工作明確、有效監(jiān)督、規(guī)范控制的合同管理體制。
制度明確規(guī)定訂立書面合同的標準要求。從基本環(huán)節(jié)控制風險。
1.2“各負其責”，嚴格“三項審查”制度
按照“事前預防、統(tǒng)一授權(quán)、相對集中管理、分專業(yè)審查把關(guān)、各負其責、全過程監(jiān)督”的原則，公司所有合同在簽訂之前，必須由各業(yè)務(wù)主管部門分別對合同項目的經(jīng)濟合理性、可行性、合法性、嚴密性、規(guī)范性、立項依據(jù)、資金渠道、技術(shù)質(zhì)量要求等方面進行審查；公司法律部門及合同管理人員對合同的簽訂、履行、變更和終止等進行統(tǒng)一管理和監(jiān)督。
公司簽訂合同實行分專業(yè)歸口審查、各負其責的管理體制，包括法律審查、專業(yè)技術(shù)審查、經(jīng)濟商務(wù)審查。對未履行三項審查及審批手續(xù)的全同，一律不得簽訂。
1.3公司合同審核以公司本部、地市分公司兩級為審核主體
針對銷售公司最基層單位人員工作性質(zhì)側(cè)重具體銷售業(yè)務(wù)，法律專業(yè)人員極少，工作管理中心不同于省、市級管理性公司的特點。將合同審核的管理性工作上移至省市級分公司，即減少基層工作負擔，又縮短合同審批流程、提高合同審批效率，符合各級工作側(cè)重點。
1.4加強新業(yè)務(wù)、高風險項目的法律審查
對于招投標類合同、投資類高風險合同，公司制度明確規(guī)定：“立項、選商、談判、會審、簽訂的程序進行。”“對合同項目進行必要的考察、論證、落實資金渠道、項目計劃等保證合同全面履行的條件。”“對合同對方當事人的主體資格、資信情況進行審查。”“進行合同談判、組織招標、投標”。
1.5公司合同管理與招投標工作緊密結(jié)合
廣東區(qū)公司招投標管理制度規(guī)定：“招標人應(yīng)與中標人簽訂書面合同”。
廣東區(qū)公司充分發(fā)揮合同管理信息系統(tǒng)的優(yōu)勢，在合同管理信息系統(tǒng)設(shè)置伊始，即將所有列入招標類別的合同審查流程設(shè)置招投標審核。所有相關(guān)合同，必須首先在合同管理信息系統(tǒng)中進行招投標審核，達到招投標標準而未通過招投標審核的合同將被退回，從而避免產(chǎn)生規(guī)避招標、虛假招標的情況發(fā)生。
2 合同管理信息化推廣
以制度做保障，積極、快速推動合同信息化管理。
把合同管理進行網(wǎng)上審查審批等內(nèi)容明確寫入現(xiàn)行制度中。三省合并管理時期，合同數(shù)量大，公司合同管理工作也處于起步階段。但按上級公司的總體安排，借助于當時的垂直管理、專業(yè)線分工的集中、統(tǒng)一特點，大力推動合同管理全面網(wǎng)絡(luò)化、信息化的工作，積極組織多種形式的人員培訓，強化合同信息系統(tǒng)的終端用戶使用。加強與當時三省各專業(yè)線、各區(qū)域和各相關(guān)處室的溝通協(xié)調(diào)，各專業(yè)線從初期的不適應(yīng)信息管理方式至形成習慣、到支持認可合同管理信息系統(tǒng)，認識到管理三省各級合同，合同管理信息系統(tǒng)有著無法比擬的時間、空間優(yōu)勢，即節(jié)約人力物力成本，又提高工作效率。使公司成為當時最早一批合同全面上線的企業(yè)之一，系統(tǒng)使用覆蓋廣東、福建、海南三省分公司，用戶數(shù)量超過550個，合同系統(tǒng)運行合同管理范圍下至零售網(wǎng)點合同上至省級公司投資項目，合同運行數(shù)量達30057份。
3 合同管理細致與效率平衡
作為一個大型企業(yè)，合同管理的細致性和對控制風險的高要求往往與合同簽訂效率相互制約。需要企業(yè)對合同管理審批環(huán)節(jié)的流程優(yōu)化常抓不懈。公司的流程優(yōu)化是從“娃娃”抓起的，基礎(chǔ)好，也更易治理。從合同流程設(shè)置伊始，便充分考慮到實際工作需要、工作效率要求，以滿足于瞬息萬變的市場變化要求為目的。除重大合同外，合同審核流程簡潔、無重復的專業(yè)技術(shù)性審核。公司重視做好平時的預防工作，避免頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳，日常治理的效果顯著。
合同管理信息系統(tǒng)初始化的早期，流程即是一級審核即可完成三項重要審查，效率高為特點。公司的現(xiàn)行管理制度同時也明確“歸口審查、各負其責”，在現(xiàn)在行制度的同時，也有明確的《合同審查權(quán)限及審查審批流程》，即避免了審查審批流程的事后確定的隨意性，也免于造成流程不定的相互推委。
區(qū)分不同類別、不同性質(zhì)、不同情況的合同，本著實際情況，按工作需要進行相應(yīng)調(diào)整。關(guān)聯(lián)交易合同、有標準文本的合同 、對時限性要求高的合同，符合三項審查及審批要求為上限要求。一般只通過一級審核，少用二級審核，避免相同專業(yè)性、技術(shù)性重復審查。
使用標準文本、金額較小、對時限性要求高、法律關(guān)系簡單的合同，如：公司主要產(chǎn)品銷售、主要產(chǎn)品采購、零售網(wǎng)點銷售、零售網(wǎng)點維修、零售網(wǎng)點房屋租賃等合同，實行一級審查審批，只在二級分公司完成三項審查和審批即可簽訂，通常不同性質(zhì)的審核節(jié)點4個，在承辦人及時督辦的情況下，能夠在短時間內(nèi)完成所有審查審批環(huán)節(jié)并簽訂。對于其它法律關(guān)系簡單的買賣、租賃、技術(shù)服務(wù)等合同審查審批合同審核節(jié)點總數(shù)一般為5個，金額小的4個。只有投資建設(shè)類的合同，法律關(guān)系復雜、金額大、無固定的標準文本，而實行二級審核，以嚴控各種風險。
日常控制流程延長，由于部分工作部門的內(nèi)部工作分工需要，時常有相關(guān)部門要求增加流程審核要求。日久天長，流程便會逐漸加長。為控制這一情況發(fā)生。公司流程變化、調(diào)整實行審核制，流程調(diào)整由主要負責人審批，方可增加。同時，不定時安排合同審核流程檢查瘦身。達到日常控制體重，效果好于超重后服藥減肥。
4 應(yīng)急合同審核控制
銷售企業(yè)面向市場，工作難免需要應(yīng)對“突發(fā)事件”，對時間及價格波動異常敏感的合同也需要應(yīng)對這類“突發(fā)事件”。這客觀上造成了個別合同事前審核不充分，事后補辦。隨著公司規(guī)模擴大，各類人員的加入，這類情況也隨之復雜。為控制這一情況，公司將其納入二級單位主要負責人的人事業(yè)績指標考核范圍。自上而下，重視合同提前充分審批簽訂的必要性和重要性，最大限度減少這一情況發(fā)生幾率。
5 合同管理薄弱環(huán)節(jié)強化
履行控制，尋找最薄弱環(huán)節(jié)，明確職責。
合同履行是一個時時變化、需要不斷更新的動態(tài)管理。合同的履行環(huán)節(jié)分散、不易集中；部分履行時間長、地域分散、履行承辦人員更疊、銜接不順暢。要求合同履行的直接管理部門有高度的相關(guān)性和責任感。合同履行歷來是合同管理工作中的重點、難點和風險控制的關(guān)鍵點。廣東區(qū)現(xiàn)行合同管理制度，結(jié)合廣東區(qū)工作實際，明確“合同承辦單位全面負責合同履行”。做為銷售企業(yè)，合同承辦單位通過是該合同的需求部門，也是該合同的執(zhí)行部門。直接掌握合同的全部履行過程，做為履行的責任部門，責無旁貸。
關(guān)鍵字：產(chǎn)業(yè)管理；jquery；JsRender；Hibernate
中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）33-0094-02
隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，及人們對生活質(zhì)量需求的提高，許多辦公軟件應(yīng)運而生，由于不同的公司工作流程的差異，出現(xiàn)了定制軟件。產(chǎn)業(yè)系統(tǒng)是根據(jù)特定企業(yè)的合同審批流程專門定制的一款辦公軟件，軟件的許多功能的操作流程模擬了真實工作中用戶的管理模式，節(jié)省了操作培訓流程，提高了工作效率。
1 系統(tǒng)需求分析
為了滿足生產(chǎn)經(jīng)營管理相關(guān)工作人員的工作要求，提高在生產(chǎn)經(jīng)營管理工作中的工作效率，系統(tǒng)主要實現(xiàn)如下幾個功能如圖表1所示：
1.1 系統(tǒng)管理
系統(tǒng)管理的功能是提供基礎(chǔ)配置功能，包括權(quán)限管理、角色管理、組織部門管理、用戶管理
1）權(quán)限管理：以一個基本的業(yè)務(wù)操作為權(quán)限單位，提供對權(quán)限的增、刪、改操作界面。
2）角色管理：每個角色由一組權(quán)限組成，根據(jù)不同職能部門的工作的內(nèi)容，分別配置角色，方便對用戶進行權(quán)限的分配。系統(tǒng)主要有如下幾類角色：系統(tǒng)管理員、部門合同管理員、部門項目管理員、部門一般人員、部門領(lǐng)導、產(chǎn)業(yè)處合同管理員、產(chǎn)業(yè)處生產(chǎn)管理員、辦公室領(lǐng)導、所領(lǐng)導。
3）組織部門管理：因為不同的組織部門的業(yè)務(wù)操作不同，系統(tǒng)展示給不同部門用戶的數(shù)據(jù)是不同的，主要是數(shù)據(jù)范圍和數(shù)據(jù)類型的不同。
4）用戶管理：配置用戶的基本信息，明確用戶的組織部門，為用戶分配角色和權(quán)限。
1.2 工作臺
將生a經(jīng)營活動中最主要的操作流程抽取出來，簡化工作人員的操作流程，幫助用戶快速的處理待辦事情。這個模塊由統(tǒng)計模塊、合同審批模塊、項目審批模塊、經(jīng)費管理模塊組成。
1）統(tǒng)計模塊：統(tǒng)計從年初到當前時間，各個部門在生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中的收支情況，方便用戶快捷、直觀的了解當年工作指標的完成情況。
2）合同審批模塊：提示亟待用戶解決的合同相關(guān)事件，以及快速查詢和用戶相關(guān)的合同的處理狀態(tài)。
3）項目審批模塊：提示亟待用戶解決的項目相關(guān)事件，方便用戶快速的了解相關(guān)項目處理的狀態(tài)。
4）經(jīng)營管理模塊：為用戶提供一個快速的收支申請入口，查看收支申請狀態(tài)。
1.3 合同管理
在生產(chǎn)經(jīng)營活動中，合同從新增到審批通過會經(jīng)過多個狀態(tài)的變化，狀態(tài)分別為：新增、結(jié)束、變更、草稿、待提交、待分發(fā)、待審批、審批中、審核退改、審批通過、審批未通過、執(zhí)行中、已完結(jié)這幾個狀態(tài)。系統(tǒng)應(yīng)能以列表的方式展現(xiàn)各個狀態(tài)的合同情況，同時預示用戶接下來要做哪些操作或者提示用戶有哪些事情亟待解決。
1.4 項目管理
根據(jù)項目審批流程中各個操作環(huán)節(jié)的不同，系統(tǒng)應(yīng)分別實現(xiàn)各個操作環(huán)節(jié)。環(huán)節(jié)包括：新增、結(jié)束、調(diào)整、待提交、待分發(fā)、待審批、審批中、審核退改、審批通過、審批未通過、執(zhí)行中、已完工。通過系統(tǒng)界面中的標示，提示待解決事件和項目狀態(tài)。
1.5 經(jīng)營簡報管理
將財務(wù)部門所提供的數(shù)據(jù)按月錄入系統(tǒng)中。自動計算出經(jīng)營簡報所需要的數(shù)據(jù)，并生成月度和季度經(jīng)營簡報。
1.6 績效考核管理
提供年度、季度工作指標管理功能，系統(tǒng)根據(jù)各部門在規(guī)定的時間內(nèi)任務(wù)的完成情況及年度完成指標，計算出各部門的生產(chǎn)利潤和績效完成情況，并生成績效報表。
1.7 報表統(tǒng)計
根據(jù)部門、合同類型和合同狀態(tài)統(tǒng)計出銷售合同個數(shù)、采購合同個數(shù)、合同金額、生效合同額、匯款金額等，并以圖表的方式展示統(tǒng)計結(jié)果。
2 系統(tǒng)設(shè)計
基于Web的產(chǎn)業(yè)管理信息系統(tǒng)主要采用B/S的三層架構(gòu)如圖2，即表現(xiàn)層、業(yè)務(wù)邏輯層、數(shù)據(jù)訪問層。JAVA語言編寫，Tomcat作為服務(wù)器，MySql作為數(shù)據(jù)庫存儲。
3 系統(tǒng)實現(xiàn)及技術(shù)
系統(tǒng)采用jquery，JsViews和JsRender模板框架實現(xiàn)展現(xiàn)層，采用Hibernate做為數(shù)據(jù)庫的基本框架實現(xiàn)應(yīng)用層與數(shù)據(jù)層的交互。
3.1 jquery
jQuery是一個快速、簡潔的JavaScript框架，它封裝JavaScript常用的功能代碼，提供一種簡便的JavaScript設(shè)計模式，優(yōu)化HTML文檔操作、事件處理、動畫設(shè)計和Ajax交互。
3.2 JsViews
JsViews是基于JsRender并具有動態(tài)綁定功能的模板，兼具MVVM的特性和JavaScript的特性，使JsRender模板更加快捷和簡單。
3.3 JsRender
JsRender是一款基于jQuery的JavaScript模版引擎，為高性能的、純粹基于字符串的呈現(xiàn)做了優(yōu)化，并且不依賴于DOM或jQuery。在JsRender中，是通過調(diào)用方法render（）來渲染模板的，實現(xiàn)在Html文件中使用java script來輸出html模板的內(nèi)容。
3.4 Hibernate
Hibernate是一個開放源代碼的對象關(guān)系映射框架，它對JDBC進行了非常輕量級的對象封裝，使得Java程序員可以隨心所欲的使用對象編程思維來操縱數(shù)據(jù)庫。 Hibernate可以應(yīng)用在任何使用JDBC的場合，既可以在Java的客戶端程序使用，也可以在Servlet/JSP的Web應(yīng)用中使用，最具革命意義的是，Hibernate可以在應(yīng)用EJB的J2EE架構(gòu)中取代CMP，完成數(shù)據(jù)持久化的重任。
3.6 系統(tǒng)功能界面
系統(tǒng)界面操作簡便，一目了然，視圖簡潔大方等特點如圖3。并且采用菜單界面驅(qū)動方式，給操作用戶帶來了極大的便利，對用戶友好。對鼠標和鍵盤單獨支持。
4 結(jié)束語
產(chǎn)業(yè)管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)了生產(chǎn)經(jīng)營工作電子化，為用戶提供了一個操作簡潔、動態(tài)交互、界面簡潔大方的產(chǎn)業(yè)管理網(wǎng)站，在實際的應(yīng)用中，很大程度上的提高了用戶的工作效率，得到了用戶的一致好評。
參考文獻：
關(guān)鍵詞：合同 風險管理 控制
一、 合同管理的一般流程
合同管理是企業(yè)重要管理內(nèi)容之一，其主要目標是優(yōu)化合同管理流程、降低合同管理風險、提高合同管理效率。
合同管理一般經(jīng)過合同策劃、調(diào)查、初步確定準合同對象、談判、擬定合同文本、審核、正式簽署、分送相關(guān)部門、履行、變更或轉(zhuǎn)讓、終止、糾紛處理、歸檔保管、執(zhí)行情況評價等環(huán)節(jié)構(gòu)成。可以將合同管理劃分為四個階段：合同準備階段，包括合同策劃、調(diào)查、初步確定準合同對象、談判、擬訂合同文本、審核等程序；合同簽署階段，包括正式簽署合同、將合同分送相關(guān)部門等程序；合同履行階段，包括合同履行、變更或轉(zhuǎn)讓、終止、處理糾紛等程序；合同終結(jié)管理階段，包括合同歸檔保管、執(zhí)行情況評價等程序。勝利油田在合同管理流程方面，除了遵循一般合同管理的模式外，還融入了自身獨特的管理方式和原則，如進一步細化合同審批管理權(quán)限，嚴格內(nèi)部控制管理流程等。
二、 油田合同風險管理現(xiàn)狀
隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展和完善，原先傳統(tǒng)的計劃經(jīng)濟模式已被逐步取代，勝利油田作為國有大型企業(yè)，在改革的浪潮中也在不斷的探索和完善，合同管理作為現(xiàn)代企業(yè)的一項重要管理方面，深刻地體現(xiàn)了企業(yè)市場經(jīng)濟管理的廣度和深度。
勝利油田自1984年成立合同管理處以來，通過相關(guān)法律工作人員的共同努力和探索，逐步建立起了整套的合同管理流程和內(nèi)部控制措施。目前，油田每年簽訂的合同已超過六萬多份，總標的額超1000億元。如此龐大的工作量正是在嚴格的合同管控制度和內(nèi)部控制措施的約束與管理下才如此井井有序， 2013年油田正式啟用中石化合同管理信息系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)了合同的準備、訂立、履行、終結(jié)網(wǎng)上運行管理，加大了合同管理的規(guī)范性和透明性。近期，油田又在大力推行、規(guī)范項目招標管理，進一步完善合同全過程管理，確保合同管理的公開、公正、合法、合規(guī)。但在嚴格管理的同時，也凸顯了油田在某些方面的管理沖突，可能對合同管理形成一定的風險。
三、合同管理風險分析與識別
合同管理風險主要集中顯現(xiàn)在履行階段，但也隱含在整個合同管理流程中，尤其以合同準備階段為甚，且是各種因素綜合影響的結(jié)果。因此，分析合同管理風險，可以從合同管理流程入手，也可以從導致合同風險的各種因素切入。
目前勝利油田在合同管理方面已制定了嚴格的管理審批流程和內(nèi)部控制措施，因此個人認為合同簽訂流程方面的風險已經(jīng)得到了很好的防控，而合同管理風險主要集中在以下方面：
1、 外部環(huán)境影響。此方面因素主要集中在外部施工區(qū)域，受地方政策、法規(guī)影響較大，尤其是地方保護主義嚴重的區(qū)域，相關(guān)業(yè)務(wù)（如鉆前土方施工、運輸服務(wù)等）無法按照油田合同管理制度選擇擁有施工資質(zhì)的隊伍，造成合同簽訂不規(guī)范或合同簽訂滯后等，導致合同履行存在較大的風險。
2、內(nèi)部管理體制影響。尤其是預算管理體系與內(nèi)部審批機制影響。一是預算下達時間較晚，部分油田業(yè)務(wù)在預算下達前已開始施工，而無預算就無法簽訂合同，導致先施工后補簽合同；二是部分業(yè)務(wù)內(nèi)部審批流程復雜、審批時間長，導致相關(guān)業(yè)務(wù)在應(yīng)該開始施工前，審批還未下達，無法簽訂合同，使得合同履行存在較大法律風險。
三、 認識與建議
1、在油田合同管理體系下，針對特殊情況劃定范圍，并制訂相關(guān)特殊政策，合理解決準入及合同簽訂問題。例如，針對地方保護嚴重的項目可成立調(diào)研評估小組，客觀評估施工隊伍的施工能力，出具調(diào)研評估報告，如果確實滿足項目施工要求，可憑此辦理合同相關(guān)手續(xù)。
2、針對生產(chǎn)急需業(yè)務(wù)，在預算下達前應(yīng)適當放寬簽約依據(jù)的審核，可由具體施工單位出具證明作為簽約依據(jù)文件，確保施工合同的及時簽訂。如果項目涉及油田內(nèi)部審批，是否考慮審批時間前移或成立聯(lián)合辦公小組，加快審批進度。
參考文獻
【關(guān)鍵詞】合同管理；信息系統(tǒng)；質(zhì)量；效率
加強和規(guī)范合同管理，對企業(yè)規(guī)范交易行為，防范交易風險，控制運營成本，提升管理水平，具有重要意義。武漢石化逐步成為華中地區(qū)煉化產(chǎn)能“龍頭”，市場交易大幅上升，合同主體復雜，類別繁雜、數(shù)量及金額大、管理層級多，經(jīng)營過程中存在著大量風險，原有分散管理的合同管理模式已遠遠不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的新形勢和新要求。為此，中國石化積極探索實施合同管理信息系統(tǒng)，取得了顯著成效。
一、突出合同綜合管理，建立“統(tǒng)一管理、分級負責、分專業(yè)審查”的管理體制
按照集中歸口管理，多專業(yè)一體化運作的思路，明確企管法規(guī)部門為合同綜合管理部門，提高對合同運行的控制力，初步建立起以適度集權(quán)、有效授權(quán)、規(guī)范操控為特征的合同管理體制。
（一）實行“三個統(tǒng)一”的集中管理
統(tǒng)一制度：武漢石化制定了統(tǒng)一合同管理辦法，嚴格實行領(lǐng)導一支筆簽約制度、公司領(lǐng)導審批制度和依據(jù)合同付款制度，形成了可操作性強的管理制度體系。統(tǒng)一分工：公司明確規(guī)定合同綜合管理部門負責合同管理制度和流程制定、法律審查以及監(jiān)督管理，合同專業(yè)管理部門負責各自主管范圍內(nèi)的技術(shù)審查，合同經(jīng)濟管理部門負責經(jīng)濟審查。統(tǒng)一平臺：以合同管理和財務(wù)結(jié)算系統(tǒng)為基礎(chǔ)，并把市場準入、招標等系統(tǒng)接入，作為合同運行平臺，使合同立項、簽訂、審查審批、履行管理等能夠規(guī)范有序進行。
（二）實行“三級負責”的授權(quán)管理
針對武漢石化所屬單位多、管理層級多、合同量大，難以做到公司完全集中管理的實際情況，綜合合同種類。按照領(lǐng)導班子成員分工實行年度授權(quán)，對內(nèi)控權(quán)限指引中的重點內(nèi)容進行劃分，將合同審批審查權(quán)交權(quán)限領(lǐng)導。分級負責的授權(quán)管理，實現(xiàn)了不同業(yè)務(wù)類別、風險等級的合同都能得與之相應(yīng)的管理。
（三）實行“三項審查”的簽約管理合同管理部門嚴格按職責和流程進行技術(shù)、經(jīng)濟、法律審查，不得簽約未按規(guī)定進行三項審查的合同。技術(shù)審查主要審查合同相對人資質(zhì)是否具有訂立及履行合同的能力、項目工作量、質(zhì)量、驗收、履行期限等專業(yè)性條款；經(jīng)濟審查主要審查計劃（預算）等簽約依據(jù)、價格、價款支付期限和方式等條款；法律審查主要審查各方當事人主體資格、合同條款是否存在違法違規(guī)內(nèi)容，各審查部門審核意見是否齊備并符合規(guī)定等內(nèi)容。通過三項審查把關(guān)，有效防控了交易風險。
二、優(yōu)化合同系統(tǒng)功能，實現(xiàn)合同管理與業(yè)務(wù)管理的有機融合
按照集團公司的統(tǒng)一部署，武漢石化穩(wěn)步推進合同管理信息系統(tǒng)的運用，不斷完善和優(yōu)化系統(tǒng)功能，實現(xiàn)了各類合同全面上線運行。
（一）完善系統(tǒng)功能設(shè)置，合同管理各個環(huán)節(jié)得到有效控制通過完善合同管理相應(yīng)環(huán)節(jié)的流程設(shè)置，使交易過程所涉及各項管理有機融合。完善簽約依據(jù)審批功能，依據(jù)計、預算簽約；完善市場準入、招標審批功能，優(yōu)選合格供應(yīng)商；完善合同簽訂審批功能，規(guī)范有效簽訂合同；完善履行付款審批功能，財務(wù)部門依據(jù)合同系統(tǒng)付款審批單對外付款。實現(xiàn)從市場準入、合同選商、簽訂、變更解除到履約結(jié)算全過程信息化、標準化封閉管理。
（二）推行系統(tǒng)集成對接，全面提升合同運行質(zhì)量武漢石化全面推進合同系統(tǒng)與財務(wù)結(jié)算系統(tǒng)對接，通過系統(tǒng)間數(shù)據(jù)信息自動傳輸，使財務(wù)部門嚴格依據(jù)合同進行結(jié)算付款，有效提升了合同履行質(zhì)量和效率。
（三）強化分析評價功能，發(fā)揮合同信息對經(jīng)營管理的支持作用把合同簽約主體、市場準入、選商、簽訂、履行、合同運行效率等信息細化為40多個具體分析要素，定期或不定期對系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)進行橫、縱向的比對分析，實時掌握合同運行管理情況，及時發(fā)現(xiàn)合同簽訂、履行過程中存在的問題，并針對問題對合同管理制度流程進行優(yōu)化完善。對于合同系統(tǒng)反映出的專業(yè)管理問題，及時向公司提出管理意見和建議，為公司經(jīng)營決策提供依據(jù)，較好發(fā)揮了合同信息在經(jīng)營管理中的服務(wù)和支持作用。
三、優(yōu)化合同審查審批流程，提高合同運行質(zhì)量和效率
武漢石化制定了年度合同轉(zhuǎn)委托授權(quán)書，明確了領(lǐng)導會簽審批的目標、原則和標準，通過優(yōu)化流程、簡化環(huán)節(jié)、做到了既規(guī)范管理、又提高效率。
（一）審查必要性原則無實質(zhì)審查內(nèi)容的職能部門不再審查，采用招標選商的合同，在合同系統(tǒng)中上傳相關(guān)招投標資料；使用標準文本簽訂合同的，除變動條款審查外，其余條款不再重復審查；對關(guān)聯(lián)交易合同、內(nèi)部合同、金額小風險小的合同，相應(yīng)簡化審查內(nèi)容。
（二）不重復審查原則，減少審查環(huán)節(jié)同一合同審查部門對同一交易事項僅做一次審查；同一合同審查部門內(nèi)容不交叉審查。
（三）高效及時原則，明確審查權(quán)限所有合同都必須經(jīng)過財務(wù)、法律、計劃部門審查；審查會簽人員在2個工作日提出審批意見，對于超期審查人員在公司范圍內(nèi)通報。
四、抓住合同管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)，強化合同全過程控制
（一）嚴格選商管理，提高簽約主體資質(zhì)能力公司建立了嚴格的市場準入和招標管理制度，實行統(tǒng)一管理、分類審查、分級負責的管理體制，規(guī)范選商審查程序，確保合同相對人主體適格。同時對供應(yīng)商履約情況進行考核，對出現(xiàn)質(zhì)量、安全問題等重大違約行為時，及時與其終止合同關(guān)系，保障了交易安全。
（二）規(guī)范簽約管理，確保事前簽訂合同公司對影響合同正常簽訂的計劃、預算、價格等簽約依據(jù)滯后等管理行為做出相應(yīng)調(diào)整，理順業(yè)務(wù)管理制度流程，合同管理部門參與項目計劃的制訂及申報、重大項目論證、招標、談判等工作，制訂合同簽約計劃，督促和指導相關(guān)部門提前準備合同簽約資料，保證及時、規(guī)范簽訂合同。
（三）嚴格考核兌現(xiàn)，強化責任落實嚴格合同管理系統(tǒng)指標管理，嚴考核、硬兌現(xiàn)，對不完成指標的單位及合同經(jīng)辦人進行考核。嚴格合同管理人員考核，實行合同管理人員持證上崗制度，合同綜合管理部門每年對合同管理人員工作情況進行考核，考核不合格的，取消其合同管理員資格。
經(jīng)過多年來不懈努力，武漢石化合同管理水平顯著提升，法律管理取得明顯成效，有效地支持和保障了公司各項生產(chǎn)經(jīng)營活動，在交易額和合同數(shù)量大幅增加的情況下，合同管理質(zhì)量和效率都有較大提高，從而推動企業(yè)管理水平不斷提升，為武漢石化戰(zhàn)略發(fā)展提供了基礎(chǔ)保障。
參考文獻：
公司領(lǐng)導：
現(xiàn)有檔案管理工作已遠超公司現(xiàn)有人員及檔案室存儲空間的負荷。為提升業(yè)務(wù)處理效率，緩解檔案管理壓力，配合公司2008年業(yè)務(wù)目標，風險控制部對公司現(xiàn)有檔案管理情況進行了梳理，并提出相應(yīng)的優(yōu)化方案。
一、紙質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀
目前，公司的業(yè)務(wù)檔案仍是以紙質(zhì)為主。截至2018年01月05日，公司在保項目 筆，按照目前的檔案管理要求，也就意味著已有 筆項目的紙質(zhì)檔案需逐筆進行歸檔。
（一）人員問題。區(qū)域辦事處人員尚未完全到位，風險控制部檔案管理人員目前僅有一人，目前的檔案管理工作已超現(xiàn)有人員負荷。前期盧氏金融扶貧等資料尚未歸檔到位，小額綠色通道業(yè)務(wù)、糧食收購貸業(yè)務(wù)等也未能完全歸檔到位。由于缺乏專業(yè)檔案管理設(shè)備、系統(tǒng)及人員，未來即便相應(yīng)檔案全部歸檔到位，后續(xù)查閱單筆項目的紙質(zhì)檔案也無異于大海撈針。
（二）存儲空間問題。
（三）未來業(yè)務(wù)量壓力
二、電子檔案進展情況
2017年10月1日，公司擔保業(yè)務(wù)系統(tǒng)正式啟用，所有業(yè)務(wù)基本實現(xiàn)了線上處理。但紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變的現(xiàn)實條件尚不具備，主要受限于四個方面：
（一）擔保業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子印章尚未啟用，審批流程類的資料仍需從系統(tǒng)打印紙質(zhì)資料、加蓋印章，并保留紙質(zhì)檔案；
（二）擔保業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理模塊尚未開發(fā)，無法實現(xiàn)審批流程類電子文檔的歸檔、查閱等功能；
三、業(yè)務(wù)檔案管理優(yōu)化建議
（一）盡快在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中開發(fā)檔案管理模塊，實現(xiàn)電子文檔的歸檔、查閱等功能。目前，擔保業(yè)務(wù)系統(tǒng)中缺乏檔案管理模塊，導致審批流程類資料（如提請放款通知書）僅存儲在服務(wù)器中，無法在系統(tǒng)中查閱，僅當前任務(wù)處理人員可見，一旦任務(wù)處理完畢，經(jīng)辦人員無法查閱已出具文件；
（二）配備專業(yè)的存儲設(shè)備，提升擔保業(yè)務(wù)系統(tǒng)運行效率，確保電子文檔的存儲空間，進行災難備份，確保電子文檔的存儲安全。依照目前的業(yè)務(wù)發(fā)展速度，擔保業(yè)務(wù)系統(tǒng)很快就將出現(xiàn)超負荷運轉(zhuǎn)的情況，擔保業(yè)務(wù)系統(tǒng)不時也會出現(xiàn)卡頓情況，運行效率有待進一步提高；
（三）適時逐步啟用擔保業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子印章。1.優(yōu)先啟用審批流程類資料（如提請放款通知書）的電子印章，并授權(quán)審批流程類的資料均以電子檔案形式存儲，在提升業(yè)務(wù)處理效率的同時，減輕審批類紙質(zhì)檔案的存儲壓力；2.為各區(qū)域辦事處配備專業(yè)掃描設(shè)備，提升電子檔案的成像質(zhì)量，減輕相關(guān)人員的掃描和審查壓力；3.梳理客戶核保類合同簽署環(huán)節(jié)的流程，逐步啟用客戶核保類合同的電子印章，實現(xiàn)客戶核保類合同以電子檔案存儲為主，紙質(zhì)檔案存儲為輔，以解決區(qū)域辦事處人員與省公司的距離問題，并減輕合同類紙質(zhì)檔案的存儲壓力；
（四）適當調(diào)整業(yè)務(wù)檔案管理方式，梳理完善擔保業(yè)務(wù)系統(tǒng)相關(guān)流程。1.小額批量類業(yè)務(wù)，合作機構(gòu)之間正式往來函件（含推薦確認表、待核保貸款客戶表、待核保借款客戶確認函、已放款客戶明細表、解除擔保責任通知書、履行擔保責任通知書、代償證明等）以紙質(zhì)檔案方式存儲，借款人基礎(chǔ)資料（如身份證、營業(yè)執(zhí)照、審批單頁、繳費憑證、借款合同、放款憑證、保險單、貸后檢查報告）、公司審批流程類資料均以電子檔案形式存儲于系統(tǒng)各個審批、收費、放款、保后等流程中，方便隨時調(diào)閱；2.獨立調(diào)查審批類業(yè)務(wù)，基礎(chǔ)資料中除了必要證件，其他基礎(chǔ)資料均已電子檔案方式存儲，審批類資料均以電子檔案方式存儲，客戶核保類合同逐步以電子檔案方式存儲，合作機構(gòu)類合同及往來函件等均以紙質(zhì)檔案方式存儲。
