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【關鍵詞】計劃生育；檔案；工作；意義
我國古代檔案工作起源的邏輯起點，一般地說起源于距今4500年----4100年的黃帝至禹時期，國家尚未形成，社會管理組織已產生。因為部落聯盟是由多個部落組成的，地域廣，人口多，單靠口頭描述難以實施管理，這個時候文書形成，逐漸又有了檔案，準確地傳遞整個部落聯盟，又促進了生產發展和社會進步。計劃生育檔案管理工作十分重要，要管理的內容非常繁雜，工作量大。計劃生育檔案管理工作還存在著內容弄虛作假，人員素質低，管理制度不鍵全，手段落后，檔案立卷不規范等問題。因此提高計劃生育檔案管理水平，加強人員培訓和繼續教育是一個亟待解決的問題；提高檔案管理人員的業務素質，全面提高計劃生育檔案管理工作的重要性，向新思路、新方法邁進，促進社會穩定和諧有序發展。
一、計生檔案管理人員存在的主要問題
（一）業務不強。檔案材料收集不完整，部分有價值的檔案材料容易被遺漏，導致計生工作無法順利開展。不僅會對檔案材料的完整性造成影響，同時還會影響到檔案材料的開發利用。大多數檔案管理人員雖然文化程度較高，但經過專業培訓的人員卻較少，缺乏必要的檔案專業知識，知識面比較狹窄，很難勝任工作。（二）知識老化。檔案管理人員綜合能力有待提升。不具備檔案管理和檔案開發的相關知識；另一方面是檔案管理人員思想認識不到位，在檔案信息化建設過程中不注重自身能力的培養、缺乏基礎的計算機知識和檔案信息化知識。現有的檔案管理人員由于業務工作纏身，天天忙于應付，得不到深造的機會，自學也很難抽出時間，知識得不到更新，只好吃老本。還有一部分檔案管理人員依靠老同志以傳幫帶的方式成長起來，知識、經驗難免受局限，缺乏現代管理方式和方法。（三）缺乏技能。檔案材料的實際利用價值不高。計生檔案材料種類繁多，數量較大，專業性較強。很容易在日常的管理過程中出現缺漏現象，手抄記錄已經不適應當今社會的發展，工作效率低，質量差，速度慢等缺點，更不能勝任本職工作。
二、提高計生檔案管理人員素質的基本途徑
(一)要不斷提高計生檔案人員自身素質，搞好素質建設，計算機網絡使檔案管理更加快捷，辦公效率高，更好地掌握辦公自動化的基本技能，市檔案局每年都向機關和事業單位檔案管理人員進行培訓，系統的正規化教育，提高業務水平，盡快成為精通本職工作的內行。（二）要不斷提高計生檔案人員的政治素質和業務水平為目標，制定學習制度，在工作中培養和鍛煉求真務實的精神，要持之以恒，堅持不懈，逐步提高檔案管理人員專業知識水平，推進計生工作健康發展。
關鍵詞：中醫；醫藥檔案；管理；作用；意義
中醫是我國傳統醫學的精華，中醫治療在我國擁有悠久的歷史和廣泛的群眾基礎。醫藥檔案是醫藥事業發展的必要條件和根據。隨著醫療事業的進步和發展，中醫在醫療活動中，擔負著重要的任務。中醫醫藥檔案管理是中醫診療活動中一項基礎性的工作。醫藥檔案是醫院具有真實性和準確性的歷史記載，是醫藥歷史的保存和反映。醫藥檔案是指各級醫藥管理部門、醫藥企事業單位、團體或個人從事藥品、醫療器械、制藥機械、醫藥包裝、衛生材料的生產、經營、科研、教育、設計、情報、外事活動和醫藥黨、政、群管理工作以及其它各項活動直接形成的具有查考、利用和保存價值的各種文字、圖表、聲象以及實物等不同形式的歷史記錄。中醫醫藥檔案除了具有醫藥檔案的一般特點外，還具有中醫醫學的特殊性。因此，中醫醫藥檔案管理必須要結合中醫醫學的發展歷史和發展趨勢，以中醫學的特征為醫藥檔案管理的重心，在管理中形成直接的有效的檔案管理模式。
1 中醫醫藥檔案管理的作用
1.1 中醫醫藥檔案管理為中醫診療活動提供信息化服務
中醫是我國醫學活動的主要組成部分。雖然西方醫學的傳入，對我國醫學發展有重要的推動作用，但是，中醫仍然占據我國醫學診療活動的主體。在中醫診療過程中，醫生會根據病患的需要給予相應的處方，在中醫處方中，中藥是主體。我國中藥發展的歷史是非常久遠的，90%的中藥理論都源于古老的醫書。例如《本草綱目》、《傷寒雜病論》、《黃帝內經素問》、《醫林改錯》、《古今圖書集成醫部全錄》、《圣濟總錄》等等上百部醫學著作。這些理論在不同的時代，由不同的醫學泰斗創立，是我國現代中醫學的基礎。中藥的特性、品質、作用在這些著作里都有明確的記載。隨著時代的進步，醫藥信息也發生著明顯的變化，在多方面增加了種類和用途。醫藥檔案管理將這些珍貴的信息進行了整理和分類，把醫藥檔案形成了一個系統化的信息庫，為整個中醫診療服務提供了全面的信息依據。
1.2 中醫醫藥檔案管理對學術研究有參考作用
我國是中醫學起源和發展的國家。中醫學在全球經濟合作的前提下，已經得到世界各國的認同。在很多中醫院都有國外的專家和留學生進行中醫學習。早在1995年，我國的中醫學就得到新加坡醫學界的廣泛重視，新加坡先后選派了多名醫生來我國學習中醫學，并進行學術交流活動。醫藥檔案中記載的中醫醫藥使用過程的數據和資料，對學術研究起到重要的作用。醫學學術研究是嚴格和謹慎的，在具體藥品的性能和使用上，都要有明確的使用效果和優勢。中醫醫藥檔案在這方面有明確的記載，這些記載為醫學學術研究提供了重要的參考，避免了研究時對醫藥問題的懷疑和忽視。加強中醫檔案管理對于醫學學術研究和交流具有重要的作用。
1.3 中醫醫藥檔案管理是中醫文化積累和沉淀的途徑
我國中醫院在各級城市都占據著醫療事業的主體地位。每一個中醫院都以中醫治療的穩定性為優勢。中醫醫院的文化建設是中醫醫自身提升的主要內容。中醫醫院與西醫醫院處于一定意義的對抗局面。要突出中醫醫院的優勢必須要積累中醫醫院的文化底蘊。中醫醫藥檔案管理在醫院文化建設上具有重要作用。中醫醫藥檔案管理注重藥品的制作過程記載，使用情況記錄，正負面的影響作用，這與中醫醫學理念是必然的吻合。中醫醫院要想在激烈的市場競爭中處于優勢地位，必須要建立一種符合人們醫療需要，符合人們心理需要的醫院文化，讓人們對中醫醫學充滿信心。中醫醫藥檔案管理是積累中醫文化的重要途徑。
2 中醫醫藥檔案管理的重要意義
2.1 保障了中醫診療事業發展的豐厚基礎
中醫醫藥檔案管理涵蓋的內容是非常豐富的。中醫醫藥檔案記錄了中醫方法診治病患的總的過程。記錄的內容包含了中醫應用過程、應用理論、應用結果。同時，記錄了不同的病患在不同的階段的病情反映。這些記錄有的用文字表明，有的特殊病例用影像表明。中醫診療活動具有長期性和穩定性。中醫治療活動必須要依靠豐富的醫學常識。隨著自然環境的變化，很多新的病種發生在人類群體中，中醫治療也必然要根據新的病情調整治療方案。在調整的過程中，要追溯歷史和發展具體方法。中國醫藥檔案在診療技術開發上具有指導性作用。醫生可以根據既往的記載找尋病種的規律，從而探求一套新的治療方法。
2.2 建立中醫醫藥使用制度的需要
醫藥檔案管理涉及的部門有醫藥管理部門、醫藥企事業單位、從事藥品制作、研究、設計的部門等多個單位。醫藥檔案必須要保證記錄的準確性、系統的完整性和安全性。醫藥檔案管理由國家檔案行政部門負責，統籌規劃、組織協調。醫院的規章制度建設是一項長期的復雜的工程。對于中醫院來講，醫藥使用制度建設是一個新的課題。因為，中醫醫藥不同于其他醫藥種類，中醫醫藥的使用非常考究。中醫醫藥注重質量、成色、年限等等。在藥品的制作工藝、使用方法、保存方法上具有嚴格的要求。中醫醫院的醫藥使用制度是維護中醫醫藥使用理論的重要保障。醫藥檔案管理的效果決定了醫藥使用制度的程度。中醫醫藥檔案管理是中藥在診療方面的中醫體現，在醫療理念上，醫學方法選擇上，醫療過程上都具有重要的意義。做好醫藥檔案的檢查和監測，是建立醫藥使用規范化、科學化的基礎。
2.3 傳承祖國醫學思想的重要反映
中醫是我國古代文化中一顆璀璨的明珠。我國醫學思想在幾千年中都受中醫思想的領導。在新的時代，中醫治療在救治病患中，起到重要的作用。中醫醫藥檔案管理是保存中醫文明成果的重要舉措，對于提高中醫理論與實踐的結合具有重要的推動作用。中醫醫藥檔案的管理，可以在很大程度上集中反映中醫醫藥對人類健康的促進作用，對人類生命學研究發展的作用。中醫醫藥體現了中華醫學的文化精髓。對醫學思想的發展有重要的指導意義。
總之，醫藥檔案管理是我國醫療衛生事業的基礎性工作。醫藥檔案是否科學規范影響到醫療衛生工作的效果。加強醫藥檔案管理工作，提高醫藥檔案的管理水平，是社會主義醫藥事業的必然要求。中醫作為我國醫學發展的根源，中醫醫藥管理是中醫發展的重點工作。做好中醫醫藥檔案管理工作，就是為我國傳統醫學奠定堅實的基礎，為實現祖國醫藥事業的全面發展提供文化層面的保障。
參考文獻
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[2]張玥，淺析醫院檔案管理工作的重要性[J]，行政事業資產與財務，2011年06期。
關鍵詞：醫患關系 醫院 檔案管理
醫患關系本應是人世間最親密的關系之一，人出生時，見到的第一個人是醫生，臨終前，見到的最后一個人也是醫生。從理論上講，醫生和患者本應該是唇齒相依，堪稱生死之交、患難之交。然而，由于種種原因，如今的醫患關系失去了往日的純凈與溫情，一堵信任危機的“高墻”橫亙在醫患之間：一方面，隨著“互聯網+”技術的普及運用，患者對疾病的診斷治療能夠通過各種渠道得到一定的了解，當他們對醫院行為存有疑問時，可能會讓醫院出示相關資料檔案并作出解釋;另一方面，隨著病人法律意識的普遍提高以及《最高人民法院關于民事訴訟若干規定》對醫院“舉證責任倒置”要求的提出，倘若醫患雙方對簿公堂，醫院無法向法院提供充分有效的證據，醫院即使有理，也將處于被動的境地。由此可見，增強醫院檔案管理意識，加強醫院檔案管理在如今新醫患關系下顯得尤為重要。
一、加強醫院檔案管理的意義
1.是醫患雙方維護各自利益的法律依據。醫療訴訟能否勝訴關鍵在于證據是否充分、確鑿。醫院檔案無疑是證明醫療行為正確與否的基礎，是醫療訴訟中的第一手參考依據。作為醫療訴訟中有效證據的醫院檔案很多，包括了諸如醫療文書、規章制度、操作流程、圖文報告等等，需要通過有效地歸檔、整理、保管和開發利用才能更好地發揮檔案的作用，以備不時之需。
2.能使醫院“正衣冠、知興替”。醫院檔案是醫院歷史的真憑實證，它從不同角度全面客觀地反映了醫院的醫療水平和人文底蘊，它就像一面鏡子，能夠使醫院“正衣冠、知興替”。近年來，醫患糾紛的增加暴露出在醫患關系中的種種問題。從醫療上講，一份完整詳實的醫療糾紛檔案既有疾病的普遍性，也有患者、疾病本身的特殊性，而這些內容恰恰是醫學教科書無法教給醫生的;從人文倫理上講，它既然是醫療糾紛，必定存在著在人文倫理上的缺失。因此，利用好醫院檔案，能使醫院始終保持醫院公益性，使醫務工作者在治病救人的同時始終遵循“以人為本”、“以患者為中心”的理念。
3.對提高醫療服務水平、制定科學決策起積極作用。醫院檔案來自于臨床醫療實踐，因此它具體、真實、及時、可靠。如果通過一定數量的檔案統計分析，將能從中總結出經驗教訓，得出科研成果，這對于指導醫院醫療實踐和提高醫療水平有著促進作用。通過分析醫患糾紛產生的原因，醫院管理者能夠找出內部業務建設和制度建設中的不足，這對醫院管理者制定方針政策，提高醫務人員醫療服務水平，構筑和諧醫患關系將起到積極作用。
二、醫院檔案管理的現狀
一直以來，我國醫院深受“重醫療，輕檔案”思想的影響，時至今日，許多醫院包括一些三級醫院的檔案管理工作依然較為落后，具體表現在：醫院領導檔案法制觀念淡薄;檔案管理體制不健全;歸檔內容不清晰，檔案存放混亂;管理人員專業素質參差不齊，對檔案“重管輕用”;檔案管理信息化程度較低;重視文書檔案，忽視病歷檔案;醫務人員缺乏歸檔自覺性等。上述種種，不僅嚴重拖了醫院整體管理水平的后腿，還直接導致院方在醫療爭議訴訟中舉證不足，致醫院于不利境地。
三、加強醫院檔案管理的對策
1.加強領導重視，強化全員歸檔觀念。領導對某項工作的重視程度往往直接影響到員工對該項工作的重視程度。因此，應該首先提高領導干部對依法歸檔的認識和重視程度，把檔案管理和醫療業務一起提上議事日程并常抓不懈。衛生主管部門可以定期請專業檔案管理人員對轄區內醫療機構開展醫院依法歸檔的講座培訓，并派專員下各個醫院進行技術指導和抽查，結果記入醫院領導考核。其次，要在院內做好宣傳工作，對全院干部職工進行依法歸檔法制教育，明確其重要意義，使全員樹立歸檔意識。
2.建立健全檔案管理體制和規章制度。結合本院檔案管理工作的實際情況，依據相關法律法規，制定一套符合本院特色的檔案管理模式。積極聽取、總結臨床科室在檔案管理中的具體需求和困難，制定切實可行的檔案管理規章制度，讓醫院檔案管理真正做到有法可依，有章可循，規范管理，提高效率。
3.培養專業人才，優化管理隊伍。專業的檔案管理人員不但應該能夠嫻熟地做好檔案基本管理工作，還應該能夠甄別有價值的資料，不斷完善歸檔范圍，對檔案進行二次開發。但由于目前大多數檔案管理人員都是非專業人員，對檔案管理的認知大多來自于實踐工作，因此，醫院更應重視檔案人員的培養和繼續教育，可通過專業培訓、進修學習、兄弟醫院交流座談會、請專業老師來院指導等形式提高其業務水平，同時還應鼓勵年輕醫務人員學習檔案管理知識，在臨床一線培養一支有檔案意識的兼職檔案管理員，優化醫院檔案管理隊伍。
4.加大資金投入，改善基礎設施建設和信息化建設。目前，絕大多數醫院的檔案由病案室、放射科等自行保管，這些科室往往不具備空調、密集架、防磁柜、消毒柜、加溫器等專業設施，室內通風、光照、溫度、濕度也不符合標準，一旦發生蟲蛀、失火等自然災害，檔案質量勢必嚴重下降，甚至可能毀于一旦。另外，隨著醫院檔案日益增多、醫院剩余空間日益減少，引進現代化檔案管理設施和管理技術也勢在必行。先進的檔案管理系統將大大降低人力資本，提高工作效率，將檔案管理人員有限的時間投入到對檔案深層次的編研和開發利用上，改變“重管輕用”的局面，變“死檔案”為“活資料”。
5.多渠道、多形式提高醫院員工思想自覺性。要想改變以往被動的管理模式，使醫院員工能積極主動、保質保量地將醫院歸檔范圍內的檔案上交，必須做到“一手硬、一手軟”。“一手硬”指制定相應的考核和獎懲制度，對歸檔的及時性、檔案的完整性、規范性等情況進行檢查，檢查結果計入科室考評，并與個人經濟利益或晉升職稱掛鉤，獎罰分明;“一手軟”則是指通過醫院院史展覽、醫療糾紛案例分析講座、檔案法律知識競賽等多種形式讓廣大員工看到檔案的重要意義，從而真正使員工將歸檔意識外化于行，內化于心。
6.重點加大對病案的歸檔管理。病案質量是醫療質量管理的重點，也是醫療訴訟中證明醫療行為正確與否的焦點，是勝訴的關鍵。因此，病案的歸檔管理是醫院檔案管理的重中之重。醫院應制定病案控制標準，建立監督機構，嚴格限定歸檔時限，把好病案質量關，保證病案的連續性和完整性，對臨床科室病案質量和上交實行科主任負責制。同時實行病案專人保管，對病案的復印、借閱制定嚴格地規定，從而保證歸檔病案的安全管理。
綜上所述，在維護醫患關系和諧發展、構建和諧社會的今天已顯現出越來越重要的角色。醫院只有從自身出發，完善自我管理，重視和做好檔案管理和利用，才能使醫院檔案在維護醫患雙方權益，提高醫院應訴能力，推動醫患和諧發展中發揮出更加強有力的積極作用。
參考文獻
[1]白劍鋒.中國式醫患關系[M].北京：紅旗出版社，2011
1 烈士檔案管理的現實意義
1.1 是開展愛國主義教育的寶貴資料
烈士檔案管理一直將“褒揚先烈、教育后人”作為工作宗旨。為充分發揮烈士檔案的社會價值，可將烈士檔案引入到愛國主義教育中，使受教育者更加全面地了解革命先烈的英勇事跡，對革命先烈產生崇拜敬仰之情，這樣一來有助于彌補以往過于生硬的教條式教育弊端，增強愛國主義教育的感召力和說服力。
1.2 是編制各類宣傳教育資料的重要依據
烈士檔案管理需要收集整理與革命烈士相關的各項資料，這些資料具備歷史真實性，能夠客觀真實地反映革命烈士的光輝形象。而當前有關革命烈士的個人傳記、影視作品層出不窮，在制作這些宣傳教育類作品時可充分借助烈士檔案資料，還原出更加生動真實的烈士形象，實現烈士檔案的宣傳教育價值。
1.3 是促進革命烈士紀念館發展的有力保障
烈士檔案管理是革命烈士紀念館管理的重要工作內容，紀念館管理水平的高低在一定程度上受烈士檔案管理的直接影響。為促進紀念館可持續發展，必須以烈士檔案管理工作為基石，收集、整理、陳列烈士檔案資料與遺物，增強紀念館的發展能力，發揮紀念館在宣傳革命烈士精神方面的作用。
2 烈士檔案管理的實踐做法
2.1 提高烈士檔案管理重視程度
烈士檔案管理人員要認清楚本職工作的重要性，轉變過去被動式收集檔案資料的做法，采取主動走訪、實地調查的方式，收集更加全面的資料信息，補充烈士檔案材料的空缺。同時，有關部門還要加大對烈士檔案管理的資金投入力度，建立起專項經費，為烈士檔案管理人員擴大資料收集范圍，配備必要的硬件設施，穩定管理人員隊伍提供資金保障，從而不斷提高烈士檔案管理水平。
2.2 做好烈士檔案收集與整理工作
由于烈士檔案的組成材料種類繁雜，因此，在對此類檔案進行歸檔時，可采取隨時收集的方法。烈士檔案是機關文書與人事檔案等的結合，但它的收集方法卻與機關文書和人事檔案的收集方法有所差別。故此，在對烈士檔案進行收集時，應依據我國現行《檔案法》的規定要求，確保烈士檔案的完整性及信息的安全性，從而更加全面地反映出烈士的革命事E，具體收集的資料內容如圖1所示。在對烈士檔案進行整理時，應當按照檔案的形成規律及特征，進行分類整理，可采用文書檔案的分類方法和人事檔案的歸檔形式完成烈士檔案的整理工作。大體上可將烈士檔案的分類編目分為以下幾種情況：其一，按照每個年度出現的烈士及其居住地分類；其二，根據烈士生前所從事的職業性質分類；其三，按機關文書檔案分類編目形式，當該年度出現烈士單獨組卷時進行統一編號對不同載體進行區分。
2.3 加強烈士檔案保管
我國現行的《檔案法》對烈士檔案的管理給出了明確的要求，實際工作中，必須以《檔案法》的規定作為指導依據，加大對烈士檔案的保管力度。烈士檔案應統一保管，并接受同級部門的監督，嚴格按規范要求進行檔案收集，并確保收集資料的完整性、真實性，以免影響后續檔案管理工作的開展。同時，應建立相應的規章制度，并對有關的要求及措施加以落實，從而使烈士檔案保管工作的開展有章可循、有制度可依，確保檔案管理工作的有效性。由于烈士檔案本身所具有的特殊性，故此必須對其進行專門的保管。組卷應按照國際標準的要求進行裝訂、分類，采取規范化的管理方式，不同載體、門類和保管期限的烈士檔案，應分別排列，統一編號，這樣便于查找利用。此外，應對烈士檔案進行定期檢查，并加強保管場所的防火防潮防塵防蛀等工作，為烈士檔案的安全提供保障。
2.4 建設高素質烈士檔案管理隊伍
烈士檔案管理隊伍整體素質的高低直接關系到管理效率和水平，為此，有必要建設一支高素質的烈士檔案管理隊伍，從而使其更好地勝任烈士檔案管理工作。一方面應當配備數量充足的專業檔案管理人員，另一方面應加大對他們的培訓力度，可定期組織培訓班，學習檔案專業知識和管理技能，提升工作水平。同時，要讓烈士檔案管理人員掌握現代化的檔案管理方法，樹立創新意識，以檔案管理信息化建設推動烈士檔案管理工作的有序開展，構建相關的信息網絡，將原本紙質的烈士檔案轉變為數字化檔案，實現資源共享，擴大服務對象，滿足社會需要。作為一名優秀的烈士檔案管理人員，要不斷豐富自身的知識結構體系，積極學習各種先進的管理理念和管理方法，主動參加相關的知識和技能培訓，做到對現代化管理方法的熟練運用，為烈士檔案管理工作的開展提供保障。
3 結論
總而言之，烈士檔案是革命烈士英勇事跡和光輝形象的真實見證，是寶貴的歷史資料。為了更好地褒揚先烈、教育后人，必須加強烈士檔案管理，從檔案收集、整理、歸檔、利用等環節入手，構建起烈士檔案管理長效機制，充分發揮烈士檔案的文化價值和社會價值，提高烈士檔案管理工作成效。
參考文獻：
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[3] 劉繼紅.論烈士檔案管理的重要性及其發展趨勢[J].蘭臺世界，2014（06）.
關鍵詞：高校；教學檔案管理；管理意義；科學管理
中圖分類號：G27 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）030-000-01
引言
高校教育改革的深化，包括高校的教學方向、教育模式和教育理念都朝著多元化的方向發展，因此導致教學檔案多樣化，種類也不斷增多。由于n案的內容逐漸復雜，高校為了更好地展開工作，對教學檔案管理提出了更高的要求。當高校在進行教學檔案管理的時候，要按照教學規律展開，在管理檔案的同時，還能夠對教育檔案加以充分利用。
一、高校教學檔案管理的意義
高校教學檔案的形成方式源自于教學實踐活動和科研活動，而檔案則是教學資料的積累方式，也是高校教職員工勞動的結晶。高校教學檔案是基于長期應用的教學規范而逐漸形成的。在高校的教學管理中，教務處發揮著統一領導和教學指導的作用，其所開展的各項教務活動過程中都會有大量的教務管理資料產生[1]。教學單位在完成各項教學任務的過程中，也會產生大量的教學信息而形成檔案資料。高校的教學檔案資料是高校的寶貴資源，特別是其中所涵蓋的教學大綱、教學計劃、教學總結、考試安排、課程安排、學生的學習成績以及各項規章制度等等。高校教學檔案包括了所有的教學工作記錄。
二、高校教學檔案的科學管理
（一）對高校教學檔案實施規范化管理
1.建立高校教學檔案制度
將高校教學檔案制度建立起來，檔案立卷歸檔制度是基礎。學校在教學的過程中，會產生很多的教學資料，包括高校的學科建設、教學大綱、教師的工作量、教學校歷，以及學生的學習成績、考試安排、學生的學籍、教學課程表等等，都要對這些資料進行歸檔處理，并對教師的學術研究成果等等進行收集和歸檔處理。當這些資料處理完畢之后，就要對這些資料按照規范進行裝訂、排列，之后對這些檔案技能編號、編目，最后對這些檔案進行裝盒處理。
2.做好教學檔案保護工作
要做好檔案保護工作。檔案管理人員對各種教學文件進行歸檔的時候，要保證檔案資料完整，對于已經存在破損的文件，就要對這些資料進行修整。如果檔案資料的內容已經出現了字跡不清晰的現象，就要對這些文件進行復制，并做好恢復處理工作。
3.加大教學檔案管理的資金投入
高校的管理工作中，檔案管理是重要的工作內容，需要給予高度重視，并進行規范管理。這就需要高校的管理人員要對教學檔案予以資金投入，引進先進的基礎設施，特別是檔案資料存儲所需要的庫房和柜架等等都要齊全，同時還要配備專業的教學檔案管理人員承擔管理職責。對于檔案管理人員，還要定期地組織培訓，以提高他們的專業水平，進而提高教學檔案管理質量。
（二）將高校教學檔案管理責任制建立起來
對于高校教學檔案管理人員，要將管理責任制建立起來，包括檔案管理人員需要履行的職責、管理權限、所承擔的管理任務等等都要明確到位。教學檔案管理人員要對自己的工作認真履行，并注重尊重職業操作[2]。從職業素質的角度而言，教學檔案管理人員要對所收藏的檔案資料熟悉，對高校展開工作中對檔案資料的需求充分掌握。還要注重開發教學檔案的信息資源，對相關的資源充分利用。
高校教學檔案管理的目的是服務，因此，教學檔案管理人員要做好檔案管理工作，諸如檔案文件的借閱登記、督促檔案歸還等等，以避免檔案資料借出后丟失。
（三）注重培養高校教學檔案管理人員的職業素質
1.注重教學檔案管理人員政治素質的要求
注重培養教學檔案管理人員的政治素質。檔案具有政治性，所以，教學檔案管理人員在工作中，要堅持按照黨的各項方針政策展開工作，堅持四項基本原則，對社會主義制度要堅決擁護。同時，學校的規章制度都要遵守，無論是思想上，還是行動上，都要以正確的態度和行為展開工作。教學檔案管理人員在履行工作職責的時候，要從服從學校各項工作的角度出發，還要適應國家的政策形勢而為學校的教育事業提供服務，以確保學校的各項工作能夠順利展開。
2.注重教學檔案管理人員的職業道德素質的要求
檔案管理具有服務性質，高校教學檔案管理人員的工作就是為高校的教師和學生服務。本著服務的態度開展工作，就會以高度的責任感忠于職守，在工作中認真負責，而且能夠在工作中做到對每一個人都處事公道。只有在教學檔案管理中做到腳踏實地，才能夠做到檔案管理準確無誤[3]。比如，在進行學籍檔案管理工作中，教師要以公平的態度對學生進行考慮，而且還要做到公正，才能夠嚴格考試紀律。當考試成績上報的時候，不會出現失誤。教學檔案管理人員要及時地收集考試信息，并將所有與學籍相關的資料進行統計、分析、分類，并做好歸檔工作。教學檔案管理人員工作中要按照規定執行，才能保證學籍管理材料內容真實，不會出現材料丟失的現象。
三、結語
綜上所述，高校教學檔案管理工作中，面對檔案內容日趨多樣化，就意味著著教學檔案的種類增加，相應地，管理工作的質量要求也會越來越高。這就需要將高校教學檔案管理工作準確把握，并實施科學管理，以提高管理效率。
參考文獻：
[1]趙群.解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].辦公室業務，2014（12）：150-151.
[關鍵字]中學；教學檔案；科學管理；問題和對策
[中圖分類號]G637[文獻標識碼]A[文章編號]2095-3712（2014）21-0024-02[作者簡介]連華英（1976―），女，福建漳平人，大專，漳平第一中學檔案管理員，小學高級。
一、學校教學檔案的意義
檔案可以說是一面鏡子，反映過去，預示未來。一份檔案就是一份歷史的見證。教學檔案是反映一所學校學生、教學、科研和其他各項工作情況的原始材料。如學籍檔案記載著一個學生在校期間各方面表現和發展狀況。一所中學的教學檔案除了為教學、教改等方面提供便利外，還為學校的課程改革和創建特色校園提供可行的決策依據。中學教學檔案管理雖然起步較晚，但是近幾年，隨著素質教育理念的深入，以往被忽視的中學檔案管理工作正在成為實施素質教育的重要組成部分，對學校工作產生了重要影響，成為一所學校總結辦學經驗、繼往開來的重要依據。中學檔案管理的飛速發展一方面是教育改革發展的必然，另一方面也是素質教育在學校管理方面的體現。從某種意義上說，一所中學教學檔案的質量即教學檔案的完整性、歷史性和連續性直接影響到它的使用價值。在學校中，連續、完整地保存和管理教學檔案，適當利用有關材料，充分利用學校的資源，特別有益于創建特色校園，促進學生學習。
人不可能把自己的全部活動信息都保存在記憶中，只能記住其中的一部分內容。作為一所中學，從建校之初許多資料都需要錄入檔案，任何一位校長所熟悉、所參與的都只是某一時期的活動內容。校長們為了使學校各項工作能有效地開展，需要了解學校過去的狀況，而學校檔案特別是教學檔案是其進行調查研究的重要資料。在充分了解學校歷史的基礎上，才能作出正確的決策，決策才更具科學性和歷史性。學校領導只有充分了解學校的師資、校園特色、實驗室建設、畢業生情況等多方面信息甚至一個學校辦學成功的經驗和失敗的教訓，才能根據這些信息調整辦學方針和教學工作。學校的中心工作是教學管理，是一個相當細致、復雜的系統工程，而教學檔案為教學管理工作提供了可靠的依據。
二、學校教學檔案管理工作現狀及存在的問題
首先，收集、整理學校教學檔案是檔案管理的基礎工作，應該保證材料來源的真實性和原始性。在學校具體工作中，存在一些問題，如有的學校憑空編造材料。學校有關工作沒有實施或沒有完成，為了應付檢查而編造虛假材料。有的學校則是材料過后補，記錄不及時。這些學校在落實工作中只有實際操作，雖然工作做了很多，成效也很好，有工作過程卻沒有記錄，從計劃、方案、措施到工作過程都是事后補的。以上問題造成每年的歸檔工作不能如期完成，材料收集不齊全，嚴重影響了教學檔案的準確性和原始性。
其次，立卷歸檔不及時，存在錯歸現象，且方式老化。立卷歸檔是將收集整理的檔案材料進行分類匯總，為的是確保檔案材料的完整性。而在中學教學檔案管理中，有些管理人員不能及時將檔案材料歸檔，甚至出現歸錯教學檔案的嚴重問題。此外，教學檔案管理中還存在方法陳舊、手段落后、不會使用計算機等問題，造成效率低下，讓學校教學檔案不能得到長期、安全的保存和便捷的使用。
再次，軟件材料的整理歸檔與實際情況脫節。很多學校對電腦軟件管理中的檔案材料建設不夠重視或認識上有偏差，因而，工作過程中，與之相應的軟件材料歸檔不及時或材料組織得不規范、不完整、質量差，沒有真實反映出實際工作過程和內容，與教育教學管理實際工作脫節。一些學校認為由教師整理或總結軟件材料會影響或沖擊教學工作，因而安排一個專職檔案員，不僅收集和管理檔案，還要編制各項工作材料。這樣一來，學校工作的檔案軟件材料不是出自工作實施者之手，更不是在工作實踐中形成的，使得材料與實際工作脫節，造成了實際工作和材料兩層皮的現象，材料的真實性和實效性大打折扣。
最后，教學檔案的日常維護和科學使用沒有得到足夠的重視。可以說，教學檔案保存的最終目的是能夠被保管和利用，可是，現實中常常出現涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等問題。
三、加強檔案管理的對策
首先，學校領導要高度重視教學檔案管理工作，充分認識到教學檔案管理在學校管理工作中的重要性。一套齊全的教學檔案對總結工作經驗、探索辦學規律、開展教研、實行目標管理起著重要作用。如漳平第一中學從1984年開始整理教學檔案資料，并建立了教學檔案室。學校充分認識到檔案工作是教育事業的重要組成部分，也是研究改進、發展教育事業的不可多得的寶貴史料，必須加強對檔案工作的領導。為此學校專門成立了相應的領導機構，組建了一支由校領導牽頭，辦公室主任主抓，各處室領導和兼職檔案員參加的檔案隊伍。
其次，要加強教學檔案管理隊伍建設，提高教學檔案員的待遇和素質。隨著科學技術的發展，教學檔案管理工作呈現出自動化和計算機化的趨勢，要求檔案管理員不僅要學習有關法律法規等專業知識，更要懂得使用電腦軟件管理檔案。
再次，建立健全教學檔案管理制度。教學是學校的中心工作，教學檔案要圍繞中心工作并為之服務。因此，要建立一套完整的教學檔案管理制度和崗位責任制度。只有有規章制度的約束，教學檔案管理工作才有保證。漳平第一中學在教學檔案管理工作中做到了制度化、規范化，定點、定人、定期檢查，使各項工作有章可循，教學檔案管理跨上了一個新臺階。
總之，中學教學檔案管理是整個學校工作的一個重要組成部分，在學校管理中具有不可低估的地位。因此，我們要做好中學教學檔案管理工作，提高學校檔案管理工作水平。這樣，中學教學檔案才能更好地為學校的承前啟后、不斷發展提供良好的服務和信息保障。
參考文獻：
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[關鍵詞]醫院檔案; 管理; 規范化
[中圖分類號]R197.32[文獻標識碼]A [文章編號] 1005-0515(2010)-8-184-02
[Abstract]Objective To describe the importance of hospital records management and records management of the hospital to implement standardized management.MethodsThe records management staff to improve the quality of scientific research to strengthen the institutional construction,improve the scientific research archives management.Results The file standardization management enabled each link's movement of the file management has alegal basis,raised the using efficiency of file,and built a good foundation for implementing hospital information resource sharing.Conclusion Realizes the hospital file standardization management,is advantageous in the promotion file construction,is advantageous in the promotion file for the hospital to create good social efficiency and the economic efficiency,and is advantageous in the impetus development of health enterprise.
[Keywords]Hospital file; File management;Standardization
醫院檔案在醫院管理及醫院的現代化建設中起著至關重要的作用,作為醫院管理和實踐活動中形成的原始記錄,檔案不僅僅在教學科研活動中體現出重要地位,而且隨著市場化進度的不斷加快,檔案已經成為評估醫院管理水平的重要依據之一。如此一來,加強醫院的檔案管理,是我們所迫切需要解決的問題。筆者就這一問題,提出以下觀點。
1醫院檔案的含義
通過聲像、圖標及文字等形式對醫院內具有保存價值的各項歷史活動的記錄,系指醫院檔案。這些記錄在形式與內容特征上,都因其形成于客觀的醫院工作活動,表現出自身事實的準確性及所記錄資料的原始性[1]。醫院檔案無疑是記載醫院發展的寶貴歷史資料,真實的反映著一個醫院的歷史及現狀,對于工作活動有著歷史考證作用和憑證作用。領導對醫院的管理,需要以這些歷史信息資料作為借鑒。規范化管理醫院檔案,也就是將醫院檔案的考證作用、憑證作用、保存價值、借鑒利用作用等最優化。
2存在于醫院檔案管理中的問題
2.1檔案管理機構不健全、格局混亂。一般是由設在行政辦公室的檔案室負責管理醫院的檔案。因醫院行業管理的要求,將一些X線膠片、各種檢查影像圖文檔案、醫療文書、病例切片等分配給相應的科室及部門管理,而檔案室只對于一些科技檔案、文書檔案、音像檔案、實物檔案、會計檔案等進行管理。這樣就形成了多部門管理檔案,且容易造成檔案管理的重疊,格局混亂。
2.2錯誤的理解檔案管理。某些單位普遍錯誤的認為檔案管理只屬于檔案管理人員的工作。2008年4月,國家檔案局,衛生部頒發了《衛生檔案管理暫行規定》,明確的對醫院檔案工作從人員、體制、庫房、開發利用、歸檔范圍等方面提出了要求。必須動員醫院所有職工,共同配合,做到對醫院檔案保存的充分完整及利用。
2.3只重視病例檔案。病例檔案室對醫院工作的全面記錄,對疾病能客觀的反應出其診治、轉歸的全過程,故對于醫院有其特殊的意義。病歷不僅是醫院醫療、科研、教學的重要資料,而且還是醫院的醫療質量、管理水平、技術發展等方面作出綜合評價的重要依據,已經是現代醫院管理中醫療活動信息的主要載體[2]。故大多數醫院自建院其就設立了病案室來管理病例檔案,而對于其他檔案,卻只是分配給其他部門分散管理。
2.4封閉的檔案管理工作。檔案管理人員一味的服從上級領導的指示,對于送交來的資料一味的收藏,檔案管理工作過分的保密,導致某些可利用回顧的檔案資料只有領導或者只能科室人員可以查閱,而其他人無法查閱。而檔案人員也習慣于單一的服務對象,缺乏主動與創新,往往是“送交什么就收藏什么”。“要什么提供什么”,加之檔案工作保密的需要,墨守成規,缺乏檔案管理的自主創新與主動精神,形成自我封閉式管理。
3規范化檔案管理
3.1領導檔案意識的強化。一切工作的進行必須得到領導的重視,這也是每項工作能夠順利進行的前提。領導層對檔案管理工作重視,使檔案管理人員建立的工作的信心,才能更好的對檔案管理進行規范化。因此,必須要讓領導認識到現代的意愿管理工作是要建立在規范的檔案管理工作基礎之上的,認識到信息資源的重要性,檔案管理工作的好壞直接體現出一個醫院的管理水平。此時,需要領導縱觀全局,把握重點,做出正確決策,提供有力依據。使醫療、科研、教學等工作通過完善的檔案信息材料得以更好的實現,如此更有利與開展科研工作信息的交流。檔案管理工作的開展,領導層的重視是起到決定性作用的。
3.2加強硬件設施、提高人員素質。《檔案法》中明確規定“檔案工作人員應當忠于職守,遵守紀律,具備專業知識”。作為醫院檔案規范化管理的具體實施者,醫院檔案管理人員要求提高其綜合素質。提高醫院檔案管理人員學習積極性,對其進行現代化檔案管理的培訓指導,熟練業務,熟悉專業知識,掌握業務程序,了解業務要求。加強對管理人員的日常考核,提高管理人員的崗位責任心,確保檔案收集及歸檔工作的持續性、嚴密性、完整性。醫院檔案管理工作的成效,與合理的硬件建設是密不可分的,在某種程度上,檔案管理的硬件建設同時反應著一個醫院的管理水平[3]。安全是檔案室建設的前提條件,必須要達到防止自然因素及人為因素的破壞的專用檔案庫房,要求與閱覽室、辦公室等分開,同時要配備除濕機、消防滅火器、防盜報警系統等保障儀器。為方便整理及節省空間,可配備軌道式密集架。現代化的檔案室,是檔案管理的必然發展趨勢。
3.3網絡化管理和健全的檔案管理制度的建立。內容復雜繁瑣,技術性、專業性強,部門繁多分散,保管要求、機密晨讀差異懸殊等,是醫院檔案工作的特點。這樣就需要根據醫院具體情況,來制定一個合理的檔案管理制度。同時,要在檔案的收集、歸檔、利用、保管、保密、銷毀、移交等方面不斷地完善和規范,認真制定工作流程表、保管期限表、歸檔范圍表等,使檔案管理工作細致到位、有章可循,使每個環節都有制度約束和明確的要求。將醫院不同類別、不同科室、不同部門的檔案統一管理,使檔案管理與醫療業務同步考核,同步發展。醫院內完整的檔案工作網絡形成是非常重要的,由于各部門、各技術人員,都是文件材料的形成者,如此分散的材料形成,勢必會影響檔案的收集工作。這就需要各部門配合檔案管理工作,配備一名兼管收集本部門檔案資料的專人,并接受檔案室主管領導具體指導業務,定期對本部門檔案資料進行初步整理并移交。最終形成一個統一機構、統一領導、統一操作、統一制度、統一保管的網絡化檔案管理制度。
3.4醫院管理建立信息一體化管理模式。一般情況下,醫院各職能部門的信息資源系統是獨立存在的,利用、更新工作滯后或無法實現。如此就要求醫院必須實行檔案、信息管理的一體化,建立一個功能齊全、結構合理、高效的醫院管理信息中心。實現信息,檔案一體化管理有利于統一規劃,統一收集整理,加工統計相關信息,統一目標體系,統籌各類信息結構,這樣不僅便于檢索、利用,更蓐要的是為建立醫院管理系統實行全院計算機聯網,為實行信息資源共享打下良好的基礎。
3.5提高檔案開發利用。實現檔案規范化管理的最終目的是為了讓檔案信息資源在深化醫院改革、建設文明行業,提高醫療質量中發揮更重要的作用。檔案的價值只有在不斷的開發利用中才會體現。通過利用檔案,為醫院業務,醫院管理及患者服務,為醫院創造良好的社會效益和經濟效益,體現檔案業務工作實績,提高檔案在醫院管理中的地位和作用,促進檔案建設。
醫院檔案管理的規范化是醫院醫院實現基本職能的關鍵,應得到醫院及省市各級領導的重視、關心和支持。培養綜合素質高的專業檔案管理人員,是《檔案法》、《衛生檔案管理規定》得以堅決的貫徹與執行,為醫院管理發揮重要的作用。
參考文獻
[l] 劉曉卿,肖燕.醫院檔案綜合管理的意義及對策.現代醫院管理,2005,12(5):147-148.
關鍵詞：檔案管理 調整 意義 現代化 措施
中圖分類號：F 326 文獻標識碼：A
隨著經濟的發展和科學技術的進步，社會的環境也發生了改變。企業和事業單位都需要轉變自身對于檔案管理的工作模式，促使內部檔案管理工作能夠適應時代的發展。如今，檔案管理應該發揮其現代化的意義，促進企事業單位的工作順利發展。傳統的檔案管理還具有一定的優勢，企事業單位需要將傳統管理中比較劣勢的部分摒棄，并汲取現代化管理中比較先進的管理理念運用到檔案管理當中。檔案管理一定能夠在企事業單位的經營管理中發揮重要的作用。
一、檔案管理基礎條件
要實現現代化的檔案管理，并不是一朝一夕能夠完成的，需要綜合考慮各種因素，在這些因素當中，有些還是實現現代化管理必不可少的條件，這些條件的具體內容如下：
（一）經濟條件
管理現代化的實現首先就需要進行相關設施的建設，這便會涉及資金的投入問題。不管是所投入的設備，還是改善檔案的保管條件，都需要大量的資金作為支撐，特別是建立數字化檔案館，所需要投入的資金更多。
（二）技術條件
實現管理現代化最重要的是先進科學技術的應用，所以也可以說科學技術水平直接影響了檔案管理進行現代化的建設。
（三）社會檔案意識
所謂檔案意識主要是指人們對于檔案的認知，也是人們的主觀反映，從另一個層面來說也就是人們是否能夠認識到檔案自身的價值和對社會發展所產生的影響。此外，檔案意識還包括社會對其的認識，這其中也包含了檔案工作人員。檔案意識在檔案發展過程中發揮著重要的作用，需要相關工作人員進行檔案知識的宣傳，以使整個社會都具有檔案意識[1]。綜上所述，只有為檔案管理現代化發展提供良好的基礎條件，才能夠使其順利的完成，充分發揮其所具有的作用與意義。
二、現代化檔案管理意義
（一）適應社會發展需求
知識經濟與傳統經濟相比較存在很大的不同，主要表現為知識經濟是否獲得良好的發展并不是由資本、資源、技術等因素決定的，而是在于知識的不斷積累與利用。同時，知識經濟的發展是以信息產業為基礎，其主要強調了信息服務的智能化、信息化[2]。所以，知識經濟能夠按照人們的需要提供相應的服務。
鑒于知識經濟本身的特點，社會在信息方面的需求，信息技術快速發展，其帶來了以下兩方面的影響：首先，社會能夠要求相關的信息部門利用其自身所具有的能力對信息進行處理與控制，并為社會提供更優質的服務；其次，相關技術的發展在一定程度上使信息發生了重大變革，這給信息部門帶來了重大挑戰。檔案部門作為信息部門的一部分，應當采取有效的措施以面對所要到來的挑戰。其應當采取現代化的管理方式，使檔案信息轉變成數字化信息，使其能夠更好地為知識經濟服務。如果檔案管理工作不能夠適應當今社會的發展，便不能夠充分發揮自身的作用，檔案管理工作也就變得沒有任何意義。
（二）增強可持續發展動力
我國黨和政府在進入21世紀以后，很快就提出了可持續發展戰略，在一定程度上體現了人們生態和環境保護意識。該戰略的提出是在不影響后代的發展的前提下，獲得所需要的物質，其還強調了經濟同環境的協調發展，使人類生存能夠與自然達到和諧發展的目的，并讓現實同未來之間相統一。
檔案管理工作的可持續發展也是可持續發展戰略的延伸。在檔案管理方面落實可持續發展戰略是很有的必要的，主要體現在以下兩個方面：首先，其是人類在發展過程中新的構成部門，人們總體發展情況決定了檔案管理的發展，并利用檔案中的相關信息為人類提供相應的信息服務，為促進人類發展做出一定的貢獻。其次，進行檔案管理工作的主體主要是檔案室，現階段在檔案管理主體方面存在很多問題，例如檔案室內部結構過于單一、檔案信息的不充足與社會需求之間所存在的問題、先進的設備、技術與低工作水平之間所存在的問題等，這些都是制約我國檔案管理工作發展的主要問題與原因[3]。所以，如果在其現代化發展過程中只是借鑒國外的發展模式和經驗，沒有先進的設備與技術作為支撐，將會使我國檔案事業完全落后于我國社會的發展。
（三）帶動國民經濟發展
我國經濟與社會兩者之間的發展是一個整體，在這個整體當中，雖然每一個環節之間都會互相產生影響，互相制約，但也是不可分開的，形成了一個統一的整體。檔案管理工作在我國社會與經濟兩者發展過程中具有重要的意義與作用，是其發展過程中不可或缺的重要組成部分，檔案管理工作的發展也會在一定程度上受到其中各個環節的制約，其也會對我國社會與經濟發展產生一定的影響。這種互相影響、互相制約不僅是確保我國檔案管理不斷發展的重要保障，也是其同我國社會、經濟和諧發展的重要依據[4]。
自從實施了改革開放政策，我國在現代化建設方面得到快速的發展，使我國經濟得到了崛起，社會不斷進步。檔案管理工作是同其他事業共同發展的，如果不在現代化建設過程中注重自身的建設，那么便會失去發展的動力，遠遠落后于社會的整體發展。因此，應當加強檔案管理工作的現代化建設，為社會提供所需要的相關檔案信息，促進經濟的發展。此外，檔案管理與我國社會的協調發展，充分發揮檔案管理工作的促進作用，以便使社會經濟達到理想水平。
三、優化檔案管理工作的措施
（一）創新檔案管理觀念
為了最大限度地發揮檔案管理的作用，檔案管理部門需要轉變自身的傳統思想。檔案管理人員在解放自身思想的同時，要學習先進的檔案管理理念，重新認識到檔案管理對于企事業單位的意義所在[5]。現代化的企業管理注重科學發展觀，其應該符合國家的戰略要求。檔案管理工作當中也應該將為人民服務作為工作的核心內容，并從人民的角度來進行檔案的信息管理工作。檔案管理的創新也需要走為人民服務的路線。人們能夠從檔案管理部門查詢企事業單位的公開信息，了解政府的最新動向和政策變化。新的時代造就了新的科學技術，信息化技術的出現正符合了檔案管理的創新發展。檔案管理應該與信息化技術相結合，以現代化的管理手段來保存信息，促使信息的完整。檔案管理部門需要利用信息化管理手段建立起完善的信息管理系統，并將檔案管理所收錄的信息進行有效的利用，充分發揮其價值。檔案管理人員在工作當中就能夠了解怎樣才能高效利用檔案信息，促使檔案管理工作更加完善。
（二）規范檔案管理工作
目前狀態下，檔案管理工作并不樂觀。檔案管理部門的工作人員經常會出現工作中的失誤，造成檔案的重復收錄或者對檔案的整理較為雜亂[6]。為了使檔案能夠實現其現實意義，檔案管理部門需要規范自身的管理工作，促使檔案管理更加標準。首先，檔案管理部門需要保障案卷的完整性，在收錄檔案信息的過程中，管理人員要檢查好卷宗的數量以及質量，并按照規定的標準來收錄檔案信息。管理人員還應該為卷宗進行明確的編碼，以便于工作人員的后期查詢。其次，檔案管理人員需要利用現代化的管理技術，將紙質版的檔案盡量轉化為電子檔案。在電子檔案的管理過程中，將電子信息按照一定的檢索系統歸納起來，以便于在查詢檔案信息的過程中，只需要輸入簡單的關鍵字，就能夠找到相關的檔案。最后，檔案管理部門所確立的檔案一定要符合國家的規定和要求。我國已經對檔案管理工作作出了具體的要求，并明確指出了一些比較重要的、但不需要歸檔的文件處理辦法。規定中指出，對于該類文件需要立即銷毀，并不準檔案管理人員透漏關于文件的任何信息。
（三）增強檔案管理功能
檔案管理部門的領導者需要重視檔案管理工作，并在選擇檔案管理人員的過程中提高標準。提高了檔案管理人員的素質，才能夠更好地優化管理人員的結構。檔案管理工作應該設置專門的管理人員，每個人需要負責的檔案功能不同，其所執行的義務也不同。檔案管理人員要學習先進的服務意識，并將為人民服務這一理念貫穿整個工作流程當中，就能夠提升檔案管理的工作質量。除此之外，檔案管理部門需要為管理人員提供培訓的機會。良好的學習培訓機會能夠使檔案管理人員接觸到更加先進的管理理念和管理模式。管理人員學習了更加專業的技能以后，就能夠提升自身的專業素質。對于管理人員素質的培養也是為了轉變其服務意識，樹立起工作的責任心。
如今，檔案管理已經被賦予了非常重要的責任和地位，其所具有的意義也受到廣大人民的熱切關注。檔案管理部門需要做好管理工作，并加強對檔案管理體系的建設。檔案管理部門的管理水平提升直接關乎到檔案是否能夠發揮其巨大的效用。總而言之，我國的檔案管理部門需要加強對于檔案的管理力度，并提升管理人員的素質，促使檔案管理的工作效率和工作質量都能夠穩步提升，使檔案實現其真正的社會價值。
參考文獻：
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