時間：2022-02-10 02:57:31
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇檔案管理培訓總結，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
檔案管理專業培訓是企業在職繼續教育的重要內容之一，是把企業相關專業人員培養成為管理專家的一項重要手段，也是加速企業技術創新、技術進步的重要途徑。目前大部分縣級供電企業已認識到企業檔案管理的重要性，客觀上受縣級供電企業檔案管理人員業務技能水平的限制，縣級供電企業檔案管理規范化和標準化建設步伐已遠遠落后于地市公司，也成為影響信息化企業建設的短板之一。由于縣級供電企業管理較為粗放，以及結構性缺員問題的影響，縣級供電企業的檔案管理存在著諸多問題，主要有：相對于安全生產、電網建設等專業，檔案管理專業并非供電企業的主營業務，在人員配置、培訓安排等方面存在明顯的弱勢；且絕大多數縣公司檔案管理人員身兼數職，檔案管理專業知識掌握不深不透；檔案管理人員素質參差不齊，部分人員年紀較大，學習的積極性和主動性不夠；除上崗取證培訓外，檔案管理人員培訓力度遠遠低于其他專業培訓，造成檔案管理人員很難跟上企業信息技術快速發展需求。面對這些問題，筆者從縣級供電企業檔案管理人員現狀出發，結合多年檔案管理的經驗，提出針對縣級供電企業開展檔案管理培訓的有效途徑。
二、縣級供電企業檔案管理專業培訓的有效途徑
在企業培訓工作總體要求下，檔案管理培訓應結合縣級供電企業檔案管理人員現狀及工作特點，采取靈活的培訓方式，開展實用性、針對性強的培訓，在實踐基礎上學習培訓，使檔案工作人員能克服工學矛盾，有效提供業務技能水平。1開展專業集中培訓結合七個縣（市）公司檔案管理工作實際情況，在全省供電系統率先開展檔案專業技術幫帶，采取集中培訓的方式，通過每年定期舉辦檔案管理培訓班，學習和強化各類載體檔案的收集、整理、分類、期限劃分等基礎理論知識，掌握數字檔案的操作與運用，各專職檔案管理人員通過理論培訓與現場實踐相結合的方式，現場學習取長補短互為所用，提高各檔案管理人員業務素質。開展集中培訓，可以合理集中利用人力物力財力資源，一次性將大量人員集中起來統一培訓，在學習培訓的基礎上相互溝通、探討，增強檔案工作人員學習的系統性、專業性。2采取個別針對輔導結合集中培訓人員的學習成果情況和新任職檔案管理人員業務盲點的情況，采取一對一的個別指導的培訓方式，組織業務能力強的教師給集中培訓結束后有疑問的檔案管理人員進行單獨答疑和指導，并在后期工作中做好經驗總結。各縣級供電企業新任職檔案管理人員到供電公司綜合檔案室進行跟班培訓，學習國網公司、省公司有關檔案管理標準和各類檔案整編規則，做到手把手的傳幫帶，培訓各類載體的收集、整理、分類、組卷、編目及數字檔案館系統的實踐操作。引導新任職檔案管理人員獨立完成文書、單項基建工程、全宗卷等檔案整編工作。根據整編結果進行點評，匯總存在的問題及改進工作的對策和方法，短而快的提高新任職檔案管理人員的理論和實際操能力。集中針對全體檔案管理人員進行短期綜合培訓，輻射面廣，但是卻不能兼顧到每一位檔案管理人員，此時，個別指導的培訓方式就顯得尤為重要。同時，當有極少數新任職檔案管理人員參加到工作中時，個別指導比組建業務學習班級來得更高效和更經濟。所以個別指導也是檔案管理專業培訓的一個重要手段。3實時在線及時答疑電腦和網絡技術的發展，對檔案管理是一個新的機遇和挑戰。合理利用數字化檔案管理系統來培訓檔案管理人員，是當今檔案管理培訓的必要手段。根據全省供電系統統一采用《國家電網檔案館信息系統》的信息平臺優勢，開展定期和不定期的在線數字檔案檢查、指導和督促，及時解決、梳理縣級供電企業在日常檔案工作存在的難點、疑點、定期通報各公司檔案工作完成情況，在線指導各公司專職檔案管理人員在數檔系統中完成文檔、科檔、會計、照片、實物檔案的整理與歸檔，提高歸檔率、準確率和完整率。4以查代培整體提升每年定期組織各縣公司專職檔案管理人員開展檔案互查工作，各專職檔案管理人員檢查兄弟單位各載體檔案年度歸檔整理情況及歸檔及時率，部門立卷制度和檔案月度績效考核執行情況等。通過互查平臺，了解各縣公司檔案管理現狀，協助做好診斷分析，有針對性地開展業務對接指導，發揮基礎較好的縣公司的輻射示范作用，以先進帶落后的方式開展縣公司之間的幫扶，帶動管理基礎較弱的縣公司快速提升檔案規范化管理水平。在檢查基礎上，為檔案管理人員提供溝通交流機會，形成比學趕超、取長補短互為所用的良好氛圍，真正達到以查代培整體提升的效果。5上下協同夯實基礎充分利用外部資源，采取“走出去”的培訓方式，組織檔案工作人員參加國家檔案、省市檔案局、省電力公司等上級單位舉辦的檔案業務培訓，通過培訓使檔案工作人員及時了解檔案工作新動態、新方向，掌握檔案規章、標準和規范等，為檔案專業工作奠定堅實的基礎。
三、結論
社會的不斷發展推動推動檔案管理工作的不斷改革。在新的歷史背景下，檔案管理工作也呈現出新的特點。在市場機制的框架下，如何把握機遇，強化和提高檔案管理工作人員的綜合素質，適應市場需要，是擺在我們面前的一個難題。希望本文的分析論述能對市場機制下的檔案管理工作提供一些思考和啟示。
一、市場機制下的檔案管理培訓工作
（一）加大師資隊伍建設力度
市場競爭越來越激烈，對檔案管理工作人員的要求越來越高，更加需要專業素質優秀的檔案管理人才，因此，檔案管理培訓教育十分重要。
首先，從事檔案管理培訓教育的老師應該是既懂得檔案管理和教學規律又具備領導素質能深入實踐的綜合型人才。老師不僅要能解答檔案管理中的各種問題，還要有一定的科研能力，有科研成果。在市場機制的促進下，我們需要的老師還要能利用多媒體教學，懂得現代教學規律和教學手段。所以，在加強師資隊伍的建設方面有以下幾點要求：一是從國外或國內某些單位引進優秀教師，同時注意自己培養教學人才，使二者多溝通；二是把老師送到專業部門或學校去進修；三是經驗豐富的老教師帶動有想法有力量的年輕教師；四是既要注重老師的教學能力，同時也要使老師緊跟時展的步伐，不斷更新知識結構；最后一點要求是科研能力的提高不能影響教學能力的進步，二者要雙管齊下，不能顧此失彼。
（二）加強教學資料的建設
教材教參資料的建設是提高檔案管理工作效率的重要步驟之一也是檔案管理培訓過程中亟待解決的問題。本文對此有以下幾點建議：教參教學資料要由國家專業部門人員進行編制，并負責教材經費的規劃和籌措；地方檔案培訓機構負責對知識的補充和完善；由政府和社會合作，建立檔案管理培訓教材專項基金，專門用于教材的編輯出版印刷；適應市場的發展和信息的更新，及時更換陳舊的教學內容，補充新的知識點。
（三）進行教學改革
檔案管理工作具有很強的操作性和實踐性，所以教學內容也要注重實踐操作，教學方法與課程設置既要突出重難點，又要聯系實際，體現針對性和實用性。充分發揮學生的主體性，積極組織各種實踐活動。把過去的單向灌輸式教育推向多元互動式教育，講求學以致用，使學生在實踐中受到鍛煉。
（四）完善教育管理制度
在市場機制的要求下，一定要完善教育管理制度，約束培訓人員的行為。此外，還要注意建立科學的評估體系，考核培訓人員的專業知識和工作能力；形成鼓勵機制，注重良好導向的建立，激發培訓人員的活力。
二、在實踐中強化檔案管理
（一）統一集中的管理原則
市場調節機制下的檔案管理工作要求做到集中統一。相關部門一定要統籌規劃，加強監督，做好相關記錄工作。學習《檔案法》，統一思想，集中管理。
（二）完善相關制度
市場變幻莫測，必須健全檔案管理工作制度，才能適應市場機制。要建立嚴格的檔案管理制度，確保檔案管理工作規范化。明確各單位各部門的職責，按照規定手續進行檔案借閱，按照一定順序和范圍記錄檔案，歸納整理，嚴格執行保密措施，保證檔案管理的順利進行。此外，要組織檔案管理人員學習相關制度規范，明確自己的責任，認真完成檔案管理任務。
（三）提高業務能力
若想提高檔案管理工作水平，一定要提高檔案管理工作人員的素質。加強對檔案管理人員思想道德素質和職業水平的教育培訓，鼓勵工作人員積極參加檔案管理培訓，同時設置現代管理和計算機自動化等課程，實現現代化的檔案管理工作，培養高素質高技能的檔案管理人員，科技推動檔案管理事業的進步。
（四）加強服務
市場競爭愈發激烈，檔案管理工作要強化服務意識。一方面要做好文件材料的收集，確保檔案完整有效；另一方面要及時查詢，按時對文件材料進行歸檔。在檔案管理過程中，要嚴格按照規定行事，以飽滿的熱情和積極的態度投入工作，改善服務態度以確保服務質量。同時，利用計算機多媒體技術對檔案進行科學管理，完善檔案的檢索功能，使檔案得到有效的開發利用。整理具有較高價值和特色的文件材料，不斷提高綜合服務能力，應用科學化的管理方法，建立高效的管理機構，實行標準化的管理工作，使檔案的質量得到提高，價值得到體現，檔案信息材料能更好的為人們服務，檔案管理工作能更好的適應市場。
1鄉鎮檔案管理需要的設備及對檔案室的要求
一是要有性能優良的電腦一臺，要求內存足夠大，CPU速度夠快，硬盤存量在一個TB以上，而且要有獨立顯卡；同時要配置激光打印機、速印機、復印機；二是要有專用的獨立檔案室，嚴禁不相關的人員出入，檔案室做到防火防盜防蟲防潮濕，要求嚴禁煙火，如果檔案室在平房，要求裝上防盜門防盜窗戶，如果是樓房的，一樓二樓也要求裝上防盜門防盜窗戶。檔案廚要求全為鋁合金制作，因為如果是木頭制作的容易產生蟲害，對檔案造成傷害。同時，要求檔案室通風干燥，這樣不會形成潮濕的室內環境。要求室內電路設置合理，為符合國際標準的銅線，插頭插座也要選用安全性強的品牌，有漏電保護裝置，防止因為電路引起火災。
2鄉鎮檔案管理對人員素質的要求
不一定必須是檔案管理專業的大學畢業的人才，因為檔案管理這個專業非常冷門，全國檔案管理專業的人才也是少之又少。對此不必要求太嚴格，一般中專畢業生就可以。但要求身體健康，責任心強，工作細致耐心，而且工作時間在3年以上的工作人員，性別不加以限制。其實如果是女性更好一點，因為女性耐心、細致，不會粗心大意，最適合做檔案管理工作；同時，做檔案管理工作要求實習期為一年，在這期間不能出現大的失誤，否則將不能通過實習考核。
3鄉鎮檔案管理人員培訓及經驗交流
鄉鎮檔案管理人員要定期進行培訓，培訓的費用由縣財政拔付，并及時報銷差旅費用及學習費用。檔案管理人員培訓要有主管領導帶隊參加，以保證組織有力，從制度上保證檔案管理業務的順利開展。同時，用于培訓的費用要專款專用，任何單位和組織不得占用檔案管理培訓費用，各級審計部門要對檔案培訓的專項資金進行嚴格審計，以保證檔案管理培訓的正常進行，同時非檔案管理人員不得以檔案培訓名義占用檔案培訓經費。除了組織人員進行管理人員的培訓，還要經常組織各兄弟單位之間進行檔案培訓經驗的交流，各兄弟單位之間選出檔案管理的行家能手，進行比武交流，比武交流的內容有檔案管理技能、檔案管理安全常識、檔案管理電腦操作等等，對于在檔案管理方面有優秀表現的人，要進行一定意義上的物質獎勵，同時上報縣里進行備案；對于前三名的優秀檔案管理專家，要報縣里以縣政府名義進行嘉獎，同時可以讓第一名進行全縣巡回檔案管理培訓，與各鄉鎮檔案管理單位進行技能交流，以促進各鄉鎮檔案管理的發展。
4及時進行鄉鎮檔案管理檢查
及時進行鄉鎮檔案管理檢查很重要，檢查包括檔案檢查、電腦檢查、檔案管理設備檢查、檔案管理室安全檢查以及各種上級相關部門的檢查等等，這些檢查有利于檔案管理工作的促進與提高，還能及時發現問題，以便查漏補缺。其中，檔案檢查包括檔案是否完整，檔案是否干凈整潔，是否有缺失等等；電腦檢查包括電腦是否專門用于檔案管理，不能用來玩游戲及用做其他方面的用途；檔案管理設備檢查包括檔案廚是否有破損；檔案管理室安全檢查包括電路檢查、防水設備檢查、消防栓是否管用，以及是否有水。迎接上級檢查包括縣級檢查、市級檢查、省級檢查以及國家級檢查，迎接檢查和應付檢查不是最終的目的，最終的目的是把檔案管理工作做好，把鄉鎮檔案保存好。
5鄉鎮檔案管理的及時清理
本8月14、15日，院辦組織了對下屬單位的檔案管理培訓。兩天的學習雖然時間短暫，但學習強度很大，巨大的收獲是不容置疑的。通過學習，我系統地了解了檔案與檔案工作概述的基本知識，以及如何對各類檔案進行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應該具備的職業素養，看到日后管理檔案工作的發展方向。雖然，目前工作中還有很多問題，但這些正是我以后努力的方向，它促使我不斷地思索，不斷地進步。下面我談談自己的認識、收獲和體會。本文原創網站為中國范例網-
一、規范化、科學化的檔案管理，是企業必須做好的一項基礎性工作，也是成為一流企業的一項重要保障。
當今世界已進入知識經濟和信息時代，信息已成為比資產（本）更為
重要的戰略資源。檔案管理工作作為信息業的組成部分，檔案作為一種信息資源，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。
我公司是首家在香港上市的國內咨詢公司，從默默無聞的只有二、三十人的小公司發展到近一百六、七十人的上市公司，在形成和發展具有顧問特色的企業文化、經營管理、業務拓展等各方面積累了豐富的資源。為了使公司向國際化、標準化、質量化的軌道前進，公司內部結構在不斷地改革變遷，公司制度和管理水平也在改革中不斷完善提高，這就對檔案管理工作的發展提出了新的要求。在企業發展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業務特點、體現公司規范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發展不置后于企業發展速度，全面地記錄和反映公司建立、建設和發展的歷史過程，是辦公室行政管理的重要組成部分和必須做好的一項基礎性工作，成為一項緊迫的任務。它將為公司各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險，提高公司的市場競爭力、推動公司持續發展起重要作用，也成為衡量公司經營管理水平的重要標志。
二、進一步增強做好檔案管理工作的自覺性，盡快突破辦公室當前檔案初級保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規范檔案的管理的前提下，積極拓展檔案信息資源。
目前，我公司辦公室的檔案管理是將平時研究院下發的收文、公司內部發文和簽報分別收集，于當年年底、次年年初再次篩選，將上一年度的文件分成上述三大類目立卷裝訂保存，內容是簡單地將行政、黨群、人事、經營管理、綜合業務管理制度多方面的集中起來，基本處在檔案管理的初級保管的階段。隨著公司的壯大和發展，業務量的增加和形成的文件的部門不斷增多，現有的文件分類、檔案管理方式已逐漸跟不上公司發展的要求。
培訓學習期間，我深深地感受到了所面臨檔案管理思路的沖擊，沖擊來自于資源的搜集、檔案的分類方法，來自于所探究的如何針對公司特點構建檔案體系、拓展檔案信息資源的沖擊。我深知參加檔案培訓的目的，就是要把理論知識服務于實踐。如何把學習到的知識應用到實際工作中去，是當前應該面對和解決的首要問題，也是日后檔案管理工作的重中之重。所以，重新構建適宜公司業務發展實際的綜合檔案管理系統性框架、拓展檔案信息資源是當務之急，也是有利于綜合檔案管理工作的開展和日常管理的關鍵點。
首先，要熟悉、掌握公司的業務情況和專業知識，針對公司的業務性質以及內部組織結構重新調整檔案的類目；其次，還要系統地整理歷史檔案，積極開發檔案信息資源。目前，我公司檔案管理工作存在的問題：各業務部門檔案工作開展并未形成制度，這一問題主要表現在以下幾個方面：一是，業務部門沒有把檔案工作納入部門職責范圍，導致部分檔案信息的流失。二是，在日常活動中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴重。公司檔案信息的流失問題主要表現在：業務部門研究人員對企業的調查論證、申報立項、洽談協議、審批登記等檔案大多掌管在相應的當事人手中，不能及時歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經常歸復印件。這些問題直接隨著人員的流動導致檔案信息資源的部分流失。
上述檔案信息資源流失部分，正是亟需拓展、開發的檔案資源。
再比如，我公司上市過程中的文件和材料的也要進行目錄收集、公司經營管理活動檔案的要單獨整理；建立并完備科研、聲像載體、實物、設備、外事、會議及公關活動檔案等文書、科技、專門檔案的工作，此項內容也是整體檔案管理工作順利進行的前提。只有將檔案有條理地進行分門別類，才能保證檔案準確、有效地收集和利用。為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統計等管理工作提供基礎，體現檔案的價值所在。
三、檔案管理模式上集中統一，實體分部門保管利用是賽迪顧問檔案管理工作的發展方向
檔案工作許多傳統的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但結合顧問公司具體實際情況來看，有一些傳統做法似乎不能適應當前公司發展的需要，必須進行重視和創新。其中包括檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統計和利用六個環節和一些具體的操作手段的革新。
我公司的產品，是知識產品，顧問公司又是上市公司，遵照國家有關部門對上市公司的管理規定， 財務部門和綜合業務部門是極為特殊的部門，其有關的文件、報表、合同管理在是絕對機密的，所以這部分檔案以分散保存的形式保管。另外，顧問組織機構眾多，涉及公司業務拓展、專項研究、會議公關活動等方方面面，這些部門承擔的大量繁重的業務支撐工作。針對這種特性，公司檔案管理也要符合這一企業特點的模式，要在加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理的同時，確定公司檔案文件材料的歸檔范圍，并在立卷制度上更新。在結合研究院檔案管理工作精神的前提下，從組卷的形式到裝訂的手段，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣的操作步驟和不必要的過程、環節，在模式上集中統一，盡快完成歸檔程序，盡量縮短立卷歸檔周期。在模式上集中統一，即要求公司各部門所保管的檔案要相對集中到一人，這樣不致因各部門檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。同時各部門都要復制一套目錄歸辦公室檔案部門備份保存，也就是我們常說的目錄交流，這樣會更清楚地整體記錄公司發展和業務管理的軌跡，檔案管理工作做到有條不紊，整齊規范，有規可循，有目可查。這種企業檔案的價值是無形資產的，同時也能為日后檔案綜合利用提供便利條件。其他部門，如人力資源部、品牌推廣部、各個事業部（定制產品）等研究部門等，這些部門的檔案實體，都要針對各自部門的不同性質和特點，制定不同的管理方法，進行并規范、科學化保管。但怎樣做到既不影響日后調檔利用，又便于推行各部門在繁忙業務之余立卷,而不視其為額外負擔，值得進一步探討。因為無論是檔案的業務工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，其最終的目的都是幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理環節。
四、努力提高檔案管理人員的專業知識和業務能力
檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。
目前賽迪顧問為提高工作效率，沒有設立專門的檔案人員，采取的是兼職的辦法。為加強檔案方面的系統理論和實踐知識，建立有效的檔案管理制度，使兼職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才，公司派出兩名辦公室人員加強檔案管理的專業學習和培訓。
提高檔案管理人員的業務能力和工作技能，我認為主要體現在三個方面：一是要認真學習檔案管理知識，提高認識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實理論基礎。二是對檔案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的業務，要不斷提高檔案管理方面的業務水平和工作技能；三是要勤總結，勤改進，不斷創新。
五、要認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度加強檔案管理的規范化建設，健全各項檔案制度，制定相關管理制度。
檔案信息是一種無形資產，也是企業的寶貴財富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規章制度的規范和約束，才能保證檔案工作合理化的實施開展，這也是檔案管理工作順利進行的保證。
我認為賽迪顧問的檔案工作制度管理應該包含三個方面內容：一是將檔案管理制度正式納入企業管理制度，明確管理檔案的部門或人員。二是建立健全公司檔案工作各項制度，依據制度對有關部門進行檔案目錄匯集和使用調控。旨在提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。三是辦公室檔案管理人員對檔案管理的主要環節要照章管理，并納入企業管理運行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進行。從而切實把公司檔案管理納入制度化軌道。
比如，確定分管領導和專(兼)職檔案人員，負責對檔案管理的組織協調工作和檔案的收集和整理工作。各部門指定專門人員可以為兼職檔案員，負責本部門的檔案收集、接收、整理、分類、鑒定、保管、統計、移交等工作，業務上受公司辦公室的監督、指導。
辦公室檔案管理人員平時也要認真做好收集、整理、管理工作。做到及時、主動收集存檔的資料；按時歸檔、定期整理并經常檢查，反復過濾；整理有序，科學管理，分柜存放，方便查找。
要將檔案管理工作納入公司業務管理程序，納入公司各業務部門、職能部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制。即部門檔案的管理工作做到“三納入”、“四同步”：納入工作計劃和規劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍；在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。
1.1提升檔案管理效能
目前,傳統的人管檔案已經難以適應時展大的新要求,需要引入信息技術推動檔案管理工作日益規范化、現代化。積極運用信息技術,建立檔案數據庫及其鏈接,不僅能夠使單位內部人員根據關鍵詞或者代號快速找到所需檔案,還能實現單位之間檔案共享,及時快捷的實現單位間檔案互調,從而提高檔案工作效率。信息技術除快捷外,最重要的是能及時更新,這不僅可以促進工作人員及時警醒自身,還能使領導更清晰的掌握工作人員日常工作狀態,極大推動檔案管理工作及各項工作良性協調,提升檔案管理效能。
1.2促進檔案數據整合和優化
檔案本身較為繁雜,尤其是人事檔案涉及人的基本情況、家庭狀況、學校表現、獎懲情況等,僅靠傳統的人管檔案很容易導致檔案分類混叉甚至是丟失。惟有運用信息技術將檔案輸入計算機,而后進行融合與分析,實施規范化管理,分析原有的工作人員檔案,及時輸入其新的檔案,并將二者進行對比,刪去已淘汰檔案、剔除重復檔案、增加新的內容,總結檔案管理規律,促使檔案管理工作適應時展要求,提高工作效能。隨著科技的發展,基本可以實現數據庫的自動整合與更新,既節省勞動力又方便快捷,大大提高了檔案管理工作效率,實現檔案的及時整合與優化。
2著力推進事業單位檔案管理信息化的對策建議
2.1著力加強檔案管理的“硬件”建設
強化“硬件”建設,是著力推進事業單位檔案管理信息化的保證。要繼續加大對硬件設施的投入力度,如計算機、數據庫、存儲設備等,為建立信息化的檔案管理提供物質基礎。選擇性能較好的硬盤等存儲設備,確保檔案資料能夠有效存儲。充分考慮到事業單位檔案具有連續性的特征,堅決避免檔案順序顛倒,做好舊檔案的整理工作,實現檔案的合理歸檔,促進檔案資料庫不斷完善,為推進檔案信息化建設打下堅實的基礎。著力創新檔案管理方法,積極應用新技術,在確保紙質檔案安全高效的前提下,擴大電子檔案的應用范圍,充分發揮電子檔案的作用。
2.2加快推進文檔一體化建設
建立一體化文檔,是著力推進事業單位檔案管理信息化的關鍵。針對當前事業單位存在文檔分離的現象,要大力推行文檔一體化,徹底杜絕工作重復的現象,切實把日常文化和檔案統一起來,做好文件管理的事前控制,從源頭上提高檔案的質量,促進檔案功能得到有效發揮。繼續抓好信息源頭的梳理的控制工作,徹底改變文檔分離的難題,應用現代信息技術實現文檔一體化。選擇優質的文檔一體化軟件,確保在文件形成之初就有檔案工作的介入,有效避免檔案文件丟失所帶來的損害。組織相關人員研究檔案一體化管理,有效化解電子檔案帶來的新情況和新問題。
一、2014年工作總結
(一)認真學習，提高業務工作水平
認真學習了公司的《經紀業務公文處理細則》、《零售經紀模塊業務及管理事項審批權限一覽表》等各項行政制度。積極參加公司組織的各項業務培訓，并把所學的知識靈活運用到實際工作中，提高了公文檔案管理水平，為自己做好本職工作打下堅實的基礎。
(二)努力工作，完成各項工作任務
忠實履行崗位職責，認真負責電子流程審批分發工作，包括統一接收各營業部向公司各業務主管部門報送的各類公文材料；督導營業部上報公文的流轉，及時、主動掌握各部室承辦公文的情況；負責本部門公文的歸檔，配合經紀業務綜合室執行公文流轉及管理工作。全年，共完成66家營業部的報批審核工作，最后將約5000多件的報批資料進行認真細致整理，按照公司檔案管理要求進行歸擋，以便日后查閱使用。積極協助經紀業務部門一些大型活動的組織，較好地完成了2014年應屆畢業大學生見面會、經紀業務各項會議等各項活動的協助任務。
二、2015年工作展望
(一)加強對行政推廣崗相關的各項行政制度的學習，積極參加招商局檔案管理培訓等培訓課程，進一步提高自身的業務能力，更好地指導本職工作的開展。
(二)嚴格按照規范的審批流程.審批事項的各個環節把好關，認真做好審批工作。在保證不出現差錯的前提下，提高審核效率，并做到受理,審核,決定,轉出,送達都有真實,準確,完整的記錄。
關鍵詞：項目工作首先項目管理HIV感染者
項目管理在我國發展較晚,雖然項目管理的思想滲透到各行各業,成為政府和企業提高效率的手段。但迄今為止,只有為數不多的醫藥企業、少數公共衛生項目在采用項目管理,且管理水平不高,很多項目仍然在運用傳統的管理模式。
項目檔案是項目執行過程中所形成的信息資料,貫穿整個項目管理的過程,從項目的執行、計劃、執行、控制到結束,包括項目綜合管理檔案、范圍管理檔案、進度管理檔案、成本管理檔案、質量管理檔案、人力資源管理檔案、風險管理檔案和采購管理檔案等。我們嘗試將檔案管理的模式應用于公共衛生體系中的慢性病預防與控制項目,現將體會介紹如下。
1具體做法
1.1健全網絡,加強檔案管理硬件建設
要做好慢性病防治工作,首先必須有一個健全、強有力的檔案管理網絡。載止2003年,全市6個區均成立慢性病防治機構,各鎮成立了防保所,綜合醫院成立了防保科,全市共建289個社區健康服務中心。
在慢性病防治工作中,現已形成以市慢性病防治院為龍頭,各區慢性病防治機構為樞紐,社區健康服務中心和防保所(科)為依托的慢性病防治工作網。各慢性病防治機構都有自己的檔案室和檔案管理人員。
1.2領導重視,保證項目檔案的建立和使用
為了落實各單位項目檔案管理的人員和經費,特別是區一級項目執行單位,領導應大力支持和高度重視。自1992年世界銀行貸款結核病控制項目啟動,到2007年我市共有16個公共衛生項目(見表1),并采用項目管理模式,進行項目管理,建立了檔案室,2002年我院順利通過了“國家二級科技事業單位檔案管理”驗收。
表1深圳市公共衛生項目管理檔案
項目名稱
深圳市HIV感染者結核病控制項目
深圳市初治涂陰活動性肺結核病人免費治療醒目
深圳市學校結核病控制項目
深圳市結核病控制項目
第五輪中國全球基金耐多藥結核病防治項目
深圳市耐藥結核病控制項目
深圳市流動人員結核病控制項目
深圳市預防與控制梅毒母嬰傳播項目
深圳市男性同性戀人群性病艾滋病防治項目
深圳市公共服務場所高危人群干預項目
深圳市社區-醫院一體化糖尿病管理項目
深圳市高血壓、糖尿病社區綜合防治項目
深圳市社區中小學校學生及幼兒園兒童齲病與牙周病防治項目
深圳市實施子宮頸癌早診早治項目
深圳市傷害監測項目
深圳市性病規范化實驗室建設與質量控制
1.3導入項目管理經驗,促進項目檔案規范化
根據我市慢性病特點和每年慢性病防治工作情況,組織專家每年對全區慢性病防治工作按照年初考核方案進行考核,第二年重新修訂《深圳市慢性病綜合考核方案》,該考核方案包括項目資料、記錄、計劃和總結等各種檔案資料,使我市慢性病防治工作日益程序化、規范化和科學化。每年年底將各項目資料分類整理,送檔案室歸檔保存。
結核病防治項目檔案包括各級政府有關結核病防治文件,市區組織機構、各級政府經費投入文件等。市、區衛生行政部門與各區醫療衛生單位領導簽訂了責任書,領導任期目標考核內容、各級結核病防機構工作計劃和總結。
“結核病耐藥性監測”、“固定劑量復合制劑(FDC)的應用”、“流動人口肺結核控制的研究”及“DOTS2PLUS策略的實施性研究”等項目手冊。
性病防治項目檔案包括“預防與控制梅毒母嬰傳播”、“西太平洋亞太地區淋球菌耐藥監測”“發廊人群性病/艾滋病行為干預”“男性同性戀人群性病/艾滋病預防與控制”等項目手冊。市預防與控制梅毒母嬰傳播項目辦工作計劃和總結,暗、客、吸毒人群和獻血員等高危人群STD/AIDS主動監測記錄。男性同性戀人群、暗、客和吸毒人群等進行性病艾滋病健康教育及行為干預記錄。
慢性非傳染性疾病防治項目檔案有:“深圳市社區高血壓、糖尿病綜合防治項目”“深圳市社區/醫院一體化糖尿病管理項目”“深圳市惡性腫瘤、腦卒中項目”“學校學生口腔疾病綜合防治項目”等項目手冊,規范整個操作過程而統一設計、印制的“口腔保健知識問卷調查表”“口腔保健手冊”等。目前已建立了口腔衛生健康檔案,到2006年已有20857份。采用ICD210編碼的統計程序,保證了惡性腫瘤、腦卒中報病監測工作統計結果的準確性和權威性。加強對社區的督促和檢查,現場考察慢性非傳染性疾病
醫生診療技能的記錄以及隨訪資料。
根據年初工作重點,對考核指標進行修改,每次修改后都保持一份歸檔。
1.4加強培訓
通過市、區兩級的培訓,提高了全市慢病防治專業人員和項目檔案管理人員的專業技能和綜合素質,進一步明確慢性病防治機構項目檔案管理與各級醫療機構在慢病防治工作中的職能,探索合適的協調機制,建立團結、高效的慢性病防治項目檔案管理工作體系。
2體會
為迎接信息知識和創新經濟時代,我市在項目檔案管理工作中,充分利用計算機等現代化手段,采用網絡直報系統,通過全市網絡通報慢性病防治信息,方便快捷,具有較好實效性。
但仍存在一些問題,如少數人不重視資料歸檔,檔案管理人員不積極主動收集檔案資料,檔案管理人員沒有經過專業培訓等。
為此,必須加強檔案管理人員業務培訓,包括項目知識培訓、檔案管理培訓、計算機能力培訓,提高其素質。同時加大檔案管理的投入,完善網絡基礎設施建設,實現項目檔案管理現代化,適應創新時代的要求。
20__年，xx公司在集團人力資源部的正確領導下，依據公司全年工作思路和計劃，有序的開展了各項人事工作，現將xx公司上半年人事工作及下半年主要工作計劃匯報如下：
一、上半年工作情況
1、積極做好培訓基礎工作，今年，xx公司按照集團公司培訓工作的整體要求，結合目前xx公司實際，制定出20__年公司年度培訓計劃，并在今年上半年工作中逐步進行開展實施：
一是規范入職培訓工作，xx公司運營4年以來，員工培訓是比較弱的環節，沒有系統的培訓體系和規范的培訓計劃和培訓資料，20__年，公司從入職培訓著手，規范入職培訓流程，設置了公司簡介、公司制度、養護基本知識、機電系統運營和禮儀禮節課程，固定授課教師，書面化培訓資料，借此打開培訓體系設置工作。
二是強化崗位業務培訓，今年，xx公司為進一步提高一線人員的業務知識和技能水平，結合實際工作需要，組織了財會知識、技術評定、電工業務等多項業務的培訓。
2、加強檔案管理
經過4年多的運營管理，人員更替之后，xx公司的檔案管理顯得比較混亂，特別是電子檔案的管理，由于部分人員是從其他公司調入，沒有在xx公司預留相關資料，造成在工作中的不便，20__年4月，xx公司人力資源部對現有人員檔案進行了梳理和規整，并依照市面常用人事檔案管理軟件的要求，對電子檔案進行了修改和細化，方便今后引入軟件進行檔案管理。
3、嚴格加班管理
20__年，國家實行新的休假制度，上半年共有5個月涉及到法定假日的加班，依據集團公司人力資源部的要求，xx公司設定了加班申報表及明細表，對因工作需要加班的情況申報明細到人，嚴格加班管理申報程序，逐級審批，做到先申請后加班，經批準后加班，不是法定假日不計入加班。并對日常考勤管理加以規范，同時做好檢查工作。
4、簽訂勞動合同
20__年恰逢新《勞動合同法》開始實施，新法的條款和內容社會各界理解不一，而xx公司原有合同在20__年12月31日全部到期，在這種不利情況下，xx公司依據集團公司的指導和支持，避開現有新法條款上有異議條目，與所有員工及時簽訂了勞動合同，既保障了員工和公司的利益，也為公司的正常運營做好基礎工作。
二、下半年工作計劃：
1、實行軟件化管理員工檔案，以便各類數據的及時更新，查詢，提醒。
xx公司現在職工總數維持在300人左右，人員資料多而雜，各種檔案具體情況均依賴人事工作人員的人工記憶，各種表格交錯互立，現雖將各類資料匯總，但信息更新慢，錯漏多，沒有各種資料如合同到期、員工生日、職稱資料等的提醒，各種數據的統計也依賴于手工，給日常工作帶來不小的困難，引入檔案軟件進行管理，可以讓人事工作人員快速準確掌握各類信息，同時便于各類資料的及時更新。
2、進一步加強考勤管理，對各類請假、加班的審批程序及手續進行檢查規范。
3、xx公司現行績效工資各收費站自行測算的模式已經進行一年，下半年將對各收費站的績效工資基礎數據進行抽查，盡可能杜絕錯漏現象。
